《公司档案管理制度》.docx

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1、公司档案管理制度 公司档案管理制度 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 书目 第一章 总则 3 其次章 档案归档 4 第三章 档案整理 5 第四章 档案保管 5 第五章 档案开发与利用 6 第六章 档案鉴定与销毁 7 第七章 奖惩 7 第八章 附则 8 档案管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为加强集团档案管理工作，有效的爱护及利用档案，更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。 其次条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式

2、的历史记录。第三条 管理原则 （一） 集中统一管理原则。（二） 维护档案完整与平安原则。（三） 便于利用原则。第四条 适用范围：本制度适用于集团全部单位的档案管理。第五条 管理职责 （一） 总部：总部行政部为集团档案的归口管理部门，负责： 1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程； 2. 监督、指导、检查各事业部档案工作； 3. 总部档案的收集、保管和开发利用。（二） 事业部人事行政部为本领业部档案的管理部门，负责： 1. 制定档案工作安排并组织实施； 2. 监督、指导、检查本领业部各职能部门及片区的档案工作； 3. 本领业部档案的收集、保管和开发利用； 4. 各事业部每月定期向总部档案管理员

3、提交一次档案台账。（三） 各片区须指定档案管理部门，负责： 1. 制定档案工作安排并组织实施； 2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作； 3. 按规定向事业部档案室移交档案。（四） 各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。（五） 档案管理人员 1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。2. 总部行政部设专职档案管理员，负责集团档案管的综合管理工作，包括： 2.1 总部档案的管理。2.2 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。2.3 档案管理体系的建设与完善。2.4 档案管理人员的培训与指导。3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档

4、案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。 其次章 档案归档 第六条 档案归档范围 公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。 外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。第七条 归档时间 （一） 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。（二） 基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。（三） 财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一

5、年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。（四） 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。（五） 项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。（六） 其他未特殊说明的文件材料， 应随时归档。第八条 归档要求 （一） 归档的文件资料必需完整、真实、精确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必需立在一起。（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须精确；分类清晰、归类精确、组卷合理、编目清楚；案卷排列方法必需一样，并保持案卷之间的联系。（三） 外埠单位的档案原件由本单位自行保管， 交

6、事业部档案室电子扫描件及台帐备案。（四） 每年形成的会计档案，应当由财务部门根据归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别须要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（五） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必需有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景，归档声像资料必需清楚、完整。 （六） 归档时交接双方依据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第三章 档案整理 详细

7、见附件档案整理细则。第四章 档案保管 第九条 档案保管规定 （一） 各类档案均须按制度向档案管理部门移交，集中保管。任何单位和个人不得私自留存档案。（二） 大北京区域全部单位形成的档案由所属事业部档案室统一保管。外埠企业档案由所属片区的档案管理部门统一保管。（三） 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。（四） 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应刚好实行进行修复。（五） 图纸须平放在专用柜内保存。（六） 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章 档案开发与利用 第十条 档案管理部门每年须对档案信息进行专题汇编，形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇

8、编。档案管理人员须编制各类档案信息检索书目，提高档案检索效率与利用水平。第十一条 档案借阅 （一） 借阅档案要仔细执行档案管理方法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与平安事宜由借阅人负责。（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员干脆发送，原件可选择干脆借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写档案借出登记表。（三） 企业员工可干脆查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写密级档案查借阅审批表，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。（四） 档案借阅期限一般不得超过 7 个

9、工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。（五） 档案运用者须根据档案密级对档案内容保密，并对档案平安、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，刚好入库。如发觉有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要刚好报告。（七） 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案管理部门，方可办理相应手续。第六章 档案鉴定与销毁 第十二条 各级档案管理部门须根据规定的流程和审批权限销毁档案，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。第十三条 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否须要销毁。鉴定小组成员

10、包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。第十四条 经鉴定小组评审确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，档案销毁清册需注明：销毁档案书目、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。档案销毁清册需永久保管。第十五条 销毁文件必需在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用。销前，根据清册清点；销后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将监销状况报告本单位负责人。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。第十六条 保管期限已满但仍不能销毁的档案如：未结清的债权债务、未了事项、经核定仍有保存参考价值者，应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第七章 奖惩 第十七条

11、总部档案管理部门对各单位档案管理状况进行不定期检查与评估。第十八条 对有下列行为的单位或个人，按员工奖惩方法赐予惩罚： （一） 档案管理不符合要求，管理混乱； （二） 不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失； （三） 涂改、伪造、损毁、丢失、有意隐藏档案； （四） 明知所保存的档案面临危急而不实行措施，造成档案损失； （五） 借阅档案超过归还期限，未按时归还档案； （六） 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案； （七） 泄露档案隐私，给企业造成损失； （八） 擅自销毁档案。 第八章 附则 第十九条 本制度由总部人力资源中心负责说明、修订。 其次十条 本制度自发布之日起起先

