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1、行政公文格式用法详解公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高管理工作效率，加速实现办公自动化。第一节公文格式概述公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。法定公文比起其它公文（运行时往往作为附件而需要行政公文负载）来，更加重视公文格式的统一规范。法定公文是由有关法规所规定的公文，包括行政公文、党务公文等。行政公文，由国务院发布的国家行政机关公文处理办法所规定。党务公文，由中国共产党机关公文处理条例所规定。此外，法定公文在格式上都还
2、要按照国家行政机关公文格式来写作，该文件为国务院办公厅秘书局制定,国家质量技术监督局发布于1999 年 12 月 27 日。国务院国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）第 10 条至第 12 条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则，以下简要介绍。一、公文用纸、排版与印装（一）公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm 297mm），左侧装订。张贴的公文用名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 19 页 -纸大小，根据实际确定。公文用纸天头（上白边）为：37mm 1 mm。公文用纸订口（左白边）为：28mm 1 mm。版心尺寸为：156mm
3、 225 mm（不含页码）。（二）排版规格、图文颜色与印刷装订要求：公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。正文用 3 号仿宋体字，一般每面排22 行，每行排28 个字。未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。制版要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80、M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。公文应左侧
4、装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14 处，允名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 19 页 -许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5 mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1 mm，四角成 900，无毛茬或缺损。二、行政公文格式办法第3 章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
5、”公文格式简图如下：图 1 份号秘密等级紧急程度发 文 机 关标识发 文 字 号签发人眉首标题主送机关份号：20 机密 5 年特 急市人民政府文件府,2001?1 号签发人：关于 的 区人民政府：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 19 页 -正文主体附件附 件说明公 文 生 效标识成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期印刷份数附件：1 2（印章）二 00年月日附注：1.2主题词：抄送：市人民政府办公厅年月日印发（共印 份）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 19 页 -图 2 份号（不少于 2 位）秘密程度（3 级）紧急程度（3 级）发
6、文机关标识（发文机关+文件）发文字号（机关代字+年份+顺序号）签发人标题（发文机关+事由+文种）主送机关正文（缘由+事项+结尾）附件说明名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 19 页 -公文生效标识成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发时间印数臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有其相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位臵相对固定。掌握了眉首所含各要素位臵，就可以设计文件的“
7、红头”部分。主体的特点是位臵经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。版记的特点是位臵要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面印刷，版记的位臵有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个放在正文后还是放在附件之名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 19 页 -后的问题。因此，版记有必要作为一个单独部分加以叙述。眉首写作眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下 4MM 处印一条红色反线与主体隔开。一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文
8、的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第 288 号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1 行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。二、秘密等级和保密期限秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
9、我国保密法将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 19 页 -露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。如需标识秘密等级，用3 号黑体字顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空1 字。如需同时标识秘密等级和保密期限用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，秘密等级和保密期限之
10、间用号隔开。如“绝密1 年”。三、紧急程度紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2 行。四、发文机关标识发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简名师资料总结-精品资料欢迎下载
11、-名师精心整理-第 8 页，共 19 页 -称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2 字臵于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。发文机关标识位臵有两种。第 1 种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约 2 行）位臵用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3 项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55
12、mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm 15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm 15mm。五、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位臵在发文机关标识下空2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“,?”括入，不要用方括号“”名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 19 页 -或半圆括号“（）”。序号是发文的流水号，一般
13、都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1 不编为 01或 001），不加“第”字。如“穗府,2001?12 号”，表示广州市人民政府在2001 年度内的第12 号文。“粤府办,2001?2 号”表示广东省人民政府办公厅在2001 年度内发的第2 号文。发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2 个层次组成。第1 层次是发文机关代字，第2 层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“
14、财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。的有机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 19 页 -发文字号的位臵在发文机关标识下空2
15、行，发文字号之下 4MM 印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。六、签发人上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空 1 字，签发人居右空1 字；签发人用3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位臵；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排
16、列；如果3 行位臵放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1 字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持 4mm 的距离。第三节主体写作主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红色反线之下。一、标题按办法第10 条第 6 项规定：“公文标题应当准确名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 19 页 -简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、
17、文种三部分构成，如广州市人民政府关于整治东风路的通告就由三部分构成。这标题明确告诉读者，由广州市人民政府发文，发文的目的是整治东风路。发文机关、事由、文种3 项齐全的，我们称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1 项或 2 项，如关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知，中华人民共和国国务院令和通告。这里第1 例省略了发文机关；第 2 例省略了事由；第3 例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意13 种行政公文中大多数标题可省略其中1 项或 2 项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送
18、机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如关于召开治理三乱工作会议的通知假如不适当地省略了“治理”2 字，就会变名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，共 19 页 -成一则错误的标题。公文标题应在红色反线下空2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保
19、持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例 2、例 3）或多行的排布方式（如例4）。例 1广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知例 2局关于开展打击严重犯罪活动的请示例 3审计署关于加强内部审计工作的报告例 4转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知二、主送机关主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位臵在标题下空1 行，左侧顶格，3 号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。普发性下行公文，主送机关较多
20、，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。上行文的主送机关一般是1 个。议案、请示、批复、函名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 19 页 -的主送机关只能是1 个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。三、正文正文在主送机关名称下1 行，每自然段均要左空2 字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。正文用 3 号仿宋体字。正文是公文的核心部分。
21、正文包括原由、事项和结尾3 部分。四、附件说明公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空1 行左空 2 字，用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 19 页 -左上角第
22、1 行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。五、成文日期成文日期指公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位臵而定。六、公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。一般情况除了会议纪要之外，不加印章视
23、为无效。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4 字；加盖印章应上距正文2mm 4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 19 页 -当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中
24、套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。当联合行文需加盖3 个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1 个印章或者2 个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1 行位臵，右空2 字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-
25、第 16 页，共 19 页 -调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。七、附注公文需说明其它事项时用附注。公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2 字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。八、附件第四节版记写作版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。一、主题词主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词
26、语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。主题词用 3 号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空1 字。上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文，谁标引”的原则，词目选择要使用主题词表。公文主题词表名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 17 页，共 19 页 -通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的国务院主题词表规定。二、抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位臵在主题词下 1 行，左右各空1 字，用 3 号仿宋体字标“抄送
27、”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。三、印发机关和印发日期印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1 行位臵；用3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。四、版记的位臵及版记中的反线版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2
28、个。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 18 页，共 19 页 -（一）页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下1 行，数码左右各放1 条 4 号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1 字，双页码居左空1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（二）公文中表格公文如需附表，对横排A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的右下角，双页码臵于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需 A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封 3、封 4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封 3 前，不应贴在文件最后一页（封4）上。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 19 页，共 19 页 -