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1、XXX集团信息化系统解决方案直接加入方案即可替换“XX” 用友软件股份有限公司2010年5月目 录1业务管理系统解决方案31.1办公自动化31.1.1协同工作31.1.2公文流转81.1.3统计表单231.1.4通知管理331.1.5即时通讯341.1.6知识管理341.1.7个人办公421.1.8会务管理461.1.9公共信息471.1.10电子邮件511.1.11辅助办公管理521.1.12系统管理531.1.13关联人员/关联项目571.1.14门户空间591.1.15系统整合641.1.16全文检索651.1.17实施培训651.1.18系统培训73本篇部分附表75用友软件股份有限公司
2、 第2页第2页，共246页1 业务管理系统解决方案我们为XX集团提供一个高质量、高效率、智能化的通过协同办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。图 系统应用架构总图信息系统覆盖高、中层和普通员工，是全员的应用。n 集团高层领导和决策者关注战略部署：任务目标布置安排；检查进展结果；授权下级处理工作；发布阶段性目标要求；检查阶段性目标完成；反馈问题和解决问题；n 中层人员进行各项业务管理：反应各项业务指标；审核各项管理流程；实现各项任务的管理：接受上级任务指令；围绕任务传达布置；检查和参与任务执
3、行；n 普通员工参与的管理：布置团队计划的管理，进行团队行为管理和团队的沟通管理；对于每个员工通过信息化进行业务工作；岗位工作事项的执行；参与动态协作；制定阶段性工作计划和回复计划进展状况；实现自我管理。随着XX的不断发展，业务处理，日常沟通不仅仅完成集团单一内部人员之间的沟通、交流、资料信息的互传，还是需要更多的扩展到集团各个单位之间的协作沟通，内部单位之间处理各种烦杂的工作事项，这些工作中有的涉及组织内的成员，有的涉及其他单位的人员，事项有的是待处理有的是已完成；在各种事务在处理过程中，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。协同办公的建立和实施，集团公司将有效改变原有近乎
4、手工操作的模式，解决企业内部各种业务流程间的关联交叉，以快速提高企业整体工作效率，提升企业整体竞争优势。图协同办公系统业务布局示意图1.1 协同办公模块框架图协同办公系统应用功能示意图我们提供的协同办公，能够为客户带来丰富的功能，不但能满足本次议标书中要求的功能，而且还有更多产品的扩展功能帮助XX集团快速提升内部管理水平。1.2 办公自动化1.2.1 协同工作协同工作是企业内部员工间的协同工作平台（包括异地分支）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同数据转入邮件协同。应该能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，以完成办公中的
5、资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。l图形化流程：可以图形化的方式灵活自建流程等。l客户端可以自定义流程。l丰富的流程策略：可以终止、回退、撤销、加签、知会和转发等。l痕迹保留：对正文修改后可以痕迹保留。l可以使用统计表单。l可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪，催办、查办协同的处理等。l协同支持OFFICE插件，提供手写签名识别、 WORD、EXCEL等对正文的处理等功能扩展。l协同可进行归档和预归档。协同工作是用于解决日常工作中人与人之间，人与部门之间，部门与部门之间，岗位与部门之间，岗位与岗位之间，工作小组之间的工作协作。这是组织行为的基本模式和状态，随着企业不断的发
6、展，协作不仅仅完成企业单一内部人员之间的沟通、交流、资料信息的互传，更多的扩展到企业各个单位之间的协作沟通，企业内的单位之间处理各种烦杂的工作事项，这些工作中有的涉及组织内的成员，有的涉及其他单位的人员，事项有的是待处理有的是已完成；在各种事务在处理过程中，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。大企业和大组织更是以制度驱动企业发展，靠流程去进行工作导航，通过业务表单承载具体，有效满足这些管理应用需求，产生了NC-OA的协同工作管理，这些管理覆盖了各种业务应用：n 审批类：以批示，批阅，批办，请示等工作事项为主的审批类协同工作n 沟通类：以汇报，协作等日常工作事项为主的沟通类协