12、实施。 附件： 附件1：档案整理细则 附件2：档案整理流程 附件3：档案室管理制度 附件4：归档范围及期限附件 附件5：档案移交表 附件6：档案借阅登记表 附件7：密级档案查借阅审批表 附件8：卷内书目 附件9：档案销毁审批表 附件10：档案销毁清册 附件1:档案整理细则 第一条 名词说明 （一） 整理 根据肯定的原则和方法，对档案实体进行系统的分类、组合、排列、编号和科学编目，使之系统化、有序化的工作。 （二） 分类 指依据肯定的标准，根据档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成肯定的体系。（三） 全宗 指一个独立的机构、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整

13、体。（四） 档号 档案编号的简称。是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、书目号、卷号、件号 （五） 立卷 立卷是指把办理完毕，具有保存价值的文件 ，根据肯定的原则和方法 ，组成一组有联系的案卷。包括：组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内书目与备考表、封面的装订等。（六） 著录 在编制档案书目时，对归档文件材料的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。（七） 编目 指编制档案案卷书目和卷内书目，供应档案检索方式，便利档案查询利用。（八） 案卷书目 是指案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按肯定的方法排列，然后再依据其排列依次逐一编号登陆而成的。其次条 档案整理工作的

14、原则 （一） 保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。（二） 便于档案的保管和利用。第三条 档案分类 档案按内容分为5个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、行政管理类、财务管理类、人事管理类。（一） 全宗内档案分类 一般按“年度类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。（二） 不同类别档案的分类 经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。（三） 须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的

15、一样性。第四条 确定密级与保管期限 （一） 确定档案密级 档案密级由低到高划分为隐私、机密和绝密，没有密级的档案为公开（集团内部）。绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的平安和利益遭遇特殊严峻损害的事项，主要包括以下内容: 1. 公司股份构成，投资状况，新产品、新技术的开发研制资料。2. 公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。 3. 公司重要会议纪要。 机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司平安和利益遭遇严峻损害的事项，主要包括以下内容： 1. 尚未确定的公司重要人事调整及支配

16、状况，人力资源部对管理人员的考评材料。2. 公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。 3. 公司大事记。 4. 原材料标准、成品及半成品检测报告、进口设备仪器图纸和相关资料。各类工程相关的资料。 5. 外事活动中内部驾驭的原则和政策。 隐私是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的平安和利益遭遇损害的事项，主要包括以下内容： 1. 消费层次调查状况，市场潜力调查预料状况，将来新产品的市场预料状况及其载体。 2. 广告企划、营销企划方案。 3. 各类设备图纸、说明书、基建

17、图纸、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。4. 各种检查表格和检查结果。文件材料归档时，归档人员须确定归档文件材料的密级，档案管理人员依据已确定的密级进行密级标识，确保密级档案与公开档案分别组卷、不同密级档案分别组卷。（二）划定保管期限 划分为短期（15 年以下）、长期（16-50年）、永久（50 年以上）。1. 永久保存：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，主要包括;公司处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的文件材料、重要请示、统计报表、机构演化、公司领导人任免、重大项目的协议、合同等。2. 长期保存：在较长时间内对公司工作有查考价值的文件材料,主要包括:公司层面一般问题的文件

18、材料,一般会议的文件材料、一般经济往来形成的合同、协议等。3. 短期保存：在短期内对公司工作有查考价值的文件材料，主要包括:中心或部门安排、总结、报表。第五条 档案立卷 立卷工作的内容包括组成案卷单位、卷内文件的排列与编号、填写卷内书目与备考表、填写案卷封面及案卷装订。（一） 组成案卷单位 指把内容相近、联系较紧密的文件材料组合在一起，组成一卷或若干卷。（二） 卷内文件排列与编号 1. 案卷内文件的排列： 案卷内文件材料按文件重要程度、时间的先后次序及责任者、问题进行排列，详细排列为： 1.1正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要探讨稿在后；结论性材料在

