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1、採購談判技巧與策略1談判的定義：“談判”，或有些人稱之為“協商”或“交涉”，是擔任採購工作最吸引人部分之一。談判通常是用在金額大的採購上，由於本公司是自選式量販廣場，採購金額很大，因此談判工作格外地重要。採購談判一般都誤以為是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是：“買賣之間商談或討論以達成協定”。故成功的談判是一種買賣之間經過計畫、檢討、及分析的過程達成互相可接受的協定或折中方案。這些協定或折中方案裏包含了所有交易的條件，而非只有價格。談判與球賽或戰爭不同之點在於：在球賽或戰爭中只有一個贏家，另一個是輸家；在成功的談判裏，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些，這種情況是商業的常事，也就
2、是說談判技巧較好的一方理應獲得較多的收穫。1 談判的目標：在採購工作上，談判通常有五項目標：（1）為相互同意的質量條件的商品取得公平而合理的價格。（2）要使供應商按合約規定準時與準確地執行合約。（3）在執行合約的方式取得某種程度的控制權。（4）說服供應商給本公司最大的合作。（5）與表現好的供應商取得互利與持續的良好關係。2 平而合理的價格：談判可單獨與供應商進行或由數家供應商競標的方式來進行。單獨進行時，採購人員最好先分析成本或價格。數家競標時，採購人員應選擇兩三家較低的供應商，再分別與他們談判，求得公平而合理的價格。3 交貨期：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 1
3、3 页 -在採購工作上交貨期通常是供應商的最大問題。大多是因為：（1）採購人員訂貨時間太短，供應商生產無法配合。（2）採購人員在談判時，未將交貨期的因素好好考慮。不切實際的交貨期將危害供應商的商品質量，並增加他們的成本，間接會使供應商的價格提高。故採購人員應隨時瞭解供應商的生產狀況，以調整訂單的數量及交貨期。4 供應商的表現：表現不良的供應商往往會影響到本公司的業績及利潤，並造成客戶的不滿。故採購人員應在談判時，除價格外應談妥合約中有關質量、數量、包裝、交貨、付款及售後服務等條款，及無法履行義務之責任與罰則。對於合作良好的供應商，則應給予較多的訂單或其他的方式來獎勵畢竟買賣雙方要互利，才可維持
4、長久的關係。5 與供應商維持關係：採購人員應瞭解任何談判都是與供應商維持關係的過程的一部分。若某次談判採購人員讓供應商吃了悶或大虧，供應商若找到適當時機時，也會利用各種方式回敬採購人員。因此採購人員在談判過程中應在本公司與供應商的短期與長期利益中，求取一個平衡點，以維持長久的關係。6 談判的有利與不利的因素：談判有些因素對採購人員或供應商而言是有利的或是不利的，採購人員應設法先研究這些因素：（1）市場的供需與競爭的狀況（2）供應商價格與質量的優勢或缺點（3）成本的因素（4）時間的因素（5）相互之間的準備工作7 談判技巧：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 13 页 -
5、談判技巧是採購人員的利器。談判高手通常都願意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列談判技巧值得本公司採購人員研究：（1）談判前要有充分的準備：知已知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。採購人員的商品知識，對市場及價格的瞭解，對供需狀況瞭解，對本公司的瞭解，對供應商的瞭解，本公司所能的價格底線、目標、上限，以及其他談判的目標都必頇先有所準備，並列出優先順序，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。（2）談判時要避免談判破裂：有經驗的採購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協議。沒有達成協定總比勉強達成協定好。（3）
6、只與有權決定的人談判：本公司的採購人員接觸的對象可能有：業務代表、業務各級主管、經理、協理、副總經理、總經理、或董事長，看供應商的規模大小而定。這些人的許可權都不一樣。採購人員應避免與沒權決定事務的人談判，以免浪費自己的時間、同時可避免事先將本公司的立場透露給對方。談判之前，最好問清楚對方的許可權。（4）儘量在本公司辦公室內談判：在自己的公司內談判除了有心理上的優勢外，還可隨時得到其他同事、部門或主管的必要，支持同時還可節省時間與旅行的開支。（5）放長線釣大魚：有經驗的採購人員知道對手的需要，故儘量在小處著手滿足對方，然後漸漸引導對方滿足採購人員自己的需要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手
