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1、备用金管理制度和借款管理制度备用金管理制度一、 目的 本管理文件明确了公司关于项目备用金设立、使用和销帐的管理要求与操作规范，以规范备用金业务的基本程序。二、范围本程序管理文件规范了公司备用金业务，适用于会计部、财务管理部及使用备用金的部门。三、相关程序及制度 费用报销管理制度( P3-Z4-6 )四、业务流程步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1经办人根据项目需要，起草项目备用金申请报告，提交部门部长、财务管理部部长、会计部部长2部门部长/财务管理部部长/会计部部长审核项目备用金申请报告，检查申请金额和用途是否符合项目需要，由部门部长提交总经理3总经理审批项目备用金申请报告4经办人持经总经理项目
2、备用金申请报告，到会计部办理备用金借款手续，详见借款管理制度( P3-Z4-5 )之“1、借款环节管理”。借款完成后建立定额 备用金5经办人使用备用金作日常、小额支出后，持相关单据到会计部办理费用报销手续，详见费用报销管理制度( P3-Z4-6 )。购买设备、大批量物料采购等业务执行供应管理相关制度，不允许从备用金中开支6经办人项目完成后一个月内，最长不超过三个月，起草项目备用金撤销申请，交部门部长7部门部长确认无需继续保留备用金，审批项目备用金撤销申请8经办人持项目备用金撤销申请，到会计部办理撤销备用金手续，缴回所领取的备用金，详见现金管理制度( P3-Z4-2 )之“1、现金收入管理”；如
3、有从备用金中开支尚未报销的费用，撤销备用金同时办理费用报销手续，详见费用报销管理制度( P3-Z4-6 )5、单据及报告项目备用金申请报告项目备用金撤销申请借款管理制度一、 目的 本管理文件明确了公司各部门借款及销帐过程的管理要求与操作规范，以规范借款业务的基本程序。二、范围本程序管理文件规范公司借款业务，适用于会计部、结算中心及发生借款的各部门。三、相关程序及制度 资金使用计划制度( P3-Z4-1 ) 现金管理制度( P3-Z4-2 ) 银行存款管理制度( P3-Z4-3 ) 费用报销管理制度( P3-Z4-6 ) 结算中心管理制度( P3-Z4-8 ) 其他应收款管理制度( P4-Z2-
4、J4-1-2 )四、业务流程1、借款环节管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1借款人填制资金使用请示报告单（现金）或资金使用请示报告（支票），注明资金用途，如为出差借款，应填写出差报告单，附于请示报告单之后，交部门部长。使用资金在一万元以上（含一万元），原则上应使用支票2部门部长对于金额在一万元以上（含一万元）的借款，审核相关单据，由借款人交总经理；对于金额在一万元以下的借款，如已列入周付款计划，检查申请使用金额与计划是否一致，核实一致批准该借款；如申请使用金额超出计划，审核有关单据，由经办人交主管副总；如该借款未列入周付款计划，审核有关单据，由经办人交主管副总3主管副总审批金额超出周付款计划
5、或未列入周付款计划，且在一万元以下的借款4总经理审批一万元以上（含一万元）借款5经办人将经授权审批的资金使用请示报告单（现金）或资金使用请示报告单（支票）及出差报告单等相关单据交制单会计6制单会计核实申请使用资金是否列入周付款计划，是否经授权审批，相关单据是否齐全。核实无误交会计部部长7会计部部长审核借款相关单据是否经过授权审批，审核无误在单据上签字8经办人将经授权审批及会计部部长签字的资金使用请示报告单（现金）或资金使用请示报告单（支票）及出差报告单等相关单据交出纳9出纳核实单据各栏目是否填写齐全，是否已经授权审批和会计部部长签字；核实无误后，借支现金的，按照资金使用请示报告单（现金）填报金
6、额支付现金；借用支票的，当金额在十万元以下时，按照资金使用请示报告单（支票）填报金额签发支票交借款人；当金额在十万元以上（含十万元）时，开具支票付款通知书，到结算中心办理付款，详见结算中心管理制度( P3-Z4-8 )之“61 公司付款管理”10经办人借支现金的，收取现金，在资金使用请示报告单（现金）上签字确认；借用支票的，在资金使用请示报告（支票）上签字确认。当会计部出纳签发支票时，在支票登记簿上签收；出差报告单自行保存，待出差结束报销费用时使用11出纳/结算中心如自行签发支票的，应填制支票付款通知书，连同支票根交结算中心会计，办理领取空白支票的销帐手续。带回结算中心盖章的支票付款通知书两联
7、，一联留作存根当结算中心签发支票时，结算中心将支票付款通知书两联交会计部制单会计；12出纳在资金使用请示报告（现金）或资金使用请示报告（支票）上加盖“付讫”章，交制单会计13制单会计制作并打印电脑记帐凭证。如为备用金借款，应单独列示14主管会计审核记帐凭证15出纳根据审核后记帐凭证及相关原始凭证登记现金日记帐或银行存款日记帐2、借款销帐管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1借款人原则上应于相关业务结束后一个月内清偿借款，最多不超过三个月；其中出差借款应于回公司后七日内报帐，最多不超过十五日2借款人/会计部以现金偿还借款，详见现金管理制度( P3-Z4-2 )之“现金收入管理”；以报销方式销帐，详见费用报销管理制度( P3-Z4-6 )备用金借款的销帐，详见备用金管理制度( P3-Z4-4 )3会计部对于逾期借款，按照相关程序处理，详见其他应收款管理制度（P4-Z2-J4-1-2）五、单据及报告资金使用请示报告（现金）资金使用请示报告（支票）