19、前，依据性材料在后。1.2 基建工程图纸，按总体和局部关系结合专业排列。1.3 图文混合的案卷，文字材料在前，图纸在后。1.4 同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后依次排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间依次排列。2. 卷内文件编号： 编制案卷号（或盒号、件号）：用三位阿拉伯数字表示，从“001”起先依次排列。2.1 按卷装订，案卷号填在案卷封面上。2.2 以盒保管，盒号填在卷盒上。2.3 以件保管的纸质文件，件号填在文件右上角。2.4 光盘、录像带、磁带等编号后贴在档案装具上。2.5 奖牌、奖杯等实物档案贴于实物上，尽量保持美观。3. 编制页码： 案卷内文件材料

20、系统排列后，对文字材料逐页编号，正面在右上角编页号，背面在左上角编页号，每页有字迹的纸张均须编号。大张图纸折叠后，编一个页号。装订的案卷要填写本卷总页数。（三） 填写卷内书目与备考表 1. 卷内书目 卷内书目排在案卷内封面之后。1.1 编写依次号 按卷内文件的排列依次，给每份文件编一个依次号，用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文件以件为单位编依次号，散装文件（图纸）以页为单位编序号。原稿、附件与正本合编一个依次号；被转发件与转发件编一个依次号；请示与批复要分别编依次号。1.2 填写责任者 填写文件制发部门或个人名称，可用通用、准确的简称。1.3 填写文件编号 填写文件的文号或图样的图号，（包括部

21、门代字、年号、依次号），按文件原有字号填写齐全。 1.4 填写文件题名 填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“ ”。 1.5 填写文件形成日期 案卷起止日期或每件文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。1.6 填写文件页号 填写文件页号时，用阿拉伯数字。填写每份文件材料首页上标注的页号。卷内最终一份文件要标注起止页号。1.7 备注 用于填写归档文件须要补充和说明的状况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。假如有些条目须说明的状况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*

22、”号，将详细内容填写入备考表中。2. 卷内备考表 备考表置于盒内全部归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件状况说明、整理人、检查人和日期。2.1 卷（盒）内文件状况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁状况。2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。2.4 立卷时间：归档文件整理完毕的日期。（四） 填写案卷封面 案卷封面包括下列内容：全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。 1. 档案装订 案卷须装订成册，某些特别宝贵的手稿、照片等，采纳卷盒、卷袋、相册等保管，在

23、卷盒、卷袋上填写同于案卷封皮的各项。案卷装订的做法和要求是： 1.1 案卷装订前，去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，以防日后锈蚀文件材料。 1.2 对于破损的文件材料须进行必要修补裱糊，对未留装订线位置或装订线上有字迹的文件材料须用无字白纸加边托裱。1.3 大张文件须折叠，使长短不齐的文件右下沿齐整。1.4 文件装订前须沿左下角对齐。1.5 文书档案采纳三孔一线装订法。装订位置在左侧中部，距订口边 15 毫米。装订时须运用线绳勒紧结牢，结头打在背面，无倒置、脱漏的张页，不压字迹，不损坏文件，不阻碍阅读。1.6 图纸采纳散装，折叠成 A4 纸大小后放入卷盒保存。第六条 装盒排架 （一

24、） 案卷装盒 将归档档案按案卷号，件号按编号依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（二） 案卷排架 1. 按“年度内容保管期限”的排列方法。2. 档案排列以每个二级类目为一个大流水号，并分别建立案卷书目。3. 声像、实物或其他非纸质载体形成的档案分类方法与纸质档案等同，单独建立案卷书目登记本，并加标识符以示区分。4. 案卷排列可采纳不同色标或其它标识符号来分别标明永久、长期、短期三种保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鉴定移出。第七条 检索管理 （一） 编号方法：公司档案的编号采纳年度类别分类编号法 （二） 类别代号：经营管理类-JG ; 基本建设类JJ ; 行政管理

25、类XZ : 财务管理类CW;人事管理类-RS。（三） 档案编号编制： 用12位代码代表，即年度（4位）+类别（4位）+保管期限（1位）+盒号（3位）； 如：2012JG0110032012年经营管理类证照类永久保存档案，盒号003 2012年度 / JG类别代码 / 01证照类 / 1 永久 / 003盒号 附件2:档案整理流程 保藏有保存价值应归档资料 依据总公司档案整编规则拟定分类方案，划分大类和小类 分 类 案卷编目 案卷排架 将分类后的资料装入卷盒 案卷组合 按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列 卷内文件排列、编号 编件、页号 填写卷内书目、备考表，并在备考表上签字盖章 拟写

26、案卷题名 填写案卷封面和脊背 编制案卷书目 附件三：档案室管理规定 第一条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作的确须要其他人员进入库房时，必需有档案管理员陪伴并始终相伴。 其次条 保管档案必需设置坚实适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。 第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥当的保管。第四条 档案室建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄，对档案的收进、移出、保管、利用等状况进行统计。档案管理员应仔细完成档案统计表填报任务。

