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1、1 秘书实务与办公自动化实 验 教 学 指 导 书湖北经济学院财政与公共管理学院2011 年 1 月名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 9 页 -2 秘书实务与办公自动化实验教学指导书前言一、实验总体目标秘书实务与办公自动化实验目的是使学生掌握办公自动化软件的使用方法和技巧为今后工作进行快速的接触工作打下坚实的基础。教学的主要任务是从应用和实践的角度出发，使学生通过上机操作，完成办公自动化课程的学习，掌握计算机的基本操作技能，并能熟练办公自动化软件及设备的各项操作，为更好地适应信息化社会的学习和生活打下基础。二、适用专业年级公共事业管理、行政管理三、先修课程四、实验项
2、目及课时分配序号周次实验内容学时实验一第六周WINDOWS的常用操作2 实验二第七周WORD 文本的建立和编辑2 实验三第八周WORD 文本版面的设计、图像处理及表格应用2 实验四第十周Excel 的基本操作、数据编辑与运算2 实验五第十一周Excel 数据的运算、筛选、汇总2 实验六第十二周Powerpoint 的新建幻灯片和编辑2 实验七第十三周幻灯片的动画和切换2 实验八第十五周常用工具软件的使用2（说明：实验要求填必修或选修；实验类型填演示性、综合性、验证性、设计性或研究创新性。）五、实验环境机器在 WindowsXP环境下，并且安装了Office2003等软件。六、实验总体要求1、w
3、indows 系统应用2、Microsoft Office2003软件系列的应用与操作。3、现代办公机具的使用。七、本课程实验的重点、难点及教学方法建议本课程实验的重点在于常用办公软件的使用及办公机具的使用，难点在于指法和五笔字型的练习，这门课程的关键是勤于练习，熟能生巧。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 9 页 -3 实验一：WINDOWS 系统的常用操作一、实验目的观察 WINDOWS的界面结构，掌握 WINDOWS的进入和退出，掌握程序管理器基本操作方法，掌握文件管理器、控制面板和打印管理器基本操作方法。二、实验原理和实验内容提要1、windows 系统的安装
4、2、WINDOWS基本操作：窗口菜单、控件、对话框操作3、windows 窗口界面组成：1）边框2）标题栏3）菜单栏4）工具栏5）状态栏6）文档视图7）滚动条；4、桌面基本元素及设置方式:设置桌面分辨率1024*768 并恢复默认设置。5、外观修改：菜单大小、字体、字号设置修改6、程序管理器的基本操作：查看管理程序，管理进程。7、文件管理器的基本操作：1）文件或文件夹的选定2）文件或文件夹的属性3）新建文件夹（命名：实验练习）4）新建文件（什么类型）5）复制文件或文件夹6）移动文件或文件7）删除文件或文件夹8）重命名文件夹或文件（实验材料）9）查找文件或文件夹（c 盘 config.ini）8
5、、运用命令查看并优化开机启动项9、控制面板的操作：1）区域选项设置2）日期/时间设置3）鼠标和键盘设置4）添加或删除程序5）用户管理（添加自己姓名作为新的用户）10、打印管理器操作：1）添加打印机2）设置默认打印机3）取消文档打印三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统四、实验要求1、熟练掌握windows 系统的安装及其基本操作方法。实验二：WORD 文本的建立和编辑一、实验目的1、观察 WORD 的界面结构；2、掌握 WORD 的进入和退出方法；3、掌握建立和编辑文本的方法；4、学会剪贴板的使用。二、实验原理和实验内容提要名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-
6、第 3 页，共 9 页 -4 1、WORD 的界面结构：标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、任务窗格、编辑区、滚动条、视图切换按钮、状态栏。2、WORD 的进入方法：（1）单击“开始”“程序”“Microsoft office”“Microsoft Office Word 2003”。（2）双击桌面已建立的Word 快捷方式图标。（3）双击已建立的Word 文档。退出 Word 的常用方法主要有以下几种：（1）单击 Word 窗口右上角的“关闭”按钮。（2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。（3）双击Word 窗口左上角的控制图标或使用快捷键Alt+F4。3、文档的基本操作：文档的打开、关闭、保存与
7、加密保存打开：第一种方式点击工具栏中的“打开”按钮；第二种方式点击“文件”菜单下的“打开”菜单项，将弹出一对话框，选中要打开的文件，点击“打开”按钮即可。保存：第一种方式点击工具栏中的“保存”按钮来实现；第二种方式是点击“文件”菜单下的“保存”菜单项。加密保存：首先打开要加密的word 文档，单击菜单栏中的“工具”选项，单击弹出的菜单中的“选项”命令；在弹出的对话框中单击“保存”标签，在弹出的选项卡的下半部分你就可以看到“打开权限密码”和“修改权限密码”两个输入框，根据你的需要，在其中一个对话框里输入你自己的密码，再次确认密码，然后单击“确定”按钮即可。另存为：点击“另存为”命令时会弹出保存对
