标准文件管理规范.pdf

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1、金都集团标准文件管理制度编号： 金都集团企业管理标准 标准文件管理制度 修订页 历史制 / 修订纪要 制 / 修订时间制/ 修订摘要制/ 修订人核准者备注 本次制 / 修订说明 编制 / 修订原因说明： 为规范公司所有企业标准文件控制流程和要求，特制订本制度。 原章节号现章节号修订（内容）说明修订人 / 时间 签名 / 日期 制修订人 /日期： 制修订部门负责人审核/日期： 人力资源部审核意见/日期：相关部门会签/日期： 总经理审批意见： 注：本办法审批流程：编/ 修订部门会签（公司各部门）审核（总助）审批（总经理） 企业标准文件管理办法 第一条总则 1.1 制订目的 规范公司所有企业标准文件

2、的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之 得到有效控制，特制定本制度。 1.2 适用范围 本制度适用于金都集团各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3 管理部门 人力资源部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属人力资源部。 1.5 制、修、废 本规定由人力资源部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。 第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门 人力资源部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或 争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见企业管 理标准清单。

3、 2.2 流程管理部门 人力资源部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标 准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实 有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件 规定公司各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复 使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式，具有相 对的稳定性。 第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括 3.2.1 质量管理标准文件及外来文件: 办

4、公室为流程管理部门，纳入管控体系文件。 3.2.2 企业管理标准文件 : 指公司层面的企业制度类文件，办公室为流程管理部门，并进行异常 文件的处理，文件编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3 业务开发管理标准文件 : 指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流 程管理部门； 3.2.4 销售运营管理标准文件：指物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流 程管理部门。 3.2.5 物控管理标准文件：指物品购销记录文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部 门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1 质量、业务拓展标准文件、经营管理

5、标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废 止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2 行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见档案管理制度。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1 标准文件的制 / 修订、审核、会审、会签及审批。 3.4.1.1 人力资源部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作。 3.4.1.2 企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照 企业管理标准文件模 板编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程。 3.4.1.3 企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交人力资源部 审核。 3.4.1.4 人

6、力资源部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。 审核通过后， 报公司总 经理审批后实行。 3.5 企业管理标准清单内 / 外批准发布的文件流程 适宜 审核 批准 发布实施 YES 文件编制 /更改 继续 实施 不适宜 回收或销毁逾期文件 NO 定期 /不定 期评审 3.5.1 企业标准文件的编号、发布、稽查 3.5.2.1 经审批后，人力资源部负责企业标准文件编号，原则按企业标准文件编码规则执 行。文件正式下发后，各流程归口管理（起草）人员、人力资源部负责存档电子版。 3.5.2.2人力资源部负责组织相关人员稽查跨部门企业标准文件的执行情况，评审文件的适宜 性和有效性； 文件归口管理部

7、门稽查本部门内部文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性。 3.5.2 企业标准文件的更改、新增和取消。 3.5.2.1企业标准文件更改后须换版重新发布。 如文件的更改内容仅涉及到格式的转换、文字的部分调整或增加、删减内容对流程运作不产生 实质性影响等更改，由部门提出申请，经人力资源部同意，对文件进行修订，修订后的文件须 经人力资源部审核，但可以不再经相关部门会签、审批等，直接由人力资源部替换原文件。修 订后的文件从修订再发布的实施日期开始生效。 3.5.2.2 文件新增和取消 若需新增或取消文件，则由相关部门申请并提交人力资源部审批后或由人力资源部直接提案， 对企业管理标准文件清单予以新增或

