电子表格软件Excel详细教学教程.doc

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1、,电子表格软件Excel1 认识 Excel1.1 Excel 简介Excel 是功能强大的电子表格软件。我们在日常学习和工作中经常会用到表格，这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如，在教学工作中经常需要制作学生成绩统计表，任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩，并以此计算学生的综合成绩，并进行成绩的排序、求平均分等；班主任需要汇总学生的各门成绩，得出学生的总分和总成绩排名；教务部门要计算各个班学生成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表，每个家庭会有家庭收支统计表。 在这些数据表中，不仅仅要输入数据，还经常要对数据进行一定的运算。如计算学生成绩的总分，要进行求和运算；要求学生

2、成绩的平均分，要进行求平均数运算；要得出学生成绩的排名，要进行排序运算；要得出成绩的最高分和最低分，要进行最大值和最小值运算；将成绩按一定的条件进行选择，要进行筛选运算。在人工表格中，所有计算由人工完成，十分麻烦，稍有疏漏就可能出现错误。当发现错误需要改动时，例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误，就要把与该学生相关的所有数据进行重新计算，如该学生的总分、平均分、排名，还会对全班的排名造成影响，运算量十分庞大。而引入电子表格软件可以我们提高工作效率，电子表格软件的一个重要的特征就是数据处理自动化。它不需要人进行手工计算，通过公式、函数自动完成数据的运算。任何一个参加运算的数据发生了改变，其他与

3、这个数据相关的数据都会自动的、实时的更新。Excel 作为应用广泛、功能强大的电子表格软件，它的功能包括： 数据采集。可以在 Excel 中录入数据，也可以将其他形式的数据导入到 Excel 中，如记事本、 Word 、 Access 数据库中的数据等。 数据编辑。可以根据需要对数据进行修改，与修改数据相关的数据都可以得到相应的更新。 数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。 数据图表化。 Excel 提供了十分强大的图表功能，如可以生成学习成绩的分布图，可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例，图形可以以圆饼图、折线图等多种形式呈现。 数据分析处理。1.2 启动和关闭 E

4、xcelExcel 是 Office 套件中的软件，因此在启动 Excel 之前需要安装 Office 软件。以 Office2003 为例，安装好 Office 软件后，可以选择“开始菜单” “程序” “ Microsoft Office 2003 ” ，就可以启动Excel 软件。如 图 5 - 1 所示。图 5 - 1 打开 Excel可以在桌面上为 Excel 创建一个快捷方式。在“ Microsoft Office 2003 ” 菜单上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送到” “桌面快捷方式”，如 图 5 - 2 所示。图 5 - 2 创建快捷方式这样在桌面上就会出现一个快捷方

5、式 。双击快捷方式可以打开 Excel 。如果已经有 Excel 文件，则双击 Excel 文件也可以打开 Excel 。关闭 Excel 的方法是单击程序右上角的关闭按钮，或者在 Excel 中选择菜单“文件”“退出”命令。1.3 Excel 界面Excel 主界面如 图 5 - 3 所示。和其他 Office 系列软件一样，由标题栏、菜单栏、快捷工具栏和工作区组成。 Excel 与众不同的有如下部分。图 5 - 3 Excel 界面公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框，如 图 5 - 4 所示，左边的小对话框称为单元格地址对话框，显示的是当前活动单元格的地址，右边的大对话框用于输入与编辑单

6、元格的内容或运算公式。图 5 - 4 公式编辑行工作簿。 Excel 软件把一个文档称为一个工作簿，英语是 Book 。一个工作簿最多可以由 255 个工作表（ Sheet ）组成。在默认状态下，每个工作簿里有 3 张工作表，分别用 Sheet1 、 Sheet2 、 Sheet3 来表示，如 图 5-5 所示。如有需要，工作表还可以再增加。当工作表的个数超过 4 个时，工作表标签滚动按钮 才开始起作用。图 5 - 5 一个工作簿默认有 3 个工作表工作表。工作表实际上是一张巨大的二维表格，它由许许多多的单元格组成，如图 1-6 所示。在工作表里，需要掌握四个基本概念：单元格、单元格的名字、当

