计划部工作流程.doc

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1、计划部工作流程计划部工作流程、合同审核管理与备案工作流程（）由专人进行合同管理，填写公司合同签订审批表，相关部门按审批程序走完流程后，负责对合同进行统一登记、备案，并与财务部共同负责对所有资金往来合同的执行进行审查、监控，在每年月最后一个工作日与月最后一个工作日，分别将已履行完毕的合同连同公司合同签定审批表转交办公室存档。（）合同借阅。须遵守合同借阅管理制度，不得私自借阅、涂改、描摹、摘抄复印等。、统计工作流程（）统计东屿物业公司住宅楼台帐、东屿物业公司商业网点台帐、车场与地库台帐、小区公共区域设施台帐。涉与客服部、工程部、保安部、经营发展部。（根据小区变化，统计工作随时更改台帐情况，需要各相

2、关部门配合将更改的项目报给计划部）。（）编制公司内部月报表，每月统计各项费用收缴工作，审核收款情况。（）随时更改业主资料，有新入住楼宇和客服部做同期登记业主资料工作（红苹果）。（）随时和财务人事部核实各项收支款项工作。、公司各部门工作计划实施情况与质量监督工作流程（）每年月日以前公司各部室将工作计划交至计划部。每月最后工作日前各部门将年度工作月进度表交至计划部，由计划部监督检查（汇总）完成情况。（）公司质量保障监督类别：业务巡查、专业检查、内部质量审核检查、质量保障、工程验收五种。、工程招投工作流程一 招标总则：l 公司各部门所有涉与招标项目应于每年月日和月日前提请。l 涉与金额超过（ ）元的

3、工程项目和超过（ ）元的设备采购与办公用品采购，必须经由公司统一招标采购。l 各部门招标内容，由计划部统一打包协调招标。l 如在招标过程当中发现有绑标、围标现象，应立即停止相关活动，并杜绝与违规企业再次合作，情节严重的应转交有关司法部门。工程项目类1.1 由工程部提交项目招标申请与预算1.2 由财务部进行预算审核1.3 由计划部进行预算审批1.4 项目预算通过后，由工程部进行标书编纂。并由（ ）审批。内容包括以下几方面：1.4.1商务文件：投标企业的资格声明。内容包括投标企业的资格证书，（营业执照，税务登记证，完税证明，施工等级证书。等所需）以往业绩文件，照片图片，获奖证明等。质押履约保函或保

4、证金等。1.4.2 技术文件：由照工程部按照项目需求形成技术要求文件，如施工图纸，工程量单，选材要求，质量要求，售后质量保障要求，施工期限等。1.5 参与投标的企业数量要求。按照项目预算金额低等于（ ）万元不得少于家应标；（ ）万以上至（ ）万以下不得少于家应标；（ ）万以上应委托专业招标公司代为招标。如投标截止日未达到应标企业数量，则本次招标活动判定为无效招标，须重新邀请投标企业进行再次招标。1.6 投标企业应按照技术标书的条款进行逐条响应，并提供相关样品或样本。1.7 开标。所有投标企业提供的投标文件、样品与样本，应统一封存保存，并于投标截止时公开唱标以示公正。1.8 评标小组的组成：项目

5、预算（ ）万以内不得少于（ ）人，应由（ ）组成。（ ）万（ ）万不得少于（ ）人，应由（ ）组成。（ ）万以上不得少于（ ）人，应由（ ）组成。1.9 评标。由工程部与相关负责人组成评标小组进行标书评审。对投标企业所出具标书逐条评审，要求本着质量优先，价格优先，工期优先的标准从中选择最合适的投标企业。1.10 评标小组意见统一方可决定中标企业，如无法统一意见提请( )做出决定。如无一企业满足标书条款需求，由评标小组统一意见决定是否择优选用，如意见无法统一，提请( )做出决定。如无法选用任何投标企业中标，则判定流标，重新进行招标。1.11 中标企业的合同签订。按照公司规定合同内容进行合同签署。

6、合同要求不应低于标书要求。合同金额不得高于中标金额。如出现上述情况，需经（ ）审批。合同一式四份分别由乙方、项目发起部门、计划部门、财务部归档留存。并按照公司合同管理办法流转。1.12 合同执行。由工程部进行监督并协调。1.13 合同验收。合同执行完毕由工程部验收。如需第三方验收，应汇同第三方验收。验收合格后出具验收报告。凭验收报告支付剩余工程款项。1.14 售后质保：按照标书与合同约定执行。2 设备项目类2.1 由设备需求部门提请招标并制定预算。2.2 由财务部进行预算审核2.3 由计划部进行审批2.4 项目预算通过后，由项目发起部门进行标书编纂。并由（ ）审批。标书内容包括以下内容。2.4

