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1、BMS数字化信息平台后台管理系统-操作手册畅行公司数字信息化平台(后台管理系统)使用手册（）神州数码信息系统有限公司年月目 录引言文档控制文档说明采购管理采购采购流程业务说明特殊处理采购订单采购退货采购退货流程业务说明采购退货单导购补货分析业务查询采购查询供应商综合查询供应商销售查询供应商批次查询采购设置零售管理零售流程业务说明管理操作设置功能预设登记柜台营业员卖场管理卖场监控流水查询商品销售查询收银对帐班次查询业务查询营业员销售提成品牌销售汇总表日结销售分析时段销售分析客单分析毛利分析仓库管理盘点盘点流程流程说明盘点号申请点货存货盘点单核对盘点差异盘点差异处理前台盘点盘点流程盘点说明总部托管
2、型门店的盘点库存查询批次库存库存调整成本价调整组合拆分转仓单库存设置连锁管理店组信息分店业务设置门店要货总部配送统配流程业务说明要货单调出单调入单总部订货分店直配直配流程业务说明特殊处理统配退货统配退货流程业务说明直配退货店间调货直调单自动配送处理数据传输传输日志直调查询配送跟踪结算管理结算初始设置帐务代码费用往来帐款供应商结算代销账款联营账款扣率代销帐款应收帐款客户结算扣补单内部结算单决策分析商品销售排行滞销商品查询供应商销售分析供应商销售排行商品价格分析 分析消费群体分析时段销售对比分析库存积压报表月结进销存月报表系统管理操作员管理收银员管理操作员管理操作员功能授权数据权限数据库管理系统数
3、据管理系统设置部门岗位员工档案报表单据模板历史数据删除操作日志每日提示1 引言1.1 文档控制 文档更新记录日期更新人版本单位备注蔡承源神州数码初稿黄水根神州数码完善 文档审核记录日期审核人职务备注文档去向记录日期接受人职务备注1.2 文档说明本文档主要描述江西畅行公司数字信息化平台（后台管理系统）的使用方法。编制工具： 注解：2 档案管理2.1 供应商档案供应商按经营方式分为购销、代销、联营、租赁、自产、扣率代销等多种类型。如果同一供应商对不同商品有多种经营方式时，可按不同供应商处理。经营方式将决定供应商的结帐方式。供应商结算方式分为临时指定、指定帐期、指定日期、货到付款等。制收货单时系统会
4、根据结算方式自动填写默认的付款日期。供应商对应了商品信息。如果在商品档案中指定了主供应商，则在供应商信息中自动显示它所对应的商品信息，并可以手动增加或删除商品信息。 新增供应商时，系统会根据供应商名称的汉语拼音缩写自动产生助记码，如“会昌自采”的助记码为“”.助记码的作用是便于输入和查询。助记码可以自动更新， 更新有两种方式，一种为全部重新生成，另一种为仅助记码为空的重新生成。2.2 品类档案商品类别体现商品组织结构，可分级分层管理。系统缺省的类别方案为三级类别， 每级二位编码，每个商品档案类别属于一个末级类别。在“商品设置”“商品分类”中可以设置类别级数，并定义每个商品档案类别是否只能选择末
5、级类别编码，否则不能录入。2.3 商品档案 商品档案可按类别或供应商显示，包括了商品的编码、类别、价格、供应商、规格等信息。如图所示：2.3.1 快速查询在“商品档案”中，可通过商品编码、名称、助记码对商品进行快速查询。例如：要查找所有带有“可乐”字样的商品。可在输入框中键入助记码“”，并选中“模糊查询”，回车后系统会查出所有带有“可乐”字样的商品记录。2.3.2 改货号在“商品档案”中，可删除或修改货号。此操作将删除或修改系统中指定商品的所有数据。下传时会自动删除或修改分部相同商品的所有数据。2.3.3 新品录入新品录入前，为了方便录入时重复录入商品信息的相同部分，可以在“商品设置” “新品
