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1、1 常见错误及整改要求一、常见文件格式错误及整改要求对照国家标准国家行政机关公文格式 （GB/T9704-1999）和国家行政机关公文处理办法，不难发现，部分行政机关所印发的文件中存在着一些格式错误。1. 版心设置不标准整改要求：上边距为37mm 1mm ，左边距为 28mm 1mm ，版心尺寸为156mm225mm （不含页码）。注：公文用纸采用GB/T 148 中规定的 A4型纸。2. 发文机关标识所处位置不标准整改要求：下行文 发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为25mm（至上纸边距离则为371mm+25mm=621mm ） 。上行文 发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为80mm
2、 （至上纸边距离则为371mm+80mm=1171mm ） 。3. 发文字号中年份处所用括号不正确整改要求：用六角括号“ ,? ”括入，如：“ , 2008?” 。4. 发文字号所处位置不标准整改要求：发文字号文字上边缘与发文机关标识文字下边缘之间相隔2 行（正文行距），发文字号文字下边缘与红色反线（反线长度与版心宽度相等）之间相隔 4mm 。5. 公文总标题所处位置不标准整改要求：公文总标题第一行文字上边缘上与红色反线之间相隔2 行（正文行距） ，公文总标题最后一行文字下边缘下与主送单位第一行文字之间相隔1 行（正文行距）。总标题左右居中。6. 正文中不同层级标题序号及所带标点符号运用不规范
3、整改要求：一级标题用“一、 ”, 二级标题用“ ( 一) ”, 三级标题用“ 1. ”,四级标题用“ (1) ” 。 （注：最常见的错误是三级标题用“1、 ”标序。 ）7. 正文中标题末尾加点号（最常见的是加句号或冒号）整改要求：任何标题末尾都不能加点号。8. 落款处重复署发文机关名称整改要求：落款处只标成文时间（汉字， “零”写为“”） ，不署发文机关名称。9. 落款处成文时间所处位置不标准整改要求：单一机关发文 落款处成文时间最后一字“日”右空4 个汉字位置； 2 个机关联合发文 落款处成文时间居中，并拉开字距，使左右各空7个汉字位置； 3 个及以上机关联合发文 落款处成文时间最后一字“日
4、”右空2 个汉字位置。10. 落款处成文时间表述用字不规范整改要求：落款处成文时间必须用汉字表述， 如： “二八年五月十三日”，不能用“二 00 八年五月十三日” 或“2008年 5 月 13日”等。特别是“” （浑圆）不能写成“ 00” （阿拉伯数字 0）或“ oo” （英文 o） 。11. 落款处盖印不规范整改要求：印要盖端正，要用相应的方式压时间：单一机关发文 当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间上，不让印中字与时间名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - -
5、 - 第 1 页，共 3 页 - - - - - - - - - 2 相交；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上，不让下弧字与时间相交。联合发文 要按主办机关的印章类型确定盖印方式，采用同一方式盖印，主办机关印在前。12. 版记部分不完整、不规范整改要求：包括“主题词” 、 “抄送” 、印发机关与印发时间等三部分（上行文一般不写“抄送”单位），三部分之间用黑色反线（反线长度与版心宽度相等）隔开。 “主题词” 三字黑体左顶格，“词”后加黑体全角冒号； 冒号后为宋体词条，词条间空 1 个汉字位置，末不加任何标点。“抄送”二字左空 1 个汉字位置， “送”后加全角冒号， 每个
6、抄送单位或个人名称后用顿号或逗号隔开，超出一行则任其自动换行，换行后首字与上行冒号后字对齐，末尾加句号。印发机关（可用规范简称）左空 1 个汉字位置，印发时间右空1 个汉字位置，末不加任何标点，印发机关与印发时间下印一条黑色反线（反线长度与版心宽度相等）。13. 页码（数码用半角阿拉伯数字表示）标示和所处位置不标准整改要求：置于版心下边缘之下一行， 数码左右各放一条4 号一字线（如 “1” ） ，一字线距离版心下边缘7mm 。单页码居右空1 个汉字位置，双页码居左空 1 个汉字位置。14. 字体字号不规范整改要求：秘密等级、保密期限、紧急程度 3 号黑体。发文机关标识 大小不超过 22mm 1
