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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。建设工程档案的规范化管理探究 中国神华神东煤炭集团公司档案室 中图分类号：f270文献标识：a文章编号：1674-1145（2021）05-000-02 摘要工程档案与工程质量之间有着密切的关系，两者相互依存，要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。本文阐述了建设工程档案在工程质量管理中的重要作用，分析档案规范化管理中应该注意的事项，并提出了建议。 关键词建设工程档案规范化管理 一、工程档案的重要性及其与工程质量的关系 一方面，从工程档案与工程质量的关系上看，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案，二者相互
2、依存。工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。另一方面，从建设工程质量的形式来说，任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程，每一个步骤和环节都有它的质量标准，其活动过程和内容都有真实的记录。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档、形成建设工程档案，是反映工程内在质量的重要内容。而工程实物体的质量是反映工程技术人员的精心实施，其外表很直观，很容易被人们发现和重视，但工程建设项目档案的内在质量就不容易被人们简单地发现其质量缺陷，通常是在利用档案信息时发现与实际情况大不一致时，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量与工程
3、施工质量同等重要，二者不能忽视某一个方面，缺一不可。 二、工程建设档案质量管理应注意事项 基本建设项目由于施工周期长，条件复杂，环境多变，工序繁多，档案形成的时间也相当长，档案管理容易忽视，档案质量的控制也比较困难。如果不能全面、准确、完整、系统地收集、整理和保存建设工程档案，将会给今后档案的利用带来不利影响。为了加强建设工程档案管理这个薄弱环节，消除由于管理不善形成的档案与施工不符、资料残缺等通病，必须在建设工程整个过程中加强档案质量管理。工程建设档案质量管理应注意事项主要有以下几点。 1.工程准备阶段的文件材料，由责任方按照实际反映情况，不能由任何个人和单位伪造，手续印章必须齐全。 2.工
4、程监理单位要记录工程活动中发现的质量问题及其处理情况、措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况。 3.主要原材料构配件的合格证、检验报告应按国家“产品质量法”及相关技术标准核实是否一致，产品的种类、规格、批号出厂日期是否过期，国家规定复检的产品是否现场进行了复检。 4.施工现场的工程地质情况，地基地质与地质勘察的下卧持力层地质的强度是否一致，开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况简要描述。按规定该签章的个人和单位要完善手续。 三、工程档案的归档和验收 建设工程档案最关键的环节是工程竣工时档案的归档和验收。要严格按照基本建设项目。n案资料管理暂行规定、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表
5、的要求进行竣工档案验收。施工单位在工程竣工时要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件和按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门和建设单位组织检查 竣工图的质量。建设工程竣工档案质量标准总的要求是“完整、齐全、图物相符、规格统 一、纸质优良。”竣工时档案检查是工程档案质量保证的关键，经过预检、中间检等跟踪管理，在征集建设工程竣工档案时有了一定的基础；但仍不能掉以轻心。要对前期收集、整理、验收的档案再次复查，最后在各单位会签的基础上正式验收归档。对结尾工程形成的档案材料和竣工验收中存在的需整改的遗留问题，在限期改正之后，及时给予检查验收，以保证建设工程档案竣工验收工作善
6、始善终。 四、加强建设工程档案规范化管理的建议 1.规范建档，奠定基础。在建档过程中，要严格按规范在“全”、“准”、“严”上下功夫。“全”是指要尽可能使工程档案齐全完整，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保工程档案资料的归档率。“准”就是根据工程档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保工程档案资料的完整率。“严”就是在工程档案组卷上，严把工程档案质量关，不合格的工程档案资料严禁进入工程档案室，对现有库房内不合格的工程档案资料，按照国标要求重新装订、整理、排架，实行微机打印卷皮，对不同门类、不同载体、不同保管期限的工程档案分别排列，统一编号，保证工程档案案卷
7、合格率。同时，在工程档案形成过程中，项目档案管理人员要严格执行工程竣工文件材料立卷归档管理办法，制定归档范围及保管期限表，统一工程档案管理工作标准，尤其要做到工程档案资料与工程项目建设同步进行，尽可能保证工程项目档案的真实性、准确性、完整性，使公路工程档案管理工作逐步走向制度化、规范化。 2.把握关键，科学管理。为确保工程档案管理的科学性和安全性，笔者认为应该做好以下工作：一是抓工程档案归档时间。对已取得的资料，工程档案管理人员要及时同有关人员联系，做好交接手续，本着谁主管谁负责的原则，加强指导，尽快整理，及时立卷归档；二是严格库房管理，认真履行工程档案收进、移出手续。将工程档案收进移出情况详
8、细记录在案，避免工程档案遗失，并按照规定编制室藏工程档案存放索引，橱俱设置存取工程档案标识，使各类工程档案一目了然。定期组织工程档案人员进行库房工程档案资料保管情况的排查，发现问题及时采取措施，认真做好工程档案室温湿度记录制度，确保库房保持适宜的温度和湿度，防止工程档案发生霉变；三是抓好工程档案基础工作。对工程档案的搜集、分类、打号、编目、装订工作要做到及时、准确、全面，达到规范化管理目标；针对工程建设项目涉及面广、牵扯单位多、档案管理人员素质参差不齐的实际，克服“等、靠、要”的思想，实行工程建设与档案管理同步进行，建立项目档案登记制度，做到每路一表，详细记录项目监督、检查、指导情况的全过程，