7、前活动单元格、滚动条。图 5 - 6 一个工作表的局部 单元格。工作表中行和列交叉的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字母表示的是列坐标： A 、 B 、 C 、 D 、 .Z 、 AA 、 AB.IV ，共有 256 列；工作表左侧的数字表示的是行坐标： 1 、 2 、 3 65536 ，共有 65536 行。因此，一张工作表共有 16777216 （ 65536 256 ）个单元格。 单元格的名字。为了叙述和处理的方便，工作表中每一个单元格都有一个唯一确定的名字，给单元格命名的方法是：列坐标 + 行坐标（即先写字母后写数字）。例如，第一列第一行单元格的名字为 A1 。工作表最右下角单元格

8、的名字为 IV65536 。 当前活动单元格。工作表中有一个可以自由移动的、加粗的方框 ，用鼠标或键盘上的、四个箭头键，可以将其移到工作表中任一单元格，这个活动方框所在的单元格，称为“当前活动单元格”。在“当前活动单元格”中，可以直接输入文字、数字和数学表达式。当前活动单元格的名称和所输入的内容都显示在工作表上方的公式编辑行内。电子表格软件Excel2 数据录入工作簿的新建、打开、关闭与 Office 其他软件的操作类似，不再详述。2.1 选定单元格选定单个单元格。将鼠标指针移到任意一个单元格上，单击鼠标左键，当该单元格被活动方框 框住的时候，表明该单元格已经被选中。如要选择的单元格距离当前单

9、元格非常遥远，可以在公式编辑行里的单元格地址对话框内输入单元格地址。选定多个连续单元格。拖曳鼠标可以选取多个连续的单元格。或者用鼠标单击选择区域的左上角单元格，按住 Shift 键再用鼠标单击右下角单元格。选中某一行（列）可单击工作表相应的行（列）号；选择整个工作表可单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择相邻的行（列）可用鼠标拖曳行号或列号。选取多个不连续单元格。选择一个区域，再按住 Ctrl 键不放，然后选择其他区域。在工作表中任意单击一个单元格即可清除单元区域的选取。2.2 输入数据当单元格被选定之后，就可以往该单元格输入数据。数据输入完毕可用鼠标单击公式编辑栏中的输入按钮 确认，或者按 T

10、ab 键确认，还可以用鼠标或光标控制键、，将 移到其他单元格。当发现输入有误，可用鼠标单击公式编辑栏中的“取消”按钮 ，或者按 Esc 键取消输入。2.3 Excel 中的数据类型Excel 表格中的数据一般分为两大类：数值型数据和文本型数据。2.3.1 数值型数据数值型数据可以参加数学运算。数值型数据主要包括以下几类： 数字符号： 0 、 1 、 2 、 3 、 4 、 5 、 6 、 7 、 8 、 9 、 100 ； 数学公式：在 Excel 中，公式是以“”开始的； 数学函数：是系统已经帮助我们编写好的公式；如 sum 、 average ； 日期：输入日期时，用反斜线（ / ）或连字

11、符（ - ）作为间隔符，如 2008-12-15 ； 时间：输入时间时，以冒号（ : ）作为时、分、秒的间隔符，例如， 12:35:21; 货币：如￥ 123.45 、 $56.78 ； 运算符号：如 + 、 - 、 * 、 / 、（、）、 $ 、 % 、，、 E 、 e 等。数值型数据一般采用右对齐格式显示方式。在单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，会弹出“单元格格式”对话框。在这里可以不同数据类型进行进一步设置。如 图 5 - 7 所示可以对货币型数据进行设置。图 5 - 7 设置数据格式2.3.2 数值型数据的长度如输入的数值型数据的长度超过了单元格的显示宽度

12、时， Excel 会自动将数据转化成科学计数法的形式显示；当单元格里的数据用科学计数法也不可能正常显示时， Excel 会自动在单元格里显示一串 # 号表示数据超长无法正常显示。如 图 5 - 8 所示。图 5 - 8 同一个数据在不同宽度的单元格显示不一样2.3.3 文本型数据文本型数据包括：汉字、英文大小写字母、数字及其他字符，即除了数值型数据之外的所有数据都是文本型数据。日常生活中有一类数据，虽然表面看是数字，实际上是不参与数学计算的文本型数据。例如，电话号码、汽车牌号、身份证号码等。对于显示为数字的文本型数据，输入时，需在这些数据前面加上西文单引号（ ），如 123 ，或采用 =” 1

