办公用品管理规定（二）.doc

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1、办公用品管理规定 1.主题内容与适用范围 为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。 2.办公用品购买细则2.1原则 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。 2.2办公物品的申购 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。 3.采购规定 3.1在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购

2、的方式。 3.2办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。 4.验货 4.1所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题并填写到货签收单。 5.各部门申请办公用品 办公用具、用品等一般办公耗材的购置统一由管理部作计划，报经领导批准后方可购置。非一般性耗材需要购置的，由需求部门填写请购单交管理部，由管理部统一汇总后报总经理审批，并由管理部统一购置。办公用品购置后，须持总经理审批的请购单和购货

3、发票、清单，办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务不予报销。 6.办公用品的分类、领用及报废处理 6.1办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 6.1.1消耗品。铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。 6.1.2管理消耗品。签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。 6.1.3管理品。剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。 7.管理和发放： 7.1办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。 7.2采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物

4、品单价，计入领用部门费用，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。 7.3各部门办公用品费用核定及有关规定： 7.3.1办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和发放，严禁先借后领的行为。 7.3.2公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。 7.3.3核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。 7.3.4各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。 7.3.5办公用品使用实行月统计年

5、结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。 7.3.6各部门及各使用人的办公用品使用标准。每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。 7.3.7各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。 7.3.8凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。 8.报废处理 对决定报废的

6、办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 9办公物品的保管 9.1所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 10.保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 11.盘存 办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 12.印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。 13.持有量调查 必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要

7、指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量（未用量）作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。第五章对办公物品使用的监督与调查1.4调查内容 对公司各部门进行调查，调查内容包括： 1.核对用品领用单据与用品清单。 2.核对用品申请书与实际使用情况。 3.核对用品领用清单与实际用品清单。 15.行政经理职责 1.核对收支传票与用品实物清单。 2.核对支付传票与送货单据。第十六条本规定自下发之日起执行。复印纸管理规定 1、目的： 为保证公司员工正常办公，合理使用办公资源，防

8、止浪费，节约开支，特制定本管理规定。 2、范围。公司全体在职员工。 3、权责。各部门经理安排专人负责登记、监督。 4、内容： 4.1各部门于每月1日从行政部领用复印纸一包。 4.2复印时应先到各部门登记复印内容，按规格登记复印份数，紧急情况灵活处理，但应后补登记及领用复印纸数量手续。 4.3所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。 4.4复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质量，印件清晰。 4.5若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。 4.6节约纸张，若内部使用则尽量使用再生纸张。（行政部可以领取再生纸）

9、4.7严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款20元。 4.8各部门每月月底统计使用复印纸的数量。 为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。 一、办公用品的分类 按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。 其中低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、记事本、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品； 高值管理品为。电脑、打印机、文件柜、相机、投影仪、办公桌

10、椅等价值较高的物品。 二、办公用品的管理责任部门 公司办公用品的管理统一归口公司行政部。各部门每月30号前做好次月办公用品使用计划，并填写办公用品申请申后报行政部，行政部根据各部门办公用品申请单于每月5号前统一申报公司相关领导批准后方可购买。 三、办公用品购买与发放 3.1办公用品采购：由行政部根据各部申请单统一采购管理，入库管理，出库管理，出入数量必须一致； 3.2办公用品领用。各部门员工可根据需要到行政办公室做好登记领用手续。 四、办公用品的审批流程 各部门申请报行政部行政部统一申请常务副总批准 在填写办公用品申请单后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用

11、控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。 公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由副总经理负责向公司总经理申请审批。 河南省港都实业有限公司 五、办公用品的采购 填写的办公用品申请单在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品

12、的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。 人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。 六、办公用品的入库管理 在供应商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。 七、办公用品的保管 备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发

13、放。 发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。 对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布

14、的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。） 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。 八、办公用品的领用 各部门凭办公用品申请单可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在人事行政部的办公用品发放表上签上领取人姓名和日期。领取 河南省港都实业有限公司 人可以是办公用品申请单申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但

15、涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。 在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。 九、办公用品的报废 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。 1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。 2、可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至人事行政部统一进行处理。 3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的

16、保管人填写办公用品报废申请单，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。 4、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。 5、高值管理品在完成报废程序后，应当从高值管理品登记表上核销，核销时应做红笔登记，并附上办公用品报废申请单。 十、辞职清退情况处理 对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。 河南省港都实业有限公司总办 2021.1.20 1、为了加强公司的办公用品管理，保障公司员工正常

17、办公，控制公司办公用品规格，节约经费开支，并使公司办公用品的管理规范化、流程化、制度化，特制定本规定。 2、公司办公用品的购买、存放、领用等由财务部负责。 本规定中的办公用品包括： （1）、公司给员工个人配置的电脑、通讯工具、办公桌椅、电话机和员工 日常工作所需的办公文具和手写板等各类配套设备。 （2）、公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。 （3）、公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。 （4）、公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。 3、各部门应本着节俭原则于每月15日前将下月所需办公用品计划报行政人事部，由行政人事部统一配置并报总经理批准；公司办公用品每月20

