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1、基层单位档案规范化管理研究 做好基层单位档案规范化管理工作，是档案工作迈向信息化的关键一步。随着四川省档案工作规范化管理办法的颁布，基层单位档案规范化管理工作有了新标准。当前亟需掌握基层单位档案工作第一手资料，并以此为依据找出问题、分析解决问题，提出清晰的努力方向，创新档案工作举措，更好地服务地方经济建设及各项工作。对此，县档案局于2021年45月对全县各镇（乡）人民政府、县级机关和园区档案工作规范化管理情况进行了全面调研。现就调研中发现的问题及今后的工作构想谈谈自己的看法。 一、调研中发现的主要问题 （一）档案室建设不规范。档案室是基层单位开展档案工作的主阵地，是直接反映档案工作是否规范的重
2、要载体。在调研过程中，我们发现部分基层单位档案室建设达不到规范化管理的标准。一是档案专用柜架陈旧破损，档案装具不符合国家标准；二是档案室未配齐消防器材、温湿度计、空调机等“八防”要求的设备；三是档案室堆放杂物，卫生条件差。甚至极个别单位无专用档案室，档案分室存放。 （二）管理工作不到位。调研中，我们发现个别单位在文件材料收集、整理和档案保管、利用等方面或多或少都存在一些问题。一是文件材料收集不齐全，或将不在归档范围内的文件一并收集；二是整理不及时，文件材料长时间不整理归档，出现新的积存文件；三是保管不细致，部分单位未建立档案统计台帐，对室藏档案数量不清楚；四是利用不规范，缺少必要的借阅手续，有
3、档案利用登记簿但未认真填写，档案利用完毕不归还或随手乱放。 （三）制度执行不彻底。建立健全档案工作制度是档案规范化管理的重要内容。虽然大部分单位都建立了档案工作制度，也都做到了制度上墙，但部分单位存在制度执行不彻底的现象。一是档案移交手续不全，档案室管理人员变更时仅移交档案室钥匙，而未办理正式交接手续；二是未坚持档案安全检查，无安全检查台账、温湿度数据记录等；三是档案室管理人员未认真学习相关制度，仅凭经验管理。 （四）信息化建设滞后。档案信息化建设是大势所趋，是让档案焕发新生命，变成“活”资源的根本性工作。但部分单位档案信息化建设缓慢，“双套制”移交工作进展仍有阻力。一是数字档案室建设没有纳入
4、规划，有的单位虽启动但经费投入不足；二是数字档案室建设缺少专业人才的参与；三是电子文件收集不齐全，与纸质档案不匹配；四是部分单位没有独立开展档案数字化工作的能力。 二、综合分析问题根源 （一）领导档案意识淡薄。个别单位领导对档案工作重视不够，没有清晰地认识到档案的重要性，档案意识淡薄，忽视日常管理，导致该收集的文件没收集，该添置的设备不添置，该学习的法规未学习。事实证明，任何不被重视、疏于管理的工作最后都难免走向荒废，而被弱化荒废的工作是难以发挥、展示其应有价值的。 （二）经费保障不确定。建设数字档案室，涉及软件系统、扫描识别、格式转换、数据维护等工作，无论是购买相关专业设备，还是档案业务外包
5、服务，都需要充足的经费来支撑。但个别单位档案工作经费没有保障，导致档案设施设备陈旧落后，档案业务外包服务、档案数字化等工作推进较慢。 （三）人才队伍参差不齐。基层单位档案人才缺失。在与档案管理人员的交流中，我们发现不少年轻同志身兼多职又刚接手档案工作，业务不熟悉，学习时间得不到保障，希望得到专业培训；另一方面是一些老同志长期从事档案管理工作，懂业务、责任心强，但感叹自身精力有限，对于新标准、新科技的学习有心无力。 三、今后工作的构想 （一）创新宣传方式。提高社会档案意识，加强宣传是一种重要手段。但传统的宣传方式形式单一、内容单调，难以给宣传对象留下深刻印象。因此，必须创新宣传方式以档案解决实际
6、问题，如汇编档案工作服务民生等生动、典型的事例，汇编违反档案法律法规典型事例及处理案例，加强宣传教育。通过微信公众号、微博等新媒体平台推送相关信息、文章和图片，丰富宣传内容，扩大宣传范围。 （二）开展档案工作清单式管理。对在全县推行的档案业务工作，以清单方式推进。如按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定归档文件整理规则等规范性文件，结合地方实际，统一制定规范的“乡镇、部门文件材料归档清单”“基层档案室日常工作管理清单”等，推进档案工作清单式管理，实现基层档案工作人员工作快速上手、即查即用，缓解人才缺失的压力。同时加强业务指导和培训，在能干会干的基础上，提高档案人员业务水平。 （三）建立切实可行的激励机制。要切实做好“三建议”，更好地促进档案事业发展。一是建议提高档案工作在全县综合目标考核中的分值，以此加强各部门的重视程度；二是建议政府对做出成绩的专兼职档案人员予以表彰奖励，激励档案人员的奉献精神；三是建议组织、人事部门在培养和选拔干部时，在政策上对工作突出的专兼职档案人员予以倾斜，使档案人员能安心档案工作又有成长空间。 第 4 页 共 4 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。