档案数字化管理标准.docx

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1、档案数字化管理标准目录前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责24. 1 大区职责24.2项目公司职责25管理活动的内容与方法25.1本标准依据的管理流程25. 2 组织实施35. 3档案数字化外包安全管理35.4 档案数字化场所管理35.5 系统与设备管理45.6 档案实体处置管理45. 7档案数据验收管理55. 8数字化技术管理56重要风险识别与控制57检查与考核58报告与记录5附录A （规范性附录） 流程图 6档案数字化管理标准1范围本标准规定了大区档案数字化管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查与 考核、报告与记录等要求。本标准适用于大区和管理的所有项

2、目公司的档案数字化管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 31-2017纸质档案数字化技术规范DA/T 43缩微胶片数字化技术规范办通2016 63号（集团）有限公司档案数字化技术规范Q/YHK 2305. 03. 02-2017电力控股档案数字化管理标准3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2 纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化

3、为存储在磁带、磁盘、光 盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.3 数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。 在矩阵（或其他）网络上采样连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3.4 黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。3.5 连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程 中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3.6 分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。3.7 失真度对档案进行

4、数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3.8 可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。3. 9图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化 过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。4职责4. 1大区5. 1.1总经理工作部4.1.1.1 制定档案数字化工作规划、数字化标准。4.1.1.2 负责大区本部档案数字化工作。4.1.1.3 监督、检查和考核下属单位档案数字化工作。4.2项目公司4.2.1 档案主管部门4. 2. 1.1执行上级单位档案数字化工作规划、数字化标准。5. 2. 1.2负责本单位档案数字

5、化工作。5管理活动的内容与方法5.1 本标准依据的管理流程档案数据验收管理流程(见附录A图A.1)。5.2 组织实施6. 2.1各单位可根据实际情况在大区统筹下进行数字化外包或自行实施数字化工作。各单位应明确组织分工与职责，对档案数字化工作实行全过程监管，明确档案数字化工作流 程，规范数字化工作管理，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。要 求如下： 制定数字化实施方案，明确工作目标、时间进度、实施范围、技术标准和验收要求等；设立档案数字化工作监管人员，负责对档案数字化工作进行监督与管理； 实施数字化的档案出入库必须仔细清点，由监管人员负责登记、办理交接手续，确保档案 安

6、全；档案数字化服务机构和工作人员发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与监管人 员共同审核，并登记、签字确认； 档案严禁随意堆放，使用完毕及时归还入库；档案数字化服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。5. 2. 3委托本单位之外的档案数字化服务机构承担档案数字化的，应选择具有备案证书的档案数字 化服务机构。档案数字化服务机构甄选条件： 必须具有工商管理部门核发的有效营业执照,业务范围必须包括档案数字化加工或者数据处理 项目；数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工 作人员必须为中华人民共和国境内公民； 数字化服务机构已在国家档案行政管理部门备

7、案； 数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和无犯罪记录证明； 数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同； 数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足项目要求。 三年来未发生档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密 载体等行为。5.3 档案数字化外包安全管理3.1各单位应成立由主要领导或分管领导参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的 部门、人员及其职责。5.3.1 根据档案数字化实施计划，确定数字化外包档案的规范，提出档案数字化外包安全保密管理要 求。5.3.2 档案管理部门应建立档案数字化

8、安全保密制度，与数字化服务机构签订数字化加工安全保密协 议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育，并将安全保密承诺书与人员资质材料备案。5.3.3 各单位可聘用临时人员开展档案数字化工作的，所聘用人员应符合本标准5.2. 3的第二、四款 的要求，并与其签订安全保密协议。5.3.4 核心商业秘密档案必须严格控制知悉、使用范围，应由本单位档案管理部门工作人员进行数字 化，不得外包。5.4 档案数字化场所管理档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所（以下简称“场所”）内进行，场所应符合以下要 求：设置在符合安全保密要求的指定区域；配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、

9、服务器、数据导 出端及门窗安全；视频监控系统应由专人负责；视频监控数据移交档案管理部门保存不少于6 个月。5.4.1 数字化工作人员不能携带非工作需要的私人物品，包括：照相机、手机、平板电脑等各类电子 设备及移动存储介质进入数字化加工场所；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。5.4.2 档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、 吸烟、饮水；工作场所严禁会客。5.4.3 工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由监管人员统一处理。5.5 系统与设备管理档案数字化加工过程中建议使用档案管理部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的

