应用文及实例全套整合.ppt

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1、泸州市南苑建筑工程有限公司,常见应用文写作规范及实例 主讲人：毛碧芳 2011年8月16日,泸州市南苑建筑工程有限公司,前 言 为增强公司员工对常见应用文的写作技巧，现结合工作、生活中的应用文实例，与各位同仁进行分享交流，旨在加深对公司制度的学习，希望大家参与互动，有所收获！,泸州市南苑建筑工程有限公司,什么是应用文 解释一：应用文是指日常生活或工作中经常应用的文体，如公文、书信、广告、收据等。 解释二：应用文是完成具体工作或办事的一种工具，是日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。 也就是说，应用文是由公文、事务应用文、经济应用文、法律应用文、公共礼仪应用文、宣传应用文构

2、成，涵盖了60多个文种。是我们在生活、学习、工作中为处理实际事务而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章。,就天立集团及南苑建司管理体制而言，行政管理类人员及项目部一般员工主要涉及以下文体的撰写： 一、通知 二、报告 三、工作计划 四、申请 五、总结 六、会议纪要 七、决定 八、通告 九、通报 十、函,泸州市南苑建筑工程有限公司,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例一 关于天立水晶城项目部18#楼、水晶郦苑天桥等的检查 通 知 天立水晶城项目部： 南苑建司工程部于2011年3月31日下午针对水晶城在建项目18#楼、水晶郦苑天桥进行检查， 现将检查结果通知如下： 1、检查18#楼主楼5楼局部剪力

3、墙、楼板、附楼楼板出现严重的质量亊故、楼梯浇筑感观质 量差； 2、检查水晶郦苑天桥桥面感观质量太差、观光电梯处建渣成堆，并未及时清理、安全防护措 施不到位，材料堆场杂乱无序。 经检査情况分析，现场存在管理不到位，班组工作不细致，劳务工人做工粗糙，责任心不 强，工程技术严重失误等。经研究决定，委托你项目部对相关管理人员、劳务班组进行严厉处 罚，并限期整改，结果于4月7日前呈报公司审批。 泸州市南苑建筑工程有限公司工程部 二0一一年三月三十一日,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例二 关于规范公司内部收发资料的 通 知 公司各项目部： 为规范公司内部收发资料的管理，确保公司各种信息的有效传达，现要 求

4、各项目部发往公司各部门的一切资料，须自备发文簿签发，明确收发责 任人，以备查。若无签发手续，接收部门有权拒收。如导致资料发生丢失 情况，以发文的原始信息为依据，责任自负。 此通知即日起执行 ！ 泸州市南苑建筑工程有限公司 二0一一年八月二日,泸州市南苑建筑工程有限公司,可见，通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四个部分组成。 一、通知的标题有四种写法。其一，写明发文机关、事由和文种，如“南苑建司关于转发关于做好我省2011年度建筑施工专业技术职称考试工作的通知的通知”；其二写明事由和文种，如“内培学习通知”)；其三，只写发文单位名称和文种，如(天立集团通知)；其四，只写“通知”二字

5、。二、受文者即被通知的单位或个人名称。一般写在正文的第一行，顶格。也有的写在正文的末尾，用“此致”过渡，另起一行顶格写受文者。三、正文 正文一般由三个部分构成。首先是原由部分。这是通知的开头，只简要写明发出这个通知的原因和目的。然后是事项部分，写出通知的内容。事项部分既可以分条列项地写，也可以逐项依次地写。无论哪种写法。通知的内容都必须写得条理清楚，明确具体。如果是需要对方办理的，一定要把应当办理的事项和要求写清楚；如果是要让对方知道的，一定要把告诉的事情写明白。接着是结尾部分，常用“特此通知”之类习惯语作结。也有不少通知不用习惯性的结束语作结，通知的事项写完，正文就结束。四、落款 落款要写上

6、发通知的单位的名称和发通知的日期。如果在标题中和标题下已经反映了这两项内容，后面可不再重复。,泸州市南苑建筑工程有限公司,报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。 一、标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”。 二、正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。,实例三

7、关于天立水晶城14#、15#楼排水管道工程落实安装承包单位的 建 议 公司招投标小组： 由南苑建司承建的水晶城14#、15#楼排（污）水管洞预埋和管件安装，以及照明穿线管预埋工程即将进入施 工安装阶段，鉴于该工程规模小（工程量约为5600m2），施工周期仍相对较长，导致劳动效率低。经多方询 价，报价均超过13元/，由于时间要求急，故建议该工程采用定标的办法由安装班组吕享然进行施工，总造价 约为6万元。根据本工程的实际情况并通过市场调查，安装价格如下： 1、排（污）水管洞预埋和管件安装：5.50元/； 2、照明穿线管、线盒预埋以及安装(含材料费)：6.50元/。 以上综合单价含安装时所需的工具用

