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1、财务内控制度规范公司会计制度第一章总则一、为了加强本企业的会计工作，维护本企业及其投资人等有关方面的 合法权益，根据国家有关外商投资企业的法律、法规，制定本制度。二、根据中华人民共和国外商投资企业会计制度和有关的补充规 定，结合企业的具体情况，制定本企业的会计制度。第二章 会计核算原则三、本企业的会计核算工作应当符合中华人民共和国有关法律、法规和 本制度的规定。四、企业的会计核算应当划分会计期间（月、季、年）。五、企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据，做到记录 准确，内容完整，方法正确，手续齐备，符合时限。六、本企业根据权责发生制的原则记帐。凡是本期已经实现的收入和已 经发生的费用
2、，不论款项是否在本期收回，都应当作为本期的收入和费用入 帐；凡是不属于本期的收入和费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本 期的收入和费用处理。七、企业收入和费用的计算应当相互配合。同一会计期间所取得的收入 以及与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间登记入帐。八、企业的财产应当按照实际成本核算。除另有规定者外，企业不得自 行调整财产的帐面价值。九、企业应当划分资本支出和收益支出的界限。支出的效益及于一个以 上（不含一个）会计年度的，应当作为资本支出；支出的效益仅及于本会计 年度的，应当作为收益支出。十、企业的会计核算方法，前后各期应当一致，不得随意变更。如果有 必要变更，一般应当自新的会计
3、年度开始时变更，并在变更年度的会计报告 中予以说明。第三章 记帐与帐簿十一、本企业采用借贷复式记帐法。职工保险福利费用、退休养老基金、待业保险基金、住房补助基金以及国家 对中方职工的各项补贴等，也应以工资项目计入成本、费用。企业在生产经营过程中所发生的其他各项费用，都应以实际发生数计入 成本、费用。凡应由本期负担而尚未支出的费用，应当作为预提费用计入本 期成本、费用；凡已经支出，应由本期和以后各期分担的费用，应当作为待 摊费用或者递延支出分期摊入成本、费用。四十六、企业应当按照规定的成本项目和费用项目，汇集生产经营过程 中所发生的各项支出。销售费用包括销售佣金、代销手续费、广告费、租赁费和销售
4、服务费 用，以及销售部门人员工资、差旅费、折旧费、修理费、办公费、物料消 耗、低值易耗品摊销和其他经费。管理费用包括管理企业所发生的各项费用，包括公司经费、工会经费、 董事会费、顾问费、诉讼费、交际应酬费、税金（包括城市房地产税和车船 使用牌照税等）、场地使用费、技术转让费、无形资产摊销、其他资产摊 销、坏帐损失、职工培训费、研究发展费和其他管理费用。财务费用包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）、金 融机构手续费及其他因理财活动而发生的费用。营业支出包括业务经营过程中所发生的各项支出，可按照服务类别分别 汇集。第十一章 收入、利润及利润分配四十七、企业的营业收入，包括主营业务收入
5、和其他业务收入，应当分 别核算。主营业务收入，可以分为饭后店租金收入、非饭后店租金收入、管 理费收入、各种劳务或者服务收入等。营业收入的实现，一般为服务或者劳务已经提供，价款已经收讫或者已 经取得收取价款的权利。取得收取价款的权利，在委托银行收款的情况下，为向银行办妥托收手 续；在委托代销的情况下，为收到代销单位的代销清单。采取产品分成方式 的，以投资人分得产品为营业收入实现。采取分期收款销售方式的，可以按 照合同约定的收款日期确定营业收入的实现。营业收入应当按照实际或者应予收取的款项登记入帐。销售退回应当从 营业收入中扣除；销售折扣或折让应当单独核算，并在利润表中作为营业收 入的减项单独反映
6、。四十八、企业的利润总额，包括营业利润和营业外收支净额。营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利，再减去销 售费用、管理费用和财务费用、加上其他业务利润的净额。其他业务利润为 其他业务收入减去其他业务支出的净额。营业外收支净额为营业外收入减去营业外支出的净额。营业外收入包括 投资收益、投资作价收益、固定资产盘盈、处理固定资产收益、罚款收入和 以前年度收益等；营业外支出包括投资损失、投资作价损失、固定资产盘 亏、处理固定资产损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失和以前年度损失 等。营业外收入和营业外支出应当分别核算，并在利润表中分别列项反映。四十九、企业一般应当按月计算利润。按月计算利润
