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1、编号： ITAT服规店字第11号（0602）电脑网络系统操作管理规范第一章 OA使用规范一、 确认分店用户帐户规范：75501_a01 75501表示店号，a表示店长，01表示第一个店长，如有离职后新入职店长申请为：75505_a 0X依此类推。75501_b01 75501表示店号，b表示主管，01表示第一个主管，如有多个主管，X可累计增加，离职申请为：75505_b0X依此类推。75501_c01 75501表示店号，c表示电脑管理员，01表示第一个电脑管理员，如有多个电脑管理员，X可累计增加，离职申请为：75505_c0X依此类推。75501_d01 75501表示店号，d表示会计，01
2、表示第一个会计，如有多个会计，X可累计增加，离职申请为：75505_d0X依此类推。75501_e01 75501表示店号，e表示导购，01表示第一个导购，如有多个导购，X可累计增加，离职申请为：75505_e0X依此类推。75501_f01 75501表示店号，f表示收银员，01表示第一个收银员，如有多个收银员，X可累计增加，离职申请为：75505_f0X依此类推。75501_g01 75501表示店号，g表示防损员，01表示第一个防损员，如有多个防损员，X可累计增加，离职申请为：75505_g0X依此类推。二、分店发件规范：1、所有发信人在邮件的正文部分必须采用如下格式：TO：某某CC：某
3、某FR：发信人署名2、多使用邮件的抄送功能。抄送主要指分店发信人可将该问题发给归口部门，同时可抄送给相关部门和主管领导。3、发送邮件时，必须填写邮件主题。从邮件的主题可以大致判断是何种问题。4、分店发送邮件时，若有问题需总部给予解决，应注明需总部答复时间。5、分店应根据实际情况确定邮件是否抄送到采集总监或营运总监。对于普通邮件直接发给归口部门，抄送商场管理部或其他部门即可；对于总部相关部门未能在分店要求的时间内给予反馈的，应立即重新发送邮件，抄送至总监级领导，请总监级领导给予协助解决。6、公共信件请分门别类的发送，不得在系统上制造垃圾邮件。三、分店收件规范：1、邮件根据重要、紧急程度分为高、普
4、通、低三级；2、店长、电脑管理员必须每隔1小时查看OA上是否有最新邮件。分店其他用户必须每天查看一次。3、分店对于收到的信件要进行记录，并分类登记（收发商品类、调价类、促销类、其它商品问题类、收发物料类、营运工作类、财务类、其它等）；分店设立收件记录本（巡店检查内容之一），对当日的信件进行记录，记录项目有发信人、邮件主题、要求反馈时间、记录人签名、问题处理情况、店长审核签名等。4、对于总部重要和紧急邮件需要处理的，分店应在收信的第一时间通过邮箱的“回复”功能给予回复反馈。5、对于公司下发的各项营运制度以及其他制度，分店在收到服务监督中心的知会后立即打印并组织相关人员学习并迅速实施。（巡店检查内
5、容之一）6、分店收到总部邮件后，应在指定的时间内按质按量完成，不允许应付、敷衍了事，对不明白的地方应在第一时间和总部相关人员取得联系进行核实确认。对实在不能完成的一定要在第一时间反馈并提供合理的解释。第二章 ERP系统操作规范一、ERP系统物流收发货流程：1、店间调拔及仓与店间调拔流程通过调拨进货，主管扫描，店长确认更新库存。2、对于供应商直送门店及直退供应商的操作流程：收供应商直送商品流程：2.1有采购单收货流程：收到供应商商品-到有采购单收货模块查询采购单-扫描-确认增加库存-填写门店物流反馈表发送至总仓2.2无采购单的收货流程：收到供应商商品-进入无采购单收货模块-选择发货店为A1、供应
6、商及员工代码-扫描商品-存盘确认不增加库存，收货明细自动上传到总部商品部-OA反馈到商品部-总部审核并通知门店所有补发的采购单号-进入有采购单收货模块-查询采购单、批次入货确认更新库存-填写门店物流反馈表发送至总仓附注： 无采购单收货模块、采购退货模块中发货分店位置均选A1总仓 供应商代码处需选择当前所收货品的供应商，若选择不对，系统会提示不是此供应商的商品。商品与供应商的对应关系可以在报表与查询-商品查资料查询中查得。 OA邮件反馈二、系统其他使用注意事项：为确保门店ERP系统 OA网络系统等正常运作，及时有效地对ERP系统提供技术支持，现制定以下规范：1 保证每天内部网络通畅，互联网通畅，
7、保持每台电脑病毒码的更新；各门店电脑WIN2K系统用户默认均是2000，不能更改密码，否则一旦各机2000用户密码不一致导致收银机与服务器网络不通2 督促OA系统使用者定期整理阅读OA信箱里的邮件，严禁在桌面上直接建立文件夹，桌面上已快捷方式的方法建立相关链接3 对新进人员系统的实操培训，严格规范其操作及注意事项，对离职人员ERP或OA系统帐号接交人及时更改密码，或停用。4 电脑网络收银等相关硬件设备的定期维护与保养，收银员每日清洁POS机等设备5 系统调拨进、出货的输入与确认，库存调整的输入、确认，盘点单的输入、确认一定有相关人员来完成，电脑管理员绝不允许参与业务上的任何操作，只提供技术支持
