7文件、记录和档案管理制度.docx

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1、广东源茵生态I有限公司源苍生怒翻HmhY&iFw*文件、记录和档案管理制度Yuan Yin Park-A/6-007管理部门：安全管理办公室编 制：审 核：批 准：生效日期：本文件为公司内部机密，严禁泄露；未经许可，不得复制、翻印或转变成其他形式使用。文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖笆孕国文件、记录和档案管理制度1目的为了确保公司安全生产有关的文件、记录和档案管理规范、完整、有效，使与安全生产标 准化有关的文件、记录和档案得到控制，确保公司安全生产工作具有可追溯性，特制订此管理 制度。2适用范围本制度适用于广东源茵生态园安全生产有关文

2、件、记录和档案管理工作。公司其他文件、 记录和档案的管理可参照执行。3职责公司安全管理办公室为安全生产有关文件、记录和档案的归口管理部门。负责编制公司安 全管理制度、安全操作规程和应急预案，经安全生产负责人批准发布；规定有关安全管理档案 要求、记录样式，对公司安全生产管理文件、记录统一编号、备案，对文件和记录的更改进行 管理。3.1 2各部门根据危险源辨识情况,补充制定专项安全管理制度和安全操作规程,编制记录表样, 经部门领导审核，安全生产负责人批准，在安全管理办公室编号、备案后发布，并负责评审和 修订工作。3.2 各部门负责管理范围内记录的填写、收集、整理、标识、保管，必要时传递到相关部门

3、签署，并对所填写记录的真实性、及时性、完整性负责，每半年一次将形成的安全生产记录归 档到安全管理办公室保存。3.3 安全管理办公室负责安全有关文件的发放、更改、作废文件回收，在安全生产标准化管 理记录清单中规定各记录的保管单位和保存期。对于过期的记录表单和作废文件，由安全管 理办公室申请，安全生产负责人批准后方能销毁。3.4 安全管理制度、操作规程、应急预案、记录表样由安全管理办公室在发放时保留一份存 档；接受到的安全管理外来文件应移交安全管理办公室编号和存档。4文件、记录和档案的管理文件和记录管理要点文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖

4、笆孕国文件、记录和档案管理制度文件管理要点1）编制、审核、批准的签署；2）必要时进行评审与更新，并再批准；3）标注编号、版本/修改状态，以便于识别；4）文件使用场所获得适用的有效版本；5）文件内容字迹应保持清晰完整；6）外来文件得到识别并发放或传达至适用部门；7）对文件发放、回收、保存、废止后留存加以管理。4. 1.2记录管理要点包括编号、标识、填写、保管、归档、保存期限等。4.1 . 3公司安全生产有关文件和记录包括：1）安全生产管理制度、安全操作规程、应急预案等；2）适用的外来文件；3）记录表样等。4.2 文件的编制、审核、批准4. 2.1公司通用安全生产规章制度、安全操作规程、应急预案由

5、安全管理办公室编制，部门 领导审核，安全生产负责人批准发布。4. 2.2公司专项安全管理制度、安全操作规程由所在部门组织编制，部门领导审核，安全管 理办公室会签并统一编号，安全生产负责人批准后发布。4. 2.3通用安全管理制度按照不低于有关安全生产法律法规、标准规范的要求编制；专项安全 管理制度按法律法规、部门规章、技术规范和标准要求，结合公司危险源辨识结果编制。4. 2.4安全操作规程（或规范）做到“一岗一规范”，“一台一规程”。设备安全操作规程一般 包括设备运行参数、危险性分析和防范措施、操作步骤、巡回检查、运行记录、应急处理、安 全注意事项等。岗位安全操作规范一般包括资格要求，岗位危险性

6、分析和防范措施，岗前、岗 中、岗后的作业规范，安全注意事项、应急处理等。4.3文件的格式、编号、版次和修订状态4. 3.1安全管理文件纸质版为正反面打印，标题为宋体四号字加粗，正文为宋体小四号字，行文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖笆孕国文件、记录和档案管理制度距固定值25磅（印刷版为缩短篇幅，可缩小字体和行距），正文章节按GB/T 1.1-2020编排。4. 3.2文件的编号说明：DMLY AQ TY - XXI 两位顺序号 “通用”简称 ，安全，简称“大梦探索乐园”缩写当各部门制定专项安全管理制度时，将“TY”改为：“ZX”；安全操

7、作规程一将“TY”改为 “GC”，应急预案-将“TY”改为“YA”，外来文件-将“TY”改为“WL”。顺序号由公司管理办 公室统一编号并登记，以避免编号重复或无序。4. 3. 3文件的版本用A、B、C等依次进行标识，文件的修改在同一版本允许9次，用0、1、2、 3等依次标识，文件版本/修改状态的标识是为了识别和检索。安全管理办公室将安全生产有关文件名称、编号、版次等录入安全生产标准化管理 文件清单，各部门新增或更改文件的名称和编号应在安全管理办公室登记取号，以便及时纳 入公司安全生产标准化文件体系。4.4文件的标识、发放、保管4. 4.1批准发布的文件由安全管理办公室按执行范围确定发放份数，文

8、件封面加盖“受控” 标识，使用文件收（发）登记表发放文件，由接收文件部门签字确认。4. 4.2文件接收部门承担文件保管责任，确保文件完整、清晰。文件持有人调离时应交回文 件。新版文件发放时，旧版文件同时废止收回，作废文件应及时上交安全管理办公室，无保留 价值的文件做好“作废”标识。4. 4.3公司安全生产有关文件的电子版和纸质版均属于受控文件，未经安全管理负责人批准， 任何部门、个人不得复制、外传，违反规定者，安全管理办公室及编制者有追责及索赔权。4. 4.4安全生产文件通过安全教育培训的方式传达给员工，经考试、检查，验证培训效果。安 全操作规程要点应在现场公示。4. 5文件的评审和修订4.

