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1、摘要本文以材料采购管理信息系统为背景，从实际工作出发，在分析目前本单位采购管理中存在的问题的基础上，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，开发了一套材料采购管理信息系统。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.关键字：材料管理；采购管理信息系统 ;业务流程图 ;数据流程图 ;E-R图名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 16 页 -目录1 系统开发背景与调查结果,1 1.1 开发背景,1
2、1.2 调查结果,1 1.2.1 现行系统的组织结果及工作任务,1 1.2.2 现行系统的业务流程及概况,1 1.3 系统规划,3 2 系统分析,3 2.1 系统目标,3 2.2 数据流程图,3 2.3 数据字典,5 2.4 E-R 图,8 3 系统设计,11 3.1 系统功能模块图,11 3.2 系统硬,软件配置,11 3.2.1 硬件配置,11 3.2.2 软件配置,11 3.3 输入设计,12 3.3.1 订货单,12 3.3.2 入库通知,12 3.3.3 供应商错误改正,13 3.4 输出设计,13 3.4.1订货单,13 3.4.2 缺货单,13 3.5 系统 HIPO图,14 4
3、 参考文献,14 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 16 页 -正文作为企业而言，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入，输出的动态过程。在这个过程，销售流程，从物流的角度看，最初的采购流程运行得成功与否将直接影响到企业生产，销售最终产品的定价情况和整个供应的最终获利情况，换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.一系统开发背景与调查结果1开发背景本系统
4、针对企业的采购业务而设计,该公司接受客户定单,查清库存后编制缺货单,由采购员汇总缺货情况和供应商情况确定采购数量.收到供应商提供的材料如符合要求,则放入库存,如不符合要求,则退回给供应商.2调查结果(1)现行系统的组织结果及工作任务采购科的任务是，对缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，并发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。（2）现行系统的业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图1 所示。1 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-
5、第 3 页，共 16 页 -2 缺货通知单D3 D4 采购单P1 按厂家汇总D5 提货通知单P3 核对S3 供应商P5 登记入帐D6 应付帐款S4 财务科S2 仓库管理员P4 采购单留底B1 编制报表图 1 系统业务流程图S1 采购员D2 库存帐D1 订货单P2 确定订货量名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 16 页 -3，系统规划（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。（2）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。(3)改善订货策略.二，系统分析1,系统目标(1)人力和设备费用的减少;(2)处理速度的
6、提高;(3)降低采购成本;(4)决策科学性的提高;(5)人员利用率的提高.2,数据流程图本系统的顶层数据流程图如图2 所示，二级数据流程图如图3 所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总缺货单,再编制订货单交给供应商。对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商。3 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 16 页 -4 缺货单仓库管理员S2 缺货单到货单P1 采购处理订货单供货单图 2-第一层数据流程图采购员S1 供应商S3 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 16 页 -3,数据字典5 F1 缺货P1.
7、2 编制订货单F2 F3 F4 订货单S3 供应商D1 厂商名录D2 订货单文件F6 F7 P1.3 核对订货单F10 F11 F12 P1.5 发到货单F13 到 货情况F8 D应付款明细帐F9 P1.6 改建库存帐F14 F15 D4 进货帐F5 图 3-二级数据流程图P1.4 建应付帐款P1.1 按货物汇总D1 库存文件名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 16 页 -数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表1 所示）、数据存储字典（如表 2 所示）、数据处理字典（如表3所示）三类。总编编号名称来源去向所含数据结构1-01 F1 缺货单S1 P
8、1.1 缺货单号,货物代码,数量,日期1-02 F2 货物数据P1.1 P1.2 货物代码,供应商号,型号，名称,单价1-03 F3 供应商数据D1 P1.2 供应商号,名称,地址,联系电话1-04 F4 订货单P1.2 S4 订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-05 F5 库存数量D3 P1.2 货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期1-06 F6 订货单P1.2 S4 订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-07 F7 订货单D2 P1.3 订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-08 F8 订货单P1.3 P1.4 订单号,客户号,货物代码,订单量