7、同工作n 采集类：以调查，收集等工作事项为主的采集类协同工作n 关联性：协同工作与相关系统的信息之间的互通n 规则性：以严谨的流程模板的事项为主的协同工作协同工作管理实现跨单位，跨组织的人与他人之间进行沟通协作的基本工具。支持简捷的文字编、信息流转、回复、意见加载，以及附件和内部相关协同的加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Excel文件的读写支持单位内部协同信息与电子邮件之间互通以实现：图 协同系统的自由业务逻辑示意图协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具；它帮助实现事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事
8、项的办理，并支持规则的成型和管理；规范管理流程,执行组织制度；使得管理与协作过程透明化；支持分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率；降低传递中的信息衰减与变形；沉淀管理过程与结果，实现业务信息在办公环境中的展现。图 协同系统工作逻辑示意图主要功能包括：1.2.1.1 新建事项系统提供可以利用新建/待发功能发起一个协同工作事件诉求，支持二元化工作流，即支持客户端进行自建流程发起工作事项，也支持通过调用模板流程建立工作事项。使用人通过流程定义、正文内容格式的编辑后，发送各个相关的事件处理者；建立新的工作事项的时候可以添加工作需要的文件、 上传附件、调用系统设计的各种表单，同时也可以选择于该事项所
9、关联的协同事项, 并通过选择关联项目与相关的工作项目绑定，共同完成办公中的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。图项目工作建设和绑定界面示意n 自建流程：1. 应用于任何一个办公人员，流程发起者可自由定义流程走向，选择节点人员，系统以图形方式供用户创建和显示流程；2. 自建流程解决了使用者办公流程的灵活性，与此同时使用人员可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程、对象和格式组合或是分别保存起来，成为属于自己的个人模板为随时使用，从而进一步提高工作效率。3. 发起人可以对流程处理节点的操作权限加以控制，如能否修改正文、能否改变流程。流程处理节点可以是一个人的单节点，也可以是有多
10、个人的复合节点。复合节点的处理方式可以是竞争执行、多人执行和单人执行。4. 节点设置：可以分别设置每个节点的处理期限和提醒时间n 调用模板流程：1. 为了统一规范管理，规范工作流程，模板流程可以规范流程如合同审批流程等，这种流程全单位统一调用模板，达到规范化管理和一致性应用。2. 工作流模板流程支持模糊化角色，岗位，职务等定义和节点动作权限定义，模板套用后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点。3. 节点流程：提供处理人的多种选择方式：直接设定处理人、按岗位/职务设定处理人、按部门/组设定处理人、以及按流程的相对角色设定处理人等，使得流程设置更加灵活、通用、规范和有良好的应变性4.
11、 支持复合节点的多种执行方式：单人、多人、竞争，使得“找人办事”和“按事择人办”得到有机结合。5. 支持对流程的动态控制，如加签、减签、会签、知会、取回、回退、撤销、终止等，使参与者可灵活控制改变信息的传递过程，这也是任何MAIL系统所不及的6. 正文类型：系统提供了多种协同正文（信息流转主体）类型，如 HTML、Word、Excel、WPS 文字、WPS表格。7. 信息链接：支持多种信息链接方式，如插入本地文件、关联知识库文档、添加发起人附言、选择关联项目。8. 支持发起人附言、发起人补充正文9. 可预先进行档案归档和项目归档；1.2.1.2 待办事项我们每天要处理各种烦杂的工作，这些工作有
