时间管理组织与提升工作效率.ppt

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1、时间管理与提高工作效率,问题提出,你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？ 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？ 你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？ 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！” 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,课程目标,了解什么是时间管理以及为何要时间管理。 学会对自己的时间运用状况进行分析。 能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。 能够找出适合自己的时间安排模式。 学会制定高效率的时间安排计

2、划 。,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,小实验,道具： 铁桶一只，大石头两块，碎石若干， 细沙一堆，水一罐 方法：把以上物品装进铁桶。 提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？,什么是时间管理,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,时间管理的重要意义,1、个体

3、生命的有限性：生命只有一次（游戏） 生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。 童年、少年、青年、中年、壮年、老年 2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务,鲁迅先生说：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时 间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。,过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代 速度竞争成为主导 信息大爆炸,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 星期六是一个好

4、朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话 有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时 明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 明晚有一场演唱会 你在图书馆借的书明天到期 外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 你要在星期五交计划书之前把它复印一份 明天下午 2 点到 4 点有一个会议 你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议 你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座,每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息）,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见

5、面 你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗 你想好好洗个澡 你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 你身上只有 5 块钱，需要取钱 大家明天晚上聚餐 你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业时间 你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 下个星期二，你要参加一次业务考试,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管

6、理呢？ 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表； 确定每件事情的重要等级和紧急程度； 根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。,把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；,编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度,根据编好的时间表，考虑：,这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。,哪些事情可以放弃不做？为什么？,这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。,哪些事情可以由别人代做？为什么？,哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处理

7、的琐事利用空档的时间处理。,哪些是自己需要处理的事情？为什么,列出任务执行计划，执行吧！,重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观。,明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础， 也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。 什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到

8、达别的地方。,根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来： 健康看牙医，洗澡，等等 （1、15） 家庭给家里打电话，等等 （3 、14 、17） 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 （2、8、11、18、21） 爱情准备烛光晚餐，等等（23） 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 （5、9、10、12、13、16、19、20、22、24） 金钱夜间兼职的面试，等等 （4） 兴趣看演唱会，等等（6、7） 考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？,时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点。,明确你的情绪焦点 学会感性时间管理

9、明确你的任务 对任务按优先级排序,情绪是不自主的思维，情绪的焦点决定了我们如何安排一天的时间。 感性时间管理关键是情绪管理，情绪决定了我们的焦点在哪里，而焦点决定了我们 的时间用在哪里，是否有利于我们快速达成目标。很多表面看来是销售人员时间管理的问题，实际上却是销售人员情绪管理能力问题。,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,【案例】,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资

10、源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进

11、来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。 事必躬亲，为许多不需要

12、处理的文件而耽误时间。 工作没有目标和程序，就没有主动性。 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。 不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。,我们的时间管理问题在哪里,多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。 由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。 有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因 透过现象看本质 部分经理人员的三个字特征 时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“

13、不” 无法恰当处理外部的干扰,我们的时间管理问题在哪里（续）,时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 不速之客，礼节陪聊 习惯拖延，超出期限 会而不议，议而不决 无视重点，做事低效 不良授权，权责不清 外部客观的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮服务 （供餐窗口少、菜品少、座位少等） C、信息化程度,被干扰,干扰因素分析表,干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人。,时间处理原则,轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要； 一次结清，同一类的事情最好一次把它做完； 实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律） 凡是可能出错的都会出错； 每次出错的时候，总是

14、在最不可能出错的地方； 为突发事件预留时间； 日常性事务维护原则； 做好数据库清理与更新等基础工作 要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾； 每一分钟每一秒做最有效率的事情； 遵守20：80定律； 时间被占用说“不”原则； 有效授权并权责分明；,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,一、树立正确的时间价值观,首先解决思想认识问题 人的行动是受思想支配的 思想方法决定行为模式 牢固树立时间的价值观 时间就是效益 时间就是金钱 时间就是生命,你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，

15、可以帮助你理解时间意味着什么？,时间价值的计算,（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。 （2）钱是一分一分挣来的 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。 （3）时间需要规划 规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,二、做好时间管理的长短期准备,长期准备 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习

16、惯 临时准备 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,三、为高效的时间管理，培养良好习惯,要培养的好习惯 利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开专题会效率最高/避免上午开重要会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 每晚沉思片刻/回顾与总结,四、培养与外部产生联系时的应变能力,与外部产生联系时的应变能力 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话 如遇琐事缠身能快速摆脱,五、明确目标，做好计划,明

17、确目标 你为什么工作 你要达到什么目的 避免 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作 跟着感觉走,哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期 的目标,有清晰但短期 的目标,有较模糊目标,无目标,60%,27%,二十五年后：,25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成

18、为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,10%,3%,为什么不愿意设定目标呢？,第一， 不了解目标的重要性，从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。 第二， 不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。 第三， 因为害怕被别人拒绝，假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。 第四， 害