13、23” 的方式将数字转化成文本型数据。在单元格中，所有文本型数据均默认采用左对齐格式显示。一个单元格最多允许输入 255 个字符，当文本型数据的字符长度超过了单元格的显示宽度时，如果右侧相邻的单元格中还没有数据，则 Excel 允许多出来的数据临时占用相邻的单元格，如 图 5 - 9 （ a ）所示；如右侧相邻的单元格中已有数据，则多出来的数据无法显示出来，如 图 5 - 9 （ b ）所示。(a) 多出来的数据占用相邻单元格 (b) 右侧邻格有数据时超长部分被遮盖图 5 - 9 文本型数据字符长度超过单元格显示宽度的情况此类问题可以通过调整单元格的宽度或对字符进行换行来解决。在 Excel

14、中，对字符进行换行有两种方式，一是在输入过程中使用快捷键 Alt Enter 换行；二是选择菜单“格式”“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“对齐”，将“文本控制”中的“自动换行”选中，如 图 5 - 10 所示。图 5 - 10 设置自动换行2.4 数据的显示格式在 Excel 表格中，数值型数据和文本型数据默认采用不同的显示方式，数值型数据一般采用右对齐格式，而文本型数据一般采用左对齐格式。在某些情况下，为了美化表格或特殊的需要，可以改变数据的显示格式。常用的数据显示格式按钮有 9 个，它们的名称如 图 5 - 11 所示。需要使用哪种显示格式，只要先选中单元格，再单击相应的格式按钮，该单

15、元格里的数据马上按选中的格式显示。图 5 - 11 显示格式按钮2.4.1 对齐方式按钮 当要更改某个单元格里的数据对齐格式时，可以先选中要更改对齐格式的单元格区域，然后单击格式工具栏中的某一个“对齐”按钮，被选中的单元格区域里的数据就按新的对齐格式显示。2.4.2 合并及居中格式在制作表格时，除了要往表格里输入各种数据之外，经常需要用一个表头来描述表格的内容，但表头的文字一般比较多，超过了一个单元格的宽度，此时可用“合并及居中格式”将几个单元格合并成一个单元格来显示标题。操作步骤如下：鼠标选中要设置格式的单元格区域；按住鼠标左键，拖动鼠标向水平方向移动，直到足够显示标题为止；单击“格式”工具

16、栏的“合并及居中”按钮 ；被选中的若干个单元格被合并成一个单元格，同时，标题在合并后的单元格居中显示，如 图 5 - 12 所示。图 5 - 12 合并及居中单元格2.4.3 货币格式将数字用货币格式显示的方法如下，选中要采用货币方式显示的所有单元格，单击格式工具栏中的“货币样式”按钮 ，被选中的单元格区域里的数值型数据即按货币格式显示。如 图 5 - 13 所示。图 5 - 13 货币格式显示数据2.4.4 百分比格式当表格中的某些数据需要显示为百分比的形式时就可使用“百分比样式”按钮 。选中需用百分比方式显示的单元格区域，鼠标单击“格式”工具栏中的“百分比样式”按钮 ，被选中的单元格区域内

17、的数值型数据即以呈百分比格式显示，如 图 5 - 14 所示。图 5 - 14 百分比格式显示数据2.4.5 千位分隔格式在使用计算机处理各种数值问题时，往往会出现多位数的情况，例如，世界人口统计表、国土资源统计表、国民经济总产值统计表等，这一类数据的特点是位数比较长，如果用千位分隔格式，可以使数据显示更加清晰。操作步骤是选中要采用千位分隔格式显示的单元格区域，单击格式工具栏中的“千位分隔样式”按钮 ，被选中的单元格区域内的数值型数据即按千位分隔格式显示，如 图 5 - 15 所示。图 5 - 15 千位分隔格式2.4.6 增加或减少小数位数在 Excel 表格里，如数值型数据需要以带有若干位

18、小数的形式显示，可用“增加小数位数”按钮 快速实现，无须一个个单元格去调整。若要减少小数位数，可用“减少小数位数”按钮 来实现。具体步骤是选中需改变显示格式的单元格区域，单击“格式”工具栏中的“增加小数位数”按钮 （或“减少小数位数”按钮 ），每单击一次，被选中的单元格区域中所有的数值型数据就增加（或减少）一位小数位。2.5 数据的自动填充当往表格里输入数据时，往往会遇到输入一系列连续的数据的情况，例如，连续的编号、年度序号、月份序列、星期序列、日期序列、时间序列、连续的文字序列等。如用手工输入这些序列，显然很麻烦，但如果利用 Excel 软件提供的自动填充功能来完成这些输入工作，就会又快又省

