建立员工资料库.ppt

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1、第四章 建立員工資料庫,主題介紹 員工資料表 員工基本資料檔 員工特休年資計算表 員工請假特休統計表,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱 4-1-2 插入註解 4-1-3 編輯註解 4-1-4 複製註解 4-1-5 自訂頁首資訊 4-1-6 隱藏工作表 4-1-7 取消隱藏工作表,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱 建立範圍名稱可將特定範圍事先給一個名字，等到要使用參照位置時，再直接予以套用,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,結果,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍

2、名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,結果,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱,TIPS,4-1 員工資料表,4-1-1 建立範圍名稱 執行儲存格格式指令，切換到數值標籤，就能了解儲存格自訂的數值格式喔！,4-1 員工資料表,4-1-2 插入註解,4-1 員工資料表,4-1-2 插入註解,出現註解方塊，在插入點之後輸入文字,4-1 員工資料表,

3、4-1-2 插入註解,結果,4-1 員工資料表,4-1-2 插入註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,結果,4-1 員工資料表,4-1-3 編輯註解,放開滑鼠則完成修改註解格式,4-1 員工資料表,4-1-4 複製註解,4-1 員工資料表,4-1-4 複製註解,4-1 員工資料表,4-1-4 複製註解,結果,4-1 員工資料表,4-1-4 複製註解,4-1 員工資料表,4-1-

4、5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,結果,結果,4-1 員工資料表,4-1-5 自訂頁首資訊,結果,完成圖,4-1 員工資料表,4-1-6 隱藏工作表,結果,4-1 員工資料表,4-1-6 隱藏工作表,完成圖,4-1 員工資料表,4-1-7 取消隱藏工作表,結果,4-1 員工資料表,4-1-7 取消隱藏工作表,完成圖,4-1 員工資料表,完

5、成圖,4-1-1 4-1-2 4-1-3 4-1-4 4-1-5 4-1-6 4-1-7,回範例步驟,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別 4-2-2 使用表單輸入資料 4-2-3 自動搜尋資料（薪酬管理） 4-2-4 自訂條件篩選,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別 身份證字號英文字母後方第一位數字代表著持有人的性別 如果是1表示男性 如果是2表示女性 我們可以利用這個特性，加上函數的協助，只要輸入身份證字號後，就能自動判定性別,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別 文字函數 LEFT()函數 RIGHT()函數,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動

6、判斷性別 文字函數 LEFT()函數 語法： LEFT(text,num_chars) 說明：傳回文字字串中，從左邊第一個字元算起，傳回到您指定數值長度的所有字元 RIGHT()函數 語法： RIGHT(text,num_chars) 說明：傳回文字字串中，從右邊最後一個字元算起，傳回到您指定數值長度的所有字元,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別 範例公式 =IF(RIGHT(LEFT(身份證字號欄位,2),1)=1,男,女) 假設身份證字號為A121212121，依上述公式推論： LEFT(A21212121,2)A1 RIGHT(A,1)1 IF(1=1,男,女)男,4-2

7、員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-1 自動判斷性別,4-2 員工基本資料檔,4-2-2 使用表單輸入資料 可是EXCEL只要執行一個指令，就可讓您擁有表單式的輸入環境,4-2 員工基本資料檔,4-2-2 使用表單輸入資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-2 使用表單輸入資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-2 使用表單輸入資料,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-2 使用表單輸入資料,工作表中新增一筆員工資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自

8、動搜尋資料 使用自動篩選的功能，輕鬆尋找當月壽星，而且自動篩選功能不只能執行單一條件篩選，還可以設定多重條件的篩選工作 （薪酬相关）,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-3 自動搜尋資料,4-2 員工基本資料檔,4-2-4 自訂條

9、件篩選 EXCEL的自動篩選功能還提供自訂條件的篩選,4-2 員工基本資料檔,4-2-4 自訂條件篩選,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-4 自訂條件篩選,4-2 員工基本資料檔,4-2-4 自訂條件篩選,結果,4-2 員工基本資料檔,4-2-4 自訂條件篩選,4-2 員工基本資料檔,完成圖,4-2-1 4-2-2 4-2-3 4-2-4,回範例步驟,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 4-3-2 定義範圍名稱 4-3-3 範圍名稱的應用 4-3-4 ISERROR()函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 NOW( )函數 TODAY( )

10、函數 YEAR ( )函數 MONTH ( )函數 DAY ( )函數 DATE ( )函數,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 NOW()函數 語法：NOW() 此函數沒有引數 說明：目前日期與時間的序列值 將1900年1月1日這一天的設定為1，根據目前日期距離1900年1月1日有幾天而逐一增加,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 TODAY()函數 語法：TODAY() 此函數沒有引數 說明：目前日期的序列值 TODAY()函數與NOW()函數類似，但 TODAY()函數只會傳回小數點左邊整數的部分，也就是只有日期，沒有時間,4-3 員工特休年資計算

