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1、销售部档案管理办法（试行）一、目的为规范部门档案管理，加强市场运作能力，提高工作效率，特制定本制度。二、适用范围本办法适用于部门所有管理文件、合同文件、技术文件和资料等管理，包括部门规划、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、档案管理员的职责1.负责各类归档档案的收集、整理、编目、装盒、入库，负责档案的借阅和归还档案的整理入库。2.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。3.保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。四、档案归档1.归档要求名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 3 页 -2-归档的
2、文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。凡对部门有保存价值的各种文件、资料等，部门有责任及时归档，并对归档文件资料的真实性、完备性负责。2.合同整理原则及方法(1)合同代号的组成公司代码 B/S部门代码/年度序号注：公司代码：JS B以甲方身份签订的买入合同；S以乙方身份签订的卖出合同部门代码：01 年度四位阿拉伯数字序号四位阿拉伯数字，不足四位补零，指本部门买卖合同序号(2)合同整理与分类管理合同目录放在第一页里,合同文本按合同目录顺序放入后面的插页中，用不干胶打印合同的页码或合同签订方名称的信息等,贴在对应插页上。即，一个文件夹为一类合同，第一页是目录，后面的逐
3、页就是对应目录的合同。有多类合同就用多个文件夹，可用不同颜色的文件夹来区别。3.归档流程部门助理搜集档案名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 3 页 -3-五、档案的借阅1.因工作需要，需借阅档案时，由部门领导核批。2.档案借阅者必须做到：(1)爱护档案，保持整洁，严禁涂改。(2)注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。六、档案的销毁1.任何个人或部门非经允许不得销毁部门档案资料。2.凡属于密级的档案资料必须由部门领导批准方可销毁。3.经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对及登记，登记表永久保存。销售部二 O一五年三月三日部门档案员整理归档名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 3 页 -