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1、企业档案知识管理之一：知识经济时代的档案管理现在我们已经进入知识经济时代了，这个时代最主要特征就是“知识”，即以知识为主要的生产资料，以知识为主要的处理手段，以知识含量为主要体现的产品功能和性能。这个时代，处处体现知识的主要价值。而知识从产生到应用，本身是有规律的、有方法的。为了更有效地挖掘和发挥知识的价值，就必须进行知识管理。企业档案，特别是大中型企业的档案也是知识的一大类，如何在知识经济时代发挥档案知识的作用，这是我们文探讨的问题。1、 知识经济时代的几个主要特征(1) 知识已成为企业生产力和生产成果的最大要素；(2) 知识的来源已经全球化、信息化、多样化过去知识的来源并不丰富和直接，而随
2、着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用；过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。(3) 知识处理与传播已经网络化过去靠面对面培训， 靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边。(4) 知识的产权化虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润。(5) 知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知
3、识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。2、传统档案管理及存在的问题档案管理已经是老话题，可以说从人类有组织以来，档案管理就存在了，但旧时，没有我们现时的技术物质条件，也就没有现时的管理思想。所以看待以前传统档案及问题，我们只能是从现时代的角度。2.1传统档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“
4、保存”、“借阅”等工作上。同时非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时，档案才产生作用。2.2传统档案管理由于历史局限存在许多问题问题一：传统档案收集整理需要大量的专业人才，也需要耗费大量的时间。特别是对大型企业来讲，这个问题特别突出。因为大型企业，档案资料的来源是多方面的，有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的，甚至有设施、设备、工具等的。若要收集上来，就得有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架上，已经成了“历史”，对当时工作没有很大的帮助作用。问题二
5、：传统档案的保存占据较大的空间，还不能保证存量增长的需求特别是大型企业或组织，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”,面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。问题三：传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费人们大量的时间去找寻一份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑人员效率低下的主要原因。问题四：传统档案的安全性没有可靠的保障因为多是纸质记录，时间长以后，被虫咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“
6、孤本”，那就可能难免“绝迹”。另外，还有火情、雨情、盗情等干扰，致使档案管理人员夜不能眠。3、信息时代档案管理及存在的问题进入信息时代，档案管理有了重大改观。主要的原因就是计算机和因特网的技术支持。并且随着技术的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。3.1信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大都可以进行数字化处理，并按数字化文稿进行管理，且以现在的磁盘、光盘存贮量，这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，丢失“安全性”问题，还解决了“借阅难”的问题。这个阶段，由于信息管理思想的影响，管理的重点就在“数字化”上了。考虑得最多的是将原档案
7、、现档案电子化、数字化存贮、查阅。这确实保障了档案资料不断增长的需要，加速了收集、整理、成册的步伐，也保证了随时随地查阅的要求，但并没有脱离传统档案管理的程式，也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。3.2信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许多问题信息时代档案管理首先是把档案全看成信息，按照信息的“收集、编号、存贮、查询”进行管理，这就带来以下问题：问题一、收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。而还有更严重的问题，即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力
8、，致使档案规范化的质量受到影响。问题二：档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息。因为实际工作的人员，他们并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法(其实也不必知道)，他们查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的。就说知识类的档案，如新收
9、集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那它就要及时地送到其它地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。问题四：信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，档案管理者在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，没有能力、也没有时间去响应员工对档案的及时(或实时)需求。只有依靠大家来处理，否则，众人不用再等待档案管理者的结果，已经跑到其它地方去找资料了。久而久之，档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。一句话，档案管
10、理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。概括来讲，企业知识管理一方面是管理企业知识，即知识的管理，它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使企业工作质量和效率水平得到提高，进而取得利润。所以说企业知识是企业利润的核心来源，知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。另一方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力、又高效率地开展管理，所以这样的知识管理