12、的需要亲自办理的，有的需要协商办理的；在处理这些事务的过程中，每个人都可以在系统提供的待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见、态度、加载自己的附件等。当遇到事务处理需要协商或是改变流程时可以通过加减签、知会、会签等方式进行流程的转变，从而达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入知识管理，通过文档中心的共享借阅功能，把信息传递给工作伙伴；同时可以配合多种全文检索可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。图协同处理界面示意
13、图1.2.1.3 待办事项机制1. 事项处理：提供支持意见填写、意见常用语、意见隐藏、意见震荡回复、加签、减签、修改正文、回退终止等一系列操作，并可根据实际情况进行处理权限的设置。2. 转发事项：转发事项分为转发协同和转发邮件，转发协同将协同信息转发给其他人员，允许带意见进行转发；转发邮件是将协同信息宜邮件的形式转发出去； 在转发过程中内容，附件可以一通转发。3. 归档：可以将协同信息进行归档，一旦待办事项进行归档，信息自动转变为已办的信息。4. 移动协同：支持协同流转发送到手机，手机与PC端进行建立，回复，转发等协同操作5. 待发事项：存储未发送的协同事项，支持建立，修改流程，加载附件，增加
14、附言等工作。6. 已发事项：查看已经发送的协同事项，设置，取消跟踪流程，撤销发送给他人的信息和事件。7. 已办事项：查看办理完毕的事项，并对已经处理的协同可以进行撤回1.2.1.4 督办事项督办是保证事项工作畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。支持修改督办期限，发送催办信息，修改督办协同事项的流程，查看协同发起人设置
15、的督办主题，并填写督办备注信息，查看督办事项的办理情况。1.2.1.5 协同管理系统提供了从多种角度如时间、流转状态、重要程度以及超期处理的数量，对协同的待办事项、已办事项，待发事项、已发事项，进行统计和穿透查询，使每一位使用者对各自的工作状况能有个量化的了解。1.2.2 公文流转公文流转集团内部、各单位、部门间进行协调和信息传递中最正式的方式，其具有正式、严肃、规范的特征。为保证公文的正式性和有效性，公文从发出前，需要进行严格的审定和管理，从而形成发文的流程。在整个发文流程中有两个关键环节：签发和封发。签发是单位领导人对于公文是否成立进行确认的关键步骤，经过签发后，公文就可以对外下发；封发是
16、最后对于公文进行规范化处理，包括套红（形成规范格式文书）、盖章（具有合法性）、打印（形成标准纸质文件）、归档（形成可追溯的存档资料）。正式公文发出后，通过公文交换中心送达公文送往的目的地。接收单位收到公文，将根据公文的实际情况进行相应的收文处理。图 公文应用逻辑示意图根据对中国XX的公文流转的分析，我们提出在公文流转中提供多样的收发签形式，提供自定义的预置的包括联络用笺、工作报告、公告、通知、签呈等公文模版及文单样式，同时提供配置工具，满足管理员对公文的流程进行自行配置，主要流程包括起草、审核、会签、签发、登记、批阅、传阅等，对于公文文号系统提供基于集团要求的自动编号。对于公文的流转过程环节的
17、处理，可以提供单一签核、会签、流程追踪、状态检查、撤销、加签、条件转向、催办、过期处理等多种处理方式，并集成MICROSOFT WORD编辑器，支持痕迹保留、手写签名、电子印章（USB KE方式）。公文流转完成后系统支持自动归档，对于过期公文系统提供自动处理功能。为了满足安全保密需要，系统提供根据密级不同以及级别和岗位不同，为工作人员设置不同的权限，可按其权限进行查询，同时提供多关键字的单一及组合查询。 为了满足以上需求，公文管理系统提供发文管理、收文管理、公文档案三个模块，并提供公文管理的相关辅助功能。1.2.2.1 发文管理通过工作流引擎，利用图形化方式实现公文的工作流定义工具，完成发文标