7、有困难的企业，经 主管财政部门或国务院有关主管部门批准，可以按季或者按年计算利润。利润的计算，在年度内，采用表结法，年度终了，采用帐结法。五十、企业应当依照有关法律、法规的规定从所得税后利润中提取储备 基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金（外资企业可以不提企业发展基 金）储备基金除经批准用于弥补亏损和增加资本，企业发展基金除经批准用 于增加资本，其帐面余额不得减少。职工奖励及福利基金应当用于企业职工 的非经常性奖励或者各项集体福利，其中形成的房屋、设施等资产，不得作 为企业的财产。提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金后的利润，为可供 分配给投资人的利润。五H-一、年终结帐以后发现的
8、应调整本年度会计事项，应当在下年度有 关帐户中进行调整，并在报表中作相应反映。涉及以前年度损益计算的，应 当分别情况计入营业外收入或者营业外支出，或者调整未分配利润和应交税 金帐户。五十二、企业本年的利润总额、应缴纳的所得税、提取的储备基金、职 工奖励及福利基金和企业发展基金、分配给投资人的股利（包括本年分配的 以前年度未分配利润），以及年初未分配利润、年初未分配利润调整数和年 末未分配利润，均应当在利润分配表中分别列项反映。第十二章外币业务五十三、外商投资企业的外币业务，是指以记帐本位币以外的货币进行 的款项收付、往来结算以及计价等业务。外币帐户，包括外币现金、外币银行存款、以外币结算的债权
9、（如应收 帐款、应收票据等）和债务（如应付帐款、应付票据、应付工资、应付股利 等），应当与非外币的各该相同帐户分别设置，并分别核算。五十四、企业发生外币业务时，应当将有关外币金额折合为记帐本位币 金额记帐。除另有规定者外，所有与外币业务有关的帐户（包括外币帐户和 对应的非外币帐户）无论增加或者减少，均采用业务发生时的国家外汇牌价 （原则上采用中间价，下同）作为折合汇率，本企业采用当月1日的国家外 汇牌价的中间价作为折合汇率。五十五、每月终了，各种外币帐户（不包括按调剂价单独记帐的外币帐 户）的外币月末余额，应当按照月末国家外汇牌价的中间价折合为记帐本位 币金额。按照月末国家外汇牌价折合的记帐本
10、位币金额与帐面记帐本位币金 额之间的差额，作为汇兑损益，计入当期损益。筹建期间发生的汇兑损益，应当通过筹建期间汇兑损失帐户单独核算。 同期汇兑损失和汇兑收益相抵后，如为损失净额，应当按照本制度三十五条 的规定进行摊销，摊余价值在资产负债表其他资产类下单列项目反映；如为 收益净额，其会计处理方法可以由企业在下列三种方法中选定：1、自企业投入生产经营起按照5年分期平均转销；2、留待弥补企业生产经营期间发生的年度亏损；3、留待并入企业的清算收益。筹建期间汇兑收益的帐面余额应当在资产负债表其他负债类下单列项目 反映。与购建固定资产等直接有关的汇兑损益，在所购建的资产尚未交付使用 或者虽已交付使用但尚未
11、办理竣工决算之前，应当计入有关资产的购建成 本。五十六、在外汇调剂中卖出或者买入外币，应当按照实际调剂价记帐。 卖出外币的实际调剂价与该外币帐户的原记帐本位币金额之间的差额，应在 月末时按照本制度第五十五条的规定一并调整。买入的外币应当按照实际调剂价单独记帐，并在支用时按照帐面调剂价 折合记帐本位币金额记帐。帐面调剂价可以采用先进先出、加权平均或者逐 笔认定等方法确定。五十七、企业在销售业务中取得的外汇额度，应当在辅助性备查帐簿中 登记，并在资产负债表的附注中予以说明。将该项外汇额度通过外汇调剂卖 出取得的收入，应当作为汇兑损益处理。第十三章清算业务五十八、企业的清算业务，包括企业依照有关法律
12、、法规的规定解 散、终止进行清算时发生的财产作价及处理、债权债务的清理、清算费用及 损益的核算和剩余财产的分配等。五十九、 财产清算的作价方法，按照有关法律、法规，由清算委员会 确定。六十、清算费用包括企业在清算过程中为进行清算工作而发生的各项支 出。清算损益包括清算期间的继续经营损益、财产处理损益以及无法收回的 债权和无法归还的债务等。清算损失与清算收益相抵后的净额与清算费用之 和或差，为清算净损益，在资产负债表中单列项目反映。清算终了，如果为清算净收益，应当依照税法规定缴纳所得税。六十一、企业的剩余财产，应当按照规定进行分配。六十二、 企业自清算开始，应当视作会计年度终了，按照本制度的规
13、定，编制并报送会计报告。清算期间跨年度的，应当于年度终了，编制并报 送资产负债表和清算损益表；清算终了，编制并报送自清算开始至清算结束 的清算损益表和财产分配表。清算终了的会计报表的报送时间应当在企业注销工商登记之前。第十四章会计科目和会计报告六十三、 企业的会计科目是参照财政部制定的外商投资旅游企业会计 科目设置的。会计科目一般分为资产、负债、投资人权益和损益四大类，参照行业会 计科目的规定分类顺序编号。六十四、本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表以及利润分配表等有关 附表。需要上报汇总的资产负债表、利润表和利润分配表，必须按照财政部 制定