6、默认值”中设置录入商品时的默认值信息。设置后当增加新品时，系统自动填写默认的商品项（如图所示）. 选中“新增时复制上条记录”，增加时系统自动复制上一条记录。. 选中“新增时前自动保存”，增加时系统自动保存上一条记录并新增一条记录。. 系统提供了万个商品的标准商品库，选中“输入货号时自动检索标准商品 库”，增加时系统自动检索标准商品库中是否有此条码的商品，如有调出该商 品，加快了录入速度。. 选中“新增商品价格为零时提示”，保存时如果商品价格为零会提示。2.4 商品属性2.4.1 商品编码商品档案中有三个编码，分别是货号、自编码和助记码。货号是商品的唯一标识，可用商品条码作为货号。自编码是公司的
7、内部编码，自编码较为灵活，可以不设或是按公司规则编码。助记码是辅助查询码，根据品名的汉语拼音缩写由系统自动生成。您可以根据公司的管理特点，合理使用这三种编码。2.4.2 供应商与经营方式 商品档案中可以有主供应商与其他供应商，其中购销与代销商品允许一品多供应商，联营商品只允许有一个供应商。当选择了主供应商时，系统自动带出该供应商的经营方式。.购销：按采购金额结算货款。一个商品可以有多个供应商。可以管理库存，也可以不管理库存，对于不管理库存的商品，一个商品编码可代表多个单品，进货只记帐款不影响库存，销售不减库存，无成本毛利；对于管理库存的商品，其库存成本用移动加权平均法计算。.代销：按销量与进价
8、结算货款。供应商按批次管理，一个商品可以有多个供应商。必须准确管理库存,进货不产生账款。.联营：按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品不管理库存，同一扣率的一个商品编码可代表多个单品，不在电脑系统作进货，销售不减库存， 成本由销售金额和扣率计算。.扣率代销：按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品管理库存，进货不产生帐款。此种经营方式相当于管理库存的联营。2.4.3 价格商品价格包括进货价、批发价、零售价、会员价和最低价。最低价为商品销售出库的最低价格，如价格低于此价，按最低价计算。要调整商品价格时，可以通过调价单来调价，也可以在商品档案中直接修改价格，调价方式可以在“商品设置”
9、中设置。2.4.4 其他属性计价方式：分普通、计重、计数三种。 联营扣率：联营和扣率代销商品的扣率，用于计算成本。 管理库存：自产部类商品、部分联营商品不管理库存。 商品类型：分为普通商品、捆绑商品、制单组合、制单拆分、自动分解和自动组合等。采购状态：分为正常和停购，状态为停购时，该商品不允许采购。 商品状态：分为正常，停购销售，采购停售，停购停售。 进项税与销项税：可对每个商品的进项和销项税进行设定。实现了对税务进行一般处理的功能。商品的税项在部分有关的单据和报表中有所体现。采购范围：分为总部购配、门店采购、不限、总订店收、自产等。进货规格：即装箱数。主要用来处理商品出入库和调拨业务时的包装
10、单位换算。出入库单据中的“装箱数”和“散件数”之间可以自动换算，录入其中一个则自动算 出另一个。是否积分：设定商品是否参与积分。 积分值：如果按单品值积分，设定单品的积分数。 损耗率：用于生鲜商品。 提成比例：用于计算售货员的销售提成。附加条码：用于处理一品多码。附加条码在业务进行时将自动转换为对货号的操作。2.5 调价调价一般是通过调价单来实现（如图所示）可以调整商品的进价、批发价、售价和 会员价。以单据的方式处理调价，规范了操作，可以跟踪以往的调价记录，可以实现提前调价和延期生效。同时考虑到业务操作上的灵活性，也允许直接在商品档案中调整价格。根据实际情况调整商品的进价、售价、批发价和会员价
