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1、-仓库选址、租赁、装修及搬迁管理规定-第 6 页 仓库选址、租赁、装修及搬迁管理规定 第一部分 仓库的选址 1.1 仓库选址的要求： 1.1.1：基本原则 根据公司目前的业务特性仓库选址的基本原则： l 尽可能靠近终端市场,以便提高市内货物配送时效，降低配送成本； 或者以接近目标客户群和核心客户群为佳 l 必须具有延展性，遇公司业务量扩大时，仓库可在原址不动的情况下进行面积扩增； l 必须与办公场地分离，具独立运作性 1.1.2 交通情况 l 仓库应尽可能靠近交通枢纽、交通干道； l 仓库周边道路通畅，方便机动车辆进入； l 仓库所在地点有固定的停车场所，方便机动车辆停靠； 1.1.3 周边环
2、境 l 要求应尽可能选择仓库承租的物业或工业区、物流 物流园配有24小时保安值班； l 要求应尽可能选择仓库所在地的周边环境比较单纯，避开外来人口杂居的生活区； l 详细掌握当地交通管制情况是否对仓库车辆进出的影响； l 详细了解和掌握仓库所属物业的电力供应情况； l 仓库地势必须是高于周边地势，有良好的排水性，以防灾害性气候造成积水、滑坡或泥失流等不可抗力风险； 1.2 仓库内部结构的要求： 1.2.1 楼层要求： l 仓库的楼层要求应尽可能选择位于一层或低楼层（要求低于六楼）的位置以方便货物进出； l 仓库若不在一层的则必须确保是有足够的、正常的货运电梯使用； 1.2.2 房屋结构： l
3、仓库的房屋结构尽可能选用钢混结构和框架结构，库区四面墙体必须为实体墙，牢固不开裂、框架齐整利用率高； l 仓库地面应尽可能选择水磨地砖地面，若为水泥地面应详细了解水泥标号是否合格； l 仓库内无管道裸露在外，不会发生漏雨、滴水、渗水的现象； l 仓库内应配有规定的消防水栓和消防喷淋或设置消防通道。 1.3 仓库选址的提报： 对于新仓库的选址需要向总部物流部提供如下资料： 1.3.1 仓库选址申请报告： 申请报告包含内容：建仓或搬仓的理由，原先仓库的合同期限，新仓库面积的需求，新仓库计划运营日期。 1.3.2 仓库选址的对比资料： 仓库选址至少要提供三个备选方案，向总部提报备选仓库对比表和相关照
4、片。 l 备选仓库的仓库平面图； l 备选仓库的照片（如：周边环境、停车场、货梯、仓库入口、仓库内部）； l 备选仓库的备选仓库对比表。 第二部分 仓库租赁的管理规定 2.1 仓库租赁的相关资料： 2.1.1 各分支机构租仓库场所必须公文形式提交总部申请，申请同意后方能进行租赁，申请文件应包括以下内容： l 新物业的具体位置及物业所属单位（如：区、街道、路、楼宇名称等）； l 新物业的内部结构资料（如：面积、天花、地板、墙壁状况、是否可隔离的通体，是否需要装修等），以及1：100的仓库格局平面图； l 物业的合法出租权等资料（如：出租物业的产权证明，中介的需提供合法的授权证明书等）； l 出租
5、人或代理人的合法身份证明、营业执照等相关证明文件的原件及复印件资料以及联系方式等； l 物业的租赁价格、管理费用、水电费用、停车费用、暖气费用（仅限北方地区）或其它收费项目的详细列明；并均以“人民币元/平方米.月”为单位表示；同时须提供可查询比价的途径，如中介信息、网站、报刊等；涉及到价格大幅度变动的，须提供影响价格变动的相关资料等； l 租赁的押金（公司规定押金不得超过2个月房租，特别情况必须详细说明原因）； l 租金的付款方式（按月度、季度支付），原则上不同意按半年或半年以上支付； l 详细列明租期和装修免租期（公司规定原则上按1年承租2年续租为参考标准 标准，装修免租期为1个月）； l