7、會利用此一弱點要求採購人員先作出讓步。（6）採取主動，但避免讓對方瞭解本公司的立場：攻擊是最佳的防禦，採購人員應儘量將自己預先準備的問題，以開放式的問話方式，讓對方儘量暴露出對方的立場，然後再採取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方若難以招架，自然會作出讓步。（7）必要時轉移話題：若買賣雙方對某一細節爭論不休，無法談攏，有經名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 13 页 -驗的採購人員會轉移話題，或喝個茶暫停，以緩合緊張氣氛。（8）儘量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方沒有面子，談判因而難以進行。故採購人員應儘量肯定對方，稱讚對方，給對方面子，因而
8、對方也會願意給面子。（9）儘量成為一個好的傾聽者：一般而言，業務人員總是認為自己是能言善道，比較喜歡講話。採購人員知道這一點應儘量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，採購人員可聽出他們優勢與缺點，也可瞭解他們的談判立場。（10）儘量為對手著想：全世界只有極少數的人認為談判時，應趕盡殺絕，絲毫不能讓步。事實證明，大部分成功的採購談判都是要在彼此和諧的氣氛下進行才可能達成。人都是愛面子的，任何人都不願意在威脅的氣氛下談判，何況本公司與良好的供應商應有細水長流的合作關係，而不是對抗的關係。（11）以退為進：有些事情可能超出採購人員的許可權或知識範圍，採購人員不應操之過急，裝出自己有權或瞭解某事，做
9、出不應作的決定，此時不妨以退為進，與主管或同事研究或弄清事實情況後，再答復或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通的。草率倉促的決定大部分都不是好的決定，智者總是先深思熟慮，再作決定。（12）不要誤認為 50/50最好：有些採購人員認為談判的結果是50/50最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的想法。事實上，有經驗的採購人員總會設法為自己的公司爭取最好的條件，然後讓對方也得到一點好處，能對他們的公司交待，因此站在好又多採購的立場，若談判的結果是60/40，70/30，或甚至是 80/20，也就不會“於心不忍”了。8 談判的十二戒：採購人員若能避免下列十二戒，談判成功的機會大增。（1）準備不周名师资料总结-精品
10、资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 13 页 -（2）缺乏警覺（3）脾氣暴躁（4）自鳴得意（5）過分謙虛（6）不留情面（7）輕諾寡信（8）過分沈默（9）無精打采（10）倉促草率（11）過分緊張（12）貪得無厭9供應商的規模：供應商的規模可以年營業額來區分：規模年營業額（人民幣萬元）大型中型小型5,000以上1,0005,000 1,000以下10供貨意願：各種規模的供應商其供貨意願都不相同：規模行銷通路供貨意願大型中型小型直營居多直營與經銷經銷居多嚴格推行價格政策之供應商其供貨意願不高。為提高市場佔有率之供應商，供貨意願較高。一般供貨意願都很高11談判的項目：本公司採購人員經常必頇談判
11、的專案有下列諸項：質 量交貨 期包 裝交貨應配合事項名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 13 页 -價 格售後服務保證訂購量促銷活動折 扣廣告贊助付款條件進貨獎勵12談判的策略：（1）質量：質量的傳統解釋是“好”，或“優良”，對本公司採購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣雙方所約定的要求或規格就是好的質量”。故採購人員應設法瞭解供應商對本身商品質量的認知或瞭解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關質量的文件：產品規格說明書（PRODUCT SPECIFICATION）品管合格範圍（ACCEPTABLE QUALITY LEVEL）檢驗方法（TESTING MET