19、事。在当前活动单元格的右下角有一个黑色的小方块，称为填充柄。利用填充柄，可以完成许多数据的自动填充。2.5.1 复制填充复制填充即填充的数据都是一样的。复制填充的步骤为： 在某个单元格内填入序列的第一个数据； 单击该单元格，使其成为当前单元格； 将空心十字状的鼠标光标指向填充柄，鼠标指针变成了黑色的十字光标； 按住鼠标左键沿着水平方向或垂直方向拖动鼠标；鼠标经过的地方屏幕上出现一个不断延伸的虚线框； 当拖动到合适的单元格后，松开鼠标，相同的数据就会出现在鼠标经过的所有表格区域内。2.5.2 序列填充序列填充是指填充的数据具有一定的变化规律，例如等差数列、等比数列等。选择菜单命令“编辑”“填充”

20、“序列”调出“序列”对话框，如 图 5 - 16 所示，可以设置需要填充的序列。序列填充的步骤是：图 5 - 16 序列对话框在单元格中输入起始数字；将鼠标移到填充柄处，此时光标变成黑色十字光标；按住鼠标拖动填充柄到结束单元格处；在序列对话框中设置择序列产生的方向、类型（等差序列、等比序列、日期等）、步长值；单击对话框中的 按钮。对于步长为“ 1 ”的数值型数据的等差序列，可以在选中单元格的同时按 Ctrl 键，再拖动鼠标，即可方便的生成等差序列。但对于显示为数字的字符型数据，直接拖动即可产生等差序列，若要等值填充，则需要按住 Ctrl 键。2.6 导入外部数据在 Excel 中，不但可以直接

21、输入数据，还可以将存储在外部的数据直接导入进来，如 txt 文件中的数据， Access 、 Word 或其他 Excel 文件中的数据。例如我们有如 图 5 - 17 所示的 txt 文件，文件中的数据是用“ Tab ”分隔开的。将 txt 文件中数据导入到 Excel 中的步骤如下：图 5 - 17 外部 txt 数据选择菜单命令“数据”“导入外部数据”“导入数据”，会弹出“选取数据源”对话框，如 图 5 - 18 所示。选中 txt 文件所在的目录，单击“打开”按钮。图 5 - 18 “读取数据源”对话框出现“文本导入向导”对话框，如 图 5 - 19 所示，由于原文件用 Tab 分隔，

22、所以选择类型“分隔符号”，文件原始格式选择简体中文，单击“下一步”按钮。图 5 - 19 文本导入向导步骤 1出现 图 5 - 20 所示对话框，选择分隔符号，本例中为 Tab 键，单击“下一步”按钮。图 5 - 20 文本导入向导步骤 2出现 图 5 - 21 所示对话框，在这里可以设置数据的格式，例如可以设置姓名列的格式为文本型。设置完成后单击“完成”按钮。图 5 - 21 文本导入向导步骤 3出现如 图 5 - 22 所示的导入数据对话框，可以选择导入数据的存放位置。我们选择将数据放在现有工作表中。完成后单击“确定”按钮完成导入工作。导入后的结果如 图 5 - 23 所示。图 5 - 2

23、2 导入数据图 5 - 23 数据导入结果电子表格软件Excel3 数据表编辑3.1 单元格的插入与删除当设计一张数据表时，有时由于考虑不周，待数据表建立好后才发现还需要再增加或删除一些行或列，此时就需要使用插入和删除单元格的功能。3.1.1 插入一个单元格操作步骤为： 鼠标单击要插入单元格的位置，如 A1 单元格； 选择“插入” “单元格”命令，或者单击鼠标右键，出现“插入”对话框，内有四个选项，如 图 5 - 24 所示：活动单元格右移：一个空白的单元格出现在 A1 单元格， A1 单元格原有的数据及其右侧的其他数据都向右移动一个单元格；活动单元格下移：一个空白的单元格出现在 A1 单元格