8、话框窗口询问是否保存并要求给定一个文件名称,此处给定的文件名称不能与原文件名称相同,如果文件名相同,则不会建立原文件的副本,而是把修改结果直接保存到原文件上,相当于点击“保存”。关闭：可以通过标题栏右上角的“关闭”按钮；4、文本编辑：复制、粘贴、剪切、删除、移动的各种不同方法。三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、熟练掌握实验同一结果的多种方法。实验三：WORD 文本版面的设计、图像处理及表格应用一、实验目的掌握文本版面的设计方法。二、实验原理和实验内容提要1、文档的查看方式：普通视图、页面视图、Web版式视
9、图、大纲视图、阅读版式视图、文档结构图、缩略图，把握图形、大小调整、裁剪、图文混排等处理；初步掌握艺术汉字的插入与使用；掌握表格的插入、表格宽度和高度的调整、表格行与列的添加和删除。2、文档的格式化与排版：设置字符格式、设置段落格式、制表符和制表位、项目符号和编号、分节、分页和分栏、边框和底纹、样式与模板版式设置、水印（自己姓名）。3、插入图形和对象：插入图形、编辑图片（1）编辑图片和图文混排：浮动式对象和嵌入和图文混排、绘制图形、图形对象的基名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 9 页 -5 本操作、图形对象的格式设置、裁剪图片、设置图片的环绕方式。（2）插入和编辑艺
10、术字、插入文本框、插入数学公式。4、表格的创建、编辑与修改的方法：表格的制作：单击“表格”菜单中的“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，在对话框中的行列数中分别输入数值。表格的编辑：选中连续多个单元格可以进行单元格的合并；选中整个表格，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，从其级联菜单中选择相应的命令按钮。表格的排序：选中进行排序的行或列，选择“数据”菜单中的“排序”命令，在弹出的排序对话框中进行相应的设置，即可完成操作。表格的计算：选中单元格，单击“表格”菜单中的“公式”命令，在弹出的“公式”对话框中选择应用的函数，进行计算的区域，单击确定按钮即可。5、制作调查问卷（
11、名称）。在上方工具栏的任意处点选鼠标，找到“窗体”并选中它，将会弹出“窗体”工具；点击“文字型窗体域”按钮，并依照问卷所需的格式放置。然后我们点击“复点框型窗体域”按钮并点选它；为了保护文档不被修改，让受访者只能填写窗体内容，而无法自行修改文字或是选项，我们接下来要做的是在“工具”菜单中点击“保护文档”，文档右边将出现“保护文案”选项。6、邮件合并。新建两个文件（名称），一个用来输入请柬的内容，称之为主文档；另一个文件用来存放被邀请的人员名单以表格的形式列出来，称为此文档；在“主文档”窗口中，选择工具 信函与邮件 邮件合并向导命令，下一步操作；选择“收件人”时，输入次文档的路径，将其作为数据源
12、；下一步选择“邮件合并”命令，得到邮件合并结果。三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要仔细练习。实验四：Excel 的基本操作、数据编辑与运算一、实验目的观察 Excel 的界面结构，掌握Excel 的进入和退出方法，掌握工作表的选取、删除、插入和更名的方法，掌握数据的输入和编辑方法、公式和函数的使用方法；掌握图表的创建、编辑和格式化的操作方法；数据、公式、单元格特定属性的编辑操作、工作表的格式化操作。二、实验原理和实验内容提要1、Excel 的基本操作：Excel 2003 的启
13、动和退出；工作簿的新建和打开；工作簿的保存和关闭；单元格和单元格区域的选择（相对应用、绝对应用，单元格合并）；工作表及工作表的管理(增加、删除、重命名)；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 9 页 -6 输入和编辑数据（货币、分数、时间、序列、小数点后3 位）；插入（删除）行、列；查找和替换；使用公式、批注（插入批注，修改选项用户信息为本人名字）。2、输入和编辑数据、使用公式和函数（if 显示函数的使用方法）。3、使用图表：建立图表（由数据生成图表，不连续数据生成图表）；编辑图表：激活图表更改图表类型（柱形、饼图）修改图表中的数据移动嵌入式图表和改变其大小修改图表中的
14、图形增加和删除数据系列；格式化图表：图表格式的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴格式的重新设置。双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。4、格式化工作表：格式化数据调整单元格的行高和列宽自动套用格式和条件格式三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。实验五：数据的运算、筛选、汇总一、实验目的掌握电子表格的数据操作，能够熟练掌握数据求和、数据平均值、最大值