11、是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一从上述知识管理看到其作为企业的核心管理的作用和意义。而企业知识大体上分为显性和隐性两大类知识。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。正如前述，知识资源管理既然是知识管理的一重要组成部分，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的
12、经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。4.2知识资源管理须遵从知识管理的规律所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。企业的知识管理符合下面的模型。可以看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程；并且在企业中更有如下特点：(1)“产生者”是企业各类工作岗位上的员工；(2)“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；(3)“规范”(优化)是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；(4)“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；(5)“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变
13、工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界4.3档案知识管理必然上升到知识资源管理档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)的显性知识，当然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。4.3.1档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的因为通过上升，档案
14、知识不在被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。具体一些：(1) 通过大家参与，形成共识的知识资源“规范”(优化)处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；(2) 通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题(3) 档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。4.3.3知识资源管理还将给企业带来新的价值传统档案管理在企业最大的价
15、值是记载“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意，而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。 今天到了知识经济时代，思想重新得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理，这不仅给企业带来了档案管理本意的实现，还将带给企业新的价值：(1) 知识资源管理将提高决策质量和决策效率我们知道，企业决策者的决策质量和决策效率，一方面取决于他是否充分拥有企业内外的知识和信息，另一方面取决于在他决策中是否具备决策的方法或能力。而这些企业内外的知识与信息、决策的方法大都在企业档案知识与
16、信息中。如果我们按照知识资源的管理方法，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节，让决策者很快、很及时地得到它们，那么决策的质量就可以保障，决策效率也有了保障。 （2） 知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率，降低人力资源成本衡量员工的学习效率，主要看他是否快速的进入工作角色，并确保工作质量。做到这一点，最主要的学习是对岗位经验(过去的工作记录，过去的工作成果，过去的工作资料)的学习，而这些岗位经验在哪里？肯定大多都在档案中。员工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技能知识对他的支持。所以，搞好知识资源管理，把岗位经验技能知识准确地配置在工作岗位上，那么员工的学习效率、工作效率就会提高。这种提
17、高，实际上意味着一个人能尽快进入角色，可以一个人顶几个人做工作，或一天的工作顶几天的工作，当然也就降低了人力资源成本。 （3） 知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力企业的素质水平，竞争能力，不仅在于拥有知识，而且还在于让知识被企业工作者、管理者都掌握和应用。我们以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的“沉淀”“规范”使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过“应用”，使企业具有能力，通过“创新”使企业具有核心竞争力。所谓核心竞争力实质就是比别人懂得更多、更有价值知识的能力。之二：企业档案知识的特点及管理目标要开展大中型企业档案知识管理，就必须搞清楚企业档案
18、知识资源的内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式和过程。从现在来看，档案又有过去积累下来的和今后将产生的，显然在管理时其需求是不同的。本文从过去和未来档案知识的特点，利用知识管理的思想和方法，探讨档案知识管理应走的道路。1、过去企业档案的类型及特点过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。1.1数据型档案所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。这类档案，有以下特点：(1) 过去的都是纸质凭证；(2) 各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；(3) 这种
19、档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载 的思想进行管理。1.2信息型档案所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。这类档案，有以下特点：(1) 过去的都是纸质文档；(2) 有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；(3) 档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。1.3知识型档案所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档