24、， A1 单元格原有的数据以及其下方的其他数据都向下移动一个单元格；整行：插入一个空白行， A1 单元格所在的行整行向下移；整列：插入一个空白列， A1 单元格所在的列整列向右移；图 5 - 24 “插入”对话框3.1.2 插入行、列插入一行或一列的操作步骤为：鼠标单击要插入新行或新列的单元格；选择“插入” “行”命令或“插入” “列”命令；选中单元格所在行向下移动一行或者所在列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。此外，在如 图 5 - 24 所示的“插入”单元格对话框中选择“整行”或“整列”也可插入一空行或空列。 3.1.3 删除单元格、行、列选取单元格或一个区域，选择“编辑 ” “删

25、除”命令，出现如 图 5 - 25 所示“删除”对话框，操作与上面类似。图 5 - 25 “删除”对话框3.1.4 清除单元格删除和清除是两个容易混淆的概念，“删除单元格”是从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后产生的空缺；而“清除单元格”只是删除了单元格中的具体内容 ( 公式和数据 ) 、格式或批注，清除后的单元格仍然保留在工作表中。3.2 单元格的复制与移动如需要把数据从一个单元格复制或移动到另一个单元格，可以首先选择需要复制或移动的数据，单击“复制” （或 “剪贴”）按钮，然后单击目标位置的首单元格，再单击“粘贴” 按钮即可。3.3 工作表的插入与删除Excel 默认一个

26、工作簿有三张工作表，用户可以根据需要增加工作表的个数，一个工作簿最多允许有 255 张工作表。用户也可以从工作簿中删除不需要的工作表或更改工作表的名称。3.3.1 插入工作表如需在某个工作表前插入一空白工作表，只需在标签栏单击该工作表的标签（如 Sheet1 ），在菜单栏选择“插入” “工作表”命令，就可以在“ Sheet1 ”之前插入一个空白的新工作表。3.3.2 删除工作表如需删除整个工作表，只要选中要删除的工作表的标签，选择“编辑” “删除工作表”命令，屏幕上弹出一个对话框，询问是否真的要删除工作表，按下“确定”按钮，整个工作表被删除且相应标签也从标签栏中消失。3.3.3 重命名工作表重

27、命名工作表名称的操作步骤为：用鼠标双击要更改名称的工作表标签，工作表名将突出显示，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”；输入新的工作表名替代原来的默认的工作表名字；按回车键，新的工作表名称就生效了。3.4 工作表的复制与移动通过工作表数据的复制与移动功能可把某张工作表中的所有数据复制或移到另一张工作表中，由此大大减少数据输入的工作量。3.4.1 多张工作表之间的转换每张工作表的名称都显示在工作簿窗口底部的工作表标签里。如想对某张工作表进行编辑，只需鼠标单击工作表标签。活动工作表的名称以单下划线的形式显示。3.4.2 工作表数据的移动或复制如需在同一个工作簿内移动或复制工作表，则只需

28、单击需要移动或复制的工作表标签，将它拖动到合适的标签位置即可；如在拖动的同时按住 Ctrl 键即可产生原工作表的副本，在实现工作表复制的同时， Excel 将自动为副本命名。如需将一个工作表移动或复制到不同的工作簿时，则两个工作簿必须都是打开的。选中需移动或复制的工作表，选择“编辑” “移动或复制工作表”选项，在打开的对话框中选择需要目标工作簿以及放置位置，如 图 5 - 26 所示。图 5 - 26 “移动或复制工作表”对话框电子表格软件Excel4 工作表的美化Excel 软件提供了多种美化工作表的功能，例如，更改文本的字体、大小和颜色、调整单元格的行高和列宽、给工作表添加边框线和背景色等

29、。4.1 字体、字号和字体颜色在格式工具栏里有几个与字体、字号、边框、颜色有关的按钮，如 图 5 - 27 所示，这几个按钮能够快速实现工作表的美化。图 5 - 27 工具栏格式按钮除了通过“格式”工具栏中的按钮设置格式外，还可以通过菜单栏选择“格式”“单元格”，在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，根据需要进行适当的设置，如 图 5 - 28 所示。图 5 - 28 字体设置对话框4.2 为单元格增加边框和背景色4.2.1 给单元格增加边框线当创建一个新的工作表时， Excel 单元格的边框线显示为浅灰色的网格线，该网格线在打印时一般是不显示的。为了使表格更醒目、更美观，可以给工作表设

