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1、,办公室管理综合练习题一、单项选择题1以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ）。A服务性B决策性 C专业性D主动性2办公室布置要注意（ D ）。A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ）。A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密4以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ B
2、）。A伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识D纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方5在办公室里，（A ）的位置是上座。A离入口最远B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗户6传真机的使用哪一项是不对的？（ B ）。A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本7在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（
3、A ）。A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿8以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ A ）。 A录音时需将监听开关至于“ON”位置B想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米 D录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接C投影机要远离热源D应设置电脑的桌面屏幕保护功能10以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ B ）。A订购B制造 C分配 D储备11以下文员订购和
4、储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ B ）。 A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B让员工们随意领取办公用品C通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D用库存一览表来储备办公用品12以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ B ）。A没有任何设想就应着手从事该项工作B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D上司所指示的工作如果不合适，可以不实施13文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ D ）。 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员
5、本身的工作效率 D可以按照文员自己的习惯进行工作14文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ）。 A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D对每一项工作作出安排，定好最后期限15以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ D ）。A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做16以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项
6、是不适宜的？（ C ）。 A现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C标准的零用现金单据有一个签名D不允许任何人从零用现金基金里借钱17文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ）。 A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B必要时可形成文字材料，照本宣科 C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记18文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ）。A善于同他人合作，密切配合，步调一致B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C配备文秘人员时遵
7、从异质结合的原则D公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任19以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ）。 A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D如果已经回电，但没打通，切记要再联系20以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）。A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置21文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）。A电话铃响一
8、声就应接听B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来C文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位D文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达22以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ B ）。 A. 考虑打电话的时间是否合适 B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言” D对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ C ）。A按收件人姓名分拣B按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣D换邮件重要性分拣24文员在拆邮件
9、时，不正确的做法是（ A ）。A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开B应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题D在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好25文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ）。 A在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 B在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D写上“查无此人”，并把信重新封好退回去26邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（
10、D ）。A每天开箱次数与邮局投递次数一致B取出邮件立即返回办公室C事先带上包袋返回办公室D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）。 A时间B便利 C经济D爱好28文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址，部门、国名C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）。A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信30以下关于握手的礼节，不正确的是（ C ）。A上级先伸手后，下级才能相握B一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点
11、一下C双方有很多人时，可以交叉握手D握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好31文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（ A ）。A初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信32文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ C ）。A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订B对写信人的各项情况逐项登记C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复33在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的
12、？（ C ）。A协助签到 B分发资料C作会议记录时离开会议室接听电话 D暂时保管与会者的物品34文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ C ）。A文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作35文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ）。 A加入自己的主观意见 B不记录议题C与发言者用词不一致但意思完全一致D对所记内容作评论36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ D ）。A不理睬B不征求主持人意见，停止笔录C征求
13、主持人意见，停止笔录，不关录音机D征求主持人意见，停止笔录，关录音机37上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ）。 A只在便笺上写好会议名称 B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系的不便38以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ C ）。A. 口字型B教室型C圆桌型D. U字型39以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ A ）。 A审查功能B保密功能C欢迎词播放功能 D报数功能40有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员
14、的任务？（ B ）。A准备资料B发表意见 C现场服务D会议或会谈记录41文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（ D ）。A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C对方越忙越必须早一点联络D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会42文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ D ）。 A上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D日程安排计划笔记本如果已经使用
15、一年以上，可以废弃43在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。 A社交的能力B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力44以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（ A ）。 A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 B上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划 C如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室 D会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工