7、.1 商务文件：投标企业的资格声明。内容包括投标企业的资格证书，（营业执照，税务登记证，完税证明，等所需）以往业绩文件，照片图片，获奖证明等。质押履约保函或保证金等。2.4.2 技术文件：所需设备的主要技术参数表述、数量、售后与维护。2.5 参与投标的企业数量要求。按照项目预算金额低等于（ ）万元不得少于家应标；（ ）万以上至（ ）万以下不得少于家应标；（ ）万以上应委托专业招标公司代为招标。如投标截止日未达到应标企业数量，则本次招标活动判定为无效招标，须重新邀请投标企业进行再次招标。2.6 投标企业应按照技术标书的条款进行逐条响应，并提供相关样品或样本。2.7 开标。所有投标企业提供的投标文

8、件、样品与样本，应统一封存保存，并于投标截止时公开唱标以示公正。2.8 评标小组的组成：项目预算（ ）万以内不得少于（ ）人，应由（ ）组成。（ ）万（ ）万不得少于（ ）人，应由（ ）组成。（ ）万以上不得少于（ ）人，应由（ ）组成。2.9 评标。由项目提请部门与相关负责人组成评标小组进行标书评审。对投标企业所出具标书逐条评审，要求本着质量优先，价格优先的标准从中选择最合适的投标企业2.10 评标小组意见统一方可决定中标企业，如无法统一意见提请（ ）做出决定。如无一企业满足标书条款需求，由评标小组统一意见决定是否择优选用，如意见无法统一，提请( )做出决定。如无法选用任何投标企业中标，则判

9、定流标，重新进行招标。2.11 中标企业的合同签订。按照公司规定合同内容进行合同签署。合同要求不应低于标书要求。合同金额不得高于中标金额。如出现上述情况，需经（ ）审批。合同一式四份分别由乙方、项目发起部门、计划部门、财务部归档留存。并按照公司合同管理办法流转。2.12 合同执行。由项目提请部门进行监督并协调2.13 合同验收。合同执行完毕由项目提请部门验收。如需第三方验收，应汇同第三方验收。验收合格后出具验收报告。凭验收报告支付相关款项。2.14 售后质保：按照标书与合同约定执行。 东屿物业公司计划部 年月日年度工作月进度完成表项目名称工作内容预计完成日期实际完成日期完成度本部门责任人配合部

10、门与协调人实际完成情况与未完成原因说明自我评述与备注上月遗留工作制表： 日期： （）公司质量保障监督类别：业务巡查、专业检查、内部质量审核检查、质量保障、工程验收五种。检查类别适用范围侧重点事 项业务巡查各部室1. 管理制度与工作标准2. 按照月工作进度表检查完成情况月度检查分管领导.检查重大顾客投诉与突发事件的处理结果与效果每月提交重大客户投诉处理表。计划部质量监控1. 现场管理2. 各类纠正预防措施验证3. 体系运行情况每月一次对部门负责人月度检查1. 设备设施、环境管理状况2. 安全管理检查非特殊情况不能授权专业检查各 岗 位.巡逻路线图的合理性与执行情况。.安防设备设施运行功能测试。.

11、保安员夜间工作状态与防范能力。、各岗位服务状态、办公区域工作环境检查人员注意礼仪，模拟演练必须考虑对业主的影响。设 备 大 检 查1. 侧重预防性检查，如母排连接处温度与紧固情况、联络开关温度与额定电流是否超标、大负荷电缆连接短是否发热和变色、补偿电容是否变形、接触器是否有异常声音与各触点闭合是否良好等。2. 设备的试运行检查，如发电机启动、各类泵星三角转换启动、高低水位控制器启动、烟温感测试、安防设备测试等。3. 抽查责任人对设备操作、故障排除与应急处理能力。必须设备责任人操作设备，避免非法操作导致事故产生。安全大检查1. 各类预案演练，测试预案有效性与人员的应急处理能力。2. 安防设备设施