9、,日期,订单金额1-09 F9 应付数据D5 P.4 应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额1-10 F10 供货单S4 P1.3 供货单号,货物代码,订货单,数量,金额1-11 F11 错误供货单P1.3 S4 错误供货单,货物代码,订货单,数量,金额1-12 F12 供货单P1.3 P1.5 供货单号,货物代码,订货单,数量,金额1-13 F13 到货单P1.5 S1 到货单号,供货单号,货物代码,订货单,数量1-14 F14 库存数据P1.6 D3 货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期1-15 F15 入库单P1.5 D4 入库单号,供应商号,仓位号,货物代码,日期6 名师资料总结-
10、精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 16 页 -表 1 为数据流字典，此处仅对F1 作如下解释，数据流F1（见图 3）是仓库管理员S2 提出的缺货单，它的去向是按货物汇总P1.1，在 F1 中包含如下信息：缺货单号,货物代码,数量,日期。F2、F3,F15 均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。总编号编号名称输入数据流输出数据流所含数据结构S-01 D1 厂商名录F3(P1.2)供应商号,名称,地址,联系电话S-02 D2 订货单文件F6(P1.2-D2)F7(D2-P1.3)订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额S-03 D3 库存文件F14(P1.5-D
11、3)F5(D3-P1.2)货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期S-04 D4 进货帐F15(P1.5-D4)入库单号,供应商号,仓位号,数量,日期S-05 D5 应付款明细帐F9(D5-P1.4)应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额表 2-数据存储字典表 2 为数据存储字典，均以D 表示。此处仅对D1 进行解释，其余类推。D1（见图 3）为厂商名录，它是用来记录厂商情况的。将数据流F3 写入 P1.2（编制订货单）。D1 包含如下信息：供应商号,名称,地址,联系电话。7 表 1-数据流字典名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 16 页 -总编号编号名称输入处理逻辑
12、情况输出P-01 P1.1 按货物汇总F1 根据缺货单和供应商情况编制订货单F2 P-02 P1.2 编制订货单F2,F3 汇总缺货单,确定缺货数量F4,F6 P-03 P1.3 核对订货单F7,F10 核对订货单,确定供应商,检验到货单F8,F11,F12 P-04 P1.4 建应付款帐F8,F9 根据订货情况和应付款明细帐建应付款帐P-05 P1.5 发到货单F12 根据收到的货物发到货单F13 P-06 P1.6 改库存,建帐根据出，入库文件改库存,建帐F14,F15 表 3-数据处理字典表 3 为数据处理字典，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1（按货物汇总）为例（见
13、图 3），根据缺货单和供应商情况编制订货单。凡是图 4 中方框都代表处理，以 P 为代表。4，E-R 图如图 5,图 6所示,一下为本系统的 E-R 图.8 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 16 页 -仓库管理员(管理员号,姓名，性别,仓库号,年龄)采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)缺货(管理员号,采购员号,货物代码)9 仓库管理员管理员号姓名性别仓库号年龄M 缺货N 采购员采购员号姓名性别采购单号年龄货物代码E-R 图 4 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 16 页 -采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)采购
14、处理(采购员号,供应商号,订货单号)供应商(供应商号,名称,地址,联系电话)10 采购员采购员号姓名性别采购单号年龄采购处理M 订货单号N 供应商供应商号名称地址联系电话E-R 图 5 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，共 16 页 -三，系统设计1系统功能模块图2.系统硬,软件配置A.硬件配置三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。打印机。适配器、电缆等其它网络配件。IC 卡读卡器B.软件配置汉字多用户操作系统。11 采购管理供应商管理缺货管理订单管理图 6-采购科管理功能图名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 16 页 -汉字 dBAS
15、E数据库系统。企业报税专用软件.其他应用软件3,输入设计输入的数据有三种，分别为订货单、入库通知和供应商错误改正。分别描述如下：(1).订货单来源采购部媒体卡片（每张订单上的每种货物各占用一张卡片）字段采购代码（八位数字型）商品代码（八位数字型订货数量（六位数字型）厂方代码（六位数字型）单价（八位数字型一两位小数）估计卡片数量每天平均1 600 张每天最多 2 500 张(2).入库通知来源库房媒体卡片（每到一种货物占用一张卡片）字段商品代码（八位数字型）12 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 16 页 -数量（六位数字型）厂方代码（六位数字型）订单发出日期（六位
16、数字型）估计卡片数量每天平均800 张每天最多 1 500 张(3).供应商错误改正来源所有供应商媒体卡片字段由负责改错工作的程序员设计（也包括盘点后的实际库存的输入）4,输出设计(1).订货单去向供应商。形式传真顺序依订货单代号排序。(2).缺货单去向一采购员形式打印。顺序依缺货单排序。13 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 16 页 -5，系统 HIPO图系统的 HIPO图如图 7 所示：以上完成的是百货商店业务结构管理信息系统的系统分析和系统设计工作。五、参考文献(1)许晶华 .管理信息系统 G.华南理工大学出版社 .2003(2)李东著 .管理信息系统的理论与应用.北京:北京大学出版社,2002(3)邝孔武 .信息系统分析与设计 .北京:清华大学出版社,1999 14 订单处理输入处理输出读库存文件输入订单输入订单项目订单校验确定能否订货处理缺货订单处理可供货订单编辑备货单打印备货单记录缺货项目存储缺货项目修改库存量记录可供货项目图 7 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 16 页，共 16 页 -