30、定边框线。操作步骤如下：选择要添加边框线的单元格区域；单击“格式”工具栏中“边框”按钮 的下拉箭头，选择合适的边框样式；或者在如 图 5 - 28 所示的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，进行适当的设置。4.2.2 给单元格填充背景色、图案底纹如只是简单地给单元格填充背景色，可以通过单击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮 ；如要给单元格中填充图案底纹，则需在如 图 5 - 28 所示的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，进行相应的设置。4.3 改变单元格的行高和列宽当打开一个新的工作簿时， Excel 的每一个单元格都具有同样的高度和宽度。但在实际应用的过程中，由于数据长短不一，字

31、体大小不一，需要经常调整表格的行高和列宽。改变单元格的行高有三种方法。列宽的调整与之类似。方法一是将鼠标指针指向某个行坐标的下沿，鼠标指针变成了黑色的十字，按住鼠标左键上下拖动，可以快速调整该行的行高。方法二是将鼠标指向某一行的行坐标，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”，如 图 5 - 29 所示，在弹出的对话框中输入行高的数值，如 图 5 - 30 所示。图 5 - 29 设置行高快捷菜单图 5 - 30 “行高”对话框方法三是选择菜单命令“格式” “行” “行高”，在“行高”对话框中输入行高的数值。如选择“最适合的行高”，则系统会根据单元格内容自动调整行高。如 图 5 - 31

32、所示。图 5 - 31 设置行高的菜单项电子表格软件Excel5 公式与函数1 输入公式Excel 具有强大的计算和统计功能，用 Excel 制作工作表时，只需要输入原始数据，其余的复杂计算就由 Excel 完成。 Excel 的计算功能是通过公式和函数来实现的。从前面几节的介绍中，可以看出，单元格十分重要，它集计算、显示、存储三大功能于一身，在 Excel 中占有举足轻重的地位。 Excel 最大的特点是在公式计算中引入了单元格地址的概念，即在计算公式中用包含数值的单元格地址代替具体的数值。5.1.1 输入公式的基本步骤在 Excel 中输入数学公式时，要遵循 Excel 规定的语法格式，即

33、公式最前面是等号（ = ），然后是参与运算的数值和运算符。操作步骤为：选中要输入计算公式的单元格；输入公式的标志“ = ”，或者单击公式编辑行中的公式标志 ；在公式编辑行或单元格内依次输入组成公式的数值及运算符；按回车键确认输入完成；被选中的单元格中立刻显示出计算结果，公式编辑行内显示计算公式。例如在 图 5 - 32 在 F3 单元格里求 B3 、 C3 、 D3 、 E3 单元格数值之和。图 5 - 32 求单元格数值之和操作步骤如下：单击要输入求和公式的单元格 F3 ；从键盘输入公式： =B3+C3+D3 E3 ，该公式同时显示在公式编辑行中，按回车键确认输入完成， E3 单元格内显示计

34、算结果，如 图 5-32 所示。在输入要引用的单元格时，也可以用鼠标单击要引用的单元格，这是单元格被一个虚线框套住，同时单元格的地址显示在公式所在单元格中。2 公式的复制前面我们曾经学习过单元格数据的复制， Excel 不仅可以复制一个单元格里的数据，还可以复制整行或整列单元格里的数据，并且复制的速度相当快。对于公式的复制， Excel 更有独到之处，可以在复制公式的同时，自动改变公式中所涉及的单元格地址。例如上节例子中计算学生期末考试成绩表中其余同学的总分，当用求和公式求出第一个同学的总分之后，就可以利用公式复制功能，快速求出其余同学的总分。步骤如下：打开学生成绩统计表；选择被复制公式所在的

35、单元格 F3 ；将鼠标指向单元格右下角的填充柄；按住鼠标左键，拖动鼠标向下移动到 F9 单元格，如 图 5 - 33 所示；松开鼠标左键，完成公式的复制。图 5 - 33 用公式复制功能计算总分复制公式时， Excel 并不是简单地复制计算结果本身，而是将运算关系复制到其他的单元格。公式中引用的单元格地址发生了相对位置的改变。 Excel 之所以有如此功能是由单元格的相对引用地址和绝对引用地址所致。这是公式应用中很重要的概念。单元格地址有三种表现形式：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。5.2.1 相对引用地址Excel 中默认的单元格引用为相对地址引用，如 A1,A2 等。相对引用是当