11、等2.6 批量调价批量调价功能是为了提高系统的操作速度，批量修改商品的价格。批量调价后不可 恢复，也无修改记录。建议一般情况下不要使用此功能。2.7 调价到期提醒 调价到期提醒将提示当天特价到期或明天调价生效的商品。2.8 调价历史查询查询指定商品进货价、批发价、零售价、会员价等价格的调价历史。2.9 组合商品 商品档案中商品类型为捆绑商品、制单组合、制单拆分、自动转货和自动加工等都称为组合商品。组合商品需要维护其组成成分。其中的捆绑商品若在“ 设置” 设置“启用商品自动捆绑销售”，则在 前台销售时，会根据输入的成分商品自动 组合成捆绑商品进行销售。2.10 改包销售 改包销售有两种情况，一种
12、以大单位作为库存单位和主销售单位，允许拆零销售， 如烟。另一种以小单位作为库存单位和主销售单位，允许按进货单位整包销售，如整箱牛奶。2.11 捆绑销售 用于打包销售的商品如礼篮。在捆绑销售前，必须在“组合商品”指定该商品的成分商品。捆绑销售商品不维护库存，不允许作采购入库，销售时，系统自动按数量比例冲减成份商品。2.12 加工品销售 用于卖场边加工，边销售的商品，如酱骨架。商品类型为“自动加工”。详细说明请 参见第十四章“生鲜管理”中的“熟食加工”。2.13 商品异常查询 查询指定条件下的异常商品与商品的异常成本、异常毛利、负库存商品。2.14 淘汰商品 淘汰商品功能用于将某些暂不使用的商品淘
13、汰，以便有效的管理商品基本信息，提高运行效率。待需要这些商品时，作商品恢复。2.15 分店仓库 分店仓库信息由总部维护。分店代码为二位， 固定表示连锁总部。分店下可设多仓库，支持店仓分离。仓库代码四位，如 ，表示 店下属的 仓库。2.16 货架货位 货架货位定义了仓库的库存单位。包括货位编号、货位名称、所属仓库、是否可用 等信息。货位编号为八位，前四位表示分店仓库，后四位表示货位号。2.17 商品陈列与存量指标 商品陈列与存量指标是管理商品在仓库中的存放位置，并设置仓库中各种商品的再订货点与满库存量，存量指标可作为自动补货的条件。当库存量小于再订货点时，系统可用满库存量作 为补货条件，自动生成
14、门店的补货单与采购订单。2.18 新品申请 “新品申请”功能只能在连锁版的分部使用。分部不能增加新品，所以增加此功能向总部申请增加新品。操作方式和商品档案基本一致。数据传输时，可以将新品申请内容传输到总部。2.19 新品审核 “新品审核”功能只能在连锁版的总部使用。连锁版的分部不能增加新品，所以增加新品申请功能向总部申请增加新品。数据传输时，可以将新品申请内容传输到总部。总部可以在新品审核窗口查看到分部申请的商品，可以进行审核，审核过程中可以修改新品的属性，审核后，该申请的商品直接转入商品档案中。通过数据传输可以将新品传输到分部。2.20 基础代码 基础代码用于设置基础配置信息。包括职称、民族
15、、学历、企业类型、调整库存原因、盘点差异、品牌、区域、前台退货原因等。2.21 编号修改与删除 编号修改与删除用于修改或删除录入错误的商品或供应商（客户）编号注意：，该功能将修改或删除指定商品或供应商（客户）的所有数据，包括供应商和 客户的账款信息，请确认后慎重执行。删除或修改后某些单据、报表可能与原来打印的不一致，账款也可能与单据不一致。，对于连锁版用户，由总部统一删除或修改，分部传输时自动执行。删除或修改之前一定要提前通知分部完成当日所有业务，绝不允许有未上传的断线销售，否则可能发生数据不一致。，该功能仅限于没有进行前后台业务时使用。2.22 助记码更新 助记码更新用于统一更新未录入或全部