14、的旅游企业会计报表格式及项目内容编制；其他报表可以由企业根据需 要，参照财政部制定或者由财政部审核同意的行业会计报表格式及项目内容 编制。财务情况说明书的主要内容包括：1、投资总额、投资构成以及投资进度；2、资本变动情况；3、生产经营情况；4、盈亏情况及利润分配情况；5、资金变动及周转情况；6、外汇平衡情况；7、主要税费的交纳情况；8、财产的盈亏损废情况；9、会计核算方法的变更；10、其他有必要说明的情况。六十五、季度会计报表和年度会计报告应当分别报送主管财政部门、 当地税务机关、企业主管部门以及投资人。年度会计报告还应当报送原审批 机关。季度会计报表应当于季度终了后15天内报出，年度会计报告
15、应当于年度 终了后4个月内连同中国注册会计师的查帐报告一并报出。第十五章会计档案六十六、企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报 告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要 文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。六十七、企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。会计档案必须 妥善保存，不得丢失损坏。会计凭证会计帐簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。年度会计报 告（包括清算会计报表）及其他重要会计档案必须永久保存。六十八、会计档案保存期满销毁时，应当抄具清单，经企业主管部门同 意后销毁。销毁会计档案的清单应当永久保存。六十九、清算结束时，企业的
16、会计档案一般应当移送原企业主管部门 保存。移送会计档案的清单，应当抄报原主管财政部门。制定*公司采购制度及程序目的：当公司的业务运作进行时，采购部是负责公司一切物品的采购及服务的 部门，公司一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，公司不允许未经行 政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外）及非现金的交 易，需用部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部 要提供最新的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供 可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合公司的政策，采购人员 必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要 求，购入质优、
17、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节 约资金之目的。采购程序：一采购货品分类：1 .货舱存货补充一一仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改 变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障公司任何 时间均有合理的物料供应。2 .部门新增的物品一一运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物 料 时，所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进 行洽购，以适应新的业务发展。3 .部门替换旧有设备或物品一一当公司的业务运作至一定周期时，操作 设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。4 .物品和饮料供应一一食物及饮料供应品因性质不同，且
18、受客人流量和 消费的影响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部， 饮食部，采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物 和饮品，因此，其采购申请和程序与其他部门不同，除了批量的采购外，亦 有每天补充用料的每日市场采购。5 .燃油和燃料6 .维修物料和工程零配件。7 .急用和零星用品二.货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程 序1 .采购申请1.1 货舱存货补充各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充 线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有 关部门，表内必须注明以上资料：货品名称a.平均每月消耗量
