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1、精品_精品资料_关于部内机关架设 OA办公自动化系统可行性分析报告OA 即办公自动化系统,为英文OfficeAutomation的简写, 是现代利用电脑进行全自动的办公,从而提高工作效率的功能整合 系统软件, OA系统常见于企业内部治理和办公中,近些年中逐步被引进政府机关内部加以使用.一、OA系统的主要功用OA的主要功能主要是通过电子信息技术手段而提高工作效率,可以说是办公无纸化、自动化进程的主要推动力.继电脑和打印机等设备在办公中的应用所带来的第一次变革之后,OA的产生预示着办公中的其次次革命,它是一个将全部办公用品及各种工具全部整合并加以替代的办公正台.OA系统常见的功能包含：文字处理、档
2、案治理、行政办公、即时通讯、资源共享、日程规划、数据留存分析处理等主流功能.以下为OA主流功能一览表：公文拟稿可以在线套用模板从而快速起草各类公文可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_文字处理公文收发、阅办电子及纸质来文的登记、扫描、承办、签批、传阅、承办、协办、催办、办结、归档、查询、监控、统计等可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_人事档案治理供有权限的人员查阅职工的基本信息、薪资等人事档案可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_档案治理档案归档可以查询、查阅、下载、销毁各类已归档内部资料个人文件柜可以在线存档个人资料、未办结文件存档等会议治理对会议记录等档案进
3、行治理可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_各类申请请假、出差等申请的递交和审批财务治理请款报告、报销、账务在线运算、在线做账等可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_行政办公资产治理固定资产等的登记、使用、统计等车辆治理可以实现车辆使用在线审批及查询功能考勤治理可以实现考勤功能,包括考勤统计、查询等调查投票供应简洁的在线投票、在线调查可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_图书治理企业内部图书室的治理,例如在线借阅、催仍等通讯录供应公用、个人、内部通讯录的在线快速查询、直接拨号附属功能万年历、纪念日提示、天气预报、万能运算器等短信题型OA 的重要信息可以同步以手机短
4、信形式发送到手机上内部邮件可实现带附件的内部邮件即时、定时单发、群发功能通知公告各种通知和公告的在线发布即时通讯谈天争论用于内部进行集体性或者指定行的在线争论可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3G 移动终端在手机上安装 OA 系统通过 3G 网络同步实现 OA 的各项功能可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_视频会议OA 系统可以整合视频会议模块进行群组间的视频会议可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_客户资源供有权限的部门、团队之间共享客户信息从而防止重复的客户保护造成的成本铺张可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资源共享市场资源对于品牌形象推广
5、宣扬方面的媒体资源、平台资源、物料资源、创意资源等进行共享,从而提高资源利用率可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_渠道资源可以在权限内让供求渠道资源进行共享工作记录包括日程支配、工作日志、周工作方案、月工作方案等可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_日程规划数据统计分析处理上传下达领导可以在线单独对某个人或某个部门进行工作部署监督督办领导可以随时把握员工的工作状态或查看员工的工作方案数据统计对财务、考勤、各种用品、物料的消耗进行自动统计智能报表可以依据要求自动生成财务报表、销售报表等规范报表数据分析可以将系统统计的数据进行汇总和运算以图表方式出现可编辑资料 - - - 欢
6、迎下载精品_精品资料_上表所述为常规OA的主流功能,但大部分功能是针对企业的日常运营而设计的,也可以说整体结构并不是针对组织工作的 需求而进行构建的,所以间续显现了针对党政机关甚至是针对组 织工作而特的设计的OA 系统,例如在整套系统中加入了文件传阅、工作流程设置、针对不同级别领导而开放不同使用权限等等一些列更贴近机关部门工作需要的特殊功能.更有个别的OA功可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_能不仅仅局限于内部局域网,转向了对互联网和手机通讯等方面延长的功能.综上所述,OA 主要具备如下几点作用：一是提高效率.OA系统大多内置了大部分公文类型的模板,常规性公文直接套用模板稍作修改即
7、可成稿,而在文件的审核、批办、签发、传阅等环节也只需在电脑上简洁操作,防止了文件的积压、丢失、耗时等问题的显现.而OA系统的内置工作流可以简洁明白的将工作流程以图形化进行出现,让人可以很直观的发觉工作流程中的死角和拐角,语音和文字方面功能的同步应用更是大大提高了工作的时效性和精确性.二是节省资源.通讯功能的应用可以削减不必要的人力耗 费,行政功能的应用可以削减大笔的纸张、耗材费用,缩减了不 必要的财政开支,而OA 的整体应用可以削减珍贵的时间,另外OA的可扩展性功能可以将一些特殊性质工作都整合进来,例如财务人员的业务整合到OA当中即可实现在线做账、生成表格、转账汇款等功能,从而最大限度的节省各