8、取消。若文件不再适宜企业管理运作要求，需将文件取消 或合并，则由相关部门提交申请或人力资源部提案，经人力资源部审核并报总经理审批后，对 原文件撤消，其文件同编号一同撤消。 3.5.3 文件评审和修订要求 文件归口管理部门每年至少对文件评审一次。在以下情况（但不限于）应组织相关部门对企业 标准文件进行评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。 组织结构发生重大调整时； 流程发生重大调整时； 相关部门提出流程调整申请时。 3.5.4 企业管理标准文件的实施与稽查 3.5.4.1分类统一发文 企业管理标准文件以人力资源部公布的版本为唯一有效版本，各部门须严格按本标准编制发放 企业标准文件，同时

9、各相关部门要保证文件的使用处存有有效版本。 3.5.4.2 存档 文件归口管理部门存档电子版本。人力资源部存档电子版并视情况予以共享。 3.5.4.3 文件执行 实际业务部门操作流程要求要与企业标准文件规定相符。 3.5.4.4文件修订 如业务流程调整，应及时与相关归口责任部门沟通，并对相关文件进行修订；在同一年度内对 现有文件进行修订时，文件标题不能改变（改变文件标题参照“文件新增和取消”） ，修订后的 文件需重新进行审批，不在同一年度内对现有文件进行修订时，可改变文件标题（改变文件标 题参照“文件新增和取消” ） ，修订后的文件需重新进行审批，修订文件编号规则为：在不改变 顺序编号的前提下

10、，更新版本号。 第四条表单控制要求 4.1 表格的形式 书面表格；电子文本表格； 4.2 表单的编号 各类表单的编号按表单编码规则原则进行编号。 4.2.2 所有表单须在其右下角注明编码、版次、实施日期。 4.3 表单的更改、新增和取消 4.3.1 各部门根据实际运作情况，可对现行使用的各类表单提出新增、修改要求。新增、修改 的样表，经部门负责人签名认可后提交人力资源部审核，人力资源部对其确认并做好记录、编 号、换版发布。 4.3.2 表单不适用时，各部门文件管理人员可经部门负责人签名认可后向人力资源部提出取消 表格申请，经人力资源部确认后，取消原有的表格及表格编码；文件管理人员应及时（1 天

11、内） 通知各相关使用部门不再使用已取消的表格清单。 4.4 表格的管理 4.4.1 各部门负责部门内部表单的备份与更新。 4.4.2 各部门对部门表单版面、编号的唯一性负责。 第五条 附则 5.1 附件 附件 1： 企业管理标准清单 附件 2： 企业管理标准文件模板 附件 3： 企业标准文件编码规则 附件 4： 表单编码规则 5.2 颁布实施 本制度自 20 年月日起施行。 附件 1： 企业管理标准清单 序号文件名称发布日期发文号流程类别 1 企业标准文件管理办法经营管理类 2 经营计划管理制度经营管理类 3 月度重点工作计划与推进管理制度 经营管理类 4 人事管理制度人力资源类 5 考勤管理

12、制度人力资源类 6 招聘管理制度人力资源类 7 培训管理制度人力资源类 8 劳动合同管理制度人力资源类 9 奖惩管理制度人力资源类 10 薪资管理制度人力资源类 11 考核管理制度人力资源类 12 晋升（降级）管理制度人力资源类 13 会议管理制度行政管理类 14 公文管理制度行政管理类 15 驾驶员及车辆使用管理制度行政管理类 16 档案管理制度行政管理类 17 宣传报道管理制度行政管理类 18 行政后勤用品管理规定行政管理类 19 印章管理制度行政管理类 20 公司特岗工装管理制度行政管理类 21 6S管理规定行政管理类 22 合理化建议管理制度行政管理类 23 财务框架及流程制度财务管理

13、类 24 员工借款、报销管理制度财务管理类 25 财务印章管理制度财务管理类 26 公司差旅管理制度财务管理类 27 笔记本电脑使用管理制度财务管理类 28 固定资产管理制度财务管理类 29 移动电话话费报销管理制度财务管理类 30 销售管理制度销售管理类 31 库房管理制度销售管理类 32 技术推广管理办法销售管理类 33 采购管理制度物控管理类 34 网络信息管理制度物控管理类 附件 2： （文头名称所在行行距1.5 行，段前一行） （页眉宋体，小五号字） （页边距上2.2CM，下 2.2CM，居中） 公司企业管理标准 YY/ XX XX XX XXXXa XXXXXXXXXXXXXXX