16、的商品（供应商、客户）的助记码。2.23 商品设置 商品设置包括业务设置、自动编码、新品默认值与商品分类。2.24 业务设置 业务设置可以设置和商品相关的一些选项：. 设置是否商品引进日期在一定天数内的为新品天数设置；. 录入商品时，自动检验商品的 编码（位数分别为 、 和 位）；. 录入新品时是否必须输入主供应商；. 设置是否在录入新品时零售价必须大于或等于进价。. 设置更新商品信息后是否立即刷新数据。. 是在商品档案中直接调价还是通过调价单调价。2.25 自动编码 为了提高商品录入速度，统一商品编码规则，系统提供了设置自动编码功能。自动 编码包括货号和自编码。可设置编码位数、顺序号步长、前
17、缀和前缀前位数。2.26 新品默认值 系统提供了设置录入新品时的默认值信息。以减少重复录入商品的相同属性信息。2.27 商品分类. 设置类别级数，以与对特殊商品的类别标识。. 设置零售价计算方法。2.28 条码价签 条码价签功能是将商品条码通过条码打印机打印在标签上，以便在前台收银时自动扫 描并读取商品信息。此功能的前提条件是：必须安装本软件系统所支持的条码打印机，如斑马、立象等品牌的条码打印机。条码打印主要适用于那些没有条码的商品或生产厂家未提供商品编码的商品，如单件茶杯、碗等。2.29 价签打印 价签打印功能是用普通打印机打印商品价签，放在商品旁边标识商品价格或特价。3 采购管理3.1 采
18、购退货3.1.1 采购退货流程 3.1.2 业务说明.店铺根据商品的滞销情况，或是针对有质量问题的商品，制订退货计划；.与相应的供应商协商退货，同意后准备退货；.将商品撤架装箱，放入退货区；.供应商按实退品种、数量接收商品；.填制并审核“采购退货单”；. 打印“采购退货单”一式两份，请供应商签字后，一份给供应商作结帐凭证， 另一份留底备查。3.1.3 采购退货单采购退货单在商品退货出库时创建，审核后商品库存减少。退货单中包含供应商、 仓库与退货的商品信息（如图所示）。图 采购退货单采购退货单除了退货时使用外，还可以用来冲减错误的“采购收货单”，此类退货单如涉与帐款需要通知供应商。可以约定对此类
19、错误调整单据要求调用原有的“采购 收货单”作为原始单据，并注明原因。3.1.4 补货分析补货分析报表根据商品的库存量、送货周期、上周销售量、本周销售量、四周平均 销售量、安全库存量自动生成可销售天数和建议订量，为业务员作采购订单时提供参考。3.1.5 业务查询3.1.5.1 采购查询采购查询从不同角度对采购业务进行查询，并按供应商、商品、 类别分类汇总、大 类汇总、历史进价查询。如图所示。图 采购查询3.1.5.2 供应商综合查询可按编码或名称模糊查询供应商信息、无业务供应商、无商品供应商、供应商编号，删改记录等。3.1.5.3 供应商销售查询查询指定供应商的销售汇总、每日单品销售与销售明细。
20、3.1.5.4 供应商批次查询查询供应商批次结存、批次进销存、未冲销数据与批次出库情况。详见第九章“仓库管理”“批次库存”。3.1.6 采购设置采购设置包括以下设置：.单据保存后，是否马上提示审核；.是否单据只有审核后，才能打印；.订单和要货单在有效期内商品重复时提示；.单据与报表查询时的日期跨度；.采购订单的有效天数；.采购订单是否只允许入库一次；.当供应商未设付款日周期时，其付款日期是在业务发生后的天数；.是否必须按订单采购和销售；.是否必须按单退货；.当进价高于加权平均价时提示；.当退货价低于加权平均价时提示；.进价高于商品档案进价时提示；.进货单退货单订单中的进价要按供应商取最新进价；
