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1、第 1 页 共 3 页R/3 系统物料主数据维护管理制度根据 R/3 物资管理系统的要求和平朔物资采购管理办法的相关规定，为了保持物料主数据的规范性、准确性、完整性和唯一性，保证系统采购流程的通畅性，避免错误的发生，对物料主数据的输入维护及修改制度规定如下：一、物料主数据管理机构由物流中心计划管理部门专人审核、专人批准、专人输入。二、主数据维护或修改的审核及批准1、提出申请凡是正常生产经营所需的物资和备品备件，尤其是厂家能提供物料号码的、常用的、消耗稳定的、使用频繁的物料，在请购前必须维护并使用物料编码。新的物料编码由使用单位以填写R/3 系统主数据维护表 的方式发起维护申请（需要修改的主数据
2、填写对应的修改申请表），该申请表必须经使用单位计划经理（设备办主任）或以上领导审签。无维护或修改申请表的主数据，不允许任何人在系统进行任何维护修改操作。2、审核主数据维护或修改申请表在提交物流中心后，必须经过严格审核方可输入维护。初审由计划管理部门相关人员进行审核并签字确认。初审内容包括：1）落实申请维护的物料在系统中对应的工厂下是否已经存在主数据，杜绝一件多号。首先要要使用模糊查找功能在R/3 系统输入物料说明中的关键字来查证；其次对于安太堡区域提请的主数据，由于替代原因和存在加“TT-”前缀及加“-ATB”后缀的情况，可能其相应的主数据已经存在而不需要再维护，要求有关审查人员认真对照系统整
3、合项目组下发的ATB新旧系统物料编码变更对应表、ATB主库被替代件对照表和ATB选煤库被替代件对照表来查证，如果存在主数据，在申请表上注明已有的物料号码后通知用户使用，不需要再维护。同一物料如果不是替代原因绝对不允许更换号码后重新维护新的主数据。如果安太堡（A002）用户提请的主数据在A002内不存在、但在安家岭工厂名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 3 页 -第 2 页 共 3 页（A001）中存在（或反之），也需要维护，可以采取复制的方式，但该主数据的物料类型、物料描述、采购订单文本、物料组、计量单位五个项目必须与A001中一致，否则 A001中此五个信息也会被改
4、变；估价类、参数、仓储地点等不受影响，可以维护成不同。2）检查主数据维护申请表中“物料编码、物料组、物料类型、物料名称、计量单位和估价类”6 项内容是否全部填写，填写不完整的不予维护。3）检查主数据维护申请表中“物料编码、物料组、物料类型、物料名称、计量单位和估价类”6 项内容是否填写正确。要求如下：“物料编码”：若供应商提供备件手册的，按照备件手册提供的号码填写；若无备件手册使用自编号的，必须符合R/3 系统物料号码编码规则。自编号凡是编码规则不符合规定或出现一件多号的，或者有备件手册号码仍人为自编的，一律不予输入维护。已经国产化合格的备件应同时提供试制协议和试制合格通知单后，并在原备件号加
5、“-G”。国产化备件没有开发试制协议及合格通知单的主数据不予维护；物料号码在R/3 系统中最多支持18个字符，超出的不予维护。“物料组”：严格按照最新规定的备件、材料所属设备对应的物料组填写。寄售件物料组不准在首次维护时填写维护；国产化件使用对应的国产化物料组；其余物料使用OEM 物料组。“物料类型”：备品备件类填写为“ERSA”；材料填写为“HIBE”，工具填写为“FHMI”。“物料名称”：进口件必须同时填写中英文，国产和国内采购件可只填写中文。进口件不填写英文说明或国产件、国内采购件不填写中文说明的主数据不予维护；属于自编号或公共物料组（各单位共用的物资，如钢材、工具、油脂等）物料的主数据
6、，在物料名称中必须注明规格型号，不注明的不予维护；“单位”：计量单位必须一次性填写准确，若首次填写错误，一旦发生采购后 R/3 系统将不允许修改；不填写计量单位、计量单位书写模糊或计量单位明显错误的主数据不予维护；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 3 页 -第 3 页 共 3 页“估价类”：是物料关联财务相关科目的凭证，必须按照对应的设备类型或物资类别填写，不填写或填写错误，主数据将无法输入维护或维护后无法使用，类似主数据申请表一律予以退回。3、批准主数据维护或修改申请表由物流中心计划管理部门逐级审批后方可输入；未经过审批的主数据申请表，任何人不得擅自输入维护；4、输入经过最终审批的主数据维护或修改申请表物流中心相关输入员进行系统维护输入，输入完成后加盖“已输入”印章并签字，其他任何人员不得进行操作。5、存档维护输入或修改完成的主数据由相关输入员按照使用单位的不同分类存档，以备查询及有关部门审计。6、删除对于创建错误导致无法修改的主数据，要特别提出并及时报相关领导批准后进行处理，不得擅自删除。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 3 页 -