9、5. 1安全生产有关文件由编制部门每三年组织一次适用性评审，不适用时应及时修订。修订文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖笆孕国文件、记录和档案管理制度后的文件发布前应履行签批手续并在安全管理办公室备案存档。4. 5.2当出现以下情况时，可随时组织文件评审：a）安全生产的法律、法规发生变化；b）安全生产相关的组织机构或管理职责发生重大变化。4. 5.3文件评审内容a）与法律、法规及其他要求的适宜性；b）与公司安全管理架构和管理水平的适用性；c）实际执行时的可操作性；d）与其他管理制度的相容性。组织评审的部门通过文件评审记录表记载评审情况，评

10、审结果作为是否修订的主要 依据。修订文件一般由编制部门进行，当编制部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门 组织，必要时，需了解该制度制订的原始背景。修订过程、新制度的发放、作废文件回收执行 本管理制度。4. 6文件的执行4. 6.1公司、部门在安全检查、日常巡查中应包括对安全生产规章制度、安全操作规程执行情 况的检查。4. 6.2违反安全管理制度、安全操作规程的，按“三违”行为界定和处罚规定进行处理。4.7 记录的表号、标识和保存期7.1安全管理办公室负责编制安全生产标准化管理记录清单，对每种记录都有唯一的表 号加以标识，格式为：DMLY-AQ-TY-BXXX,表号编排与文件号编排类似，“

11、TY” 一通用制度的表 格，“BXXX”中“B”为表格，“XXX”为三位顺序号，其他专项制度的表格代号将“TY”改为代 号 “ZX”。4. 7.2记录的保存期限分为永久，长期（10年），短期（3年），记录的保存期在安全生产标 准化管理记录清单中列明。4.8 记录的填写、管理、检索4. 8.1记录应按表格内容依次填写，确保字迹清晰，数据及表述准确、不漏项，且签署完整。4. 8.2记录归口部门指定专人对记录进行管理，一般按日期排列，必要时编制顺序号。在用记文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖笆孕国文件、记录和档案管理制度录以活动案卷的方式留置

12、于使用场所，已过现用期的记录需整理并核查完整性、增加封面后半 年归档一次安全管理室，形成安全生产档案。4. 8.3为了追溯需要，需要检索、查阅记录时，应经记录保管部门领导批准后方可查阅。4. 9失效文件和记录的销毁4. 9.1已失效但需作为历史资料保留的文件，在确定数量后装入文件袋中，封面标识名称、编 号、版本/修改状态、作废年、月、日，标注”停止使用，仅作历史资料”后归档存放。对无保留价值的作废文件和过期记录，由安全管理办公室提出申请并填写文件销毁记 录表，安全生产负责人批准后销毁。4. 10安全生产档案的管理4. 10. 1公司对主要安全生产过程、事件、活动、检查等通过填写记录表格、报告、

13、通知、影 像等形式进行追溯，形成安全生产档案。4. 10. 2安全生产档案主要内容：1）安全生产会议记录；2）安全生产专项费用提取和使用情况记录；3）安全教育培训记录；4）劳动防护用品采购、发放记录；5）危险源辨识、风险评价信息，重点危险源清单和管理台账；6）安全生产检查记录及相关资料；7）各类危险作业审批资料；8）隐患整改和治理记录，隐患统计分析、通报等资料；9）安全生产考核和奖惩资料；10）设备台账、设备技术资料和强制性检测报告、设备维修、维护保养和运行记录；11）要求持证上岗的作业人员台账；12）对相关方的安全管理记录；13）安全设备设施台账，安全设备设施的安装、运行、维护、校验记录，法

14、定检测报告；14）建设项目安全设施“三同时”资料；15）水、电、燃气、建筑布置等技术图纸；文件编号：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_广东源茵生态园有限公司也一力庖笆孕国文件、记录和档案管理制度16）员工职业健康检查记录、工伤申报的相关资料；17）应急演练记录，应急物资与装备台帐；18）安全事件和事故报告、调查与处理相关资料。4. 10. 3安全生产档案的保管各部门应指定专人保管与安全生产有关的在用记录，现场存放满半年的记录应移交安全管 理办公室存档。5相关记录YuanYinPark-A/6-B009安全生产标准化管理文件清单YuanYinPark-A/6-BOlO安全生产标准化管理记录清单YuanYinPark-A/6-BOll文件收（发）登记表YuanYinPark-A/6-B012文件评审记录表YuanYinParkA/6B013文件销毁记录表