21、.商品档案中保质期大于 时，采购入库必须输入生产日期；.食品收货时剩余保质期小于总保持期的 时，是否禁止审核入库；.采购入库单先输入数量、总价，商品单价自动计算；.按采购订单收货商品实际入库数量不能大于订单数量；.采购收货单审核后是否自动更新商品档案进货价；.采购收货单审核后是否自动更新商品档案中主供应商；.采购时，如果商品不存在，是否自动加入新品（请不要在连锁版的分店使用该 “自动更新”功能；.是否维护供应商商品关系。4 零售管理4.1 零售流程4.2 业务说明.顾客到超市门店选购商品，选定商品后，到收银台付款。.收银员扫描商品条码，收款，打印小票，结束交易。.交易结束后系统自动扣减商品的库
22、存，能实时查询当前商品的库存。.当天交易结束后，管理员执行日结操作。.日结后可产生进销存与毛利报表，供参考。4.3 管理操作4.3.1 设置设置 小票的样式，包括标题、明细、票尾内容。设置前台销售的业务规则、班 次设置等。详细操作方法请参见第二十章“使用前设置”中的“其他后台设置”。4.3.2 功能预设 功能预设是对 前台功能键进行设置。详细的设置方法请参见第二十章“使 用前设置”中的“预设前台 功能键”。4.3.3 登记 登记设定前台 机号与 地址等。4.3.4 柜台营业员定义柜台与营业员基本信息。4.4 卖场管理4.4.1 卖场监控系统提供了客流量监控、销售量监控和 机状态监控。.客流量监
23、控：实时监控每台收银机的客流量。.销售量监控：实时监控每台收银机的销售额。. 机状态监控：可以监控各个 机当前的状态。4.4.2 流水查询 流水记录了前台销售的每一笔记录，包括商品销售记录、付款记录和部类销售 记录。可以按照时间段、收银员、收款机、柜台号、付款卡号、会员卡号以与流水 号进行查询。4.4.3 商品销售查询可按商品、类别、分部、大类、库位进行销售汇总查询。4.4.4 收银对帐“ 收银对帐”功能可对收银款与商品销售额不一致的情况进行原因查找，最终 把发生不一致的小票号找出。不一致的原因可能由部类销售或抹零等原因造成。4.4.5 班次查询可查询指定时间段、指定班次的班次销售汇总、班次收
24、银员汇总、班次销售商品明细。4.5 业务查询4.5.1 品牌销售汇总表定义商品的品牌，并按时间段和品牌查询销售数量、销售金额、退货数量、退货金 额、赠送数量、赠送金额。4.6 日结日结是重要的日常管理操作，它完成以下的工作：.对当天的销售数据作汇总后集中冲销库存。.汇总进货、调拨等入库业务，按加权平均算法重新计算库存成本。.计算商品销售成本和毛利。.按先进先出算法管理批次库存，产生代销、联营数据。. 可以附带的执行一些数据维护操作，例如可以设置定期删除历史流水数据。4.7 销售分析4.7.1 时段销售分析将指定营业周期内的销售按小时分段统计，分析营业高峰时段和低谷时段，为工作 安排提供决策依据
25、。分析的主题可以是客单时段和类别时段。4.7.2 客单分析将指定营业周期内的客流量进行统计分析，包括历史客单分析、客单范围分析、日 客单分析。4.7.3 毛利分析 毛利在每天日结后产生，本系统中的毛利是销售业务产生的纯毛利。 毛利分析表中可以查询到每一单品和类别的毛利和毛利率。 购销、代销商品的毛利是由售价减成本价得到；联营商品的毛利是该联营商的扣率金额。5 仓库管理5.1 盘点盘点就是定期或不定期的对店内的商品进行全部或部分的清点，以确实掌握该期间 内的实际损耗。企业进行盘点操作时，由仓管员清点商品，同时制存货盘点单，录入商品的实盘数， 然后交由经理审批。系统自动根据审核后的商品差异调整库存
26、商品数量。损溢金额 摊到库存商品的成本中。本系统可以灵活选择盘点的范围，支持全场、类别、单品盘点，支持不停业盘点， 盘点差异允许延期改库存，不影响业务，便于查找差异原因。5.1.1 盘点流程5.1.2 流程说明.定制盘点计划，确定盘点范围；.盘点前结束所有的业务单据、停止出入库并进行日结；.盘点号申请，生成新盘点批号、备份盘点库的库存并约定盘点的范围；.手工抄单盘点或用盘点机盘点；.盘点结束后，将盘点结果录入或导入“存货盘点单”中，存货盘点单保存后 立即生效，结果可在盘点汇总报表中查询。.查看盘点汇总报表和盘点差异报表，查找差异原因，看是否有遗漏或错误，如果有，补存货盘点单；如果没有，进行差异