19、b.库存数量c.最近一次订货数量d.最近一次订货数量建议e.提供本次订货数量建议f.若有可能应随附样品有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或 更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采 购部。1.2 部门新增物品若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目 在内，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。1.3 部门替换旧有设备或物品如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损 坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购申请 表送交采购部。2 .采购申请单2.1 所有的采购申
20、请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后， 整份共四页交给采购部。采购申请单一共四页，在经行政办批准后：第一页：收货部存档（存收货组准备收货）第二页：采购部存档第三页：财务部存档（应付会计核算）第四页：部门存档2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项：a.货品名称，规格，数量及数量单位必须列明b.如货物必须在指定日期前收到请注明c.此申请单只限于部门主管签署d.部门主管必须紧记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供应 商之报价，选择供应商，然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单， 制造至送货需要一定的时间，故请各部门主管详细计划订货时间，及时发出 申请表，以配合货品之应用。3
21、.检定申请单当采购部收到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。3.1 签署核对检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。3.2 数量核对覆查存仓数量及每月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多 或过少都会产生很多不良后果。过多存货引起的问题有：a.流动资金减少而束缚于存货成本，b.保险费及存货成本增加，c.货品残变或过期的可能性而形成损耗，d.货品有被盗之危险而招损存货不足引起的问题：a.出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定的供应计划改变，影响业 务素质和公司形象b.匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控，4 .供应商4.1 联络供应商我们可以利用电话，传真或其他通讯途径联络供应商
22、要求资料，报价及 样品，供应商资料可从以下来源获得：a.营业代表的来访b.供应商目录及邮寄小册子c.刊物或电话黄页，报刊上的广告d.展览会e.有关部门的介绍4.2 选择供应商在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时 要考虑以下条件：a.稳固财政：最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持公司货 品水准，数量及交货期有一定的保障，b.品质的统一：所选择的供应商必须符合公司要求的物品，令公司保持 一贯稳定水准，c.地区：若品质或数量可以接收的话，最好选择本地的供应商，从而节 省税项，运输及保险费用，且联系方便，易於随时检查合同的执行情况，d.价格：如所有供应商之货品，品质，
23、数量及交货期都能符合公司要 求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共 同考虑，协商核定最符合公司要求的供应商，e.维修保养：如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便 需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员 应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机 电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与公 司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。5 .报价单公司的制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货品质量和种类， 和货源供应而定。报价种类5.1 口头报价：口头报价只可接受于经
