03合同与合同档案管理办法.docx

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1、03合同与合同档案管理办法 文件编号：HFZD- - CS- - CB03重庆宏帆实业有限公司合同 与合同档案 管理方法（试行） 编制： 杨先波日期：2011 年 10 月日 审核：各相关部门 日期：批准： 日期：修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 合同与 合同 档案 管理方法1. 目的为加强房地产开发项目中对各类合同及合同档案的管理，确保有效履约，削减经营风险，实现公司合同形成及合同档案管理的规范化、制度化，特制定本制度。2. 定义与 范围2.1 定义 （1）总部：指重庆宏帆实业有限公司； （2）项目 公司：指重庆宏帆实业有限公司下属项目公司或项目部； （3）合同管理

2、：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等合同订立全过程的管理。2.2 适用范围 重庆宏帆实业有限公司所属项目的工程合同管理工作，包括由公司托付成本部、开发设计部及其他相关部门负责的与项目开发成本相关的合同文件及合同文件的档案资料，其它如行政、融资、房屋销售等合同不在此管理范围内。2.3 合同范围 （1）成本部组织招投标产生的各类工程合同（含配套工程合同）、设计、询问合同、材料设备选购合同和其他合同（招标代理、物业管理托付协议等）。（2）非招标产生的协议发包（含配套工程、材料设备、服务等）和其他发包产生的

3、各类合同。3. 职责3.1 成本部：为工程合同办理的主责部门，对外洽谈、合同拟订，对合同真实性、合理性、可行性负责。3.2 工程部：对合同承包内容的界面划分、工程管理、技术条款等内容进行审核，并对相关内容负责。3.3 开发设计部：对合同涉及技术要求、规范执行、建筑做法等内容进行审核，对相关内容负责，并作为公司设计及设计相关类合同的主责部门。3.4 营销策划部：对与销售相关合同的要求、数量、时间要求等进行审核，对相关内容负责，并作为公司销售类合同的主责部门。3.5 财务部：对合同收支条款的履约、收付款方式、单据开具或收取等状况监督审核。3.6 法务：对合同内容、形式、文字表述、合同法性、有效性以

4、及所担当相应的法律责任负责。3.7 综合部：主要负责盖章过程，并应核对审核看法的执行状况。4. 管理 原则：4.1 合同订立原则4.1.1 书面订立合同原则：订立合同，应当采纳书面形式。4.1.2 格式合同原则：统一运用公司制定的合同范本；对于尚未制定合同范本的，由经办部门起草合同草稿，参照本管理方法经审批后方可签订。 4.1.3 格式合同一般需由成本部依据外界环境的实际状况不定期做适当的修订和更新。4.1.4 事前签订原则：合同须先签订，然后起先履行。严禁未签合同即先行履行。在特别状况有正值理由的，经办部门将事务缘由、合作方选择依据、结算方式、工作安排支配等事项进行说明，由经办部门负责人签字

5、，经主管副总经理签字批准后实施。并在 10 日内由经办部门参照本管理方法规定的流程办理报批。4.1.5 合同审查原则：全部合同的签订、修改、补充都必需根据本管理方法规定的相应审查流程进行报批。4.1.6 严禁任何部门在合同内容未经审查的状况下擅自签订。4.2 合同档案管理原则4.2.1 合同档案管理由成本部专人统一管理，以确保合同档案资料的完整性和有效利用；其他相关部门的合同管理由相关部门负责管理，参照执行本管理制度。4.2.2 成本部负责公司工程合同的统筹、协调和组织管理工作，保管公司各项目部的工程合同及档案管理，并指导和监督各工程项目部的合同及档案管理工作。4.2.3 合同档案管理应实行分

6、项目分合同类别管理的原则。5. 合同形成的 程序 及 要点5.1 合同拟稿 5.1.1 成本部依据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定看法以及公司有关规定起草合同文件。5.1.2 合同经办人与项目公司、对方单位沟通的合同条款。5.1.3 合同签订前，经办人员应仔细理解合同范本，熟识相关合同条款内容。5.1.4 合同签订中，相关经办人员应当仔细填写合同项目，对于对方地址、联系方式、合同内容、签订日期等条款应当填写明确，对于不须要填写的合同空白之处，应当明确填写无约定。合同填写中如出现各种形式的涂改，合同各方当事人均须在涂改处签章确认。5.1.5 合同履行过程中对于合同须要对某些特别状况