9、实现工程档案全方位管理；四是明确竣工工程档案资料的编制要求。工程档案管理人员要深入工地开展调研，探索总结工程档案文件材料收集、整理、立卷、归档经验，明确工程档案的收集、整理、分类、编目规则、交接手续、归档套数以及音像、会计等类工程档案资料的整理标准，并对参建单位印章的刻制、单位名称的确定、公文用纸的标准作详细要求，从源头上保证工程档案案卷质量。 3.转变观念，提高档案利用价值。开发利用工程档案，既是工程档案自身价值的充分体现，又是提高全社会档案意识、促进档案事业健康发展的前提。首先，要在思想上改变过去忽视利用档案的观念，充分发挥主观能动性，切实做好利用工作。其次，在具体工作中要努力实现三个方面
10、的转变：即：在服务方式上，从被动服务向走出去、请进来、主动提供工程档案的有效利用转变；在档案价值取向上，从重视文书档案向重视工程、科研等档案转变；在人的价值取向上，从提倡默默无闻向解放思想、开拓进取、有所作为转变。进一步增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，而且要改过去长期以来工程档案人员只靠坐等上门查阅工程档案的方式，转变为深入基层和生产第一线，调查了解的方式，并结合所藏档案资料有针对性地提供工程档案。 五、结语 工程档案是工程建设与管理工作中的一个重要组成部分，它真实地反映了工程建设质量及工程的最终成果。工程档案与其他档案一样具有服务性和参考性的价值。工程档案要紧密围绕工程建设中心工
11、作，坚持以利用为中心，充分发挥档案在工程事业和经济社会建设中的作用，使档案工作正朝着标准化、规范化、信息化的方向发展。 第二篇：档案工作的规范化管理档案工作的规范化管理 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把
12、住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 车排子镇档案室古丽给娜2021年11月25日 第三篇：建设工程档案管理制度工程档案管理制度 一、总则 一、为了加强tq04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据江苏省高速公路建设项目档案管理规范以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。 二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文
13、件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。 三、档案管理体系与职责 经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。 （一）主管经理 1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。 2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。 3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。 （二）档案管理室 1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 3、对各分部档案
14、管理的质量好坏，给予奖励和处罚。 4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。 5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据公路工程竣工验收办法或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。 （三）各分部 1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。 2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。 四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人
15、员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。 二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交 一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。 二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。 三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件
16、材料的收集、积累工作，按江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。 四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准的要求，分类编号方法依据江苏省高速公路建设项目档案分类编号表执行。 五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。 1、归档文件、齐全完整； 2、分类清楚，保持联系； 3、题名确定，容易查找； 4、卷内排列，系统条理； 5、保管期限准确； 6、密级划分恰当；
17、 7、蓝图折叠，符合要求； 8、卷皮书写，正楷整法； 9、案卷装订，整齐美观； 10、声像资料，清楚清晰。 六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。 七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。 八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。 附： 1、工程档案管理流程图 2、工程档案管理组织机构图 第四篇：建设工程档案管理制度hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 建设工程档案管理制度 1、工程档案的归档范围及要求1.1、工程档案的归
18、档范围 对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 1.2、归档文件的要求 归档的工程文件应为原件。 工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。 工程文件尺寸统一采用a4规格归档。 2、工程档案的管理职责 2.1、中国华冶装备制造基地项目部工程管理部为建设项目档案管理的归口部门，负责对现场各分包单位的档案管理工作进行指导、检查； 2.2、中国华冶装备制造基地项目部各管理部门负责本部门归口管理的资料归档，项目部各部门负责人是本部门档案工作的领导，对本部门工程文件归