24、常翻订，而质量价格与供应商最 后一次订货完全相同，除每天市场采购外，其他采购业务应绝对避免。5.2 书面报价：这是最完善的报价方法，新置货品必须采用此种方法， 其他采购业务应尽量以此种方法进行，以免临时发生变化，5.3 投标方式：对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜 力的供应商，并要求于指定日期内报价，过期作废，公司对于每一份报价要 保守秘密以求取得公平竞争，择优选取。6 .物品评价及选择选择货品时，采购部需集中有关部门意见，并详细分析报价单中资料， 以确保正确的选择。6.1 样本测试a.当需要某种货品时，采购部可要求供应商提供样品b.样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，例如：
25、布草洗涤的测试 等c.为求公平，供应商的名字无需提供给需求部门d.在进行测试时，采购职员需在场证明e.测试需由需求部门提供书面报告给采购部十二、本企业以人民币作为记帐本位币。十三、本企业的记帐文字为中文。十四、企业每发生一笔经济业务，都应当取得或者填制原始凭证。各种 原始凭证必须内容真实、完整，手续齐备，数字准确。原始凭证经审核无 误，才能据以填制记帐凭证。十五、本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各 种必要的辅助性帐簿。各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登 记，做到登记及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。各种帐簿中的记录，如需更正，必须严格按照会计
26、人员工作规则进行。第四章流动资产十六、本企业的流动资产，包括现金、银行招待存款、有价证券，应收 和预付款项以及存货等。现金、银行存款、有价证券分别核算；应收款项，按照应收票据、应收 帐款、应收短期贷款和其他应收款等分别核算；预付款项，按照预付货款 （预付定金）、预交所得税和待摊费用等分别核算；存货按照商品、原材 料、物料用品、包装物和低值易耗品等分别核算。对于自年度资产负债表日起一年以上的应收款项，应当在年度资产负债 表长期投资类下单列项目反映。十七、现金和银行存款设置日记帐，按照业务发生顺序逐日逐笔进行登 记；有多种货币的还应按不同的货币分别设帐登记。十八、有价证券包括准备在一年以内变现的股
27、票和债券，应当按照实际 支付的款项登记入帐。实际支付的款项含有已宣告发放的股利或者应计利息 的，应将这部分股利或者利息金额作为暂付款项，通过其他应收款帐户核 算。有价证券的股利或者利息收入，以及有价证券售出或到期时所收到的款 项与其帐面成本和已登记入帐的应收股利或者应计利息之间的差额，应当作 为投资损益计入营业外支出或者营业外收入。7 .议价通常物品的价值和数量较大时，我们可以和供应商作议价以进一步达成 对公司较为有利的协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品的质 量，交货期或一切细节，通过议价，价格可减低，这样，对公司有直接的利 益，在以下的情况中是没有多大作用的，但是仍应尽力尝试。a.
28、小数值的购买b.唯一供应的来源c.法律规定的价格d.已定折扣之价目表e.紧俏的市场商品8 .决定当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏 目内，连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。9 .定购采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第 2项的安排分派采购申请单给规定的部门，而采购人员应立刻准备采购单给供 应商，及时进行采购物料。9.1 采购定单采购定单乃公司正式给予供应商之授权文件，此份定单一式六份，而其 中之供应商，货品内容资料，数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。采购定单一式六份：第一份：供应商第二，三份：采购部第四份：会
29、计部第五份：收货部第六份：需求部门a.采购定单必须之资料：货品供应商名称，地址及有关资料一采购申请单之号码一定单日期需求部门 品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方式及验收标准一总值一付款方法b.采购定单中的有效签名：采购定单中授权的有效签署处加盖公司的合同专用章外，另需按公司规 定的分级授权加签，例如： 总值在100.00元人民币以下，只需财务经理签字批准总值在100.00元人民币以上，需要财务部经理总经理或授权之付经理签字批准9.2 合同有关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大的物品之定购，我们 可以用采购合同代替采购定单，采购合同是一份互相协定的有效法律文件， 一经签署，双
30、方便要遵守合同上的细则。a.合同的目的：买卖双方经由合同来确认双方的责任，保障双方利益合同经双方盖章及签署后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件的发生，保障合同的有效 执行b.工程合同细则应详细列明：工作范围一物料供应，安装家私设备一规格，质量标准及验收标准和方法其他费用一杂项开支，超时，利息，工人工资，保险等的承担完成工期和工程进度界定方法一延期完工之赔偿保养期及维修事项的规定工程进度款，保障金等的付款方法和规定C.物品或服务性采购合同细则应列明：详细的采购项目标的质量，规格，数量，包装的规定交货期限，运输方法及交货地点一付款细则和验收方法维修保养