20、资料。如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。这类档案，有以下特点：(1)过去的大多是纸质文件；(2)有些文件可转换成电子文字型 ，有些也只能扫描成数字图片型；(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。 1.4各类型档案对管理的要求从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：(1)“历史”数据型文档在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理(2)电子文字信息型文档在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理 (3)数字图片信息型文档在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理(4)知识型文档在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理2、今后企业档
21、案的类型及管理特点由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化2.1档案来源多样化(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频 2.2档案依然有数据型、信息型、知识型在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：(1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理一般
22、来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。(2) 信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。2.3档案处理的个性化、专家化由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案
23、管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。2.4档案应用的及时化未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。3、企业档案知识资源管理的目标经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如
24、何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。31、档案管理必须上升到知识资源管理作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：解决目前企业档案管理存在的问题以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时
25、代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。真正发挥企业档案知识的作用档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：(1) 决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；(2) 岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；(3) 新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；(4) 企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；(5) 企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载
26、“历史”的作用。以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。支持企业人才战略企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的
27、关键工作。支持学习型企业组织建设对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。支持企业跨地区指挥管理今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降
28、低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。支持企业员工跨地区协同工作除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。3.3知识资源管理要为今后企业的
29、知识管理打好基础企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。知识资源管理要成为企业知识管理的先导先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识
30、资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。3.4知识资源管理的具体目标具体上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：(1) 档案管理知识资源化、信息化这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；(2) 知识资源及时支持领导决策这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；(3) 知识资源及时支持员工学习这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随
31、时随地地学习的内容、渠道与空间；(4) 知识资源及时支持员工工作这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；(5) 知识资源管理IT平台化从上述目标也看到，知识资源管理必须依托IT网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；(6) 知识资源管理的安全化即确保知识资源是安全的。(7)知识资源管理制度化这表明，知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障，否则就会流于形式，导致失败。 之三：企业档案知识管理的系统实现到了知识经济时代，我们的思想正在得到了解放，那就
32、是使档案管理走向知识资源管理。确定了这个目标，我们就将用知识资源管理的思想和方法指导规划企业档案知识资源管理的系统实施。本文从思想、平台、组织、制度等四个方面阐述了企业档案知识管理系统实施过程，并且还探讨了国内大中型企业系统实施过程中将存在的问题。1、 企业档案知识管理系统实现的思路要点1.1实现档案管理知识资源化、信息化的思路把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中分类，供查询搜索；把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归类、沉淀、共享应用；对将来的数据型档案，根据统计目标，设立统计数学模型，将其转化成信息型文档，按信息管理方式分类存贮，搜索查询；对
