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1、实施ISO9001:2000国际质量管理体系系列谈ISO9001:2000国际质量管理体系全面运行时容易出现的困惑、疑虑及其解析（三） 困惑与疑虑之三：实施ISO9001:2000国际质量管理体系，是否会使工作更为繁琐？会不会降低工作效率？必须正视一个现实：全面深入地实施ISO9001:2000国际质量管理体系后，公司与质量有关的所有岗位都将纳入科学、严格而规范的管理之中，各项工作都要符合程序要求与质量标准，并且要有实时、准确、全面的质量记录，还要按要求进行相关数据的分析与传递，所以，如果以前某些岗位或环节质量管理不够规范，那么，这些岗位与环节应做的工作就要多比以往更多一些，更细一些。令人欣慰
2、甚至可喜的是创世纪公司过去就一直坚持严格而卓有成效的质量管理，同时很快向ISO9001:2000国际质量管理体系标准靠拢，并且依靠严格的质量管理、优良的种子质量树立了良好的企业形象，赢得了经销商与农户的广泛好评。因此，绝大部分岗位与环节的工作，已经为公司全面实施ISO9001:2000国际质量管理体系打下了坚实的基础。对于绝大部分部门与岗位来说，完全可以实现已有的质量管理模式向ISO9001:2000国际质量管理体系的过渡，很快适应新的形势与要求。所以，在全面、深入实施ISO9001:2000国际质量管理体系的过程中，为了使公司质量管理体系充分发挥作用并得到持续改进，与过去相比，我们确实要做更
3、多并且更加全面、深入、细致的工作，但我们也确实具备做好这些工作的经验、能力与条件，完全可以保证公司质量管理体系的高效运行以及各项质量活动的顺利开展。值得注意的是，面对数十份质量管理体系文件以及与之相应的上百份质量记录表格，一些员工担心自己能不能完全、准确地记住这么多程序与标准，工作中会不会出现疏忽或遗漏，填写、报送质量记录会不会大幅度地增加工作量，会不会降低工作效率。开始实施ISO9001:2000国际质量管理体系的时候，出现这种担忧是正常的。以前，我们在其他企业工作时，就遇到过这种现象，面对厚厚一摞质量管理体系文件，一张又一张的质量记录，大家“如临大敌”；第一次内审前，人人手里拿着文件记忆、
4、背诵，拿着质量记录“审视”、“端详”，及时一些内容早已背诵得滚瓜烂熟，但还是唯恐有一点闪失或疏漏，甚至为此吃不香、睡不着，公司领导进行反复解释，减轻大家的思想压力，但收效甚微，大家像上足了发条的机械闹钟，或者是已经在高速公路上飞快行驶的汽车，一开始运转，就难以停下来。等到这一体系正常运转一段时间，大家对这一体系的内容、实质以及实施要点有了充分的认识与足够的实践后，一切才回归了自然，做到了思想上高度重视，行动上井然有序。如今，我们重新审视曾经出现的这些“紧张局面”，从积极的一面来看，这一现象表明大家对实施ISO9001:2000国际质量管理体系的高度重视，但从另一方面来看，造成如此恐慌，也大可不
5、必。作为一套完整、严谨的管理制度，公司质量管理体系文件的涉及范围肯定很广泛，对于各个工作程序及其细节的描述肯定很细致，对于各个环节的质量要求肯定很具体，因此，文件的总体容量也就比较大，各类文件以及相关的质量记录也就比较多。然而，面对这样多的质量管理体系文件与质量记录，我们应该结合自己的工作实际区分对待，适当把握。公司质量管理体系文件中，有一部分是各个岗位都必须熟练记忆与掌握的，如质量方针、质量目标以及质量手册中的其它内容；有一部分是自己岗位必须记忆、领会与掌握的，如本岗位的操作程序等；有一些是其它岗位必须领会与掌握的，自己所在岗位的工作人员只作一般性的了解，在与这些岗位进行工作对接时，注意接口
6、衔接符合规范即可。质量记录也是一样，公司有上百份的质量记录，但具体到某一个工作岗位来说，肯定要少得多了，而且，就本岗位应填制的质量记录来说，很多也是随着工作进程而设置的，具有较强的阶段性特征，到了规定的时间，我们才使用这些质量记录，这样一来，貌似众多、繁琐的质量记录，实际上被各个工作岗位以及不同的工作阶段摊薄。也就是说，具体到某一个人、某一阶段来说，填制、传递质量记录的压力并不很大。另外，需要指出的是，应该记忆与掌握的质量管理体系文件，就必须随时记忆、领会、掌握并经常温习，质量记录也应该按照文件规定随时填写，养成不积累问题、不积压工作的好习惯，再加上大家对公司及本部门、本岗位的各项质量活动一定
7、会越来越熟悉，自然可以做到从容不迫、稳扎稳打、井然有序，并且能够高效率地完成质量管理体系文件要求的各项工作，这样一来，那些起初关于实施ISO9001:2000国际质量管理体系的不应有的忧虑、压力乃至烦躁，也就随之释然，不复存在了。其实，ISO9001:2000国际质量管理体系的实施，在很大程度上，可以提高工作效率，并且能够有效地减轻或消除由于管理的盲目性、随意性和权责的不确定性而导致的繁乱与压力。举一例说明，以前我们在一些企业中经常见到这样一些情形：什么时候，进行哪些内容的数据调查，公司没有明确的规定，工作人员完成阶段性任务，开始离开制种基地调休，突然，公司认为非常有必要调查一些很重要的数据，
8、于是赶快通知驻外技术人员。当时，手机等通讯工具远远不及现在这样普及，在此之前，公司也没有要求大家完全按照调查内容开展工作并记录、积累相关资料，于是，大家的匆忙与繁乱可想而知；由于工作程序与权责没有明确的规定，一些工作环节被疏忽了，或者长期无人具体落实，出了问题，再花很大气力进行弥补，并且无法追究责任。扎扎实实、全面深入地实施ISO9001:2000国际质量管理体系后，这些企业曾经存在的上述现象得到了明显的遏止，哪些岗位甚至哪一位员工、什么时候、做什么事、怎样做、工作标准是什么、谁来配合、怎样追溯、如何区别优劣等，都有了明确的规定，经过一段时间的适应后，大家逐渐将这些规定转化成了工作习惯，大家按
9、程序与要求开展工作，不推诿，不扯皮，不延误时间，不降低工作要求，全心全意、保质保量地完成工作任务。比如：工作接口的质量记录，刚开始时往往被认为是最繁琐的，大家经常为此抱怨、头痛，但经过一段时间的学习、适应与磨合后，我们却经常见到员工在遇到工作接口时主动衔接、主动索要质量记录进行记载并进行分析、主动协调解决工作中的问题等现象，而没有见到他们再有“如临大敌”的感觉以及由此而产生的忙乱与抱怨；工作质量、管理水平提高了，工作效率不但没有降低，反而提升了许多。另外，公司在制定与修订质量管理体系文件时，也有必要在遵循ISO9001:2000国际质量管理体系各项要求的前提下，尽可能地结合质量管理的实际，充分考虑各个程序及其工作标准的可操作性，使各项规定更加精炼，工作流程更加顺畅，操作方法更为便捷，能分解的分解，能合并的合并，能简练的简练，没有必要存在的则可以考虑予以取消与删除。当然，公司质量管理体系文件的完善，需要一个比较长的过程，必须基于反复的运作实践与持续改进，但是，我们相信，创世纪公司有信心也有能力使企业的质量管理体系更趋完善，大家从事各种质量活动的过程也自然会随之更加顺畅，工作效率也会逐步提高。