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1、项目管理文件火电建设公司工程文件管理程序（版本：1）前 言为保证工程文件管理按标准化、程序化、规范化的要求开展，对现场的工程文件实行有效的控制，因此在公司管理标准的基础上对项目工程文件的编制、审批、分发、使用、修订/改版及归档，特编制本规定。本规定起草人：本规定会审人：本规定审核人：本规定批准人：本规定于X年X月X日发布，自发布之日起实施。工程文件管理程序1 范围本细则适用于电站项目工程土建及安装过程中工程文件的管理，范围包括项目的所有部门、施工单位。2 职责2.1所有参加电站项目工程的各部门和分包单位必须按此程序执行。2.2 项目综合办公室负责对工程文件进行控制和管理。3 程序3.1 文件控
2、制范围 与公司管理体系有关的需要控制的文件包括： a) 内部文件，包括： 管理体系程序文件：方针、目标、手册、管理体系程序文件； 除管理体系程序文件以外的管理性文件：企业管理标准/规定等；技术性文件：企业技术标准、施工组织设计、作业指导书/施工方案、检验和试验计划、会议纪要、安全措施、工程联系单等；合同、招投标文件；记录表式。b) 外来文件，包括：法律法规、国家标准、行业标准、施工图、上级/地方和业主/顾客发来需执行的文件、顾客提供和公司采购的设备、材料、器材的出厂技术文件、出厂质保书和质检证明文件等。3.2 工程文件的编制、编码3.2.1 项目各职能部门/单位负责与本部门职能有关文件的编制工
3、作，涉及两个以上部门/单位业务的文件的编制由项目组织协调，编制人员应具有相应的能力，文件的格式及内容必须规范化（文件的编制应参照公司的各有关企业标准）。3.2.2 为便于检索和统一管理，文件和记录按项目的有关规定进行编码。3.3 工程文件的审批3.3.1 文件应经审批后方可发布实施。3.3.2 按公司标准的要求，以规定的工作流程进行，由具备相应资质和职权的人员执行。审批人员应在相应的文件指定处签名、签日期。3.3.3 项目文件审批权限分配表见表1。必要时审批可授权。当合同有规定时，有关文件还应经顾客或其代表认可。表1 项目文件审批权限分配表文件名称审核人批准人项目施工组织设计公司工程部组织各有
4、关部门/单位负责人会审公司总工项目管理程序、制度项目分管领导等项目经理作业指导书一般技术负责人/项目相关专工项目总工或其指定的委托人重大技术负责人/项目相关专工项目总工施工方案技术负责人/项目相关专工项目总工工程联系单各技术负责人/部门主管项目分管领导或各部门负责人3.4 文件的修改、修订和版次：有效的文件一般应具有明确的状态标识，即应有明确的版次（对于无改版可能的文件，则可没有版次，如工程联系单、会议纪要等）。3.4.1 文件的修订及改版：a) 文件的少量修改称为修订，对已发布的内部文件需作修订时，应填写“内部文件更改单”（在电子文件管理软件中获取模板），说明修订原因和修订内容（与原文件对照
5、方式），对技术参数的修改还应附有证据。b) 修订单在发布前也应经可靠的审批，修订单的审批由文件原稿审批部门/岗位进行，当原审批人不在岗位时，可由接替其岗位的人员审批。c) 修订单批准后，复制受控分发到原文件每个持有人手中，持有人经签收后在原文件上做修订记录（一般在文件的封面上登记），并将修订单粘帖在原文件中，如文件修订后有失效页，应撤出上交或在此页上盖上失效章。d) 当文件经过多次修订后，或有一次较大的修改后，则原文件应更新版本。3.4.2 文件版本号的标识:文件的首次编制发布，其版本为1版，修订次为0，此时版次/修订次为1/0。又如：版次/修订次为2/1，则应理解为此文件为第二版的第一次修订
6、本。3.5 内部文件的发布和有效文件清单文件在发布时应确定文件的版次和修订次标识，确定实施日期，并确定是否需要取代某个被作废的文件。各部门/单位应建立“有效文件清单”（只包括自己发布的文件）并在网上共享，有效文件清单至少包括：文件名称，版次，修订信息，发布时间等信息。综合办公室 （资料）负责编制外来文件的有效文件清单，并上网供查。3.6 文件的分发3.6.1 确定分发范围a) 确定文件分发范围时，应能保证对管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。b) 内部文件的分发范围由该文件的发布部门/单位负责确定，外来文件分发范围由该项目领导或其指定的委托人负责确定，上级行政文件
7、的分发范围由项目领导确定。c) 当文件通过网络发布时，需根据分发范围设定浏览权限。3.6.2 受控分发属于3.1范围内的且在单位、部门使用的文件应受控分发，向顾客提供的文件也应受控分发，经业主和监理单位报审的相关文件不再进行分发。对于管理手册、体系程序、企业标准、施工组织设计、作业指导书/施工方案、合同等纸张文件应在封面上加盖“受控分发章”。a) 纸张文件内部文件中需送往外单位的技术文件由工程管理部门负责分发，其它文件由文件编制部门/单位负责分发，外来文件由文件归口部门负责分发。根据确定的分发范围，利用“受控文件签发、回收表”进行分发，持有者签收；如发生修订或改版，文件分发部门应将文件的修订单
8、或新版文件按原分发范围分发至原文件的持有部门(人),持有者签收；对于修订的文件，持有者在原文件上做好修订标识，注明修订单编号；改版后失效的文件可根据分发范围回收或由持有人自行撤出，失效文件封面或首页应加盖“失效”章、目录注上明显“失效”标识。b) 电子文件根据文件分发范围，确定阅读权限，在网络上公布，并通过网络、电话等方式告知文件接收人，文件接收人应及时下载，建立分类文件夹。文件分发部门可使用“文件分发单”进行确认签收；如发生修订或改版，文件分发部门应及时对网络上的相应文件进行更改，并告知文件的接收人；文件接收人在收到更改信息后及时替换分类文件夹中的文件。3.6.3 非受控分发文件发出后，如发
9、生修订或改版，无需向文件接收人跟踪发放修订单或新版本时(如向外部提供的用于参考的文件)，应采用非受控分发。 向外部发放文件时，应按浙火电办2001163号 印发保密工作规定(修订稿)和涉密岗位保密细则的通知的要求，根据公司知识产权或秘密是否有可能被侵犯或泄露，发放名单由文件发布部门负责人决定，必要时应获得公司领导的批准。 3.7.4 文件补领办法a) 需使用文件的人员，因客观原因未领到文件时，或因文件丢失、破损严重影响使用时，均不得借用其他人的文件复印，而应到文件分发部门办理文件补领手续。 b) 扩大领用范围的应由文件发布部门负责人批准，补领手续由文件发放部门办理。补领名单可记录在原分发单上，做出补领标识。3.7 文件的使用、收集、保管及归档3.7.1 文件在使用过程中应保持清晰，不得随意涂改或破坏。项目各部门、单位文件的保管和归档应易于检索，以便于查阅和使用。3.7.2 文件的收集应按YNFG 308020-2006 文件包和竣工档案管理程序的规定执行。3.7.3 文件的保管还应注意防火、防水、防盗、防鼠害虫蛀、防霉变。3.7.4 内部文件的正本及其历次修订单、改版文件的正本由项目综合办公室（资料）按公司的有关规定归档。7