8、具、小型机械、施工电缆电线、临设费、安 全保障费，建筑面积按已结算的5#、20#、22#楼工程0.00以上劳务费所结算的建筑 面积计算规则较小计算。 建议可否？请相关部门领导批示。 泸州市南苑建筑工程有限公司水晶城项目部 2011年7月27日,泸州市南苑建筑工程有限公司,泸州市南苑建筑工程有限公司,小结：报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。 报告特点：1内容的汇报性 ；2语言的陈述性 ；3.行文的单向性 ；4.成文的事后性 ；5.双向的沟通性 。 报告

9、容易出错的地方（值得商榷，可依实际情况而议） 1. 结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。 2. 同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。,泸州市南苑建筑工程有限公司,工作计划 从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”；比较贴切、具体的为“安排”；比较繁杂、全面的为“方案”；比较简明、概括的为“要点”；比较深入、细致的为“计划”，比较粗糙、雏形的为“

10、设想”，林林总总均为“计划”文种的范畴。 写好计划的方法： 首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。 计划写作注意事项： 第一，对上负责的原则。第二，切实可行的原则。第三，集思广益的原则。第四，突出重点的原则。第五，防患未然的原则。,泸州市南苑建筑工程有限公司,就我们公司而言，计划类文体的撰写在公司员工中比较普及，但大都设置了固定的格式，如表格格式，明确告知要求“计划”的时间、内容、采取措施等等。 实例四,泸州市南苑建筑工程有限公司,温馨提示：此类计划应加强严谨性，提高编写者的文字表达能力和组

11、织能力，加强对工作的责任心； 在上报时建议用电子文档的格式上报相关人员审批； 提高在OA流程中的使用技巧； 如采用纸质报送，建议用双面打印。,泸州市南苑建筑工程有限公司,申请包含三个部分： 1. 提出请求； 2. 说明原因； 3. 请求回复并表示感谢。 书写要点：开篇应点明主题，语言简练。接着说明做此申请的原因，即自己所具备的申请条件，这一部分需重点明确，论述充分。最后请求回复并表示感谢时，应采用礼貌、诚恳的措辞。 申请类应用文也是公司员工普遍涉及到的一种文体，现在使用的申请也具有固定的格式。如“南苑建司员工辞职申请”，“请假申请单”等等，均具有简单明了、言简意赅的固定表达格式，对统一和规范申

12、请类文体具有一定作用。,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例五,泸州市南苑建筑工程有限公司,总结 总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料。按内容分，有学习总结、工作总结、思想总结等，按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结等。 总结特点：评论性、过程性、实践性、概括性 写作分为标题、正文、落款。标题又分公文式的，一般由单位名称、时限、内容、文种组成；文章标题式的、双标题；正文由前言、主体、结尾组成；结尾又分自然收尾和总结全文；落款由单位名称和时间组成。 总结要求：突出重点、突出个性、实事求是,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例六 试用期工作总结 我于xxx

13、x年x月xx日来到公司，短短的三个月很快就过去了。在这段时间中，我感觉自己取得了很大的进 步。在生活与工作中，都体会到了一个崭新的自我。在试用期这三个月当中，我遇到了许多困难，碰到了许多的 问题，在解决的过程中，使我学到了很多的东西。作为行业软件开发，对业务的理解掌握要放在首位，需求是需 要技术手段去引导的等等。这都是在书本上，在校园里所学不到的，我认为这就是一种工作经验的积累。成功是 什么，就是每天进步一点点。从河南CRM（产品管理）到铁通TBSS（决策支持），我一直在努力的充实自己， 让自己更快的融入到工作当中，融入到开发团队当中。软件行业是讲究配合，讲究团结协作的，许多人为我的进 步也付

14、出了努力，在此就不一一感谢了。 在工作中，许多很简单的问题对于我来说，都有可能成为难点，但这不是解决不了的理由，是谁都需要经历 的一个过程。在不断的学习中，不断的摸索中，去培养自己的自主学习能力，思考问题能力。有句古话说的很 好，活到老，学到老。尤其是对于我们软件行业，人员竞争激烈，知识的更新换代周期短，新技术的不断发展， 让我们更应该保持好心态，随时迎接挑战。我现在最大的优势就是年轻，年轻就是资本，但这不是长久的优势， 我要通过努力将他转化为技术上的优势，成为未来发展的资本。 试用期结束了，代表着我的工作即将正式展开，我将以良好的心态和饱满的热情投入到工作当中，去面对未 来的挑战，对我来说一

15、切才刚刚开始。,泸州市南苑建筑工程有限公司,会议纪要 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。 会议纪要与会议记录的区别：会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。 会议纪要的特点：1.纪实性；2