36、公式在移动或者复制时，该地址相对目的单元格发生变化，相对引用地址由列名行号表示，如 A1 。如 图 5 - 33 的例子，单元格 F3 中的公式“ B3+C3+D3 E 3 ”, 当被复制到 F4 单元格时，公式会随目的位置自动变化为“ B4+C4+D4 E 4 ” 。这是由于目的位置相对源位置发生了下移一行的变化，导致参加运算的对象分别均做了下移一行的调整，最后得到“B4+C4+D4 E 4 ” 的公式复制结果。5.2.2 绝对引用地址在行号和列号前均加上“ $ ”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格不随着公式位置变化改变。如上例如果 F3 中的公式“ =$B$3+$C$3+$D

37、$3 $E$ 3 ”, 再将公式复制到 F4 ，你就会发现 F4 的值仍为 F3 中值，公式没有变。5.2.3 混合引用地址混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“ $ ” , 如 $A1,A$1 。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。复制功能是 Excel 最具特色的地方，也是电子表格与人工表格的最大区别之一。掌握好公式复制的操作，可以减少许多重复性的操作，从而大大提高制表工作的效率。3 函数5.3.1 函数为了便于各行各业的应用， Excel 提供了大量的函数。比如，求和函数（ SUM ）、平均数函数（ AVERAGE ）、

38、最大值函数（ MAX ）、最小值函数（ MIN ）等。函数的一般表达式为：函数名（参数列表）如果参数表中的参数是连续的单元格，可以写成 ( 参数 1: 参数 2) 的形式，其中，参数 1 为起始单元格地址，参数 2 为结束单元格地址，两个单元格地址之间用冒号（ : ）分隔。例如， SUM(A1:A10) 表示求 A1 单元格到 A10 单元格数值之和。如果参数表中的参数是离散的单元格，可以写成 ( 参数 1 ，参数 2 ，参数 3 ) 的形式。各个参数之间用逗号（，）分隔。比如， MAX （ A1 ， C2 ， D3 ， E4 ）是求 A1 ， C2 ， D3 ， E4 这四个单元格中数值的最

39、大值。用求和函数（ SUM ）统计 图 5 - 33 中成绩的总分，操作步骤如下：单击要计算总分的单元格 F3 ；单击常用工具栏里的“自动求和”按钮 ； Excel 自动搜索出当前单元格左侧的区域作为求和对象，并用一个虚线框将求和区域套住，如 图 5 - 34 所示； F3 单元格和公式编辑栏内同时显示函数表达式 =SUM(B3:E3) ；按回车键确认公式有效， F3 单元格内显示计算结果。图 5 - 34 利用求和公式计算总分或者在第步选择菜单命令“插入”“函数”，在弹出的“插入函数”对话框中选择“数学与三角函数”中的 SUM 函数，如 图 5 - 35 所示。单击确定按钮，会弹出如 图 5

40、 - 36 所示“函数参数”对话框，设定参数的范围，如本例中为 B3:E3 。或者直接在 F3 中输入求和公式 sum(B3:E3) 。图 5 - 35 在函数库中选择 sum 函数图 5 - 36 “函数参数”对话框5.3.2 函数库由于手工编写函数比较繁琐， Excel 为用户提供了一个自带的函数库。选择菜单命令“插入”“函数”，即可弹出如 图 5 - 37 所示的函数对话框。函数对话框分为上下两个窗口，上面显示的是函数分类，下面显示的是每一类函数中的子函数。 Excel 软件一共提供了 10 类 200 多个函数。图 5 - 37 Excel 函数库在选中了某一函数后，在“选择函数”框下

41、方会出现关于该函数的简要介绍。例如函数 SUM ，对它的注释是：SUM(number1,number2,)计算单元格区域中所有数值的和。5.3.3 数学与三角函数 PI 函数。圆周率 是数学中用的比较多的常数，在 Excel 中，是通过函数的形式来返回 PI 的值的。函数格式为：PI();返回数字 3.14159265358979 ，即数学常量 pi ，精确到小数点后 14 位。在 图 5 - 38 中为函数 PI 的结果。图 5 - 38 PI RAND 函数。返回大于等于 0 且小于 1 的平均分布的随机数，函数的格式为：RAND ()如果想产生 1 100 之间的随机数，可以对函数进行