7、加以约定时，或某些条款须要修改时可以另行签订补充合同，但是应当保证补充合同与主合同主体的一样性，并须根据合同审批流程进行审批。5.1.6 合同签订后，经办人员应当刚好跟踪合同的履行状况，对于合同范本中不完善的地方，应当刚好与合同执行部门沟通完善，可以依据合同履行状况填写合同修订状况调查表，刚好反馈合同履行过程中的相关信息及修改看法，由合同执行部门、成本部及相关部门协商后加以调整。5.2 合同文稿流转会签 5.2.1 合同经办人填写合同文件审批单，经部门负责人签字后，编号流转。编号规则如下：（1 1 ）编号编制原则：以各项目公司独立编号，编号简洁、明白，反映出合同对应的项目、签订年份、合同类别及

8、合同序号。（2 2 ）合同编号内容：HF CQ- - 项目名 称 （类别）年份- -序号 HFCQ宏帆重庆项目部 项目名称(类别) 项目名称的简称，类别分为设计、工程、询问（含服务）、材设等。年份-001合同签订年份及依次号。（3）举例：HFCQ-凤凰湾（工程）12 年-001 HFCQ宏帆重庆公司 凤凰湾一期（工程）凤凰湾一期的工程类合同 12 年-001公司在 2012 年签订合同第一份合同 但对于由集团总部签订，服务于各项目部的合同，其合同编号则取消子公司代码和项目名称，其成本归集则在费用支付时按服务 项目归集或进行分摊。5.2.1 合同文件审批单流转附件。（1）采纳招标方式确定的合同，

9、应附评标报告。（2）非招标确定的合同，应附发包审批文件。（3）其他方式确定的合同，应附会议纪要或其他审批文件。5.2.2 部门审核内容 （1）成本部：全面审核合同文件的内容，包括合同价款、计价、价格调整、结算，以及文字、排版等。（2）工程部：主要审核工作界面划分、合同工期、工艺措施、技术要求、质量约定等。（3）开发设计部：主要审核技术参数、技术规范、建筑做法等。（4）营销策划部：主要审核销售类合同和与销售产品有关的合同，并作为销售类合同的主办部门，应仔细把握合同标的的要求、数量刚好间要求、产品改变对销售的影响等。（5）财务部：主要审核合同的付款方式、付款时间、履约收支等。（6）法务：主要审核合

10、同内容、形式、文字表述合法性、有效性及所担当相应的责任等。5.2.3 合同审批流转程序 （1）合同审批由经办部门的经办人填写合同文件审批表，并附相关文件，在经部门负责人审核签字后进行流转审批。（2）合同文件流转在流转前，应当由成本部内业人员进行合同统一编号和登记。（3）各级合同审核人员应仔细审核合同文本并各自由合同文件审批表上签署看法或干脆修改到合同文件的相应部位，应做到字迹清晰，观点明确，词句不得存在歧义。如没有修改看法，要签署同意的字样。（4）相关部门审核完毕后，按权责体系上报审批。（5）合同文件审批表上的审核看法，经办人员应当依据审查看法一一落实，凡提有看法的，都应当经原审核人员再次确认

11、执行行况，然后接着审批，但部门之间可同时进行，流转到领导审核时，其前面的审批看法应当得到落实（除需领导定论的除外）。（6）需总部审批的合同，应在项目公司审批完成后马上上报总部审批。5.2.4 合同盖章流程 （1）合同审批完毕，应由合同经办部门打算正式合同文本，一般应当由合同另一方先签章，对方签章完成后，由公司综合部加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与合同主体一起加盖骑缝章；如有分册的，应当注明分册依次。（2）按印章运用规定办理盖章手续时应比照合同会签表审查合同是否已经修改、有无签名、是否已填时间、地点、是否已按合同约定附有附件。5.2.5 合同分发与档案管