6、交通条件、可用车位、安全环境、网络通讯状况以及周边的办公配套条件和距离主要客户群体的距离； l 合同范本； l 其它影响租赁情况的说明及资料。 2.1.2 承租物业必须是合法的出租物业,应查实以下资料并将查实的结果报总部审定: l 房地产证(红本); l 无房地产证时应提供、房地产建设规划许可证、建筑开工许可证、预售许可证、建筑工程验收合格证、等相关资料； l 房地产管理部门颁发的出租许可证； l 承租物业是否商用物业,能否注册营业执照； l 能否开通宽带网络。 2.2 仓库租赁的禁止性规定： 2.2.1 下属机构租赁物业应该直接与物业出租人联系，必须严格筛选供应商 供应商，严禁租赁以下物业：
7、 l 所有权不明或有争议的物业； l 涉及诉讼的及抵押的物业； l 转手租赁的物业； l 违章建筑的物业； l 即将拆迁改造的物业。 2.3 承租物业必须具备的标准： 2.3.1 拟承租物业的总体一般应具备以下标准或条件： l 有交通线路到达，交通方便； l 周边配套商务办公环境良好； l 通讯、计算机网络设施较为完善； l 能够正常注册； l 有合格的物业管理人或保安； l 所属区位良好：较好的城区位置，方便与到达主要目标客户群、方便物流商业务对接等； l 便于提货、配送等主要原则； l 仓库周边环境安全程度比较高； l 建筑物的物理状况良好，建筑质量达到或超过有关建筑条例或规范的要求； l
8、 有相应停车场，便于装卸货物、周转货物等； l 可以提供正式发票； 2.4 仓库租赁的优先条件： 2.4.1 拟租赁的物业具备以下条件的，在同等条件下优先选择： l 有中央空调系统、供暖设备、电梯,有安全报警系统； l 标准仓储式设计（指物业内部结构无支柱的非厂房式物业）且功能布局合理; l 建筑物内部结构方正规则、灵活的平面布局或80以上的使用率; l 楼层面积大，大堂和走道宽敞，从地板到天花板的的净高度4.5米以上。 2.5 面积与使用的限制： 2.5.1 拟租赁的物业面积依据以往仓库最大库存量计算；可参考系数：每个卡板占地面积1.2平方米，每个卡板标准放货高度1. 7米。 第三部分 仓库
9、装修的管理规定 3.1 装修的标准： 3.1.1 装修的原则： l 仓库的装修以便于操作、最大限度的利用存放空间并保证在库储存货物安全的安全为原则； l 所属办公室区域的装修以实用、简朴，适度投入、协调配套为原则； l 对于在用仓库或办公区域必须是间隔三年以上的装修规划，办公区域的功能分割与设置标准按照公司规定。 3.1.2 强制标准： l 墙体间隔：办公区与仓库与操作区或加工区的间隔必须建墙到顶，墙体为实砖墙；办公区和操作区的间隔可以用透明玻璃，也可以用石膏板墙间隔； l 工位和工位间隔：每个工位长不超过1.2米,宽不超过1.2米,高不超过1.2米，工位间隔体原则上采用与家具一体的屏风材料；
10、 l 强、弱电布线：强电、网线、电话线每个工位各一个点位； l 墙壁：墙面刷白色亚光乳胶漆；应预留文化宣传栏； l 天花板：高密度硅钙板、聚合材料板,天顶四周可适当装饰石膏角线；天花板采用的材料必须是活动的、易拆装的绝缘体。注意：仓库不允许吊天花板 l 地毯：可以视情况铺浅色（如蓝灰色）、化纤地毯；地毯的色调必须与办公室的整体色调协调；注意：仓库内不铺地毯 l 地砖：没有铺地毯的，可视情况铺垫40cm*40cm以上的砖石，砖石的色调必须与办公室的整体色调协调； l 灯具：办公场所专用的配套吊顶（双管以上）日光灯 3.1.3 推荐标准： 3.1.3.1 门窗的标准： l 仓库门为钢质防盗门，宽度