18、准化流程定义，并依据发文处理特点定义每一处理节点所具有的相应权限。如下图所示：图标准化公文发文流程示意图系统在各个环节或岗位的处理规范和工作标准，如发文号、主题词的确定方法、一般情况下由谁成文等。发文种类、特殊发文的处理方法，系统都提供特殊处理的模块供各部门使用。在整个过程中拥有控制权限的人员能有效地对处于流转中的待批阅文件进行监控，对公文在流转中所处的位置和批阅状况一目了然，并根据流转规定例如红头模板，生成不带修订标记的正式红头文件，是否允许打印、复制、拷贝等等进行建立一系列的权限控制。n 拟稿填写密级、急缓、拟稿单位、拟稿人、联系电话、文件标题、主送、正文、抄送、附件。拟稿人员可方便地引入
19、Word，WPS等字处理对象和其他电子公文。拟稿单位审核：可直接修改正文。拟稿单位领导审批：通过填写意见功能输入本人意见，并可直接修改正文。秘书审核：秘书人员对公文进行审核，可以对公文进行编辑和修改，可以填写意见，根据实际情况决定下一步流程。领导审核：领导可以对公文进行编辑和修改，可以填写意见，可以指定会签单位。图6.42公文文单示意图n 会签会签过程可以是并行，也可以是串行，但是两种方式不会同时存在。会签单位领导通过填写意见功能输入单位意见。会签提供三种形方分担式n 整理根据会签情况提出分批意见，考虑到现阶段纸制文件和电子文件并存的情况，领导秘书或者值班秘书可以代替领导输入审批意见。领导审批
20、：领导审批可以是串行的过程，也可以是并行的过程，但是两种方式不会同时存在。对于串行过程：可以一次选择送多个领导，但是领导审批次序按照指定的先后顺序进行，一次只能有一个领导（当前审批人）进行批示，其他审批人此时可以阅读但是不能批示，当前审批人批示结束后，有两种选择：第一是返回秘书，由秘书修改流程。第二是转到下一个领导审批，该领导成为当前审批人。最后一个领导审批完成后，公文自动返回秘书处。对于并行过程：可以选择一个或多个审批人，领导批示不存在先后次序，可以同时对公文进行批示，所有的审批人都批示完成后，公文返回秘书处。在公文送领导审批的时候可以控制流程，比如，公文送多个审批人批示，但是某个审批人没能
21、及时对公文进行批示，或者审批人只是对纸质公文进行了批示，此时可以代替领导将公文转出、收回或送达另外的领导批示，避免流程中断。n 登记分办对发文编号，生成正式文件，打印，盖公章，送来文单位办理、内部分发或者对外分发。n 归档通过选择归档操作，将该公文移至档案整理库，由文档处编号保管。1.2.2.2 收文管理实现收发文的电子化，使拟稿、审核、部门签发、会签、公司领导批示、传阅、办理、成文、打印、分发、归档等公文流转全过程规范化、电子化。收文管理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、批示、承办和催办等程序。利用图形化工作流定义工具，完成收文标准化流程定义，并依据收文处理特点定义每一处理节点所具有的
22、相应权限。如图6.43所示：图公文分支示意n 签收签收是指将从发文单位，通过网络发来的电子公文或是手工发送来的公文，接收下来并进行，形成属于本单位的收文文件。签收电子文件可依据纸质文件，也可在收到纸质文件之前签收电子文件。对于需要严格依据电子文件辅助手工管理的单位，应以纸质文件的有关数据为准，并逐件清点。例如：是否收到足够的份数，如发现问题，应该及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。为了分清责任，所有缓急的公文签收都应注明签收的具体时间。在签收模块设计中，除包含有文件的自动签收功能以外，还包括对分发文件的回执签收功能。n 登记在公文办理过程中，就公文的特征（公文条目、正文、附件等）进行记载
23、。OA中提供登记公文单的样式定义，满足登记需要记录的公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等各个公文项。图收文单示意图n 拟办办公人员对所需要办理的公文提出办理意见，并将公文传送给相关的领导人进行批示，也可以进行公文督办的设置，并可支持打印公文处理单供领导批示。n 分发根据有关规定或者领导人批示精神，通过系统完成电子公文信息分送有关单位、领导或者部门（人）。接收到公文的相关人员和部门进行公文的阅读。图公文阅读与分发示意n 传阅传阅处理是公文分发处理的一种特殊形式，一般是指办公室根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文（或一些公文）以文件夹方式，确定一定的阅知或者批示