12、理 （1）由合同经办部门完成合同分包工作，并确保成本部、财务部、综合部（公司存档）、业务部门的合同文本均为原件合同（不分正副本）。（2）合同审批过程的合同文件审批表及原文件，均应当保存到成本部，经办部门应保存合同文件审批表复印件。（3）合同完成分发后，合同经办部门应当对合同形成过程的全部书面文件资料整理成册，并形成文件书目，以备审查。5.2.6 合同签订部门在合同分发时，应同时向合同主要业务部门交接合同交底表，将合同留意事项及合同主要事项向业务部门作交接，交接须经双方签字确认。5.3 对需政府部门备案的合同（如总承包施工合同），一般需采纳政府标准文本格式，该类合同在签订前必需要求合同对方出具仅

13、作为备案运用的相关承诺。5.4 公司的全部合同文档均属公司机密性文件，任何人不得擅自将合同对外公开或外传，违者视情节予以惩罚。6. 合同履行的跟踪6.1 合同履行过程中，成本部应刚好了解合同运行中的问题，刚好分析，实行措施，使合同履行得到有效限制。6.2 成本部依据各方面状况进行汇总，对合同履行中的较大问题提出处理看法报公司领导确定。6.3 较重要的合同履行完毕，应会同项目部和相关部门填写合同履行综合状况表，并提出合同条款的总结与改进建议。6.4 在合同履行过程中，如生生乙方代表更换的，则由业务主管部门依据合同履行的实际状况和对拟更换人员的考察状况作综合评估后报公司审批，批准后方可更换。7.

14、合同文档的移交7.1 由成本部经办的工程合同文件，其相关过程文件资料，由成本部经办人员负责相关资料的收集整理，并成册建档，然后移交到内业管理人员。7.2 由公司其他相关部门经办的合同文件，应当在合同签订完成后刚好收集整理完善相关资料，成册后移交成本部统一管理，双方必需当面清点，并完善交接清单手续。8. 合同文档管理方法8.1 合同文本的管理，应当分项目以签订年份结合合同分类进行统一编号管理，建立统一的合同管理台帐。8.2 合同文本的形成过程资料，应当分项目以合同名称和编号为书目，统一建档管理，达到既可以通过合同书目干脆查阅过程资料，也可以通过过程资料的管理书目查阅合同文本。 8.3 成本部应依

15、据实际须要编制合同档案的检索工具，以有效地开展合同文档的查询、阅读和利用工作。8.4 成本部的合同内业管理人员应加强合同档案的统计工作，应以原始记录为依据，编制合同管理清单，并在清单书目中注明缺少或遗失资料、文件是原件还是复印件。8.5 合同文件的借阅：公司各部门人员因工作须要须借阅合同文件时，应完善相应借阅手续；合同原件不得外借。如特别状况需外借的，必需经成本部分管领导签字同意后方可外借并办理相应的外借手续；借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。8.6 合同电子文档：凡由公司相关部门起草的合同文件，其电子合同文本（盖章版），均应当传至成本部内业管理人员进行统一管理，在资

16、料移交时同时移交。8.7 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。9. 公司的全部合同文档均属公司机密性文件，任何人不得擅自将合同对外公开或外传，违者视情节予以惩罚。10. 相关表单（见附表）10.1 附件 1：合同文件审批表 10.2 附件 2：合同交底表 10.3 附件 3：合同履行状况综合评估表 10.4 附件 4：合同档案交接清单 11. 附则11.1 本管理方法由成本部负责说明，未尽事宜由相关部门提议，由成本部负责补充、完善。11.2 本管理方法自颁布之日起试行。僀儞僗僩乕儖咱妋捣偑昞帵偝傟杰偡丅偙咱杰杰咱撪梕偱傛傠偟偗傟伪丄偦咱杰杰乽师傊乿傪僋侪僢僋偟偰偔偩偝偄丅寻一处清幽，觅一分杳然 孤独，是沉淀心性的一剂良药 孤独时的寡言罕语更甚过侃侃而痛不言，笑不语，此时无声胜有声