14、修订页 历史制 / 修订纪要 制/ 修订时间制/ 修订摘要制 / 修订人核准者备注 （宋体小初字，行间距为段前一行） （宋体，四号字） （黑体加粗，一号字） （宋体，五号字，加黑）（黑体，小三号字） XXXX XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXX 本次制 / 修订说明 编制 /修订原因说明： XXXXXXXXXXX。 原章节号现章节号修订（内容）说明修订人 / 时间 XXX XXX XXXXXX 签名 / 日期 制修订人 /日期：制修订部门负责人审核/日期： 流程管理部门审核意见/日期：相关部门会签 /日期： 总经理审批意见： 备注： 本办法审批流程：制修订（ XXX ）会签（各部

15、门）审核（总助）审批（总经理） XXXXXXXXXXX 第一条总则 1.1 制订目的 XXXXXXXX （黑体，小四号字） （黑体，三号字） （间距 18 磅） （宋体，小四号字） （宋体，小四号字） 1.2 适用范围 XXXXXXXXXX 1.3 管理部门 XXXXXXXXXX 1.4 解释权 XXXXXXXXXX 1.5 制、修、废 XXXXXXXXXX 第二条XXXXXXXX 2.1 XXXXXXXXXX 2.1.1XXXXXXXXXX 2.1.2XXXXXXXX 2.2 XXXXXXXX 2.2.1XXXXXXXX 2.2.2 XXXXXXXX 2.2.2.1 XXXXXXXX 第三条

16、 附则 3.1 XXXXXXX 3.2XXXXXXX 3.3 本制度自 XXXX 年 XX 月 XX 日起施行。 附加说明：本办法由XXX 制定并解释； 本办法主要修订人为XXX ； 本办法自签发后生效实施； 附件 3： 企业标准文件编码规则 1 企业管理标准编号的基本原则 每一份企业标准只有唯一编号。 直接采用外来标准不编企业编号；但应列入企业的文件汇总表内，统一管理和使用。 2 企业管理标准编号的方法及表达形式 （宋体，五号字，上下加横线） （宋体，小四号字） 注：（段落间距为 1.25倍） 完整的企业管理标准编号格式如下： 如:XQ/GL00012010a 企业代号：用字母“ XQ ”代

17、表“ * 有限公司”。 部门代号：用字母“ GL ”代表“人力资源部”，部门代号表示见下表。 人力资源部财务部业务拓展部销售经营部物控部 GL CW YT XS WK 职能标准代号用阿拉伯数字表示（见表2），标准顺序号与职能标准之间用小圆点“”分开。 编号的末尾为批准年代号，用短横线“”与标准顺序号分开。 标准修改时，其编号只修改年份，其余代号不变，在原标准编号位置上写新编号，下边写被代 替编号（即原标准编号）。若在同年内更改，则在年代号后面用a、b、c 等做标记以示区别。 表 2 职能标准名称编号 经营管理标准 人力资源管理标准 行政管理标准 财务管理标准 销售管理标准 业务拓展管理标准 物控管理标准 00 01 02 03 04 05 06 附件 4： 表 单 编 码 规 则 1 编码原则： 如：行政管理类：“XQ-X02-2010a ” ； XQ XQ / GL 00 01 2010 a 企 业 代 号 部 门 代 号 职 能 标 准 代 号 顺 序 号 年 份 号 版 本 号 公分流年版 司类水份本 代码号 码 2 分类码： 经营管理类行政管理类人力资源类财务类业务类销售类物控类其它类 G X R C Y S W T 注：如版本号至 z 后再修订，则在第一位后续加一位用a、b、c 等做标记以示区别。