11、不低于2.5米，以保证仓库的严密性； l 仓库的所有窗户必须安装防盗网，并尽可能用不透明的窗帘，在保证采光效果的前提下，避免外部可直视内部货物。 3.1.3.2 安全设施 l 防火装置：仓库内电源线路不得裸露在外，不得装有电源插座等；仓库照明必须使用防爆灯；办公室电源插座均须符合国家标准； l 防水装置：窗户、门缝必须经过防水处理，避免雨水渗入，同时仓库四周排水方便； l 防盗设施：防盗门窗、报警装置齐全完好，配送中心尽可能配备监控器； l 电源、电话、网络全部开通，并试运行正常； l 通风设备：在相对密封结构的仓库内安装排气扇、排风扇等通风设备。 3.2 装修承包商的选择： 3.2.1 工程
12、装修承包商应具备的条件： l 是集建筑装潢设计、施工配套为一体的装潢施工企业； l 有政府部门颁发的建筑装饰装修工程施工企业资质证书（包括弱电施工资质证书）； l 具备有效的经营证照； l 有成功的装修案例； l 可提供正规装修发票； 3.2.2 选择装修承包商的方式： 选择装修供应商，一般应采取竞标、议标、评审相结合的方式；因条件限制或工程量小，不适合招标的，应当有2家以上的供应商参加公开竞价。 3.2.3 装修承包商须提供的相关资料： l 资质及有关证书的复印件； l 装修公司过往的成功装修案例； l 装修开始和结束的时间，投入的人力及主要人员的技术证明材料； l 付款方式：原则上不接受一
13、次性付款而建议采用分4期付款方式（如：开工时付30%，工期过半付30%，工程完工验收合格后付30%；余款10%应在工程完工后半年根据工程状况结清）； l 质量保证期或免费保修期或装修的质量承诺； l 拟采用的材料：名称、品牌、型号、数量、价格； l 费用统计：包括人力和材料费用、税金等； l 违约责任； 3.2.4 例外规定： 3.2.4.1 下属机构临时装修或装修、维修小部分区域，工程量不大的，装修承包商的选择条件可适当放宽，但至少具备如下要求： l 有政府部门颁发的建筑装饰装修工程施工企业资质证书（包括弱电施工资质证书）； l 具备有效的经营证照； l 可提供正规装修发票； 3.2.4.2
14、 提交的装修计划也应至少包括如规定的内容： l 质量保证期或免费保修期或装修的质量承诺； l 拟采用的材料：名称、品牌、型号、数量、价格； l 费用统计：包括人力和材料费用、税金等； l 付款方式：原则上不接受一次性付款而建议采用分4期付款方式（如：开工时付30%，工期过半付30%，工程完工验收合格后付30%；余款10%应在工程完工后半年根据工程状况结清）； l 违约责任； 3.3仓库装修的验收： 3.3.1 装修验收： l 装修结束后，必须进行验收工作，验收工作由装修承包商、公司工程负责人和分支机构负责人三方共同完成，并且出具仓库装修工程验收报告，验收报告需有装修承包商、公司工程负责人、分支
15、机构负责人三方签字确认。 l 主要验收项目： 1）装修材料与装修布局是否与签订的装修合同一致； 2）防水、防火设施是否到位； 3）报警监控设备是否可以正常使用 4）防盗窗、防盗门是否安全牢固 5）网线、电话线是否可以正常使用 注：其他验收项目根据自身实际需求情况进行验收。 l 装修验收完工后，分支机构应向总部提报工程验收报告，人力行政中心将参照装修前的可行性报告进行评估，对验收不合格的责令分支机构负责人要求装修承包商必须无偿整改，否则将追究相关人员的责任； 3.3.2 付款： 在完成上述的验收过程后，分支机构行政部审核后转呈财务审核，若无问题，按合同规定支付； 3.4.1仓库软硬件设备 仓库的