11、表,4-3-1 日期函數的應用 YEAR() 函數 語法：YEAR (serial_number) 說明：傳回日期格式儲存格代表年份。（年份需是介於1900 到9999 之間的整數） MONTH() 函數 語法：MONTH(serial_number) 說明：傳回日期格式儲存格代表的月份。（月份數為介於1到12之間的整數）,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 DAY() 函數 語法：DAY(serial_number) 說明：傳回日期格式儲存格代表的天數。（天數為介於1到31之間的整數） DATE() 函數 語法：DATE(year,month,day) 說明：特定日期的序

12、列號碼,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 範例公式 YEAR(NOW()-YEAR(到職日期)-IF(到職日期=DATE(YEAR(到職日期),MONTH(NOW(),DAY(NOW(),1,0),4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 假設到職日期為2000/9/1，電腦系統當天日期的序列值為38208 YEAR(NOW()YEAR(38208) 2004 YEAR(2000/9/1) 2000 原則上年資200420004 使用IF()函數判斷式，來判斷工作是否滿4年,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用 當月份數值12時，自動在年數

13、加上1年；而天數當月的最大日時，也會自動在月份加上1個月 DATE(YEAR(2000/9/1),MONTH(NOW(),DAY(NOW()DATE(2000,8,9)2000/8/9 IF(2000/9/1=2000/8/9,1,0) 1 因此實際年資應該413已滿三年但未滿四年，以三年計算,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算

14、表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,結果,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,結果,4-3 員工特休年資計算表,4-3-1 日期函數的應用,拖曳填滿下方儲存格,4-3 員工特休年資計算表,4-3-2 定義範圍名稱 資料範圍是兩欄以上或是一個表格，就必須使用定義範圍名稱的方法,4-3 員工特休年資計算表,4-3-2 定義範圍名稱,4-3 員工特休年資計算表,4

15、-3-2 定義範圍名稱,結果,4-3 員工特休年資計算表,4-3-2 定義範圍名稱,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應用 需要參照資料範圍時，若直接選取範圍儲存格，必須注意參照位置，使用範圍名稱能輕易解決 範例公式 =VLOOKUP(年資欄位,特休天數,2,1),4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,說明,結果,4-3 員工特休年資計算表,

16、4-3-3 範圍名稱的應用 特別注意 VLOOKUP()函數的第四個邏輯值引數，平常我們會使用0，代表著要找到完全符合的條件值；可是特休天數的年資是一個級距，因此，將引數設為1，也就是在有排序的情況下，找出最接近的條件值,上一頁,4-3 員工特休年資計算表,4-3-3 範圍名稱的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用 ISERROR()函數 語法：ISERROR (value) 說明：根據Value值傳回 TRUE 或 FALSE Value指的是任何一種錯誤值如：#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL

17、!,函數範例,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用 函數範例 ISERROR(A2)所傳回的值為TRUE ISERROR(B2)所傳回的值則為FALSE,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用 修正計算特休天數的公式，先利用ISERROR( )測試計算出來的特休天數是否為錯誤值，若出現錯誤值時，特休天數則顯示為0 範例公式 =IF(ISERROR(VLOOKUP(年資,特休天數,2,1),0,VLOOKUP(年資, 特休天數,2,1),4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用 範例公式 =IF(ISERR

18、OR(VLOOKUP(F26,特休天數,2,1),0,VLOOKUP(F26, 特休天數,2,1) VLOOKUP(F26, 特休天數,2,1)#N/A ISERROR(#N/A)TRUE IF(TRUE,0, #N/A)0 因此G26儲存格則會出現0天,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用,結果,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()

19、函數的應用,TIPS,完成圖,4-3 員工特休年資計算表,4-3-4 ISERROR()函數的應用 每一個函數都有一組( )引號作為函數引數的起迄標示，遇到輸入多重函數時，引號的顏色就是判定的依據 以範例公式為例，IF()函數引號為黑色，ISERROR()函數引號為紫色，VLOOKUP()函數引號為綠色,4-3 員工特休年資計算表,完成圖,回範例步驟,4-3-1 4-3-2 4-3-3 4-3-4,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表 4-4-2 分頁欄位的運用,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表 樞紐分析表可以將EXCEL工作表中的資料，彙整統計成簡單明瞭分析表

20、,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,結果,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,結果,4-4 員工休假統計表,4-4-1 使用樞紐分析表,4-4 員工休假統計表,4-4-2 分頁欄位的運用,4-4 員工休假統計表,4-4-2 分頁欄位的運用,結果,4-4 員工休假統計表,4-4-2 分頁欄位的運用,結果,4-4 員工休假統計表,4-4-2 分頁欄位的運用,完成圖,4-4 員工休假統計表,完成圖,4-4-1 4-4-2,回範例步驟,