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1、XX商业地产公司销售档案管理作业指引1. 目的为规范销售档案管理，尽快实现公司档案工作规范化、标准化和科学化，提升销售效率，特制订本流程。2. 适用范围适用于销售开盘至销售完成分期或全部销售任务期间，全部销售档案管理工作。3. 部门职责3.1 营销 部1）负责收集、检查客户资料，保证资料刚好、完整、有效； 2）销售档案装订成册、提交档案室存档。3.2 营销企划中心1）督查销售档案的完整性、有限性； 4. 指引说明4.1 档案 类别1) 业务档案类：项目执行过程中的来往公函、项目补充条款、经开发商确认文件（价目表、定金/预售/出售合同样本、销售讲义、答客问、销售流程、实惠方案等），各类销售过程的
2、表单（销售定单、合同复印件、权证复印件、发票复印件、客户身份证明、退定/退房单等）、案场楼书、项目销售中的客户资料、认购合同、预（出）售合同复印件、退定/换房/退房/更名、实惠申请、签约办证数据表等业务流程中运用的全部书面单据和表单； 2) 行政文件类：公司下发的行政文件、案场各类行政表单（排班表、考勤表、会议纪要、请假单、案场规范条例、每日/月销售报表、其他书面通知等）； 3) 重要文件类：开发商相关文件（如：营业执照、资质证书、法人身份证复印件、土地证复印件、预售许可证复印件、测绘报告复印件、项目建筑类图纸、各类佣金明细的确认单、房价特别实惠单、客户退房确认单、合同条款确认单等）。4.2
3、档案保管1) 业务档案类：项目执行期间由销售人员整理供应相关资料，销管人员负责归档、保管；归档资料依据公司档案管理制度的规定刚好间节点与对应的相关部门完成移交工作。2) 行政文件类：项目执行期间由销售助理负责每周进行整理，并分类归档保管；归档文件依据公司档案管理制度的规定刚好间节点妥当处理。3) 重要文件类：项目执行期间由案场经理负责整理、归档、保管，归档文件依据公司档案管理制度的规定刚好间节点与对应的相关部门完成移交工作。4.3 档案 管理要求1) 依据文件类别，案场应分别设立文件档案夹，清楚、有序的将各类文件归档，并制作档案清册以便查询。2) 负责档案管理的销售助理有责任保持档案的完整度、
4、清洁度、精确度，并做好档案保密工作。凡项目书面资料、电子版本等应全部留存，项目业务档案放置在案场经理办公室。3) 当项目结案时，各案场应将各类文件及档案清册统一上交至营销企划中心，避开项目文件丢失和损坏，以便日后项目核查须要。4) 我司与施工单位加盖公章的往来文件第一时间提交销售经理。5) 业务档案仅允许项目公司总经理、营销总监、销售经理调阅。6) 相关工作内容的要求：a) 会议记录：对会议内容召开的时间、地点、主持人和与会人及其中的确定等以书面形式记录在营销部固定的会议记录表上； b) 交接班记录：按营销部规定交接记录表完成填写交接班时间、人员和事项等； c) 物品管理及申领：按综合部相关工
5、作流程操作，流程正确，相应留存单据齐全； d) 集团或中心下达文件：按集团规定归档方式分类归档，领悟文件精神，贯彻执行文件要求，并向案场经理刚好反馈问题和信息。4.4 过程中档案管理的职责要求1) 置业顾问：收集及补充客户资料，保证资料有效、完整。2) 销售经理 a) 检查客户资料的有效性、刚好性和完整性，建立客户档案。b) 负责客户纸质档案的短暂存档和电子档案的记录。c) 客户办理交付运用手续 30 日内，移交客户档案至营销企划中心存档，双方填写档案移交确认表签字确认完成移交。每月营销企划中心督导人员将对各案场文件归档状况进行检查，针对文件归档不合格的案场提出整改看法，确保各案场文件档案管理
6、的执行力和有效性； 4.5 客户资料档案的建立与管理1) 来电客户档案 各案场销售人员在接待电访客户后，必需按要求仔细填写来电/来访客户登记表，每天下班前由销售内勤予以汇总。每月末最终一个工作日下班前，销售内勤将本月登记表进行汇总、存档。2) 来访客户档案：a) 将来电/来访客户登记表摆放在接待台，销售人员在接待完客户后，刚好照实填写来电/来访客户登记表，下班前销售内勤汇总本日的来访量及相关内容； b) 来访客户中成交客户须要填写成交客户登记表，依据表中的每项内容具体填写（该表格要求客户填写）； c) 来访客户中未成交客户，C 类以上客户填写意向客户登记表，销售人员依据接待记录具体填写表中的内容； d) 成交客户登记表和意向客户登记表每日下班前销售人员按时填写完成移交销售内勤存档，以便各案场在销售日、月报表数据统计中供应精确、有效的数据，且避开了销售人员流失的同时导致客户流失。4.6 档案管理留意事项1) 客户档案的交接与借阅，必需有交接与借阅手续，当事人双方须签字确认并记录交接日期； 2) 保证客户档案的保密性，不行随意乱放或随意借阅，档案柜随时上锁，作废资料刚好销毁； 3) 保证纸质档案与电子档案（假如有）要保持一样性、完整性、刚好性。5. 支持性文件无 6. 相关记录6.1 档案移交确认表