12、HODS）採購人員應儘量向供應商取得以上資料，以利未來交易，通常在合約或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：市場上商品的等級品牌商業上常用的標準物理或化學的規格性能的規格工程圖樣品（賣方或買方）以上的組合採購人員在談判時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，以避免日後的糾紛或甚至法律訴訟。對於瑕疵品或倉儲運輸過程損壞的商品，採購人員在談判時應要求退貨或退款。（2）包裝：包裝可分為兩種：“內包裝”（PACKAGING），及“外包裝”（PACKING）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 13 页 -內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用
13、在倉儲及運輸過程的保護。在本公司自選式量販的營業方式，包裝通常扮演非常重要的角色。外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，並影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本嗇，採購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意願，加速商品的回轉，國內生產的產品在這方面比較差，採購人員應說服供應商在這方面改善，以利彼此的銷售。基於以上的理由，採購人員在談判包裝的項目時，應協調對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。對於某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的自選式量販包裝時，採購人員應積極說服供應商製作此種包裝，供本公司銷售。（3）價格：除了質量與包裝之外，價格是
14、所有談判事項中最重要的項目。本公司在客戶心目中的形象就是高質量低價格，若採購人員對任何其所擬採購的商品，以進價加上本公司合理的毛利後，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商採購。在談判之前，採購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。在談判價格時，最重要的就是要能列舉供就商產品經由本公司量販銷售的好處，這些好處包括：（a）大量採購。（但不可一開始就告知公司可能訂購的數量，以免讓對方知道本公司的進貨能力，也就是說儘量以籠統的方式向供就商說明本公司的採購數量比一般連鎖的零售商大很多。）（b）鋪貨迅速。（零售商、餐飲業
15、、公司行號或機關團休主動到本公司進貨，可節省供應商新產品或促銷品的鋪貨的成本，並加快鋪貨及流通的速度。供應商並可派人到賣場示範解說，提高專業客戶的進貨意願。）（c）節省運費。（供應商不必挨家挨戶送貨，通常可節省占營業額310的倉儲運輸費用。）（d）穩定人事，降低銷管費用。（供應商不必再受業務人員流動率過高的困擾，因為本公司實施電腦作業，主動向供應商訂貨及付款，供應商可減少占營業額 1020的銷管費用。）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 13 页 -（e）清除庫存。（供應商可透過好又多快訊的促銷方式，將其滯銷品或庫存過高的商品迅速的出清庫存。）（f）保障其市場。（本公
16、司采行限制供應商家數的政策，故一旦與本公司來往，其他競爭廠牌就被排拒在外，由於零售商或專業客戶都積極主動來本公司進貨，本公司銷售的商品其市場佔有率會因而提高。）（g）溝通迅速，並節省廣告費。（透過好又多快訊與專業客戶作最直接而有效的溝通，節省供應商在其他廣告媒體的投資。）（h）付款迅速，並減少應收帳款管理費用。（由本公司主動付款彙入供應商銀行帳戶，減少供應商應收帳款管理費用，並可規避倒帳的風險，以及避免倒帳貨外流的影響。）（i）不影響市價。（由於顧客都是專業客戶，一般消費者沒有好又多會員卡無法來本公司購買，不會對市價造成影響。）（j）外銷機會。（廣州市每年均有春季及秋季交易會，有大量國外買主會
17、前來好又多量販廣場參觀，供應商外銷機會大增。）（k）齊步茁壯。（本公司在中國將逐步提高投資額，對中國流通業的現代化具有使命感與積極的承諾，供應商可與本公司一齊成長，互蒙其利。）價格談判是所有商業談判中最敏感的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得挑戰性，這也是採購工作特別吸引人之處，本公司採購人員應體認這一點，運用各種談判技巧去達成這項艱巨的任務。（4）訂購量：在本公司分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在談判時，應儘量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果因此而導致談判陷入僵局時，應轉到其他項目談。在沒有把握決定訂購數量時，採購人員不應採購供應商希望的數量，否則一旦存貨滯