27、处理；.在盘点差异处理中对备份库存与实际盘点数量进行比较，得出盈亏数量与盈 亏金额，并决定是否用盘点差异更新库存。.盘点差异处理单审核后，库存改变（若选择“修改库存”），盘点批号状态 为关闭，不允许新的录入单选择这一批号，系统删除当前盘点批号对应的备 份库存。5.1.3 盘点号申请盘点号申请的目的是生成新盘点批号、备份盘点库的库存并约定盘点的范围。图 盘点号申请5.1.4 点货手工盘点指手工清点仓库中各商品的实际数量，并将盘点结果记录下来，以便掌握 与系统库存之间的差异，与时调整系统库存数量。在商业中有几种常见的盘点方法：.预先打印或印刷盘点表，盘点时手工填表，填写完成交电脑员录入。这是最常见
28、的方 法。.利用手持设备盘点，可以快速地把盘点结果录入系统。.利用前台 机扫描条码盘点，结合条码价签记录盘点数量，速度快，效果好。需要 比较强的组织能力，适用于大卖场。5.1.5 存货盘点单盘点结束后，应将盘点结果录入“存货盘点单”中，存货盘点单保存后立即生效， 生成盘点报表。图 存货盘点单5.1.6 核对盘点差异 在“盘点报表”或“盘点差异处理”中对系统库存与实际盘点数量进行比较，得出盈亏数量与盈亏金额，寻找判别盈亏较大的商品进行重盘复查。一般情况下，对超级市场来说，盘损率应在 以下，如超过这个盘损率就说明盘 点作业结果存在异常情况，要么是盘点不实，要么是企业经营管理状况不佳，采取 的对策是
29、：重新盘点或改善经营管理。盘点不实的情况可以通过复盘再次确认实际库存数量，在“存货盘点单”中修改盘 点数量，在保存后将自动修正盘点差异数量。5.1.7 盘点差异处理 在“盘点差异处理”中对系统库存与实际盘点数量进行比较，得出盈亏数量与盈亏 金额，并决定是否用盘点差异更新库存。进入“盘点差异处理”窗口后，系统默认打开最后一个盘点批号的内容，如图所示：图 盘点差异处理 在“盘点差异处理”中记录盘点差异原因可以起到总结作用，为改善经营管理提供 依据。原因代码在“基本档案”“基础代码”的“盘点差异”项中可以进行维护。盘点结果在确认后，在 “盘点差异处理”可以设置是否用实际盘点差异来修改库存， 用实盘结
30、果更新账面库存。盘点差异处理单审核后，库存改变（若选择“修改库存”）， 盘点批号状态为关闭，不允许新的录入单选择这一批号，系统删除当前盘点批号对 应的备份库存。5.2 库存查询可以按单品、类别、大类查询当前仓库的库存状况，以与库存明细帐。 对于使用前台 销售商品的企业，由于 在日结时才冲销库存，没有即时更新库存。此时可以通过“实时库存”页来查询该时刻的实际库存。图 库存查询5.3 批次库存批次库存管理是本系统的一大特色。批次管理的设计为以下目的服务:.提供批次库存, 管理每一笔进货的库存；.与供应商结算货款, 支持批次进价不同的结算；.按先进先出等算法计算库存成本与商品销售成本。图 批次库存查
31、询 批次在收货、库存调整等情况下形成，通过销售出库等手段被冲销。冲销的方法为先进先出。在连锁企业，批次库存会随配送在各个分部间转移。 批次管理是代销结算、供应商批次管理的基础5.4 库存调整对于非正常进销调盘而影响库存变化的出入库，可以通过库存调整单调平库存。库存调整以成本价出库或入库，改变库存量与库存金额，不影响成本单价。允许录入调整原因。原因代码在“基本档案”“基础代码”的“调整库存原因” 项中进行维护。图 库存调整单5.5 转仓单本系统支持一店多仓。如果一个店铺或配送中心有多个仓库时，可以用该功能在各仓库间调货。该单据与直调单同属一个功能。5.6 库存设置用于设置一些涉与库存管理的操作规