19、档的完整、准确负有领导责任。 2.3、各分包单位负责按要求向工程管理部提交归档资料。 3、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、保管、统计3.1、工程档案的收集 文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。 3.2、工程档案的整理 按照单位工程、分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。 3.3、工程档案的立卷 工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。 工程准备阶段文件按建设程序组卷。 监理文件按单位工程、分部工程组卷。 施工文件按单位工程、分部工程组卷。 日期 审核 批准
20、1hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 竣工图按专业组卷。 竣工验收文件按单位工程组卷。 3.4、工程档案的编目 每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。 卷内目录。“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。 3.5、工程档案的归档与移交 单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档
21、工作。 工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室。 3.6、工程档案的保管 工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。 3.8、工程档案的统计 工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。 4、档案的保密 4.1、不得随意拆换档案卷宗文件或对档案文件进行剪切涂改，不得在档案文件上写字、划线、做记号等。 4.2、借阅档案的，应填写借阅申请，经档案主管领导签字同意后才可借阅。 4. 3、严禁任何人利用职务之便将所掌握的业务秘密向外传播，严禁任何人将内部文件向外传播。 日期 审核 批准
22、2hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 工程准备阶段文件 1、立项文件 项目建议书 项目建议书审批意见及前期工作通知书 可行性研究报告及附件 可行性研究报告审批意见 关于立项有关的会议纪要、领导讲话 专家建议文件 调查资料及项目评估研究材料 2、建设用地、征地、拆迁文件 选址申请及选址规划意见通知书 拆迁安置意见、协议、方案等 建设用地规划许可证及其附件 划拨建设用地文件 国有土地使用证用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 3、勘察、测绘、设计文件 工程地质勘察报告 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 建设用地钉桩通知单（书） 地形测量和拨地测量成果报告 申报的规
23、划设计条件和规划设计条件通知书 初步设计图纸和说明 技术设计图纸和说明 审定设计方案通知书及审查意见 有关行政主管部门（人防、环保、消防、市政）批准文件或取得的有关协议 施工图及其说明 设计计算书 日期 审核 批准3hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 4、招投标文件 勘察设计招投标文件勘察设计承包合同 施工招投标文件施工承包合同工程监理招标文件监理委托合同 5、开工审批文件 建设项目列入年度计划的申报文件建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表规划审批申报表及报送的文件和图纸 建设工程规划许可证及其附件建设工程开工审查表 建设工程施
24、工许可证 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明工程质量监督手续 6、财务文件 工程投资估算材料工程设计概算材料 施工图预算材料施工预算 7、建设、施工、监理机构及负责人 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 工程项目施工管理机构（施工项目经理部） 审核 批准 日期hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 监理文件 1、监理规划 监理规划监理实施细则 监理部总控制计划等监理月报中的有关质量问题 监理会议纪要中的有关质量问题 2、进度控制 工程开工复工审批表工程开工复工暂停令 3、质量控制 不合格项目通知质量事故报告及处理意见 4
25、、造价控制 预付款报审与支付月付款报审与支付 设计变更、洽商费用报审与签认工程竣工决算审核意见书 5、分包资质 分包单位资质材料供货单位资质材料试验等单位资质材料 6、监理通知 有关进度控制的监理通知有关质量控制的监理通知 有关造价控制的监理通知 审核 批准 日期hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 7、合同与其他事项管理 工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见合同变更材料 8、监理工作总结 专题总结月报总结 工程竣工总结质量评价意见报告 施工文件 1、建筑安装工程 1.1、土建（建筑与结构）工程1.1. 1、施工技术准备文件 施工组织设计技术交底图纸
26、会审记录1.1.2、施工现场准备 控制网设置资料工程定位测量资料 基槽开挖线测量资料施工安全措施 施工环保措施1.1.3、地基处理记录 地基钎控记录和钎探平面布点图验槽记录和地基处理记录 审核 批准 日期hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 桩基施工记录试桩记录1.1.4、工程图纸变更记录 设计会议会审记录设计变更记录 工程洽商记录1.1.5、施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件 预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录1.1.6、施工试验记录 土壤（素土、灰土）干密度试验报告土壤（