24、顺序，分送有关领导人或者部门。1.2.2.3 公文交换公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，即发文封发完毕，进入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。查看发送单和签收单。公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，并提供自动回执信息。此外，还可以撤销公文、补发公文。公文交换采用安全数据交换技术，通过统一的安全信息交换中心，实现公文的发送与接收，完成上下级单位之间、平级单位之间、集团公司与分支单位之间的公文交换。图：公文交换 图：公文送文单 图：公文签收单公文交换具有如下特征：n 采用安全数据交换技术
25、，实现公文安全可靠的交换n 支持同系统中不同单位、部门间公文交换n 支持公文补发：实现对已发公文的补漏处理。公文交换后，如果有漏发的单位，可以通过补发功能进行公文补发n 支持公文撤销：实现对已发公文的纠错处理。公文交换时，难免会出现文单或者正文填写错误的情况，为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换、但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。n 为公文交换员提供详细的送文单和签收单。n 公文接收方签收公文的同时，可以指定公文登记人，使得公文交换与公文收文紧密衔接。n 为公文发送方提供详细的签收回执信息，并自动显示这些信息。1.2.2.4 公文督办督办是办公人员对审批人或征求单位的办理催促。指定时
26、间后自动生成催办通知单。公文在进行处理时，公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督办人和督办期限，督办人根据公文实际运行要求对公文的流程进行增加、修改，并进行必要的催办。图 公文督办设置界面示意1.2.2.5 公文档案系统的文档中心提供了公文档案的管理，进行集中式归档文件夹管理功能。由被授权的档案管理员来进行对相关公文文件的存档和对存档信息的管理，文档管理员还可以把使用单位的制度、过去的公文直接存档，通过共享，借阅的方式供相关人员查询。有效帮助使用单位达成管理规范，最大限度共享关键信息，对于重要的公文文件，还可以通过各种存储形式备份。为了满足安全保密需要，系统提供根据密级不同以及级别和岗位不
27、同，为工作人员设置不同的权限，可按其权限进行查询，同时提供多关键字的单一及组合查询。1.2.2.6 公文统计系统提供公文查询和统计，提供收文、发文、签报进行统计查询，按照收文统计、发文统计、归档统计、已封发、时间、流转状态进行多项多形式的查询统计，并根据结果导出下载，打印。1.2.2.7 痕迹保留办公自动化系统流程中的每一个环节的修改或批示可以进行笔迹痕迹保留，支持痕迹保留和版本控制，以方便发文过程的管理与控制，支持行文过程的手写批注、文字批注、显示/隐藏痕迹、保存花脸、文档清稿、电子印章发文审批过程中，系统将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间。痕迹保留的功能表现如下图：图
28、：对正文进行手写批注图：显示正文修改痕迹 1.2.2.8 电子签章我们在方案中提供电子签名和盖章，在办公工作流程中，如文件审批、签发等过程中，用户可调用权限范围内的电子印章和手写签名。文档签章：在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）；统一管理：可实现对电子印章的统一管理，包括：管理用户、管理电子印章、分配/收回用户签章权限、访问记录等。电子签名在工作流程中的应用如下图：图公文手写签字示意图在加盖电子公章时，通过鼠标的拖动实现电子红章位置的控制。图签章效果示意图1.2.2.9 文档清稿文档清稿是进行修改文字的整理，公文页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改