32、则和参数。例如：设置商品出库时，当库存量 不够时提示；设置是否允许 盘点，选择 盘点批次与仓库。在总部可设置“ 分部”类型门店的前台盘点批次与仓库；设置门店是否只能按总部的调出单收货。6 连锁管理连锁管理适用于拥有配送中心，以店为核算单位的中小型店铺连锁企业；除日配品由门店向供应商直接订货并送货到门店外；其它商品统一向配送中心要货，由配送中心送货到店。6.1 门店要货总部配送6.1.1 统配流程6.1.2 业务说明.门店根据店内存货情况或参考“补货分析表”，制订要货计划，手工填制“门店要 货单”或使用“导购”功能自动生成门店要货单，经审核后发往配送中心。.配送中心收到门店的要货请求后，按“门店
33、要货单”备货，并制“调出单”，审核 后随车送货到门店。配送中心如缺货由采购部负责补货。.配送中心送货到店后，门店按“调出单”收货并制“调入单”。审核并打印“调入单”留底备查。6.1.3 要货单要货单用于分店向总部订货，要货单经审核后传输到总部。要货单中包含要货分部、发货分部、货品等信息。图 门店要货单6.1.4 调出单调出单用于配送中心向分店调出商品，调出单审核后商品出库。调出单中包含要货单向 总部订货，要货单经审核后传输到总部。调出单还可以用于分店向配送中心退货。图 调出单6.1.5 调入单调入单用于分店接收来向配送中心的货品，调入单审核后货品入库。调入单中包含发货分部、收货仓库、货品等信息
34、。调入单还可以用于配送中心接收分部退货。图 调入单6.2 总部订货分店直配总部订货分店直配适用于无配送中心的中小型门店连锁企业。除生鲜日配品由门店向供应商直接订货并送货到门店外，其它商品统一向总部采购部要货。总部采购部将门店的 要货单转化为采购订单发给供应商，由供应商送货到门店。6.2.1 直配流程6.2.2 业务说明.门店参考“补货分析表”或根据卖场存货情况，制订要货计划，填制“门店要货单”，经审核后发往总部采购部。.总部采购部收到来自各个门店的“要货申请单”，使用“购导”或人工处理，按要 货门店、供应商、经销方式等分类，制“采购订单”，审核后发回门店，并将订单 传真一份给供应商。.供应商凭
35、“采购订单”送货到门店。.供应商送货到门店后，门店凭订单收货，制“采购收货单”。打印“采购收货单” 一式二份并签字。其中一份交供应商作结款凭证，另一份留底备查。6.2.3 特殊处理.通讯滞后于工作流。总分部之间一般通过拨号网络连接，这种方案成本低廉，但实 时性较差，且可能因为设备故障等原因导致拨不上网，出现货到而电脑单没到的情况。对于这种情况，可以按发货时的“调出单”手工填制“调入单”；或是收货时手工记帐，待网络通畅后补单。.发货和收货数量不符。要求： 收货单位先按实收数量入库，在送货人持有的“调出单”上注明差异数。 发货单位视情况补作单据调整差异。如货比单多，配送中心补“调出单”，注明原 因
36、；货比单少，分店系统将会自动按差异生成分店调出单，传回配送中心，供平衡差异用。6.3 统配退货6.3.1 统配退货流程6.3.2 业务说明.门店根据商品销量、损耗等情况，确定退货商品，制定退货计划。并向采购部提出退货请求；.总部收到退货申请，批准后通知门店与配送中心准备退货；.门店获得批准后，将商品撤架装箱；.配送中心备车，到门店收货；.门店制调出单并审核，退货出库；.配送中心验收入库；制调入单并审核；.配送中心制采购退货单，退货给供应商。6.4 直配退货.门店根据商品销量、损耗等情况，确定退货商品，制定退货计划；.与供应商协商，获得批准后将商品撤架装箱；.退货至供应商处或供应商到门店收货；.