27、素土、灰土）击实试验报告砂浆配合比通知单砂浆（试块）抗压强度试验报告 混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件及复检报告砼搅拌质量记录混凝土（试块）抗压强度试验报告混凝土抗渗试验报告商品混凝土出厂合格证、复试报告 钢筋接头（焊接）试验报告防水工程试水检查记录楼地在、屋面坡度检查记录 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表1.1.7、隐蔽工程检查记录 基础和主体结构钢筋工程钢结构工程防水工程高程控制1.1.8、施工记录 日期 审核 批准7hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 工程定位测量检查记录预检工程检查记录沉降观测记录 结构吊装记录工程竣工测量新型建筑材料施
28、工新技术 1.1.9、工程质量事故处理记录1.1. 10、工程质量检验记录 检验批质量验收记录 分项工程质量验收记录基础、主体工程验收记录幕墙工程验收记录分部（子分部）工程质量验收记录 2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 2.1、一般施工记录 施工组织设计技术交底2.2、图纸变更记录 图纸会审设计变更 工程洽商2.3、设备、产品质量检查、安装记录设备、产品质量合格证、质量保证书 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告 设备安装记录 设备试运行记录 设备明细表 日期 审核 批准8hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 2.4、预检记录2. 5、隐蔽
29、工程检查记录2.6、施工试验记录 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录 电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录 电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告 2.7、质量事故处理记录2. 8、工程质量检验记录 检验批质量验收记录 检验批质量验收记录 分部（子分部）工程质量验收记录 3、室外工程
30、3.1、室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件 3.2、室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件。 竣工图 1、建筑安装工程竣工图 1.1、综合竣工图1.1. 1、综合图 总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等） 日期 审核 批准9hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 竖向布置图 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图设计总说明书1.1.2、室外专业图 室外给水室外雨水室外污水 室外热力 室外燃气 室外电讯 室外电力 室外电视 室外建筑小品室外消防室外照明室外水景
31、室外道路室外绿化1.2、专业竣工图 建筑竣工图结构竣工图装修装饰工程竣工图电气工种智能化工程竣工图 给排水工程消防工程竣工图采暖通风空调工程竣工图燃气工程竣工图竣工验收文件 2、建设工程竣工验收报告 工程施工质量验收申请表 审核 批准 日期 hyzz 建设工程档案管理制度 中国华冶装备制造基地 工程质量评估报告勘察文件质量检查报告设计文件质量检查报告 单位（子单位）工程质量验收记录 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料建设工程施工质量验收意见书建设工程规划验收合格证 建筑工程消防验收意见书 环保验收文件建设工程竣工验收档案认可书 建设工程质量保修书商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书房
32、屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表燃气工程验收文件 电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督机构出具的电梯验收准用证结算表 3、声像、缩微、电子档案（照片、录音、录像、光盘、磁盘等） 包括：建设前原貌;建设过程中的桩基样本、重要结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应用，与工程有关的重要活动、会议;工程建设后的内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等 日期 审核 批准11 第五篇：建设工程档案管理制度建设工程档案管理制度 为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特 点，制定本制度。 一、工程档案的归档范围及质量要求 （一）工程档案的归档范围 对
33、于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种 载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一） （二）归档文件的要求 1、归档的工程文件应为原件。 2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。 4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。 二、工程档案的管理机构 各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中 工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。 三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计 （一）工程档案的收集 文件形
34、成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到 文件后，当天登记入盒。 （二）工程档案的整理 按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。 （三）工程档案的立卷 1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文 件五部分。 2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。 3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。 4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。 5、竣工图按专业组卷。 6、竣工验收文件按单位工程组卷。 （四）工程档案的编目 1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角，双 面书写的，正面在右下角
