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1、档 案 管 理 软 件 功 能 要 求 暂 行 规 定(2001年 6 月 5 日)第 一 章总则第 一 条为 适 应 档 案 管 理 现 代 化 需 要，规 范 档 案 管 理 软 件 的 开 发 研 制 和 安 装 使 用，提 高 计 算 机 辅 助 档 案 管 理 的 标 准 化 水 平，确 保 档 案 数 据 的 安 全 和 有 效 利 用，制 定本 规 定。第 二 条本 规 定 所 称 的 档 案 管 理 软 件，是 指 各 机 关、团 体、企 业 事 业 单 位 和 各 级各 类 档 案 馆 用 于 对 档 案 信 息 和 档 案 实 体 进 行 辅 助 管 理 的 各 种 类 型
2、 的 计 算 机 应 用软 件 系 统。第 三 条档 案 管 理 软 件 的 研 制 开 发 和 安 装 使 用，应 遵 循“规 范、先 进、实 用”的 原则，既 要 满 足 当 前 工 作 的 需 要，又 要 兼 顾 将 来 技 术 发 展 的 趋 势。第 二 章 基 本 要 求第 四 条档 案 管 理 软 件 应 具 备 数 据 管 理、整 理 编 目、检 索 查 询、安 全 保 密、系 统维 护 等 基 本 功 能，并 能 辅 助 实 体 管 理 及 根 据 用 户 特 殊 需 求 增 扩 其 他 相 应 功 能。第 十 条数 据 管 理 模 块 应 具 备 对 各 类 档 案 目 录
3、及 原 文 信 息 进 行 管 理 的 功 能，主 要包 括：数 据 库 的 建 立、修 改、删 除，档 案 数 据 的 输 入、存 储、修 改、删 除 等 内 容。第 十 一 条数 据 库 管 理 系 统 的 选 择 应 充 分 考 虑 用 户 所 需 的 数 据 容 量；数 据 结 构 设计 应 符 合 检 索 优 先 的 原 则，能 够 以 D BF 文 件 格 式 或 通 过 XM L 文 档 进 行 数 据 交 换，并 具 备 安 全、合 理、灵 活 等 特 性。第 三 章数 据 管 理 功 能第 五 条档 案 管 理 软 件 的 开 发 研 制 与 功 能 设 计 必 须 符 合
4、国 家 有 关 档 案 工 作 和 计 算机 信 息 系 统 管 理 的 法 律 法 规 和 业 务 技 术 标 准。第 六 条档 案 管 理 软 件 的 研 制、安 装 和 使 用，必 须 具 有 严 格 的 安 全 保 密 机 制。第 七 条档 案 管 理 软 件 应 具 有 良 好 的 实 用 性、兼 容 性 及 可 扩 展 性，并 做 到 界 面 友好，用 语 规 范，操 作 简 单，使 用 方 便。第 八 条档 案 管 理 软 件 应 具 备 较 强 的 数 据 独 立 性，确 保 在 软、硬 件 环 境 发 生 变 化时 数 据 的 完 整、安 全迁 移 及 有 效 利 用。第 九
5、 条档 案 管 理 软 件 应 配 有 完 备 的 安 装 与 使 用 技 术 资 料，主 要 包 括：用 户 手 册、系 统 管 理 员 手 册、数 据 实 体 关 联 图 等。第 十 二 条数 据 项 的 设 置 应 符 合 档 案 著 录 规 则 (DA T 18 一 1999)的 规 定。第 十 三 条系 统 应 提 供 键 盘 录 入、文 件 扫 描 和 直 接 接 收 电 子 文 件 等 多 种 档 案 数 据输 入 方 式。具 有 文 档 一 体 化 功 能 的 档 案 管 理 软 件，应 能 保 证 系 统 内 文 件 处 理 部 分 录 入 的 数 据与 档 案 数 据 对