12、功能测试3. 关键岗位操作流程检查，如出入口车辆进出、装修管理、消防管理、停车场管理等。4. 电梯机房设备、设施，轿厢对讲、监控、按钮等设备功能测试5. 给排水系统维护保养注意人员安全与对顾客的影响。环境大检查.顾客主要出入与活动场所、通道、楼内、保洁状况。.绿化现场作业、养护效果与消杀情况。3. 危险品使用与管理4. 人员工作状况每月一次内部质量审核检查1. 系统性检查各业务块。2. 体系运行情况3. 各类纠正预防措施的落实情况4. 管理流程与风险防范关注现场与问题的整改落实情况。质量保障公司质量保障检查.组织架构与团队建设；.管理流程与制度执行；.现场业务管理状况。.与顾客沟通客户服务状况

13、多与一线员工沟通，深入了解部门根本原因。各部室1. 体系执行情况；2. 现场设备设施管理状况；3. 现场安全管理状况；4. 现场环境管理状况关注现场与问题的整改落实情况。工程验收工程外包完工后验收1. 行业规范与标准；2. 合同规定工程流程与验收标准；3. 功能性与实用性；提交验收报告各相关部门和计划部参与工程部小区工程完工内部验收1. 合同要求符合性；2. 设置的合理性；3. 隐蔽工程的安全性；4. 外观的美观性；5. 管理的安全性。工程部、计划部参与绿化部绿化工程完工内部验收1. 合同要求符合性；2. 布局的合理性与安全性；3. 保养期养护情况。保安部、计划部参与，以保洁绿化合同为依据。文

14、档资料记录管理制度与工作标准维护管理制度设备机房管理制度工程部办公室管理制度文档资料管理规定信息工作管理规定与所承接业务部门的信息传递与沟通程序；办公室人事考核管理档案人事资料员工个人资料人事任免、调动记录财务人事部员工培训记录年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录培训效果评价记录财务人事部员工考核记录员工考核细则；员工奖惩通知书财务人事部各类人员岗位资格证书持证上岗人员清单岗位资格证书复印件财务人事部礼仪标准东屿物业岗位礼仪规范员工手册公司各办公现场.值班制度与记录相关部门值班制度工作信息记录本相关部门客户服务档案顾客投诉处理、回访制度顾客投诉建议与处理回应投诉（建议咨询）处理任务书

15、顾客来函办公室各类标识清单工程技术部制作的各类设备标识清单工程部给排水系统管理档案给排水系统维护保养给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录事故应急处理方案工程部二次供水清洗资料北京市生活饮用水二次供水管理手册二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水设施年度清洗计划二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录工程部电梯系统管理档案电梯管理资料电梯故障应急处理方案电梯准用证年检合格证电梯设备中心电梯维护保养记录电梯检查记录电梯系统维护保养记录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录电梯设备中心供配电系统管理档案临时用电管理规定供配电系统检查纪录发电

16、机运行、维护保养记录供配电系统运行、维护保养记录停电应急处理方案工程部弱电系统管理档案弱电系统检查记录电讯系统维护保养记录监控系统保养维修记录对讲系统保养维修记录工程部消防系统管理档案消防管理资料北京市消防管理条例消防设施清单消防设施分布平面图消防设施养护与使用规范保安部消防系统运行维护记录消防系统检查记录消防主机运行记录消防联动柜运行记录消防主机联动柜保养维修记录自动灭火系统保养维修记录消防管网系统保养维修记录消防器材保养维修记录防排烟送风系统保养维修记录保安部环境管理消杀服务档案消杀器具、药品管理规定消杀工作记录表绿化养护管理标准养护小区苗木清单绿化养护检查表绿化养护工作计划、记录绿化苗木

17、采购申请表绿化工程施工日志安全作业规程；绿化情况巡查制度建立对外包质量的监控制度。保安部合同管理档案工程施工合同部门名义签订的各类合同协议公司合同签定审批表合同登记表其他计划部采购、仓库后勤管理采购文件资料物资申请单物资服务项目申请报告物资供方评价表服务供方评价表其他办公室、保安部、工程部仓库管理记录物资领（借）用单物资报废申请单待处理物资申请表不合格物资处理单盘点表其他办公室、保安部、工程部内部管理记录内务检查记录印鉴、证照登记表印鉴、证照使用申请表其他办公室文件资料管理记录文件资料存储清单文件发放签收表借阅登记表文件资料报废申请表办公室质量控制记录内部质量审核报告顾客意见整改措施纠正预防措施报告办公室突发事件处理记录突发事件处理记录表突发事件相关记录各相关部门