16、作，以下哪一项是不适宜的？（ B）。A准备旅行计划和旅馆信息B代替上司制定约会计划 C为商务洽谈收集资料D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ D ）。 A. 与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人 B首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话 D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ D ）。A首先搞清楚上司想作什么样的安排B办理预订飞机票手续之前材料要备齐C与人联系时要
17、记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人 D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ D ）。A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助49以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D ）。A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D各自只能当面递送，寄去是
18、不礼貌的50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ）。 A不作声，等无人时查字典 B作判断，用同偏旁的字音读 C不用读，只称呼姓即可 D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”51以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（ D ）。 A用后跟着地走路 B正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰52社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ）。A. 以右为次B以右为尊 C以后为次D以左为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。A向上司报告 B送礼C写信D查证消息
19、的可靠性54文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ）。 A. 宴会的形式与气氛B交通是否方便 C. 有无停车场D有无休息室55以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（ C ）。A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交56以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ D ）。A用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C口内含有食物与人说话 D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀
20、去57以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）。 A中途离座，把餐巾放在椅子上 B用来擦刀叉C用来擦嘴唇嘴角 D塞入衣服领口里59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ）。 A应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜 B白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水 C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 D文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意60上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装61以下关于说话
21、的要领中，哪一项不适宜？（ B ）。 A语句要简短 B由过程先说 C. 利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言62接受忠告的正确反应是（ D ）。A以烦躁的倾听B尽量把责任推给别人C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事63办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ）。A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题C保密的话题D应当忌讳的话题64将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。A. 骑边章B封存章 C. 骑缝章D证见章65值班人员不应该做以下哪类
22、事情？（ A ）。A签发文件B分发会议通知C询问情况 D传达指示66文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ）。A下级单位报送的报告，统计报表等 B未经签发的文电草稿C单位内部互相抄送的文件材料 D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ A ）。A. 按通讯者特征立卷B按地区特征立卷C按文种特征立卷D按作者特征立卷68文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。A归档内容、归档时间、保密要求B归档范围、归档时间、归档耍求 C收集范围、归档时间、管理制度 D归档范围、时间限度、归档材料要求69文书立卷的
23、归档制度包括三方面：归档范围、（ A ）和归档要求。A归档时间B归档凭证 C归档模式D归档历史70.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（B）A右上角B左上角C右上角D左下角二、判断题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ）2办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ）3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ ）4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ）5文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ ）6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和
24、理解，即不能违反同事的意愿。（ ）7文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ ）8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ ）9文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ ）10文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ ）11如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ）12文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的
25、报纸和杂志放在他的办公桌13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ）14文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ ）15文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ）16男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ ）17按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（ ）18如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ ）19如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ ）20如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入
26、室内，轻轻关上门。（ ）21如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ）22介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ）23文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ ）24文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ）25同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ）26如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ）27为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同
27、一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ ）28假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（ ）29如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ）30会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ ）31代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ）32如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
28、（ ）33受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ）34如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ ）35上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ ）36文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（ ）37对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ ）38假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人
29、员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ）39拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ）40当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ）41即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ）42如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ）43文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ ）44女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ）45当与人擦肩而过，或越