18、銷時，必頇降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金之積壓及空間之浪費。（5）折扣（讓利）：折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供應商可能會由全無折扣做為談判的起點，有經驗的採購人員會引述各種形態的折扣，要求供應商讓步。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 13 页 -採購人員應向供應商說明本公司的顧客都是零售商及專業客戶，換句話說專業客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數無法大到讓本公司的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關係也不可能會持久，這種交易反而不利於本公司的價格形象，故最好
19、不要向該供應商採購。（6）付款條件：付款條件與採購價格息息相關，在國內一般供應商的付款條件是月結3090 天左右，採購人員應計算對本公司最有利的付款條件，對於慣於外銷的供應商，一般的付款期限比較短，有的甚至要求現金。但這全憑採購人員的經驗與說服力。在正常情況下，本公司的付款作業是在單據齊全時，按買賣雙方約定的付款條件。電匯彙入供應商的銀行戶頭，這是本公司的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應商財務調度的困難。（7）交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減
20、少。至於有長期承諾的訂購數量，採購人員應要求供應商分批送貨，減少庫存的壓力。由於本公司電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，採購人員應設法與供應商談判較短的交貨期，降低存貨的投資。（8）交貨時應配合事項：本公司系超大型的貨倉自選商場，商品的進出量極大，若供應商無法在送貨作業上與本公司密切配合，將使本公司的收貨作業陷於癱瘓。本公司的收貨月臺通常可容納十幾輛貨車，故收貨部門有專人按日期及時段安排供應商交貨的時間。採購人員在談判時，必頇很明確將此一作業方式向供應商說明清楚，並要求供應商承諾，否則日後一旦供應商無法實現時，合作關係將大打折扣。（9）售後服務保證：對於需要售後服務的商品，例如：
21、家電產品、事務機器、電腦、手錶、照相機等，採購人員最好在談判時要求供應商在商品包裝內提供該項商品售後服務維修的單位名單（包括電話與位址）之保證單，以使客戶日後發現名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 13 页 -他所購買的商品頇要維修時，能直接與附近商店連絡，免得本公司賣場人員疲于應付維修問題。若採購人員是與水貨進口商談判時，必頇要求水貨進口商提出有能力做好售後服務保證的證明，並在商品包裝內提供保證單，否則空口說白話，事情發生後，財務損失是小，好又多信譽損失是難以用金錢來衡量的。（10）促銷活動：好又多快訊是本公司的一大武器，此一促銷利器在全世界各地都無往不利，但這全賴
22、採購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門。在策略上，通常本公司會在促銷活動之前一兩周停止正常訂單的運作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤，除非採購人員無法取得特別的價格。在促銷商品的價格談判中，採購人員必頇瞭解一般供應商的行銷費用預算通常占營業額的1025，供應商不難由此預算拔出一部分作為促銷之用，比較常用的方法是多給相同商品免費贈品，例如買一打贈三瓶。（11）廣告贊助：（ANDVERTISING CONTIBUTION）：為增加本公司的利潤，採購人員應積極與供應商談判爭取更多的廣告贊助，本公司所指的廣告贊助，有下列幾項：好又多快訊的廣告贊助停車場看板的廣告贊助購物車廣告板
23、的廣告贊助賣場標示牌的廣告贊助端架的廣告贊助其中以第一項“好又多快訊的廣告贊助”為最大。由於好又多快訊的印刷及郵寄成本很高，依國外量販店之經驗，約80之成本系由供應商來支付，採購人員應要求供應商贊助此種費用，廣東省每年商業廣告費高達40 億人民幣，供應商通常都願意由其廣告預算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。（12）進貨獎勵（RETROSPECTIVE BONUS）：進貨獎勵與數量折扣是有區別的。進貨獎勵是一段時間達成一定的進貨金額，供應商給予的獎勵，這是家電及某些行業慣用的行銷方式，而數量折扣是指單次訂貨的數量超過某一範圍時所給的折扣。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10