7、5mm 的宋体。公文总标题 2 号小标宋体。发文字号 3号仿宋体。签发人 “签发人：”3 号仿宋体，签发人姓名3 号楷体。主体（从主送单位到附注） 3 号仿宋体。主题词 “主题词： ”3 号黑体，主题词词条3 号宋体。抄送 3 号仿宋体。印发机关与印发日期 3 号仿宋体。页码 4 号半角白体。二、公共环境用字中存在的问题及处理与整改要求（一）繁体、异体字运用不符规定1. 手书体名称牌、招牌、书法正文和国画主题词等使用繁体字或异体字，但没有在相应显眼位置增挂（贴）副牌或副片。整改要求：在相应显眼位置增挂（贴）规范汉字（繁体汉字须更换成简化汉字）副牌或副片。2. 任意改变注册商标图案中的繁体字或异
8、体字字形。整改要求：撤销任意改变使用的字形。 （注册商标需在规定位置标明已注册标识大写英文字母“R”外加圆圈。）3. 使用印刷体繁体字或异体字。整改要求：更换成简化汉字。（二）外文、汉语拼音、阿拉伯数字使用不符规定1. 名称牌、招牌、广告等当中只有外文或汉语拼音。整改要求：增补规范汉字注释（不得使用繁体字、异体字和各类错别字）。2. 交通指示牌、路牌、门牌、招牌、广告、刊物、其他宣传品等拼音书写名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 3 页 - - - - - -
9、 - - - 3 不符合汉语拼音正词法基本规则（如：未按词连拼等），有的还存在音节错误。整改要求：按汉语拼音正词法基本规则要求书写，并做到音节正确。3. 外文字母、拼音字母、阿拉伯数字竖排时仍然竖写。整改要求：竖排时须横写（将字母或阿拉伯数字按顺时针转90） 。（三）文字不完整、不端正1. 文字整字丢失。整改要求：补全。2. 文字部件残缺。整改要求：补全。3. 文字整字或部件不端正。整改要求：扶端正。（四）使用旧形字、错别字（含早已取消的第二批简化字）整改要求：不得使用旧形字、错别字。（五）艺术变形字因笔画增减或变形过分而影响信息传达整改要求：不得随意增减笔画，控制变形的度，保证信息准确、畅通
10、传达。（六）证书、奖状、匾牌的落款中“年月日”表示错误错误示例：二 00 七年四月二十八日二 OO七年四月二十八日2007年 04月 28日 2007-4-28 2007.4.28 七年四月二十八日 07年 4 月 28日 07-04-28 07.4.28 正确示例 : 二七年四月二十八日 （公文落款中须使用此格式， 非公文的各类落款都可以使用此格式）2007年 4月 28 日（可以用于非公文的各类落款）（注： 2007-04-28 这一格式不用于落款）三、网站中用字、格式常见错误及整改要求1. “年月日”表示错误整改要求：落款可用“二 七年四月二十八日”或“ 2007年 4 月 28日”格式
11、（且末字右空4 个汉字位置），非落款处可用“ 2007-04-28 ”或“ 2007 年 4月 28 日”格式。2. 正文标题和每段首行的左空字数不符要求整改要求：正文标题和每段首行左空2 个汉字位置。3. 正文中不同层级标题序号及所带标点错误整改要求：一级标题“一、 ” ，二级标题“（一） ” ，三级标题“ 1. ” ，四级标题“ （1） ” 。4. 正文中标题、文段的字体、字号等不统一整改要求：做到统一（或标题统一，文段统一）。5. 正文标题末加点号（如加句号）整改要求：不加任何点号。6. 存在别字、乱玛字符、不规范字整改要求：力求做到不出现别字， 做到没有乱码字符， 做到用于公共信息交流的文字中不出现印刷繁体字、异体字等各类不规范字。7. 其他错误整改要求：按国家行政机关公文格式 （GB/T 9704-1999） 、 标点符号用法 （GB/T 15843-1995） 、 出版物数字用法的规定 （GB/T 15835-1995） 、 汉语拼音正词法基本规则 （GB/T 161591996）等国家标准相关要求实施整改。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 3 页 - - - - - - - - -