31、方法及收费保证的年限接受或拒绝货品程度和处理方法什么情形下可取消合同一合同的权利（违约赔偿及其他权益保障）10.其他10.1 采购定单之跟踪当定单发出后，采购部需跟催整个过程直至满意收货以下情况乃采购部需要跟催的：a.货品未能依期交货b.交货数量或品质与定单出入c.新聘的供应商或改变供应商d.唯一来源但有问题的供应商e.供应商未能履行合同的责任10.2 采购定单的取消a.公司欲取消定单：如因某种原因欲取消已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故 采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办 法。b.供应商欲取消定单：如供应商欲取消定单，采购部必须能够找到另一个供应商，并立
32、即通知 需求部门，为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力，时间及其他经济 损失。c.违反合同：合同上应已载明详细细则，若有违反，便应依合同上所载作处理。10.3 收货收货乃收货组之责任，但采购仍对货品作出必要的检查，以保障公司购 入 适当货品，当送到的货品有问题时，数量不符，品质掺假，过时未到，采 购部便需被即时知会，以作进一步行动。10.4 档案储存要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存，这样便有快捷之资料存 查。a.采购部需存两份采购单，但档案储存编排便有不同之处一份是以顺号码方式排列，此档案资料永远保留。另一份乃依据部门划分，然后才依号码排列，一切有关文件需要连同一 起，此档案保存三年
33、后经财务部经理同意后可毁灭。b.供应商及出品资料：为方便随时提供资料予部门参考，采购部需将所有供应商目录，小册子 储入档案备查。c.价目记录：每类货品备有一份详细的采购记录，该记录中将一切曾采购的供应商， 价目，采购日期，折扣，数量清楚列明，以便日后作价格走势分析或重购时 之存查。d.存货及用量记录：此记录乃由仓务提供，采购部可从报告中得知每月用量和存货，该等资 料对采购部协助财务部预计未来用量以配合市场价，是很有帮助的。e.供应商记录：当选择供应商时，采购部需考虑其过去表现，如交货是否依时，服务水 准，价格等，故此，此份记录便是记录供应商一切表现，方便采购部作参考 及评价。f.其他档案：全公
34、司有关技术性的图纸样本，印刷品等均需集中储存妥当，待有需要 时翻查。注意：为避免资料之遗失，借出之资料必须登记及退还。四 .小额现金购买当物品的价格是低于议定的小额现金零用数量时，(RMB 100,00),各部 门主管可自行先购，但必须先查看货仓是否有存货或代用品。当赎回现金时必须填写零用金单，连同发票一起交回财务部，经财务经 理审批后，取回现金。五 .采购的德行因采购部是直接与供应商接触的部门，故其所聘用的职员必须有诚实， 不偏私之作风，才可成功地处理其工作，为防止舞弊，除公司订立的员工守 则内之有关规定外，下列各项规定采购部职员亦应严格遵守：1 .严禁职员将公司资料或供应商资料外泄，以保供
35、应商之间的公平竟 争。2 .严禁职员收取供应商提供的任何利益3 .职员严禁与供应商除在公事联络外有任何私人(除正常社交活动外) 往来4 .职员需以公正的态度，客观地处理每次选择5 .职员除获公司批准外，不得兼任其他任何职务，6 .职员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与经营牟利或牟利之商业 活动7 .职员应主动与业务部门联系，密切配合营业运作，要主动寻找货源8 .要确立货比三家的精神，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况 外，亦应设法多找货源比较9 .要对本身的工作有投入感，尽量做到对各项物料的来源和价格，心中 有数，在工作上要注意快速，准确，节约，高质量的办事方向，以最低成 本，购入最高质量
36、的物料，所以事前的市场资料应有充分的掌握，10 .对客商和公司的员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一 项采购任务。六.系统采购作业流程采购部的事物管理工作由采购经理负责，采购经理向财务经理负责，其 职责包括：1 .组织采购部人员进行采购工作，统一采购管理2 .进行市场信息调查，编制物价报告3 .控制采购行为，控制物料成本，节约资金支出4 .协助存货管理，避免库存积压5 .分析进货倾向，稳定货源供应，6 .协调质量控制，平衡物料比重，7 .调查同行作业倾向，支持厨房超前导向作业，8 .研究业务改良，提高作业效益。为了使采购部经理能顺利执行以上8项指标：采购经理享有以下的工作职权：1 .