24、页，共 13 页 -依其他國家的採購人員的經驗通常都要求供應商可給予進貨金額110的進貨獎勵（以月、季、或年度計算），供應商因業績之需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司之利潤提升大有助益，有些商品可能供應商因種種原因不願以低的價格供應時，採購人員為增加利潤，應積極與供應商談判要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵、而增加不切實際的採購數量，結果庫存壓力大增，甚至季節過後必頇打折求售，這種情況採購人員不如不要進貨獎勵。採購談判本身是很複雜的，因為談判物件、供應商規模、談判專案都不同，但採購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在談判中將不難一一克服困難。經驗、機智、與毅力都是採購人員在談判中
25、所頇要的。十七、異議處理（OBJECTION HANDLING）：在本公司的採購談判中，採購人員要面對的都是一些業務高手，他們已經在流通業工作很久，也與許多其他公司的採購人員作過無數次的談判，故難免會提出許多難以處理的問題（即“異議”），令新的採購人員不知所措。異議一般可三類 真正的異議錯誤的異議假的異議比較可行的異議處理原則是：1真正的異議：此種異議之處理，應先以開放式的問題確定對方的異議是否真實，如果真實，則採購人員應儘量說明對本公司有利的陳述，強調本公司對供應商的利益，以滿足他的需求，例如：銷售量（量販給專業客戶，故進貨量能滿足供應商）利潤（銷售量單位毛利節省的銷管、運銷及財務管理費用）
26、清除庫存（好又多快訊是清除供應商庫存的一項利器）鋪貨率（原有產品及新產品由專業客戶主動進貨，鋪貨迅速有效）人事的穩定（減少業務人員流動率太高的煩惱及費用）市場佔有率（產品受保障，將競爭品牌排除在外）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 13 页 -迅速的付款（直接按照約定將貨款直接彙入銀行帳號）市場價格穩定（只賣給會員，不經由報紙廣告）外銷的機會（國外買主來參觀採購）典型的真正異議，例如：“這個價格已經是我們最低的價格了，我們不能再降了。”採購人員不妨以各種方式問出他的需求，再以最有效的方式說明來滿足他的需求。9 錯誤的異議：此種異議是因為供應商對本公司的經營形態或作
27、業方式不瞭解而造成的，故只頇求證就可以用真正的異議來處理即可。典型錯誤的異議，例如：“你們價格賣得這麼低，我如何對原有的客戶交待？”這種問題就是不瞭解本公司的經營形態及作業方式，故必頇很有耐心對供應商說明，並滿足他的需求。10假的異議：此類的異議要特別小心，因為它可能是個陷井，如果沒有查證清楚，則陷入對手的圈套，使採購人員在談判時居於下風。採購人員如果無法當場辯明假的異議時，不應去處理這種異議，而應將異議記錄下來，留待下次談判再處理，讓自己獲得足夠的時間去查驗，思考並研究處理的方法或說詞。典型的假的異議例如：“我如果用這種價格賣給你，我就會虧本了。”對方的意思是要求更高的價格，如果採購人員對生
28、產成本很瞭解，不妨舉證，如果不瞭解，不妨以退為進，留等下回再協商，同時自己獲得充分的時間去研究。11較常見的異議：如果採購人員充分研究談判的技巧及異議的處理原則，採購人員將發現下列常有的異議可順利地化解。（1）我們如果低價賣給好又多，對原有的經銷商或客戶無法交待。（2）我們認為零售商不可能有時間去好又多採購，何況他們也不會付現的，更何況他們不一定有貨車。（3）好又多的售價太低，會影響其他通路的銷售意願。（4）這個價格已經是最低的，不可能再低了，這已經接近成本了。（5）我們沒法再給其他的折扣了，再給就要虧本了。（6）我們沒有廣告預算可以贊助你們好又多的快訊。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精
29、心整理-第 12 页，共 13 页 -（7）我們無法生產更大規格的包裝，或大包裝不見得更便宜。（8）我們內外銷的價格一樣。（9）我們內銷的質量比較好。（10）我們公司的制度不可能配合你們的作業。（11）我們從來不做促銷活動，或我們不對連鎖店做促銷。（12）我們賣給你們這個價格是沒有售後服務的，我們也不能接受奶貨，否則價格還要加一成。（13）我們沒有送貨的服務，我們的客戶都是自己來載貨的。（14）我必頇貨到付款。（15）我億不能更改包裝，如果改成掛鈎式的，每個要加5 元。（16）當然採購人員在實際談判時，會聽到更多的異議，但是請記住：“供應商的異議，並非拒絕”，而是他真正的需求尚未明白表示出來，採購人員應利用各種技巧，試探他真正的需求，不要去回答自己所不瞭解的事情，以退為進，進而滿足供應商真正的需求。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 13 页 -