10、， 档案管理部门应对其进行必要的安全检查。5.5.1 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物业设备封闭所有不 必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端 口要定期进行检查。1.1.1 3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须 使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管 理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。5.5.4 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线鼠标等设备。5.5.5 档案

11、数字化加工应做好权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等安全保护工 作，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。5.5.6 档案数字化加工过程中建议由档案管理部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无 法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案 管理部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.5.7 用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用 的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。5.5.8 档案数字化加工过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案管理部门指定专人保管，并 对使用情

12、况进行刻录。档案数字化加工成果的拷贝和刻录应相对集中。档案管理部门应指定专人负 责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质） 应及时交接给档案管理部门指定的人员，并办理交接手续。5.5.9 档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应由公司指定的维修点维修, 并由档案管理部门人员现场监督。5. 5.10处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规 定。5.6 档案实体处置管理5. 6.1档案管理部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与库存档案目录 的一致性检查，档案实体与文件目录不对应

13、的要进行必要的记录或标示。6. 6. 2档案管理部门人员要按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、 核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接 时间和经办人等。7. 6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登 记。需进行拆装档案的，应尽可能地保持档案原貌。8. 6.4正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜，数字化加工 完毕的档案要及时归还入库。5.7 档案数据验收管理5. 7.1各单位档案管理部门负责本单位档案数字化成果验收工作。5. 7. 2档案数字化

14、任务完成后，数字化服务机构应会同档案管理部门拆除其自带加工设备中的硬盘 等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案管理部门，并办理 相关移交手续。5. 7. 3档案数字化任务完成后，档案管理部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行 检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。5. 7.4数据检验以数据抽检的方式进行，检查要覆盖所有已完成数字化转换的数据，包括档案目录 数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检比例不得低于5%,合格率达到98%以上。5. 7.5档案目录数据与图像文件挂接错误，或档案目录数据、图像文件之一出现不完整、

15、不清晰、有 错误等质量问题，应及时整改，通过后予以验收。5. 7.6档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，确保档案数据与档案原件一 致，无病毒和木马，数据质量符合要求，检测合格后双方办理交接手续。5. 7.7应科学管理档案数据，确保档案数据完整、安全和长期可用。5. 7.8应在数字化外包合同中约定：数字化扫描工作完成验收后，数字化服务机构在一定期限内须提 供定期和不定期的免费服务和技术支持。5.8数字化技术管理纸质档案、照片、录音带、录像带数字化执行集团档案数字化技术规范。5. 8.2缩微胶片数字化参照缩微胶片规范DA/T 43缩微胶片数字化技术规范执行。6重要风险识别与控

16、制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标/要求关键步骤（编 号）与描述关键步骤 责任部门、岗位风险事 件风险成因控制措施通过档案数字化实 现档案检索更加快 捷、方便，提高工作 效率数字化实施档案数字化外包 单位泄密档案管理 存在缺陷制定相应的制度、 明确各自的职责， 监督管理到位7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示:表2检查与考核内容序号考核项目考核指标执行部门监督部门1数字化完成率数字化完成率90%以上档案主管部门上级主管单位8报告与记录无。附录A（规范性附录）流程图编号:档案数据验收管理流程资料移交承包商数字化服务机构1.

17、 1办理移交手续大区/项目公司档案主管部门1.2办理移交手续4进行整改/ 6. 1办理交I 接手续6.2办理交接手续 I过程描述大区/项目公司档案主管部门是本流程的归口部 门。流程开始。1.档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同 档案主管部门拆除其自带加T设备中的硬盘等存储 介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存 储介质一起移交给档案主管部门，并办理相关移交 手续。2.档案主管部门组织专业人员对数据进行检验，并 确保数字服务机构的设备中无信息留存。3.档案主管部门提出整改意见。4.数字化服务机构按要求进行整改。5.档案主管部门组织人员进行验收。办理珥接手续6.双方办理交接手续。7资料归档7.档案主管部门将相关资料进行归档。流程结束。图A.1档案数据验收管理流程