37、接受及办理行政办及财务审批同意的采购申请单的采购工作2 .拒绝及退回不符合规定的采购申请单3 .拒绝未经批准的采购要求4 .核查采购申请单，进行采购，报价工作，选择及建议选定供货商5 .在获得财务经理及总经理批准后，才能签订采购合同及采购确认文件6 .安排采购人员的采购工作7 .督导并评估采购人员的工作表现8 .严格要求采购人员遵守公司各项规章制度及采购纪律9 .控制及检查采购物料的质量，数量10 .拒绝接受不符合采购订单或其他采购文件指定标准的物料采购部的工作流程：市场资料搜集：应尽可能在平时多做市场调查，掌握市场信息，对公司的各种物料事先 掌握最新资料和供货渠道及价格，避免在使用部门提出要
38、求后方才开始寻找 货源和有关资料的被动情况。资料管理：所有的市场供货资料，订货文件，采购记录等应集中由专人管理，避免 造成分散，脱节，无法跟查，从而导致工作出现漏单，重复或中途搁置等情 况。采购申请单的收单记录：所有各部门送交的采购单应统一交由专人办理登记后，再交专人具体办 理询价，议价，采购等具体工作。定价和建议供货商：在完成询价和议价工作后，应进行比较报价，决定选择供货商，完成采 购申请单内需要填写的各项物料的资料，交送财务经理和总经理批准。订货单和合同的发出：在采购申请单获得必需的批准签署后，将送回采购部，并按以下部门分 发；首联一一收货部二联一一采购部三联一一会计部四联一一申请部门其中
39、的三联和四联应在完成登记后即时发给会计部和申请部门，首联及 二联则交采购部经理进行分派，按每张采购申请单的性质，制作采购订货单 （一般市场和百货项目）和采购定单（进口，或大批量订货，或对方不接受 订货合同单位的定购）或采购合同。在完成采购订货单，采购定单，或合同后，首联和前述三种定购文件的 其中一种副本应即时交到收货部，作为收货授权文件，有关的定购文件的其 他副联亦应交给采购部存档备查。到货核查：收货组在每日完成收货工作后应将收货记录和相关的采购申 请单首联和有关订货文件在送成本控制组前先交到采购部进行核查。经采购 部核查加签后的收货记录等文件应即时送给成本控制办理入帐。订货单和合同的核查：采
40、购部应根据到货情况检查每张采购定单和合同 的执行情况，并在该订货文件确已完成后在该订货文件上加盖“完成”字样的 印章，以资分辨完成及未完成的采购事项的跟进，已完成的订货文件应按供 应商区分存档备查。跟进采购：采购部应对经办的工作养成凡事跟催跟办的习惯，不可找籍 口放缓，拖迟，放弃，或以任何理由不予跟催，在确实有困难时应即时向上 一级主管人员请示，要清楚认识到拖延任何一项采购要求都可能令公司蒙受 不可估测的损失或在运转上灵。进口物料的采购；按公司规定，所有的进口物料的采购必须通过正常渠道按有关的正式手 续去进行。根据现行的采购政策，只有在国内确实无法购买的项目，或国内 未有可接受的代用品，或在国
41、内购买的价格高于国外时方可办理进口采购， 所有进口采购的办理由采购部经理执行，其程序如下：1 .当采购项目无法在国内进行采购时，即转为国外采购，制作“采购申 请单变更事项通知单”，正本通知申请部门，报经上级批准以后将采购申请单 转采购部办理进口采购。2 .采购部在接到申请单后应填具专门送至供货单位的报价单，通知供货 单位的负责人对所购物品进行报价和提供货品的有关资料。3 .采购部在收到供货单位的报价后应尽快办理采购申请单的审批，并同 时办理有关的进口批文。4 .在采购申请单获得批准后应立即把采购订货单给供货单位，并跟催进 境运输，到货报关，清关事项。5 .若在办理过程中有任何变更，仍应用“采购
42、申请变更事项通知单”通知 有关的申请部门。6 .在办理过程中要注意供货单位提供的货品是否和申请部门提出的要求 相同，如有差异应立即与申请部门确定可否使用。七.每月价格索引采购部对所需采购的一切物品应建立档案，设置目录，并随时登录变化 的价格，每月底做出一份价目表，供各部门参考。A.年度报告每年年末采购部应写一份采购工作年度报告，就以下几方面内容予以说 明：1 .本年采购预算执行情况2 .超预算的原因3 .各项物品采购结构的变化4 .整体价格水平的变化5 .存货周转情况6 .各类合同执行情况7 .如何适应目前市场的变化8 .明年采购工作如何做政策及执行程序政策：加强资金预算管理，严格控制各项开支