15、、最小值；掌握数据筛选的技巧；掌握数据的分类汇总的技巧和方法。二、实验原理和实验内容提要1、新建一个新的电子表格，输入学生的期末考试成绩（设置数据的有效性0-100 整数，设置警告、输入信息等）；利用函数求学生的总成绩、平均成绩（设置平均成绩格式为保留两位小数）；求各个科目的最高分和最低分；使用排名函数进行排名；分类汇总（字段为性别，求总成绩平均值）；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 9 页 -7 利用鼠标进行数据的填充。2、新建一个商场各个季度各种产品的销售量表格；首先按照季度进行数据的排序；对数据进行筛选；数据高级筛选；SUMIF 函数的应用。三、实验材料、药品
16、和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。实验六：PowerPoint的新建幻灯片和编辑一、实验目的掌握新建幻灯片的方法和编辑技巧。二、实验原理和实验内容提要1、启动 PowerPoint：“开始”按钮“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office PowerPoint 2003”启动 PowerPoint。“开始”按钮“运行”，用命令 若桌面上有PowerPoint 的快捷图标，则双击该图标即可启动PowerPoint。打开任意一个PowerPoint 文档即
17、可同时启动PowerPoint。2、插入一个新幻灯片。3、改变幻灯片的字体、字号、颜色等内容。4、插入图片、公式、艺术字、声音、影片、flash、图表、组织机构图等对象。三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。实验七：幻灯片的动画和切换、打印一、实验目的演示文稿的编辑与修饰，掌握幻灯片的动画设置和幻灯片切换技巧和方法。二、实验原理和实验内容提要1、进行幻灯片的复制、移动、删除、隐藏等操作方式。2、幻灯片的模版与版式的更换名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7
18、页，共 9 页 -8 3、幻灯片背景的修改选择“格式”菜单中的“背景”项，打开“背景”对话框，在背景填充下面的背景颜色列表中，选择颜色块，可以修改背景颜色；如果选择“填充效果”，将打开“填充效果”对话框，此时：选择“过渡”、“纹理”、“图案”、“图片”标签，可以分别制作逐渐变色、背景纹理、背景图案、背景图片的效果。4、演示文稿母版的设计选择单击“视图”“母版”“幻灯片母版”命令选择虚线框中对应的文本，单击“格式”“字体”命令，在字体对话框中设置文本的格式；单击“格式”“项目符号和编号”命令，设置文本前的项目符号；在幻灯片母版上添加所需的图片、图形等对象，设置完后，单击格式工具栏左侧的“关闭母版
19、视图”按钮，返回普通视图。5、设置幻灯片的动画效果：用“幻灯片浏览”工具栏设置动画效果；用“动画效果”工具栏设置动画效果；自定义动画。6、设置幻灯片的切换：切换到普通视图或幻灯片浏览视图，选择幻灯片。如果在幻灯片浏览视图中，则选择“幻灯片浏览”工具栏中的“幻灯片切换”按钮；如果在普通视图下，则选择“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”对话框，在“效果”列表框中，选择切换效果；在“速度”区中可选择切换速度；在“换页方式”区中选择换页方式；可以在“声音”列表框选择所需的声音。要将切换效果应用到所选择的幻灯片上，可单击“应用”按钮；要将切换效果应用到所有的幻灯片上，可单击“全部
20、应用”按钮。7、幻灯片格式转换，pptword。方法一1）打开 PowerPoint 软件，调入待转换幻灯文档。2）点击执行“文件”菜单“发送 Microsoft Office Word”命令，将其导出至Word软件。3）然后，在弹出的窗口中选择“只使用大纲”单选框，最后点击“确定”按钮。方法二1）打开 PowerPoint 软件，调入待转换幻灯文档。2）点击执行“文件”菜单“另存为”命令，在弹出的如图3 所示对话框中将“保存类型”更改为“大纲/RTF 文件”后点击“保存”按钮。8、幻灯片页面设置、打印操作。三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、Microsoft o
21、ffice 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 9 页 -9 实验八常用工具软件的使用一、实验目的熟练掌握各种工具软件的常用操作。二、实验原理和实验内容提要1、PDF 虚拟打印机的使用（word 转 pdf）下载 pdffactory pro-检查打印机（如果没有安装打印机驱动，请参照实验一安装虚拟打印机）-安装程序-打开 word 文件（秘书实务与办公自动化.doc）-菜单-打印-打印机选择pdffactory pro-选择安全策略（不允许用户改变文档）-保存（秘书实务与办公自动化.pdf）2、使用 WINRAR 软件加密文件操作；分包操作（10m 分为 2 个分压缩包）3、安装并使用vmware 软件4、使用 QQ 技巧截图；给对方播放影音文件；远程协助5、使用图片编辑器等在图片上添加文字；重新着色三、实验材料、药品和仪器清单PC 机、windows 操作系统、网络。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 9 页 -