8、，一旦电脑管理员做了库存更新确认等业务操作，一经发现公司将直接开除该电脑管理员6 门店在每天营业开始必须确认POS系统上的时间是否与系统时间一致，不一致马上通知电脑管理员处理；收银员在清点钱箱时必须输入系统金额7 会员卡资料的修改必须在POS机上操作，在修改时一定要按照先输入卡号后回车再录入资料的方式。8 当收银机出现系统崩溃且情况相当紧急时，先用办公室电脑作收银应急用，然后再通知总部电脑网络中心后再作处理，安装恢复系统之前一定要把D:icnetsvr或D:icpos目录全部拷贝到E盘.附件：供应商直送门店收货流程图供应商到货进入有采购单收货模块中确认是否有此商品采购单？扫描核对无误后存盘，由
9、店长确认更新库存填写门店物流反馈表并发送至总仓。收货完毕收发差异及处理有单无单与商品调度中心联系，确认是否无采购单与电脑网络中心联系，重发采购单进入无采购单收货选择收货门店A1及相应供应商扫描核对无误后存盘并由店长确认（系统不更新库存）添加OA反馈信息至商品调度中心。并会收到商品调度中心生成的新采购单号进入有采购单收货中查询采购单并批次入库，店长确认更新库存。填写门店物流反馈表并发送到总仓。有单在有采购单收货中找出相应采购单无单对于有采购单货品出现少数不能扫描的货品，也可做无单收货，但在物流反馈中必须详细注明原因。第三章 门店各级操作人员系统操作内容请各位仔细阅读此要求，不得将本职工作交由他人
10、处理，由此导致的后果自负。一、 早班收银员1、 主机营业开始（早班店长/主管）2、 POS机营业开始3、 POS机销售开始，进入销售界面4、 正常销售5、 POS机销售退出二、晚班收银员1、 POS机销售开始，进入销售界面2、 正常销售3、 POS机销售退出4、 POS机营业结束5、 POS机与主机交换数据6、 主机营业结束（晚班店长/主管）7、 主机拨号连接（晚班店长主管）三、主管1、 调拨进货存盘操作 （此捡货工作需多人在场）2、 调拨申请3、 申请单转调拨单4、 调拨出货存盘 （此捡货工作需多人在场）5、 无单，有采购单入货存盘 （此捡货工作需多人在场）6、 采购退货存盘 （此捡货工作需
11、多人在场）7、 报表查询（本职工作相关报表）四、会计1、 盘点开始（盘点单的输入由收银员作业）2、 盘点确认3、 库存调整确认4、 更新库存5、 报表查询（本职工作相关报表）五、店长1、 库存调整2、 调拨进货确认3、 调拨申请单确认4、 调拨出货确认5、 无单，有采购单确认6、 采购退货确认7、 报表查询（本职工作相关报表）六、电脑管理员1、 系统设置2、 拨号连接设置3、 员工资料维护4、报表查询（本职工作相关报表）第四章 电脑使用规定计算机硬件及软件均属公司财产，为保障各电脑使用者都有合适的计算机配置及良好的工作环境，现将计算机及其配件使用规定如下：1. 严禁修改计算机任何软件配置（如系
12、统文件、程序文件、防毒软件、及IP地址、网络名称等）、硬件配置（如修改主板BIOS、拆装主机等）。2. 用户不能私自在计算机上安装、修改删除各种与工作无关软件。3. 严禁恶意破坏计算机及网络上的资料、把公司资料拷贝出公司外。4. 严禁对公司计算机、计算机配件、服务器作破坏性攻击事项。5. 严禁盗用公司任何计算机或配件。6. 平时使用计算机时，若出现病毒提示，请及时通知电脑网络中心,定时升级更新病毒库.7. 各部的资料存取按照指定位置（存于D盘或者E盘中，）；C盘不得存取任何资料,各部门必须定期清除不重要或过期的资料。8. 各部门必须定期备份本部邮件，并定期清除不重要或过期邮件（一个月之前的），
13、以免影响正常收发邮件。9.计算机开关机注意事项：9.1开机：先打开外部设备（显示器、打印机、扫描仪），后主机（计算机）。9.2关机：与开机正好相反，请先关闭所有打开的程序再选开始/关机或ALT+F4项关机。9.3每天下班离开办公室时,必须关闭计算机。 第五章 打印机使用规定为了更好地使用公司打印设备以及避免造成浪费，请使用计算机及打印机的各部门员工注意以下各点：一、打印机使用规定：1. 严禁在打印机上放置任何东西，防止打印机变形，尤其是可能流入打印机、损坏其部件的液体或是其它细小物体（如回形针、钉书机针、笔帽等）。2. 喷墨打印机在不用打印机时，将打印机盖上，防止灰尘等脏物进入，弄脏打印机的喷
14、嘴，影响打印质量。3. 在拔去电源线或是信号线前，要先将打印机电源关闭，方能使打印机能重新墨盒“位置锁好”，防止墨水干掉。4. 墨盒未使用完时，禁止取出，以免造成墨水浪费或打印机对墨水的计量错误。5. 用针式打印机打印贴纸时，要调好其打印厚度的档次，以免断针或把贴纸卡死。6. 安装更换新硒鼓时，先关闭打印机电源，再水平方向摇动几次硒鼓方可。7. 各部门使用打印机时，要定期清洁表面层及碎纸片等杂物。二、打印机纸张的使用规定：1. 旧纸张尽量充分使用，但必需保证纸张的干净平整，上面无其它小杂物（钉书机针、回形针等）。2. 打印资料时，为减少故障率、提高利用率，请各部门使用时多保护好，对于针式打印机必须保持进出纸口的干净，无小碎纸片、小杂物。3. 打印贴纸时，要先检查贴纸有无脱落现象，若有需取下此贴纸，否刚会把贴纸卡死在机内，造成机器失常。4. 打印扫描文件时，必须先去除其中黑点或黑块，尤其文件四周出之黑块。各部门来往的文件若不需签字，尽量不要打印出来，通过公司OA传送通过文件共享给其它部门用。