37、门店制采购退货单并审核，退货出库；.打印采购退货单交供应商签字留底。6.5 店间调货用于在门店间互相调配货物。调出店填写“调出单”，调入店填写“调入单”。流程与配 送调货相同。6.6 直调单对于门店的库存管理模式为“总部托管”的小型连锁门店，调拨操作在总部通过“直调 单”直接完成库存调转。不需要再作调入、调出操作。6.7 数据传输“数据传输”功能只能在连锁版的分部用。在进行数据传输之前，分部首先要连接到总部服务器，并设置好“数据传输设置”。然后就可以进入“数据传输”窗口，通过“下载”、“上载”与“交换”来实现分部与总部 的数据传输。.下载是将总部的基本数据信息下传到本分部。可选择下载最新数据或
38、下载全部数据，下载的内容包括基本信息、采购单据、仓库单据、价格单据、权限数据和调拨单据。.上载是将本分部的销售等业务数据上传到总部。上载的范围包括要货申请单、外调 单、 销售收银、 流水、批次库存、库存表、进销存日结、商品销售、总体经营、价格单据、会员信息、会员消费、新品申请等。用户可自行选择上载的内容。.交换将自动执行先下载数据后上载数据的数据传输操作。6.8 传输日志 数据传输的过程将被记录在数据传输日志中，包括传输方式、分部、是否成功、开始与 结束时间和操作员等信息。6.9 直调查询 按商品、类别、机构、时间段查询配送中心与总部托管分店之间的调拨情况。包括商品 汇总、类别汇总、分部汇总、
39、明细查询。6.10 配送跟踪以补货申请单的流转处理为中心，反映门店的补货请求在配送各个环节的收发货状态， 以与单据状态、到货率和配送中心的缺货情况。7 结算管理7.1 结算初始设置 在第一次使用系统时，需要设置两个重要的结算方式参数，一旦设置后则不允许再修改。. 商品在全公司统一主供应商和经营方式： 如果选中，则连锁店各个分店的供应商统一，且商品的经营方式在各个分店也必须是一样的，供应商结算全部在总部操作。 如果不选中，则允许同一商品在连锁店的各个分店由不同供应商供货，允许有不同的经营方式，允许在分店结算。. 代销结算方法： 根据销售来结算：代销账款根据销售报表以与商品当前关联的主供应商来结算
40、。只支持一个供应商供货。 根据批次来结算：指代销账款根据批次来结算，代销商品支持多个供应商供货，按照先进先出方式结算。7.2 帐务代码 帐务代码用于设置与帐务有关的基础配置信息。包括往来费用、专柜费用、币种、后台 付款方式、前台付款方式、非交易收入等。7.3 费用费用是与供应商业务往来的过程中产生的除商品帐款以外的其他帐款，如供应商进场 费、店庆费等。费用代码可以在“基本档案”“帐务代码”的“往来费用”项中进行维护。 费用单在审核后记入供应商帐款表，可用于平衡货款。7.4 往来帐款 反映在一段时间周期内，公司与供应商之间的往来帐款状况。包括到期应付帐款、应付 汇总、应付账款（明细）、历史往来账
41、款和实付账款（明细）7.5 供应商结算 供应商结算单用于管理购销、代销、联营和扣率代销供应商的货款、费用等。供应商的结算流程如下图所示：供应商到达约定结算日期 持结算凭证前来结帐财务查单对帐，并制供 应商结算单采购部核对进货量、销 量、损耗等，签字确认审核供应商结算单填付款凭证并给财 务主管审核结算货款.选择供应商后，系统自动将该供应商对应的应付帐款列出，按实付金额冲抵帐款即 可。.退货和某些费用产生的应付款是负值，此时要输入负值冲抵。.购销商品在收货时产生帐款，代销、联营和扣率代销通过相应的帐款单产生帐款。.在不同的机构结算时，只允许选择所属这个机构的供应商，在“供应商档案”中的 “结算机构
42、”中设置，一个供应商只能在一个机构中进行结算。图 供应商结算单7.6 代销帐款 根据第一次使用系统时对代销账款的设置，本系统通过登记供应商进货批次，先进先出 的方法产生代销帐款。支持同一周期内一品多商多批进货的货款分配，或者根据销量结算，只支持同一周期内一品一商。图 代销帐款代销商品的销量在日结时统计。代销帐款在审核后登记到供应商帐款表，供结算单使用。7.7 联营帐款 本功能统计联营商品在一段时期内的销售，按相应的扣率、并扣除其它款项，产生应付帐款。7.8 扣率代销帐款 本功能统计扣率代销商品在一段时期内的销售，按相应的扣率、并扣除其它款项，产生应付帐款。7.9 应收帐款 反映在一段时间周期内，公司与团购客户之间的往来帐款状况。包括到期应收帐款、应收汇总、明细帐和历史往来帐。7.10 客户结算 选择客户后，系统自动将该客户对应的应收帐款列出，按实收金额冲抵帐款即可。客户退货产生的应付款是负值，此时要输入负值冲抵。 系统支持分部结算客户结算单，在“客户档案”中“所属分店”下设置结算分店，一个客户只允许在一个机构结算。7.11 扣补单 商品作进价促销时，给供应商的扣补。可以根据促销进价单直接生成扣补单。如图所示：图 扣补单7.12 内部帐款与内部费用 内部帐款反映在一段时间周期内，