16、.概括性；3.条理性。 会议纪要的结构：1、标题。由“会议名称+会议纪要”构成。 2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。 3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。4、希望。 注意问题：1 要突出中心。 2 注意吸收正确意见。 3 要条理化、理论化。 4 要忠于会议的实际内容。 5 要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。 6 会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例七 南苑建筑公司2011年上半年计划工作 会议纪要 时

17、间：2011年7月9日 地点：集团公司一楼会议室 参会人员：王付涛、刘洪曦、罗永胜、刘永明、苏群、周琴莎、康朝兵、高晓燕、何晓英、孔建国、赵勇刚、胡世榜、周朝辉、陶毅、李道丰 主持人：刘洪曦 主题：南苑建筑公司上半年工作总结及下半年工作计划 南苑建筑公司上半年工作总结及下半年工作计划会议于2011年7月9日在集团公司一楼会议室。集团公司王总、刘总、罗总、南苑 建司相关负人、集团相关部门负责人等参加了本次会议。现将会议内容纪要如下： 一、南苑建司上半工作总结及评价 1、南苑建司完成上半年计划产值目标，上半年工作总体完成情况较好。 2、内部管理班子建设取得了较大的进步，管理人员比较年轻，内部分工合

18、作配合较好，能够相互理解、支 持。 二、 南苑建司下半年工作安排 1、南苑建司要做好内部制度建设。目前集团公司正在学龙湖建体系，南苑建司要抓好这个机会，参照集团制度，找外部标杆企业 学习，拟定初稿内部先进行讨论，达成一致意见后报集团评审。 2、内部管理班子建设要继续做好做强，管理人员之间相互取长补短，相互理解和支持，形成合力把工作做 好。 3、南苑建司要在做好内部建设的基础上，先做强，再做大，抓紧时间做好资质升级工作。集团公司已经为建筑公司规划了未来的 发展方向，即成为建筑总公司。随着集团公司房地产开发的不断发展，建司的市场基础是有的，空间很大，建司要抓住机会做好准备。 4、采取各种措施，培养

19、建立核心施工班组。从分配机制、发展前景等方面，建立与劳务公司及班组的长期合作机制。 5、 正确处理质量、安全、进度与利润的关系，要注意了解顾客（包括集团公司、甲方项目部、内部员工）营销甲方的需求。质 量是企业发展的根本，必须扎实抓好质量工作；安全同样重要，要时时抓，天天讲，不可掉以轻心，要认识到安全事故可能让企业损失 很大的利润及形象；进度是决定建司能否拿到新项目的重要因素，要意识到甲方对进度特别关切；当前面几项都做好了，建司才能有利 润保证。 6、要处理好对内对外的关系协调问题。 7、其他具体事项方面：关于竣工结算方面，甲方要求合格证明并非是竣工备案书，在办理结算时，房屋以分户验收证明、其余

20、的 以甲方组织的综合验收合格资料即可；内部做好OA系统使用培训工作， OA系统报送资料要规范。,泸州市南苑建筑工程有限公司,决定 决定适用于对重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 格式内容 1、标题。2、决定的原因和目的。 3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排 的步骤。4、希望与要求。,泸州市南苑建筑工程有限公司,通告通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告不同公告。通告主要用于有关单位开展业务工作需要。 格式内容1、标题的写法有三种：通告关于*的通告。*关于*的通告。2、原由。3、通告事项。4、结语。用特此通告

21、表达。,泸州市南苑建筑工程有限公司,通报 通报是进行教育宣传和交流信息的一种工具，它适用于表彰先进、批评错误和传达有关事项。 批评性通报的写法1、错误事实。2、错误根源。3、经验教训。4、处理决定。5、希望要求。 表扬性通报的写法1、先进事迹的概况。2、积极意义。3、表彰决定。4、希望要求。,泸州市南苑建筑工程有限公司,函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 格式内容1、标题。写成关于* * *的函。2、主送机关。3、原由。4、函告的事项。一函一事，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 5、结语。如“特此函询（商）”、“请即复

22、函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例八 泸州市永祥房地产开发有限公司 关于施工企业及时提供相关人员资质证书的联系函 泸州市南苑建筑工程有限公司： 我司凤凰城第二期工程办理建设工程施工许可证，经古蔺建设局对所报资料进 行审查的情况，现要求提交施工企业下列人员资质证书原件： 安全考核合格证书-罗囯冰 安全员-王俊国 质检员-王全安 材料员-张伟 资料员- 以上人员证书原件请南苑建司于本月10日前送到古蔺（永祥公司办公室）。此外还请新报一 名资料员并提供证件原件。 特此函告 泸州市永祥房地产开发有限公司 二0一一年三月七日,泸州市南苑建筑工程有限公司,培训结束 感谢您的参与和聆听 谢谢大家 ！ 2011年8月 16 日 时 分,