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1、档案管理制度2017.7.26修订档案管理制度第一章总 则 第一条为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，增加档案的好用性和有效性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，结合公司实际状况，特制定本制度。其次条公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合事务部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后刚好交综合事务部归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。第四条综合事务部负责公司档案资料的统一收集管理，受公司领导的业务指导、
2、监督和检查。第五条 会计类档案归档按公司财务管理制度的相关规定执行。其次章归档范围 第六条全部已完工项目的手续、文件与资料。 第七条全部内部管理档案： 1.公司与有关单位的来往函件、协议、合同等。2.公司会议原始记录、纪要和确定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。3.公司制订的规划、年度安排、劳动工资、经营状况、确定、托付书、工作总结等反映公司经营管理活动的文件资料。4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5.公司的发文。6.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作阅历材料、外单位干脆发送给公司各部门的抄送信件。第三章档案的管理 第一节档
3、案号的编制 第八条档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必需符合唯一性、合理性和稳定性 要求，并能适应计算机管理。第九条档号编制方法：档号基本结构组成是由部门标记、分类号、年度号和文件编号组成。例：01-人员工资-2017-201701(综合事务部人员工资 2017 年 2017017 号档案)、02-其次类项目-2017-项目编号。其次节保管期限 第十条档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。第十一条工程档案（土建技术、质量、平安、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列 为长期保存；会计类
4、档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。第三节内部管理档案的归档 第十二条公司内部管理档案实行半年归档及年度归档制度，即：每年的六月和次年的一月为公司档案资料归档期。第十三条在档案资料归档期，各部门收集整理出企业资料归档范围内的资料档案并移交综合事务部，填写档案归档登记表并签字确认。在此期间，各主管部门应主动协作与支持。第十四条各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。第四节工程竣工档案的归档 第十五条工程竣工验收后十五日内，成本核算部将竣工工程的内业资料整理、编目，装订成册，上交综合事务部，办理档案移交手续。第十六条竣工档案归档除填写档案归
5、档登记表外，还需填写竣工档案资料清单。第四章归档要求 第十七条档案室必需具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、 防强光、防泄密等平安条件。第十八条归档资料要进行登记，编制归档书目。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。第十九条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。须要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。其次十条任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的干脆责任者，根据公司相关规定进行处理。其次十一条归档文件的密级，根据保密制度的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管
6、，严防丢失和泄密事务的发生；涉及学问产权，专利技术和商业隐私的档案重点保管。其次十二条借阅归档时如发觉档案资料丢失、损坏、缺页等状况，综合事务部应向分管经理报告，经查清责任后并视严峻程度做出相应处理确定。其次十三条借用存档文件资料时，综合事务部应视借阅文档的密级，一般文件要求借阅人填写档案资料借阅申请表、秘级档案要求借阅人填写密级档案查阅申请表，仔细完善各种借阅手续。借阅人必需保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。 其次十四条公司档案资料不许外部人员借阅。特别状况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。其次十五条公司对保管期限已满的
7、档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。第五章 附则 其次十六条本制度由总经理办公会探讨制定，由总经理办公会负责说明。其次十七条本制度自印发之日起执行。附件 1：档案资料借阅 申请表编号：申请部门申请人 附件 2：密级档案查阅申请表 编号： 申请部门 申请人申请日期 申请日期运用期限借阅档案名称及内容运用性质 查阅 复印 外带 其他 运用目的部门负责人签字综合事务部负责人签字查阅档案名称及内容 密级 ：隐私 机密 绝密查阅事由部门负责人签字：经理层签字：附件 3：档案归档登记表 编号：移交部门移交时间 档案类别秘级移交内容（编号）电子书目移交状况 移交部门签字接收部门签字注：竣工档案还需填写竣工档案资料清单附件 4：竣工档案资料清单 编号：项目名称项目编号资料清单 电子档留存 是否为原件 移交部门签字：接收部门签字：