35、，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。 2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人， 有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原 有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。 未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。 （五）工程档案的装订 案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案 卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。 （六）工程档案的归档 1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未 按时归档的扣罚部门资料员5元。
36、（七）工程竣工档案移交 工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案 馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。 （八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号。） 工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。 案卷号 如：第1卷1.1.1-1 专业号 如：基建类1为1.1.1 工程代号如金碧花园首期为1.1 楼盘代号如金碧花园代号为1 （九）工程档案的保管 工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保 证工程档案不被腐蚀。 （十）工程档案的统计 工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借
37、阅情况进行统计，及时催促借阅到 期文件的归还。 四、工程档案保管期限 保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一） 1、永久。是指工程档案需永久保存。 2、长期。是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 3、短期。是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 五、工程档案密级 密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。 六、工程档案的借阅及销毁 按照集团公司档案管理制度执行。 本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室
38、档案员。 七、本制度自发布之日起执行 附录a 建设工程文件归档范围和保管期限表 保存单位和保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计监理城建档案馆 单位单位单位单位 工程准备阶段文件 一 立项文件 1项目建议书 2项目建议书审批意见及前期工作通知书 3可行性研究报告及附件 4可行性研究报告审批意见 5关于立项有关的会议纪要、领导讲话 6专家建议文件 7调查资料及项目评估研究材料 二 建设用地、征地、拆迁文件 1选址申请及选址规划意见通知书 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地 永久 批准书 3拆迁安置意见、协议、方案等 永久永久永久永久永久永久长期永久 长期 4建设用地规划许可证及其附
39、件 永久 5划拨建设用地文件 永久 6国有土地使用证 永久 三 勘察、测绘、设计文件 1工程地质勘察报告 2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 久 3建设用地钉桩通知单（书） 4地形测量和拨地测量成果报告 5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 长期 6初步设计图纸和说明 7技术设计图纸和说明 8审定设计方案通知书及审查意见 9有关行政主管部门（人防、环保、林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁 防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议 10施工图及其说明 11设计计算书 永久 永久 永久 永 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 消防、交通、园永久 长期 长期
40、长期 长期 12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久 长期 四 招投标文件 1勘察设计招投标文件 长期 2勘察设计承包合同 长期 长期 3施工招投标文件 4施工承包合同 5工程监理招标文件 6监理委托合同 五 开工审批文件 1建设项目列入年度计划的申报文件 建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目 永久 表 3规划审批申报表及报送的文件和图纸 4建设工程规划许可证及其附件 5建设工程开工审查表 6建设工程施工许可证 7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 8工程质量监督手续 长期 长期长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 六 财务文件 1工程投资估算材料 短期 2工程设计概算材料 短期 3施工图预算材料 短期 4施工预算 短期 七 建设、施工、监理机构及负责人 1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期 2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期 长期 3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责长期长期 保存单位和保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计监理城建档案馆 单位单位单位单位 人名单