43、，避免不必要的浪费，保证各项 经营工作顺利运行目的：明确现金支出的申报程序及每期各项开支的范围，使资金管理制度化、 程序化、规范化程序：一、编制资金支出计划表1、每月月初5日之前，各部门根据实际需要按财务部提供的预算表格及 要求编制出本部门的各项开支预算。“项目名称”栏：填写需购置的物品或付费项目名称“计划金额”栏：填写需购置的物品及付费项目的金额，凡能确定计划开 支金额的可由部门填写，凡需购置的物品，价格金额不能确定的须提前报采 购部门予以询价，之后计算出计划金额并填在“计划金额”栏“摘要”栏：填制所购物品的用途及相关内容。2、资金支出计划表编制完毕后，部门经理须认真核对，力求全面、细 致、
44、符合实际，确认签字后报财务经理审核。3、财务经理须严格审核各项开支内容，对不符合要求的及与预算不符的 项目可要求部门修改或取消，财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。4、总经理签字确认后上报业主审批。5、业主同意并批准后，财务部即可按此预算执行。6、在预算执行过程中，对预算之外的各项开支且部门认为必须购置的需 打报告说明原因并上报业主审批后方能支出。二、编制资金支出计划执行情况表每月各部门要编制上期资金支出计划执行表，对超预算支出的要说明原因。 财务部对各部门上报的资金支出计划执行表进行审核后汇总，将当期的资金 支出计划表及上期的资金支出计划执行表于每月10日前上报业主审批。三、现金及支票申
45、请程序1、预算内各项开支2、预算外各项开支政策及执行程序十九、应收和预付款项按照不同货币分别设帐登记。企业计提坏帐准备，可于年度终了按照应收帐款、应收票据等应收款项，计 提不超过3%的坏帐准备。坏帐准备应当单独核算，并在资产负债表中作为应收款项的减项单独反 映。年末应当计提的坏帐准备数额如果高于已提坏帐准备的帐面余额，可以 按其差额补提足额；如果低于已提坏帐准备的帐面余额，应当按其差额相应 调减坏帐准备的帐面余额。企业的坏帐损失，计入管理费用。实际发生的坏帐应当与坏帐准备先行 冲抵。已经确认的坏帐，以后如果收回，应当相应调增坏帐准备或者冲减管 理费用。对于坏帐的确认，按照国家有关规定办理。二十
46、、存货应当按照实际成本登记入帐。购入的存货，以买价加运输、装卸、保险等费用、运输途中的合理损 耗、入库前的挑选整理费用和应缴纳的税金作为实际成本；购入的商品以买 价和应缴纳的税金作为实际成本。自制、自产或者自行开采的存货，以制造、生产或者开采过程中的各项 实际支出作为实际成本。委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品成本加加 工、运输、装卸和保险等费用以及应缴纳的税金作为实际成本。盘盈的存货，按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。二十一、存货的核算，一般采用永续盘存制。领用或者发出的商品、原材料、自制半成品和产成品等，采用先进先出 法确定其实际成本；低值易耗品和周转使用的包装
47、物在领用后采用一次摊销 法，企业于投入生产经营时一次大量领用的低值易耗品，可以作为其他资产 核算。二十二、存货需定期盘点，每月盘点一次。盘存数如果与帐面记录不 符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。盘盈的存货，一般应当相应冲减有关费用；盘亏或者毁损的存货，在扣 除过失人或者保险公司等的赔款和残料价值之后，应当相应计入有关费用； 其中，由于非常原因造成的净损失，计入营业外支出。政策：建立健全供应商管理制度，理顺采购部与供货商之间的关系，合理安排 和使用公司资金，建立良好的客户关系，维护公司信用。目的：为了加强*公司的资金管理，有效地利用公司的资金，加速资金的周 转。程序：一、供应商结帐（一）每月15日前采购部根据与供应商对帐结果，填写支票申请单，连同 采购申请单、收货单供货商联及发票一并送到计财部，计财部审核后再经总 经理审批后付款。（二）流程：供应商送单采购部填写支票申请计财部审核总经理批准付款注：物品、食品结帐需