16、设施设备是确保仓库正常运作的基本保证，在此将对仓库需要的软、硬件设备作出列表；此列表基本包含了仓库规划所需要的全部设施和设备，只是不同的仓库根据自己的需要进行选择； 必备货品：网络、电脑、扫描枪、针式打印机、传真机、托盘、手推车、灭火器、消防栓、防盗门、叉车（可选）、红外监控设备、温湿度计、电子秤 明细如下： 类 别 名 称 标 准 配置标准 存储设施 托 盘 单面双向叉木制托盘长*宽*高1200mm*1000mm*100mm或1000mm*1000mm*100mm 40个/100平方米 搬运装卸设施 装卸平台和密封门 选装 叉车（托盘搬运车、前移式和平衡重式） 选装 地 牛 最大载重量大于2
17、500KG 1个/300平方米 拣货笼车/手推车 普通平板车 2个/300平方米 包装设备 打包机 选装 工作台 选装 仓库标识系统 标识牌、警戒线、功能区文字、办公室标识 选装 软件设备 扫描枪 HHD：IT IT3800 1-2个/仓库 电子秤 1台 针式打印机 爱普生3000 1台 喷墨、激光打印机 选装 传真机 惠普三位一体机 选装 消防设施 灭火器 4KG干粉灭火器 1个/40平方米 消防栓 1个 消防蓄水池 选装 喷淋设施 选装 烟感设施 选装 其他 选装 防盗设备 卷闸门 选装 密封窗 必须 防盗门 必须 闭路监控设备 选装 红外监控设备 1个探头/30平方米 防水设施 地面防潮
18、层(防尘漆) 选装 排水阀 选装 排水沟、排水管道 必须 防虫防尘设施 灭虫灯等 选装 照明设施 普通照明设备 应急灯 选装 防爆灯 必须 温湿度控制设备 暖气设备 选装 空调设备 选装 通风设备 选装 温湿度记录设备 1个/仓库 以上设施设备的配置需要根据产品特点及其对存储和操作的要求，并结合已经确定的布局。 第四部分 仓库的搬迁 4.1 搬迁的原则： 分支机构必须在向总部以公文形式提报搬迁计划并审核通过后方可搬迁； 4.2 搬迁准备： 各分支机构搬迁前，必须做好必要的准备工作，必须保证新办公地点的网络、电话畅通，保证仓库和办公场所的安全设施满足运营基本要求； 4.3 搬迁审批： 分支机构在
19、离正式搬迁至少3个工作日前，必须提报搬迁邮件审批。搬迁审批邮件中必须包含装修验收报告、搬迁清单和搬迁计划，同时必须明确陈述说明具体计划搬迁开始和完成的准确时间及新办公地点详细地址、邮政编码、联系电话、传真，并明确说明所有通讯网络是否开通，与搬仓计划一同提报总部物流部。 4.4 库存货品复核： 搬仓前一天，由分支机构财务、商务、仓管共同对转库货品进行盘点，盘点时按货物类别区分不同交接方式，在库存明细交接表上予以登记并双方签字确认； 4.5 仓库搬迁： 制订搬迁计划，设立总指挥、出仓监督复核、装车监督复核、押车、卸车监督复核、入仓监督复核等。 l 仓库搬迁过程严格按搬迁计划操作；原则上总指挥为搬迁机构负责人，并承担相应的责任； l 对于手机等贵重物品要求对每件货物编号，在出仓、装车、卸车、入仓时记录编号； l 分支机构在搬家前必须将搬迁通知以书面的形式提前通知所有客户； l 搬仓前必须认真做好仓库所有货物的盘点，同时搬迁前还应做好搬迁货物的打包以方便搬迁运输。 搬仓结束后立即做好搬仓后的盘点核查工作并由财务监督完成，同时将盘点结果和搬仓完成的清理情况以邮件形式上报总部相关人员