6、应 项 目 的 格 式 完 全 一 致，并 能 根 据 归 档 标 识 实 现 归 档 文 件 的 有 效 迁移。具 有 图 纸 管 理 功 能 的 档 案 管 理 软 件，其 录 入 图 纸 的 幅 面(如 A 0)与 精 度(如 200dp i)应 满 足 用 户 的 应 用 要 求。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 3 页 -第 十 四 条各 种 不 同 类 型 的 档 案 数 据，其 文 件 格 式 均 应 尽 量 采 用 通 用 文 件 格 式。本 规 定 推 荐 的 通 用 文 件 格 式 为：文 字 型 数 据 采 用 XM L 文 档 和 RT F、
7、T XT 格 式；扫 描 图 象 数 据 采 用 JPEG、T I FF 格 式；视 频 数 据 采 用 MP EG、AVI格 式；音 频 数据 采 用 M P3、WAV等 格 式。确 需 采 用 专 用(非 通 用)格 式 的，应 能 根 据 需 要 按 要 求 实 现 与 通 用 格 式 之 间 的 转换。第 十 五 条整 理 编 目 模 块 应 具 备 数 据 采 集、类 目 设 置、分 类 排 序、数 据 校 验、目录 生 成、数 据 统 计、打 印 输 出 等 基 本 功 能，并 能 根 据 用 户 需 要 增 设 主 题 词(或 关键 词)及 分 类 号 的 自 动 标 引 功 能
8、。第 十 六 条整 理 编 目 模 块 应 能 满 足 下 列 主 要 要 求：(一)能 为 用 户 自 行 设 置 实 体 分 类 方 案 预 留 空 间，并 能 满 足 自 动 按 照 分 类 类 目 进 行分 类 和 排 序；(二)能 自 动 生 成 档 案 管 理 所 需 各 种 排 列 序 号，并 能 由 用 户 自 主 修 改 和 重 排 序，保存 时 有 防 重 号 校 验 功 能；(三)能 自 动 生 成 符 合 档 案 工 作 相 关 标 准 的 各 类 目 录 和 备 考 表 等；(四)具 备 功 能 齐 全 的 统 计 功 能，并 能 生 成 相 应 报 表；(五)具 备
9、 完 备 的 打 印 输 出 功 能，能 打 印 输 出 各 类 目 录、统 计 报 表、备 考 表 等。第 五 章检 索 查 询 功 能第 十 七 条检 索 查 询 模 块 应 具 备 对 档 案 信 息 数 据 进 行 多 种 途 径 检 索 查 询 的 基 本 功能，并 具 备 借 阅 管 理 等 辅 助 功 能。第 十 八 条检 索 查 询 模 块 中 必 须 设 置 题 名、责 任 者、形 成 时 间、主 题 词、分 类 号等 检 索 项。根 据 用 户 需 求，还 可 设 置 文 件 编 号、档 号 等 辅 助 检 索 项。第 十 九 条检 索 查 询 模 块 应 能 满 足 下
10、列 主 要 要 求：(一)能 根 据 检 索 项 提 供 多 条 件 组 合 查 询，并 能 对 常 用 检 索 途 径 进 行 优 化，满 足 用户 对 查 全 率、查 准 率 的 要 求。(二)能 根 据 用 户 需 要 设 置 目 录 检 索、全 文 检 索、图 文 声 像 一 体 化 检 索 等 功 能；(三)能 对 查 询 结 果 进 行 显 示、排 序、转 存、打 印 或 选 择 输 出 等 技 术 处 理。第 二 十 条借 阅 管 理 功 能 应 包 括 对 利 用 者 以 及 利 用 的 目 的、时 间、内 容、效 果 等信 息 的 记 录、分 析、统 计 以 及 档 案 催