33、将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，共享应用对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉淀”“应用”和“创新”。1.2知识资源及时支持领导决策的思路了解分析领导或管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，明确其决策的环节或形式；按决策环节排列, 构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；设计、设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或依据决策环节排列的知识资源分类文件类进行订阅；根据订阅要求，一方面设立委托流程，委托专业人员或专
34、家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的领导人员邮箱中。1.3知识资源及时支持员工学习的思路了解组织结构各岗位上的人员知识结构要求和培训发展计划；按组织架构和岗位，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；根据岗位员工入职、晋级、达标等标准，配备相关学习知识(有些是链接)的文件类到关联知识库中；对于知识资源库中没有的岗位学习知识，设立委托流程委托专业人员或专家收集知识并规范处理后沉淀在相关文件夹中；对岗位关联知识资源库的知识，为人力资源管理专门人员设计、设立知识委托考核出题流程，以便委托建立岗位入职、晋职、达标等的学习考试题目；设立
35、员工自学考试功能模块，在学了相关岗位知识后，就可以自行选择考试。1.4知识资源及时支持员工工作的思路了解分析各项业事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序；按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或依据知识地图中的相关分类文件类进行知识订阅；根据订阅，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的工作人员邮箱中。1.5知识资源管理IT平台化的思路用B/S
36、结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台；应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统；领导和员工通过应用功能前端平台访问和利用知识资源；资源库管理人员通过库管理系统规划建立库分类，知识地图，并制定和设立访问权限；资源库管理人员、知识资源的专业委托人员和知识资源的委托专家通过后台收集整理系统实时建设知识资源中的内容；考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，并且知识资源很多来源于数据、信息型档案，故采用关系型数据库作为资源库；考虑到今后的发展，知识资源管理平台采用J2EE架构设计，具有跨平台特性、很强的扩展性和功能模块的可重复
37、利用。1.6知识资源管理的安全化思路在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立VPN联接；在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限；对应用系统的登陆，设立密码检验；对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。1.7知识资源管理制度化思路首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；用制度形式确定专业人员、专家、管理人员的职责和权益；建立员工参与学习和工作应用知识资源的激励措施；建立员工参与贡献知识的奖励措施；建立访问权限的审核制度。2、知识资源管理应用系统IT平台结构方案 根据前述知识资源管理的思路，我们看到整个解决思路明确了应用系统的结构，如图示
38、：其中：知识资源应用功能系统的主要功能有：知识订阅：决策知识订阅，业事务工作知识订阅信息搜索知识地图：员工学习知识地图，业事务工作知识地图，决策支持知识地图在线考试：岗位学习在线考试知识沉淀：工作成果报告、工作案例总结、工作收集资料资源库委托收集、整理系统的主要功能有： 委托收集流程 委托规范流程 委托出题流程知识资源库管理系统的主要功能有： 知识关联分类 档案模板制定 访问权限设置 知识关联链接3、知识资源管理的组织建设方案按照知识资源管理系统平台运行的要求，以知识资源管理工作推进与保障要求，其组织结构可以设计为：其中：知识资源管理部：负责知识资源库管理系统的日常维护和操作。知识应用规划部：
39、负责跟踪集团公司、组织结构、业务工作、事务工作的变动，调查规划知识体系、知识地图结构，以及知识资源内容建设。 专业人员虚拟团队：是各部门、各专业的骨干人员，接受委托后在网上对知识资源做收集、整理或出题。专家顾问虚拟团队：他们是公司聘请的内外专家，接受委托后在网上对知识资源收集、整理等工作进行审查、判断。4、知识资源管理的制度建设方案按照知识资源管理系统推进和组织建设的要求，其保障制度体系应包括：以上制度的作用和意义都比较明确，但要根据实际进行调整和细化。5、实施中的主要问题及解决思路前面的分析、设计的系统方案要实现，并产生实际作用，将遇到以下问题：（1） 档案知识资源体系化规划和整理的问题因为
40、过去的档案管理工作已有基础，如何从档案分类及档案类型过渡到知识资源管理，就首先要进行一次调研和规划工作，得到一个体系，那么整理和规划就有了标准；（2） 档案知识资源与领导决策工作结合的问题要建立起知识资源对领导决策工作的支持，关键是要确定领导决策的事项及其程序。这需要通过细致的调查、分析、再综合得到； （3） 档案知识资源与员工学习结合的问题这个问题的难点在对组织岗位知识结构的定义，以及岗位成长发展的相关知识需求的设计。这需要人力资源管理部门的大力配合，还有业务、事务专家的帮助；（4） 档案知识资源与业事务工作结合的问题要建立起对业事务工作的支持，关键是要确定各业事务工作内容和过程，进而确定节
41、点工作的支持知识。这也要通过细致的调查、分析、设计来达到；（5） 组织机构变动(合并、分拆、撤销)的影响问题当解决档案知识资源与决策、学习、工作结合后，知识资源就紧紧地与组织结构、组织岗位关系在一起了。如果组织机构变动，意味着原来“关系”就没有效了，这个问题不解决，会给知识资源的应用造成混乱。实际上，这个问题是技术上的问题，需要在IT系统设计时考虑机构变动前后相关知识资源的“迁移”；（6） 专家、专业人员团队建立的问题从系统的方案中，我们看到专家和专业人员在整个管理中起着很重要的作用，但他们如何聘请？如何识别他们的能力？而且团队人员还要是互补的。这系列问题都要通过认真调研、分析和判断来解决；（
42、7） 原档案管理组织与人员职责变动问题这个问题很实际，按现在档案管理的组织，牵涉到很多原有工作人员的工作内容与职责的大幅度变动。如何处理好这个问题，也是知识资源管理系统推动工作能否成功的关键。对此，要在转变工作人员思想的基础上，对原工作人员进行分层次系统培训，使他们适应新系统运行的要求。开始的时候，可以考虑他们中多数人员经过培训后充任“专家和专业人员”团队，即：将专家团队和专业人员团队先办成实体组织，让他们承担一部分专家或专业人员的职责；（8） 档案知识资源管理的思想认识问题从前述，已经看到，知识资源管理最核心的是管理思想和理念，如果没有建立起这样的认识，要进行或推动知识资源管理几乎是很难的。对此，我们只能通过培训、广播的多种渠道，不厌其烦地宣灌知识资源管理。同时，在应用过程中让大家逐渐体会它的价值。