29、的文字原稿。用户需要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件。文档清稿后，修改痕迹会被清掉，形成最终文稿。1.2.2.10 套红封发在我们提供的办公自动化系统中，单位管理员可以进行公文的正文红头和稿纸格式的定义，支持在运行时自动套用正文和公文稿纸，形成可以留档，打印的文件。1.2.2.11 签章管理系统提供电子签章插件，具体功能如下：功能说明文档签章功能确定对当前的文档进行盖章，该功能需要将印章钥匙盘的支持，同时需要输入密码确认用户身份。手写签名功能确定对当前的文档进行签名或批阅，该功能需要手写笔支持，签名或批阅是需要输入密码确认用户身份，支持大部分厂商的手写笔。签章验证功能该功能能够验证文档
30、内容是否被修改或签章信息是否有效。撤消签章功能 该功能用来撤消签章，撤消签章时需要确认原先加盖印章或签名人的身份和密码。证书查看功能任何人都能够查阅签署者证书的相关信息，信息包括证书版本、证书序列号、签名算法、颁发者详细信息、有效起始日期、有效终止日期、用户详细信息、DER公钥值、证书自定义级别移动签章功能该功能用来移动签章所在位置。禁止移动功能执行该功能过后，该签章的位置将不能够更改了。文档保护功能加盖公章的文档可以使用文档保护功能来锁定文档，锁定后的文档将永久不能被修改。文档解锁功能对被锁定的文档进行解锁，根据锁定密码来确认文档解锁。读取服务器时间功能产品提供读取服务器时间的接口，也就是签
31、章时间可以统一从服务器上读取时间。提供相应二次开发数据接口可以将签章相关信息（文件名称、单位名称、签章用户名称、签章名称、签章时间、签章机器IP地址）保存到服务器的数据库，方便二次开发，实现电子签章软件与客户系统相结合应用。图签章定义示意图1.2.2.12 节点权限根据实际的收文、发文、签报流程的具体工作，来确定流程中各个环节的名称和所执行的工作。系统已经预设置一些基本的节点权限供公文流转中使用，系统也允许自行建立流程中的节点名称和节点相关的操作和动作。当基本操作中增加了意见操作后，可以设置该节点权限的意见必填选项。n 公文文号设置支持用户定义公文文号和内部发文，收文，签报，大流水号的编号标准
32、，制定相应的文号模板。系统可根据模板定义的编号规则自行编号。n 公文单支持用户定义公文单的发文单、收文单、签报单的样式，提供公文单上传，下载，支持制定文单上的公文元素。1.2.2.13 辅助功能n 填写意见：弹出填写意见对话框，领导可以通过常用语选择意见，或直接输入意见。n 催办：系统根据拟稿人填写的紧急程度和系统中关于紧急程度的定义，由系统定时运行代理或者手工操作，对于需要催办的文件，给该文件的当前处理人发送催办邮件，并且当用户登录到公文系统之后可以收到提示信息。n 执行模式：支持单人执行，多人执行，竞争执行三种方式，满足客户执行的需要。n 查询功能：可以对公文进行查询，包括全文检索、关键字
33、（时间、单位、标题等）查询。查询功能有权限控制，不同的权限得到的查询结果不同。n 流程跟踪：自动记录公文的流转过程。n 提示功能：支持流程节点的设置办理时间，提示用户当前有新的公文需要办理，或者有哪些公文需要抓紧时间办理。n 上传附件：用户可以把文件作为附件上传，一起发送。n 加签减签：用户可以在公文流转的过程中，根据审批的情况，可以进行相应流程改变，增加或是减少流程环节的操作。n 回退终止：用户发文期间对草稿的公文可以进行回退终止操作，尤其运用在拟稿阶段，便于稿件的修改，核稿。1.2.3 统计表单表格和单据是机关企事业单位日常工作及沟通过程中常用到的信息载体。如：物料加工单、合同审批单、费用
34、申请单、采购申请单、用车申请单、请假申请单、工作交接单等。这些被大量使用了的表格和单据即为表单。表单的实质就是通过分析和提炼业务属性,将其制订成表格, 通过填写、处理和传递，来规范企业的生产和办公业务。表单及业务的处理方式即构成了现代组织行为管理的流程与模式，是企业运作和管理的基础。其处理效率及规范与否将直接影响到生产与管理的成效。系统提供智能表单系统基于以人为本的思想和XML技术，通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。n 应用特征基于以人
35、为本的思想和XML技术，系统软件设计并实现了智能表单系统，它具有以下特征：8. 支持按需定义表单格式、表单录入方式、表单数据类型和录入代码9. 支持按需定义表单的业务处理流程10. 支持根据表单数据项内容，自动或人工转向不同的处理流程11. 支持不同的表单流程节点对不同的表单数据项可以有不同的读写操作权限12. 支持表单数据项的计算功能，货币大小写转换功能13. 支持表单手写签名与盖章14. 支持表单编号的自动生成15. 支持表单填写时的行复制、空行复制和行删除16. 支持表单查询方式的自定义17. 支持表单统计方式的自定义18. 支持对查询统计数据的穿透查询19. 支持自定义表单业务功能菜单