11、退、续 借、退 还 等 功 能。第 六 章辅 助 实 体 管 理 功 能第 二 十 一 条辅 助 实 体 管 理 模 块 应 具 备 对 档 案 征 集、接 收、移 交 以 及 档 案 鉴 定、密 级 变 更 等 进 行 相 应 管 理 的 功 能。第 二 十 二 条辅 助 实 体 管 理 模 块 应 能 满 足 下 列 主 要 要 求：(一)对 征 集、接 收、移 交 档 案 的 时 间、来 源、交 接 人、数 量、种 类、载 体 等 进 行管 理；(二)对 档 案 划 控、保 管 期 限 变 更、密 级 变 更、鉴 定 销 毁 等 进 行 管 理。第 七 章安 全 保 密 功 能第 二 十
12、 三 条档 案 管 理 软 件 的 研 制、安 装 和 使 用，必 须 符 合 计 算 机 信 息 系 统 保密 管 理 暂 行 规 定 (国 保 发 1998 1号)的 各 项 要 求，具 备 系 统 访 问 控 制、数 据 保护 和 系 统 安 全 保 密 监 控 管 理 等 基 本 功 能，确 保 档 案 数 据 安 全。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 3 页 -第 二 十 四 条系 统 访 问 控 制，必 须 能 实 现 严 格 的 权 限 控 制，并 具 有 防 止 越 权 操 作的 技 术 措 施。第 二 十 五 条数 据 保 护，必 须 保 证 系
13、统 对 档 案 数 据 的 采 集、存 储、处 理、传 递、使 用 和 销 毁 按 照 国 家 有 关 保 密 规 定 进 行，并 在 各 项 操 作 中 有 相 应 的 密 级 识 别。涉密 系 统 还 应 有 严 格 的 数 据 加 密 措 施。第 二 十 六 条系 统 安 全 保 密 监 控，必 须 能 对 系 统 中 各 种 操 作 实 现 严 格 的 监 控 并 加以 记 录。第 八 章系 统 维 护 功 能第 二 十 七 条系 统 维 护 模 块 应 具 备 用 户 权 限 管 理、系 统 日 志 管 理、数 据 的 备 份 与恢 复 等 基 本 功 能。第 二 十 八 条用 户
14、权 限 管 理 应 包 括 系 统 各 部 分 的 操 作 权 限 管 理 和 数 据 操 作 的 权 限管 理。系 统 应 能 对 所 有 上 机 操 作 人 员 自 动 判 断 分 类，拒 绝、警 示 非 法 操 作 并 加 以记 录。第 二 十 九 条系 统 日 志 管 理 应 提 供 独 立 于 操 作 系 统 的 电 子 文 件、档 案 查 询 日 志 记录 功 能，包 括 上 机 人 姓 名、访 问 时 间(年 月 日 时 分)、所 用 微 机 编 号、查 询 内 容、利 用 方 式(阅 读、修 改、拷 贝、打 印)，并 提 供 详 情 查 询 功 能。日 志 文 件 保 存 时
15、间应 不 少 于 两 个 月，需 长 期 保 存 的 日 志 文 件 应 可 自 动 转 存 备 份。第 三 十 条系 统 维 护 模 块 在 提 供 数 据 备 份 与 恢 复 处 理 功 能 的 同 时，还 应 能 对 档 案数 据 某 些 代 码 表 提 供 方 便 的 维 护。第 九 章 附 则第 三 十 一 条各 使 用 单 位 可 根 据 实 际 工 作 需 要，在 档 案 管 理 软 件 设 计 和 使 用 过 程中 分 阶 段 实 现 本 规 定 所 要 求 的 各 种 功 能，但 必 须 留 有 相 应 的 拓 展 接 口。第 三 十 二 条各 省、自 治 区、直 辖 市 档 案 行 政 管 理 部 门 应 对 本 行 政 区 域 内 档 案 管理 软 件 的 开 发、鉴 定 和 使 用 加 强 监 督 与 指 导。第 三 十 三 条本 规 定 由 国 家 档 案 局 负 责 解 释。第 三 十 四 条本 规 定 自 发 布 之 日 起 施 行。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 3 页 -