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1、学术秘书工作职责请学术秘书明确以下工作职责：1、发布通知：研究部确定评委、报告日期及时间后，学术秘书需预约会议室，下载统一格式的通知模板并填写本研究部具体情况（附件8），到研究生部盖章后发布到各公告栏（报销评审费时需附报告通知），另附评审费签字单（附件7）及会议预算表（附件12）到研究生部签字审核，请将时间地点通知到各评委。2、收集表格：于报告前收集研究生的开题/进展报告（附件1或3）及导师签字后的登记表（附件2或4）备用。3、分发评价参考标准及评审票：报告前为每位评委分发评价参考标准（附件5）及填写研究生姓名的评审票（附件6）。4、人员签到：含参会评委及研究生。5、发放评审费用：请下载统一格
2、式的评审费领取签字单（附件7），按要求准备各评委的评审费（评审费标准参照国天发字2014136 号文件执行），外单位评委需要填写身份证号码（台内人员可不填）。6、记录问题：报告人结束报告后，评委提问及报告人回答问题阶段，请记录（过程中可使用录音笔协助后期整理）。7、登记表评委签字：可提前打印一张登记表第五页，请评委签字，此页可复印至各研究生登记表。8、订餐工作：会期一天可为参会评委提供简餐，餐费标准遵照财务文件要求执行（参加开题进展研究生不提供用餐）。9、后续工作：报告结束完成登记表中的问题、意见、考核结果补登工作，并请考核小组组长签字；全部文件汇总后完成网络系统操作并于次年1月15日前交研究生部，同时可凭会议预算表、评审费签字单、会议签到表、开题进展报告通知、国家天文台会议室结算单、报销人中国工商银行卡号到研究生部打印财务报销单。10、其他说明：开题报告为1学分，进展报告为2学分。成绩区间为90-100分为优秀，80-89分为良好，60-79分为合格，59分及以下为不合格。如有任何疑问，请随时致电64877291咨询，联系人：艾华 。 因学术秘书工作琐碎，请细心完成，非常感谢您的支持与配合！国家天文台研究生部