19、怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。,制定低目标的原因,员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学 对失败的恐惧 不能发现完成目标的方法或手段 过多的将注意力集中在现有的资源能力 经验性思维 上司没有鼓舞起员工的士气,如何应对低目标,我做不到,用现在的方法,主管要求的期限,一个人完成,现有的资源和的成本标准,全部完成,运用什么方法可以完成？,你认为什么时间可以完成？,需要哪些部门或岗位的协助？,需要投入哪些资源？,哪些可以保证完成？那些能部分完成？,我原来是可以做到的！,作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变

20、员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！ 对心态消极、承诺目标与上级期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借口的个别员工，只能不换脑筋就换人！,目标设计的SMART原则,S-Specific 具体，不能笼统； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。 R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。 T-Time bound 时限，完成目标的期限。,目标制定的案例分享,在目标管理课程上，有个同学举手问老师：老师，我的目标是想在一年内赚100万！

21、请问我应该如何计划我的目标呢？ 老师便问他：“你相不相信你能达成？”他说：“我相信！”老师又问：“那你知不知到要通过哪行业来达成？”他说：“我现在从事保险行业。”老师接着又问他：你认为保险业能不能帮你达成这个目标？他说：只要我努力，就一定能达成。 “我们来看看，你要为自己的目标做出多大的努力： 根据我们的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。 “一年：300万业绩。一个月：25万业绩。每一天：8300元业绩。”我说。 “每一天：8300元业绩。大既要拜访多少客户？”老师接着问他，“大概要50个人。”，那么一天要50人：一个月要1500人；一年呢？就需要拜访18000个客户。 这时老师

22、又问他：“请问你现在有没有18000个A类客户？”他说没有。“如果没有的话，就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢？”他说：“至少20分钟。”我说“每个人要谈20分钟，一天要谈50个人，也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上，还不算路途时间。请问你能不能做到？”他说：“不能。老师，我懂了。这个目标不是凭空想象的，是需要凭着一个能达成的计划而定的。”,六、学会用时间管理达成目标,图形化 数字化 完成时限 具体的实际步骤 督导与校正 完成的奖励,请闭上眼考虑3分钟,一生的梦想 年内想完成的事 年内想完成的事 今年内想完成的事 这个月想完成的事 今天想完成的事,实例模拟：3年内与外国人自

23、如的交流,一般外国人常用的单字约9000字即可应付，所以预定2021年12月31日(3年内)分批背完这些字。 每年要背完3000字。 每季要背完750字。 每月要背完250字。 每日要背完9字。,3年内与外国人自如的交流,每月统计表,每季统计表,3年内与外国人自如的交流,每年统计表,3年内与外国人自如的交流,以月为考核周期校正目标完成情况每天不论多背或少背，每周要以完成周的平均量为目标，每周不论多背或少背，必须完成月度目标。 达成后奖励自己吃一次红烧肉。,运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：重要度取决于任

24、务本身对战略的影响力,七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,示例：销售部肖经理的一天,肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项排列如下：,八、组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式,崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。简化工作是所有高效成功人士的共同特质。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工

25、作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。 建立并行、串行的工作模式，简化流程,并行工作模式,什么情况下能并行工作,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,小王的一个早晨,看电视早新闻,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,2分钟,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,看电视早新闻,串行工作模式,日常工作及需要专业技术型工作 收集事实与数据 某些特定领域中的决定 监管项目 准备报告,人事问题（如激励、保持士气）发展及培养部下 下达目标 解决部门间的冲突

26、 维护纪律和制度 无可授权的人则不授权,可以授权的工作,不可以授权的工作,授权概念： 上级将权力和责任授予下级，使下级在一定的监督下，有相当的行为自主权。,九、学会有效的授权,授权步骤一：授权前的工作,说明任务内容、细节、完成期限及所需资源。 说明你所期望的成果。 允许部属自行决定如何完成这项任务的方法。 确定部属已了解任务要求。,在部属进行任务中，不作任何干涉。 如果你同意部属所设定的成果目标，则应鼓励部属按照他们自己的方法去进行任务。 保持警觉，留意可能出错的迹象，但应能容忍一些轻微的错误。 随时准备提供给部属建议及鼓励。 鼓励非正式的讨论。 与工作细节保持距离。,授权步骤二：授权后执行过

27、程中的工作,授权步骤三：任务结束后的工作成果评估,任务结束时，要检讨是否已达成预期成果。如果是，应给予适当的赞赏，肯定下属的努力。如果未能达成预期成果，则应检讨。 应确使每一个有关的成员都能从经验中学到教训。尽可能不要在上司、同事及众人面前责备下属。记住，不管你授权给何人去做，你都必须担当成败全责。,思考： 为什么管理者不授权？,认为自己能干，部下能力经验不足当任 怕授权太多会威胁到自己在组织的地位 管理者权欲太大，被人请示时的虚荣感 任务重要性和紧迫性或机密性必须亲为,授又不授 重复授权 越级授权,授权中的误区,授权片面,十、做好会议的时间管理,课后练习,小陈应该如何对待和安排好一天的时间？

28、 请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,小陈是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修； F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况，请为小陈进行时间管理。,盛 年 不 重 来，一 日 难 再 晨。及 时 当 勉 励，岁 月 不 待 人。,陶渊明,共勉,