36、20. 采用结构化数据接口，通过扩展，支持其他系统接入21. 支持表单多视图与分段流程1.2.3.1 基础设置在制作统计表单前，要进行多项设置工作，分别由系统管理员和单位管理员以及表单管理员完成。准备工作包括：枚举设置、表单管理员设置、表单分类设置。1. 系统枚举设置：对表单填写中需用到的枚举值进行设置。该操作由系统管理员完成。2. 表单应用设置：对表单模板进行分类存储的设置。该操作由单位管理员完成。3. 表单管理员设置：表单管理员是设计表单样式、确定表单审批流程和分配使用者的一种角色。由单位管理员指定一人或多人担任。4. 枚举管理：集团管理员可以设置公共枚举、单位管理员可以设置单位枚举，同时
37、支持表单管理员设置枚举值。5. 流水号管理：支持年月日、月日等多种编号方式。图：角色管理图：流水号1.2.3.2 表单编辑系统支持通过InfoPath进行表单样式定义，支持导入方式；进行定义数据类型定义，单元格操作定义设计。确定各数据项的数据类型，定义数据项的录入方式 ，对数据项操作的各种权限，查询条件设置， 统计条件设置， 确定表单工作流程、各节点的操作权限并授权。系统不仅提供了文本、数字、日期、备注和签单字段类型，能够充分满足各类表单数据的存储要求，也提供操作权限的定义，在表单流程的不同节点（如填写节点、审批节点），对表单中的不同数据项（如申请理由、审批意见栏），可以有着不同的读、写或追加
38、处理权限。另外，对数据项内容是否隐藏也可以控制。所有这些特征，均使表单功能能够充分满足用户对表单的各种控制要求。图：数据类型定义图： 表单操作设置1.2.3.3 查询统计设计系统可以对表单从多种视角进行查询与统计，表单管理员既可以预制查询条件与条件值，也可以让使用者在调用查询时根据需要选择条件值。条件既可以由表单数据项构成也可以由系统变量构成，完全可以满足用户对常用查询与统计的要求。 图： 查询设置图：统计设置1.2.3.4 表单流程定义好的一张表单可以绑定不同的流程生成不同的表单模板；一个表单模板可以根据表单项的具体内容自动转向不同的处理流程；例如金额大于5000元请购单，除了发起人的所在部
39、门主管审批外，还需分管副总审批，反之则不需要。另外，按部门、按岗位、按职务级、按系统角色的多种授权方式，充分显示了表单系统的灵活性与设计的周密性。所有表单审批流程流可以存放在文档管理中心，并通过知识管理进行流程查看、共享；同时表单流程支持与关联项目进行绑定，与关联项目进行统一展示。图：流程绑定 图：分支流程设置1.2.3.5 表单调用系统是通过新建协同事项-调用模板来完成表单模板的填写、发送和流程处理人的审批。只要被授了权，用户既可以调用本单位的表单也可以调用外单位的表单，从而实现集团内跨单位的协作与统一管理。系统支持系统自动给流水号赋值和重复表行。图：新建表单协同1.2.3.6 表单查询与统
40、计通过调用查询模板、统计模板可以实现按设定的预置条件或用户输入的条件查询和统计表单数据，形成报表打印输出。并可以对查询统计结果进行穿透查询，追查到原始单据与审批过程，从而实现组织行为管理过程的可追踪性。结果支持转发协同，即将查询结果以协同的形式发送；支持导出excel，即将查询结果导出成excel文件。图：表单查询结果 图： 表单统计结果1.2.3.7 表单穿透查询支持查询与统计结果穿透，在查看查询统计结果的详细信息，使用者可以异常数据或是所关心的数据进行直接查看源本数据的流程、内容、处理意见等，即显示对应的流程单据，供查看明细、流程和属性。以使领导、管理者对表单统计结果更加清晰明了。图：表单
41、穿透查询1.2.3.8 表单栏目呈现未来实现表单业务的集中管理，系统提供表单栏目展现，不仅提升了表单功能的整体展现，集中展示和管理与表单业务相关的信息，并将这些信息组合成为一个整体呈现。支持自定义专栏并共享给他人；支持将专栏发布在首页，支持将专栏作为菜单挂接；支持根据不同角色配置不同类型专栏；支持配置多个表单专栏等。n 配置专栏：配置表单模板业务栏目，将业务流程、流程管理、查询统计等信息组成一个业务专栏，并自定义该专栏名称。n 呈现专栏：该专栏可以作为一个栏目在首页显示，也可以作为一个菜单挂接。如下图所示n 共享专栏与菜单：可将配置好的表单业务栏目共享给他人。1.2.4 通知管理系统提醒信息可