42、100 倍的放大。如 图 5 - 39 所示。图 5 - 39 随机数举例 INT 函数。如果要产生 1 100 之间的随机整数，则要用到取整函数 INT ，函数格式为：INT(number)函数将数值 number 向下取整为最接近的整数。在上例中，对随机数进行取整操作，即可得到 1 100 之间的随机整数。如 图 5 - 40 所示。图 5 - 40 随机整数例子 SIN 函数。返回给定角度的正弦值。语法为：SIN(number)number 为需要求正弦的角度，以弧度表示。如果参数的单位是度，则可以乘以 PI()/180 或使用 RADIANS 函数将其转换为弧度。 COS 函数。返回给

43、定角度的余弦值。语法为：COS(number)number 为需要求正弦的角度，以弧度表示。 TAN 函数。返回给定角度的正切值。语法为：TAN(number)Number 为需要求正切的角度，以弧度表示。如 图 5-41 所示为三角函数的例子。图 5 - 41 三角函数例子5.3.4 日期时间函数 DATE 函数。函数格式为：DATE(year,month,day)函数功能是返回在 Microsoft Office Excel 日期时间代码中代表日期的数字。从简短的函数说明中读者可能不太容易理解函数的确切功能， Excel 还提供了更详细的帮助。如 图 5 - 42 所示，单击“有关该函数的

44、帮助”，即可获得 DATE 函数更详细的说明，如 图 5 - 43 所示。通过查看帮助我们可以知道，日期时间代码是指 Microsoft Excel 可将日期存储为可用于计算的序列号，默认情况下， 1900 年 1 月 1 日的序列号是 1 ， 2008 年 1 月 1 日的序列号是 39448 ，这是因为它距 1900 年 1 月 1 日有 39448 天。图 5 - 42 查看函数的帮助图 5 - 43 函数 DATE 的帮助 NOW 函数。函数语法为：NOW( )函数功能是返回日期时间格式的当前日期和时间。如果在输入函数前，单元格的格式为“常规”，则结果将设为日期格式。如 图 5 - 4

45、4 所示。 YEAR 、 MONTH 、 DAY 、 HOUR 、 MINUTE 、 SECOND 。函数功能是返回参数所表示时间的年份、月份、日期、小时、分、秒的值。函数格式为：YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND(serial_number)如 图 5 - 44 所示即返回当前时间的年、月、日、小时、分、秒的值图 5 - 44 日期时间函数例子5.3.5 统计函数 SUM 函数。返回计算机单元格区域中所有数值的和。函数格式为：SUM(number1,number2, .) AVERAGE 函数。返回参数的平均值（算术平均值）。函数格式为：AVERAGE(num

46、ber1,number2,.) MAX 函数。返回一组数值中的最大值。函数格式为：MAX(number1,number2,.) MIN 函数。返回一组数值中的最小值。函数格式为：MIN(number1,number2,.) COUNTA 函数。返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数 COUNTA 可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。函数格式为：COUNTA(value1,value2,.) COUNTBLANK 函数。计算指定单元格区域中空白单元格的个数。 Range 为需要计算其中空白单元格个数的区域。函数格式为COUNTBLANK(range)如 图 5 - 45 所示，要

47、求所有同学的总分，在 H3 输入公式“ =SUM(C3:G3) ”，然后复制公式到 H3-H16 即可。计算每门课程的平均分，如语文成绩平均分，在 C18 中输入公式“ =AVERAGE(C3:C16) ”；计算语文成绩的最高分，在 C19 中输入公式“ =MAX(C3:C16) ”；计算语文成绩的最低分，在 C20 中输入公式“ =MIN(C3:C16) ”；计算语文科目的参考人数，在 C21 中输入公式“ =COUNTA(C3:C16) ”；计算语文科目的缺考人数，在 C22 中输入公式“ =COUNTBLANK(C3:C16) ”。其他的科目将公式复制即可。图 5 - 45 统计函数举例 COUNTIF 函数。计算区域中满足给定条件的单元格的个数。函数格式为：COUNTIF(ra