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1、世纪福科技有限公司SiFO Technology Co.,LTD 文件名称 ：选购部职业化管理规范-会议组织与管理 文件编号 ： 版本/版次： A00 制定日期 ：2012-11-28 制定单位 ：选购部 修订日期版本/版次修订页次修 订 內 容拟制2012-11-28A00整份新制定Sammy核准Tony审查Tony文件种类: 三阶文件文件编号文件名称: 选购部职业化管理规范-会议组织与管理版本/版次 A00制定日期2012-11-28目 录内 容页 数备 注 1. 目的2. 范围3. 权责4. 名词定义5. 作业内容(含流程图)6. 参考文件7 附件 33333-41.目的规范选购部全部人
2、员的作业行业，提高其职业化水平，提升选购部作业效率及团队的执行力。2.范围适用于选购部门全部人员。3.权责 无4名词定义5.作业内容5.1 会议组织与管理会议的基本流程 会务分类组织思路； 公司会议大致分为三类：1.公司级会议 2.专题会议 3.部门会议 会议的组织分为三个大的步骤：1. 会前打算：确定主题、参与人员，支配场地，发放通知。1) What 会议主题2) When 会议时间3) Where 会议地点4) Who 参会人员5) Why 会议目标6) How-how to do 会议形式7) how much 会议预算2. 会议实施：会议签到，会议资料发放，做好会议记录。1) 依据会议
3、支配完成安排的职责；2) 了解会议需求刚好供应便利；3) 视察参会者心情和反馈，弥补不足之处；4) 相互帮助、协作解决突发事务。3. 会议结束：清理睬场，整理睬议资料并形成简报，落实会议精神，撰写工作总结。1) 刚好编辑会议资料（如会议纪要调整、会议简报）2) 了解参会者的看法和建议（内容/组织）3) 通知未参与会议的相关人4) 支配参会者相互沟通的场所和机会；5) 反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？缘由？下一步支配？会议频率分析；会议效率不高的缘由分析 会议的频率，每种会议都有其合理的发生频率，只有驾驭了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 1) 固定的部门
4、会议，建议频率至少每月一次。 2) 全体会议，建议频率至少每2月一次。 3) 处理突发事务的会议，随时可以，切记太频繁。4) 一对一会议，依据须要，但是最好不要超过一个小时。 会议效率不高通常由以下7种缘由造成。在这7种缘由中，有3种缘由是会议的“致命伤”，须要特别警惕。这3种缘由是：主持人的技能、会议的地点以及会议的打算工作。项次缘由详细表现1时间会议支配在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必需出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参与者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、劝服力，被参会者牵着鼻子
5、跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败6会议的打算工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。7开会的缘由、目的和结果开会的缘由、目的和结果在会议进行中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议通知的写法与会场布置1) 会议通知模版 会议的通知 主题：现将有关事项通知如下： 一、会议内容： 二、参与人员： 三、会议时间、地点： 四、要求： 2) 会场布置A.鱼骨型 B课桌式 CU字形如何担当会议主持人？如何当好会议秘书？ 会前支配预备开会相关事项，事先了解议题内容，双向沟通开放式的引导出席者探讨，归纳会中的看法，造成
6、全体的共识。 秘书在会前要做的充分的筹划打算工作主要有五个步骤：明确要点、打算议题、通知开会、会场打算、支配会议议程。如何在会后跟进？如何在下次会议中改进会议习惯？ 参会者-拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关信息做出标记，分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同看法和表现，分析一下人际关系状态，考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案，会议可能是新任务的起先，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和支配，并将会议精神贯彻进行下一步的工作中去。怎样提高下次会议的质量： 只有必要时才开会。召集会议之前及早着手打算是有效会议的关键。制订精彩的会议议程并事先分发。时间是珍贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。 常常加以归纳,有意识地把握会议的方向。留意力集中在政策和行动上,别让意外事务让你陷入逆境。会议记录应阐明最终的结论。会议胜利只有用结果来衡量。留意结果，但更强调实施全部的确定。作为主持人，要劝阻冗长的发言,激励缄默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。会议组织的基本原则1) 责任到人 明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责2) “烂笔头”原则 P5/5