42、以通过多种方式发送，主要包括提供在线通知、邮件通知、手机短信通知等功能，保证信息的可靠传递。使用即时通讯系统，在客户端程序发送。使用特定的短信网关，在往手机上发送。使用邮件系统，以邮件的形式发送。系统提示信息可以进行客户端个性化设置，使用者可以对发送途径（包括系统提醒、邮件提醒、手机短信提醒等）及发送内容进行定制：1.2.5 即时通讯系统提供一个实时交流的通信平台，提供包括消息发送、在线感知、聊天记录、消息提醒、消息过滤、视频会议等沟通功能，将个人的待办事宜、最新动态、电子邮件等新的待处理事项进行通知，同时即时通讯平台可以实现通知、离线消息及聊天记录查询功能，其功能如下：n 消息发送: 用户可
43、在联系人列表选择被叫方，即可发出呼叫命令。n 多方呼叫: 用户可在界面上实现多方呼叫。n 文件传输: 联机用户之间可以进行文件传输，如果对方无法及时接收，发送方也可以通过服务器中转发送。n 共享文件:文件共享工具让用户之间分享任何资源。n 离线发送消息:支持离线发送消息。n 在线感知 :系统通过Presence状态提供在线感知功能。n 聊天记录 :用户可以在历史记录管理器中查询到所有相关信息记录。n 消息提醒:l您可以订制发送消息到IM 窗口提醒的服务。n 群发留言: 即可向群组联系人发送留言。n 发送短信: 通过远程控制和请求远程协助充分发挥网络“我助人人，人人助我”的协同精神。n 视频会议
44、：在多方通话或者会议通话中，如果两个终端经过协商，都具有视频能力，则可以打开视频，进行可视通话。可以进行最多五方的视频会议。1.2.6 知识管理知识管理，首先就是员工不断地把个人知识转变成组织知识，然后又从不断扩大的组织知识库增加到个人知识，要形成一种有效的机制，包括企业文化、组织结构等来保证这个过程的运行流畅。因此知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程，而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识、从而使每个员工在最大限度地贡献出其积累的知识的同时，也能享用他人的知识实现知识共享则是知识管理的目标，知识管理是从“沉淀”、“共享”、“学习”、“应用”、“创新”这五个知识运转环节层层
45、递进的。这些环节的递进促使了XX集团更有效管理企业的现有智力资产，保持本行业的核心竞争力n 建立学习区，不断提供员工的素质，提升企业的素质n 通过建立相关知识的联系，培养组织智商，企业具有整体思考的特性，避免思考狭隘和片面n 通过协同工作关联，减少重复劳动，提高工作效率n 通过知识管理系统，建立企业知识门户n 建立知识的收集平台n 实现知识共享度的量化图6.52 知识管理的业务展现1.2.6.1 知识中心知识中心是将通过文档发布到知识中心的信息进行全面展示，包括知识学习区、常用文档的查看，RSS订阅信息、博客的展示，知识中心是个人知识信息的集中展示。是对系统中实现的各种功能进行系统的管理、经验
46、传承和积累。通过本功能实现知经验传承、知识积累功能，保护知识的无形资产。图 知识中心首页示意图n 我的学习区：展示由自己或他人在文档中心发送到个人学习区的文档。n 常用文档：展示自己在文档中心中发送到常用文档的文档或文档夹。n 最新订阅：展示已订阅的有新增、修改、评论等改动操作的文档。n RSS订阅：展示了最新订阅的RSS链接，支持RSS链接进行实时更新。图 知识的订阅1.2.6.2 文档中心文档中心是进行各种知识沉积过程具体指对现有的文档知识进行收集、整理、分类和管理的过程。它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化。并通过借阅，发送，订阅等方式进行知识的利用。文档中心是对个人文档和单位文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。并按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）,协同信息也可以预归档至文档系统。文档管理