18、日进行领用和发放（如遇节假日顺延），其他时间原则上不进行领用和发放。如有特殊情况经总经理批准后进行发放。 4、公司各部门如需要申购办公用品时应先填写“办公用品采购申请单”，申请单上要注明申请部门、需用日期、所需用品规格、名称以及数量，经部门经理认可签字后，于每月15日前送交行政人事部核准，最后报公司总经理批准后，由财务部于每月15日统一进行采购。 5、员工日常办公用品的领用流程： 公司员工领用办公用品需在本部门填写“办公用品申请单”。 （1）、笔记本、中性笔、笔芯、打印纸、素描纸等办公消耗品，由部门主管签署意见后，报行政人事部批准后，由财务部予以发放。 （2）、电脑、手写板、鼠标、键盘、耳机、

19、鼠标垫等电子类办公用品，由员工填写申请，部门主管填写申请呈报鄂总批准后，由财务部予以发放。 6、公司员工领用的办公用品由财务部进行使用人登记，正常使用损坏的办公用品由行政人事部负责统一联系进行维修和更换，由于本人原因造成损坏或损毁的由使用人个人负责赔偿。 7、公司各部门和各团队由部门或团队负责人领取和管理部门公共办公用品，并对部门公共用品负责。行政人事部发放部门公共办公用品时，只发放给部门或团队负责人。 8、财务部应对所购物品建立台账，做好物品的入库、出库登记，及时备齐申请部门所需全部用品并分发给各部门。 9、公司所购物品送到后，财务部应派专人按订货单进行物品的入库验收，核对品种、规格、数量与

20、质量，确保所购物品没有问题。 10、公司办公用品由行政人事部和财务部每季度盘点一次。 11、各部门一律不准自行购买办公用品，财务部不办理除行政人事部以外其他部门的办公用品报销。 12、公司人员调离时，必须根据财务部所建立的用品领用登记将办公用品或用具返还公司。如有丢失由个人赔偿。 13、本规定由行政人事部和财务部负责解释，自发布之日起实施。 行政人事部 二九年七月十日 一、目的 为规范公司办公用品的管理与使用，为保证满足各部门员工工作需要，特制定本办法。 二、适用范围 公司内办公用品的申请及领用。 三、职责范围 1.各部门负责人负责本部门内办公用品的采购申请和领用； 2.人事行政经理负责公司办

21、公用品的采购审查，费用分析以及领用控制； 3.采购主管负责办公用品库房的管理工作及各部门办公用品的采购、入库及保管； 4.本规定的发放范围为公司全体员工。 四、定义 1.员工通用办公用品：任何员工根据工作需要均可领取的办公用品，例如：签字笔，笔记本等； 2.部门专用办公用品：指以部门为单位领取的办公用品，包括：复写纸，收据，印油等； 3.部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品。如：订书器、计算器、胶条、起钉器等。 五、管理规定 1.办公用品的采购申请 1）各部门负责人根据部门实际需求，填写办公用品采购申请单电子版； 2）各部门负责人每月1日之前，将填写完成的办公用品采购申请单通过邮件

22、发送至人事行政部进行汇总； 3）汇总后的办公用品采购申请单需经过人事行政部及财务部审批同意，方可由采购部进行采购。 2.领用程序 1）各部门负责人按照需要，整理本周部门所需物品，联系人事行政人员办理领用事宜； 2）人事行政部于每周三14：00-16：00办理办公用品的领用。每周只办理一次。请各部门自行掌握好时间； 3）无特殊情况，人事行政部不接受其他时间领用办公用品的申请，为增加各部门工作效率，请按照规定时间，定时领取。 六、物品使用 1.严禁员工将办公用品带出公司挪作私用； 2.员工离职时应依离职人员登记表所领物品一并退回（易耗品除外）； 3.凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负

23、责保管； 4.公司员工应本着节约的原则使用办公用品，耗材类如笔、本等依照以旧换新原则到人事行政部领取新耗材； 5.办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 3.管理品。剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。 第七条管理和发放： 1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。 2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门（人）费用，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。 3、各部门办公用品费用核定及有关规定： 、办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和

24、发放，严禁先借后领的行为。、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。 、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。 、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。 、各部门及各使用人的办公用品使用标准。每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不

25、好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。 、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。 、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。 第八条报废处理 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 第四章办公物品的保管 第九条填写清单 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 第十条保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要

26、时要实行防虫等保全措施。 第十一条盘存 办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 第十二条印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。 第十三条持有量调查 必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量（未用量）作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑

27、保存。 第五章对办公物品使用的监督与调查 第十四条调查内容 对公司各部门进行调查，调查内容包括： 1.核对用品领用单据与用品清单。 2.核对用品申请书与实际使用情况。 3.核对用品领用清单与实际用品清单。 第十五条行政经理职责 1.核对收支传票与用品实物清单。 2.核对支付传票与送货单据。 第十六条本规定自下发之日起执行。 复印纸管理规定 1、目的： 为保证公司员工正常办公，合理使用办公资源，防止浪费，节约开支，特制定本管理规定。 2、范围。公司全体在职员工。 3、权责。各部门经理安排专人负责登记、监督。 4、内容： 4. 1、打印机的操作只面向武汉德商省付宝的所有工作人员，其他人员不得随意操作打印机。 4.2禁止员工私自使用打印机，打印与公司无关的私人文件。否则罚款20元。 4.3打印机耗材成本高，为避免浪费，尽量双面打印，并一次性打印完毕，避免打印错误造成浪费。下班后须切断打印机电源，注意定期维护，如损坏应请专业人员维修，禁止非专业人员随意拆卸。 武汉德商省付宝科技有限公司 人事部宣 2021年9月3日 第 18 页 共 18 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。