27、 第五条 在整理、搬移、上架和供应利用档案过程中，要轻拿轻放，保持档案整齐。仔细办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，刚好放回原处。 第六条 档案人员须每年对库藏档案进行检查核对，驾驭档案保管状况，做到帐物相符。对破损和变质的档案，要刚好进行修补和复制。 附件4 归档范围及期限 一级类目名称及代码 二级类目名称及代码 归档范围（内容） 保管期限及代码 经营管理类JG 证照类01 营业执照及各类证照，各类资质、注册资料、年检资料、公司章程等 永久 1 文书类02 外来文件（政府与公司各部门的往来文件）和内部文件 长期 2 内部文件如年度安排及总结、会议纪要、公司名义对内的文件或党务、纪检

28、、客服等各项工作形成的文件材料 长期 2 制度类03 管理制度汇编 永久 1 合同类04 分内部经营管理合同和业务合同两种 永久 1 其他类05 其他需保存重要资料 长期 2 基本建设类JJ 证照类01 五证一本及其他证件 永久 1 文书类02 政府往来文件、开工文件、竣工文件等 永久 1 设计文件03 图纸、变更、洽商等文件 永久 1 合同04 施工、监理、技术服务等合同 永久 1 报告05 检测报告、验收报告、竣工报告等 永久 1 仪器设备06 仪器设备相关资料 永久 1 其他类07 其他需保存重要资料 长期 2 行政管理类XZ 文书类01 外来文件或内部文件，各种信函、通知、各类装修工程

29、报告等 长期 2 制度类02 各类行政制度汇编 永久 1 合同、协议03 购买、租赁、保洁、绿植等合同，各类协议 永久 1 企业文化类04 企业获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等 永久 1 企业的宣扬报刊、照片、声像资料等 永久 1 企业宣扬品，产品样品，科技成果等物品 永久 1 其他类05 其他需保存重要资料 长期 2 财务管理类CW 会计凭证01 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证 15年 3 财务报告02 月、季度财务报告 3年 3 年度财务报告(预、决算) 永久 1 其他财务报告(含税收、经营、管理等统计表) 15年 3 会计清册03 会计档案移交清册 15年 3 会

30、计档案保管、销毁清册、 永久 1 合同04 融资合同、验资报告、各类付款合同 永久 1 其他05 银行余额调整表、银行对账单 5年 3 固定资产明细帐(卡片) 固定资产报废清理后保管5年 3 财务管理类CW 其他05（续） 其他需保存重要资料 长期 2 人事管理类RS 文书类01 身份证、户口本等身份证明文件的复印件 员工离职后保存两年 3 学历和评聘专业技术职务材料 履历材料（包括个人的简历资料）； 鉴定、考核、考察材料，嘉奖及处分材料； 录用、任免、异动、离职材料； 薪酬福利、社保等相关资料 永久 1 合同 02 劳动合同 员工离职后保存两年 3 其他类03 其他需保存重要资料 长期 2

31、附件5： 片区、部门： 档 案 移 交 表 序号 类别 文件名称 密级 保存期限 移交形式 份数 每份页数 有无复印件（份数） 移交人签字： 接收人签字： 移交日期 ： 部门负责人签字： 附件6： 档案借阅登记表 运用日期 文件名称 归档号 运用部门 运用人 资料份数 每份页数 运用用途 运用方式 归还时间 确认签字 查阅、借阅、复印、调出 附件7： 密级档案查借阅审批表 档案号 名称 密级 运用方式 运用部门 运用人 本 部 门 意 见 档案主管部门领导看法 借阅日期 年 月 日 返还日期 年 月 日 经办人： 备 注 注：1.借阅绝密资料需经所领导批准 2.运用方式有(1)查阅； (2)摘抄； (3)外借。 附件8： 卷 内 目 录 序号 责 任 者 文件编号 文件题名 日期 页数 备注 附件9： 档案销毁审批表 档案种类 保管期限 立卷日期 立卷部门 密 级 销毁日期 销毁缘由： 档案销毁清册：（如数目多可后附清册） 1. 2. 3. 4. 销毁人签字： 年 月 日 监毁人签字： 年 月 日 档案主管部门负责人审核： 年 月 日 公司总经理看法： 年 月 日 附件10： 序号 文件名称 案卷编号 归档日期 份数 备注 销毁缘由 档案员看法 主管领导看法 档案销毁清册 销毁人签名： 监销人签名： 销毁时间： 销毁地点： END