30、过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ）46交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ）47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ）49用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ ）50宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ ）51无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（ ）52鸡尾酒会一般要安排好座次，
31、在请柬上注明对着装的要求。（ ）53口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ ）54要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ ）55如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ）56合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ ）57凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ ）58监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ ）59文秘人员开出的介绍信的正
32、本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ ）60值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ ）61面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ ）62办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ ）63列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ）64注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ）65档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ）66即使客观形势发生变化
33、，也不应变更档案的密级、期限。（ ）67文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ ）68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ ）三、简答题（每小题分）3文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137答：会议名称，会议记录人的姓名、盖章，时间（开始时间、结束时间），会议地点，议题，主持人、主席，出席者名单，会议的经过情形及结论，相关资料，下次会议的预定日期什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？答：（）受意是文员接受和领会上司意图。 (）一种是
34、直接受意。（）另一种是间接受意。（）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。（）但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。（）要做到：备好记录本，记录下指示要点。（）注意倾听，用心判断指示的用意。（）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。（）如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。（）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P255-256答：（）版头、发文字号、印刷顺序号。（）密级、紧急程度。（）签发人姓名。（）公文标题。（）主送机关。（）正文、附件。（）发文机关、成文日期、机关印
35、章。（）注释、阅读（发送）范围。（）主题词。（）抄送单位、印发说明。4办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p237-238答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么。以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。说服时，要尽量客观具体，使对方产生了解的动机。偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验等。（2）要具体了解对方的立场和意向先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行他话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服。（3）以诚恳的态度为对方着想而发言。不要使用令对方反感的言辞。让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生
36、兴趣。不要伤害对方的自尊心。5单位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245-247答：(1)单位印章,套印章; (2)钢印,领导人签名章,其他印章;（3)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发; (4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制; (5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用. (6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名 (7)将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记. (8)功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒.(9)凡以单
37、位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效. 6按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255答：(1)命令(令); (2)决定; (3)公告;通告; (1分)(4)通知;通报; (5)议案; (1分)(6)报告; (7)请示; (8)批复;意见; (9)函; (10)会议纪要.7.简要回答邮件分检的一般标准？答：按照收件人的姓名进行分捡。按照收件部门的名称进行分捡。按照邮件的重要性进行分捡。此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。8.简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。答：口头语言的特征：语音听过就立即消失，但语意让人明白，可能
38、留在记忆中。所以发生要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。有重音。有歧义。口头语言视时间、场合、对象不同而有所不同。 敬语的使用场合：一般是对于年长或长辈。对具有较高职务、职称或有社会地位的人。给自己恩惠者。有求于对方，或希望得到对方帮助、或有好感者此外敬语应该按照说话者与对方的人际关系而区别对待。9.简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：文员工作一般遵循三个步骤：计划的步骤：充分了解即将开始的工作内容。思考以什么方法进行效率最佳。上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。实施的步骤：检查是否按照当初所拟订的顺序进行，如没有，需修正并报上司。上司所指示的
39、工作无论是哪一种，都要正确地实施。配合上司预期的期限。检查的步骤：分析计划和成绩的差异。把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较，如果发现不足，应该努力加以弥补。三个步骤之间的关系：一般情况下先做计划、付诸实施、然后检查结果，围绕着“计划-实施-检查”这样一个滚动过程。文员在处理工作时，首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去执行实施，并严格检查其结果，使得这个计划对下一次的计划有所帮助和启示。这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环。只要能够按照这三个步骤完成，文员就能科学、高效的完成工作。10.了解电话会议与交互式电话会议的基本用途，比较与一般电话
40、会议的不同，谈谈各自的优劣和各自需要注意的问题？答：普通电话的优点是花费低廉，方便快捷。交互电话省时、方便、高效，单位或个人可以在任意一部话机上组织国际、国内或本市电话会议，每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个实现约定的电话号码及密码，即可以参加会议，也可以同时发言、自由交谈。而且具有保密功能和报数功能。 普通电话的缺点是话机固定，不能解决同时多方通话功能，此外保密功能不够。交互电话的缺点则是费用相对较高。11文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P3637答：进言是指主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言具有参谋作用、不缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求是：适时，
41、考虑时机，重大的、紧急的事应立即进言；一般的是，要看上司空闲、心情好时进言。适事，紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；发生了错误、疏漏需要纠正、补救的事；反复思考确实认为是合理的事。适地，看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出。适度，要注意掌握分寸。显而易见的事，点到为止。12来访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么？p109110答：企业接待来访的范围大致有：职工及其家属来访；企业用户、消费者的来访；被企业开除、除名、辞退或解除劳动合同人员的来访；社会其他成员反映涉及企业有关问题的来访。来访接待的程序和基本要求是：热情迎送、认真听记、准确解答、及时处理。13文
42、员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170171答：向对方要求约会时应注意的事项：（1）要获得上司的许可。（2）对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理。（3）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。（4）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。尤其是连续参加两
43、个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。决定时间、地点，要注意对方的业务情况、工作场所：周一早上、周末下午每个人都会和忙碌，尽量不要安排约会；即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌；午餐后约会则会影响吃饭时间；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点必须选择对方比较方便的地点。对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约。约定好后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。14文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？