8、项资源,最大化的提升资源的利用率并将实际工作中的理论成本降到最低.三是整合信息. OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业绩数据、薪资数据、人力数据等信息进行汇总 运算并分科目统计之后形成直观图图表供上层治理者进行分析研 究,用数值来表达员工利用率、成本开支、利润率、市场占有率 等指标,以供决策者对集体内部的运营情形做详尽的明白,并为 其更换策略、调整业务倾向等决策工作供应了第一手参考资料.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_数据来源 缔元信网络上图为 OA 与传统办公模式相比较,便利性提高47% ,安全性提高 38% ,时效性提高74% .二、OA应用在组织工作中的
9、意义组织工作在党政工作中占据着至关重要的比重,组织工作能否行之有效的开展取决于组织部门的内部治理,因此组织部门的自身建设也是组工团队能否胜任其他工作的先决条件和必要条 件,而自身建设工作中信息化建设又起到了打算性因素,如何利用信息化手段提高组工团队的各方面才能是在当今科技社会新形势下开展组织工作所必需面临的一个问题,如何找到一种能够推进组织部办公环节信息化、高效化、规范化的手段跟“组织工作要提质、提速、提效”的大前提环境是相吻合的.我认为将OA 系统应用在部内机关有以下几点积极意义：一是有利于部机关向心力、凝结力的提升.由于整个使用过程中是我部全员共同参加的,在简洁的使用和沟通中会让在这集体中
10、的每个人都会感觉到这个集体的实实在在的存在,让部内干部真正体验到团队的概念,进一步增强集体荣誉感和个人成就 感.二是有利于优化部内的工作流程和工作模式.以提高单兵作可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_战才能的方式从而提高全员战役才能,克服传统治理模式和办公模式所带来的弊端,增强了各部门、各级别、各层面的垂直沟通和水平沟通,破解了与人之间、人与部门之间、部门与部门之间的合作壁垒与沟通壁垒,明确细化了各人到各部门的权益与义 务,便于领导督查和指导.三是有利于部内整体资源的开源和节流.削减人力、财力、物力的开支,同时在部内构建了一个治理平台和信息共享平台,形成了各部门之间信息共享、和谐互
11、助的良好氛围,为部内的精细化治理供应了硬性支撑,同时为构建我部的组工文化供应了软性支持.当然,在实际应用中必定会产生一些困难,如资金投入、人员培训、功能适用性等问题都将会浮出水面,但短期投入与换来的长期收益之间当然是后者较可取.三、关于部内架设 OA系统的几点设想对于党政机关来讲, OA 的确是个舶来品,但郝部长将企业治理中的“工程化治理”引入组织工作中就着实说明只要是先进的、对组织工作有益的、有推动作用的我们都可以“拿来”,关键是要如何拿得来、用的好.为使OA系统更适用于组织工作,现将OA功能分解为 5 大功能平台,细化为30 个基本功能,后续功能可以依据实际工作需要进行单独开发和整合.经过
12、重新设计的 OA 系统功能具有以下优势：一是在公文处理上更便利,将公文处理划分为三个版块, 即：收文治理、发文治理和公文监控.收文治理功能完全依据实 际收文工作流程设置,即收文登记办公室主任签字常务副部长签字部长批阅签批主管副部长批阅支配主办科室批阅落实, 每一环节进行完毕将会自动转入下一环节并以弹出窗口提示的方 式进行公文处理提示,处理人只需在线签署批办看法并点击确认可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_进入下一环节即可.发文治理也是如此,文件草拟办公室主任 校对复核主管副部长批阅部长批阅签批办公室确认印刷下发.公文监控可以供应在线查阅全部未归档的已办结或未办结的 文件状态和内容,
13、包括可以查阅收文登记和发文登记中任意文件 的基本信息、办理进度、传阅状态、阅办看法等.在模式上初期 将采纳线上和线下同时进行的模式,如来文为电子版就可进行线 上公文处理,如来文为纸质版就可进行线下公文处理,后期随着 功能的完善就可以完全使用线上公文处理,使用电子印章和电子 签批功能来代替线下公文处理.二是在内部沟通上更即时,在内部沟通上将有6 个版块：短信通、内部邮件、外网邮件、通知公告、争论区、通讯录.短信通可以借助网络运营商的服务器端口在系统中给手机用户发送短信息,也可以在有通知公告时为不在线人员发送概要信息.内部邮件和外网邮件可以在内部之间相互发送短信并可以接收发送外部互联网邮箱中的邮件
14、.通知公告功能可以在部内有会议通知、事务性通知的时候在线群发并以桌面弹窗的方式进行提示.争论区可以供应指定人员之间架构一个短暂的谈天室用来争论某项工作.通讯录包含个人通讯录和公共通讯录速查,如需要可以实现在线拨号进行网络电话通过.三是在工作支配上更明晰. 由于部门工作特性导致,每个人接受的工作都比较纷杂,记工作日志是最好的方法,此功能板块可供应在线记录工作日志、周方案、月方案以及定期工作总结等功能,在每个分项功能中都可以设置工作备忘提示,定期提示未办结的工作.依据不同治理权限,不同的主管领导可以查看其主管人员的工作方案和工作总结以及工作日程支配,这样更便于领导进行治理和相关工作的督察督办,同时
15、仍可以通过公文处理和内部邮件功能进行催办.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_四是在行政办公上更强大.该板块整合了日常办公中可能会用到的 14 项基本功能,不但供应了请假申请、资产治理、考勤系统、调查投票等必要功能,仍供应了天气预报、万年历、运算器、度量衡、邮编区号手机归属的查询等帮助功能,后续仍可以依据详细需求将单据报销、财务治理、党建网站治理、能耗报表等功能也整合到系统中来,从而使 OA 系统更具适用性.五是在档案治理上更精准. 此项功能可以针对不同档案,让不同权限的用户在线查阅全部已归档的文件,与纸质版归档文件完全同步.依据归档信息,通过年份、储存年限、全宗号、流水号以及文号等来选取文件进行查阅,并且支持直接打印复印件, 免去了查阅归档文件的费时、费劲等问题,使档案治理更加精 准.以 下 为 我 部 机 关 OA系 统 功 能 设 置 的 树 形 结 构 图可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_OA公办日行档文公程政案处通管办管OA 系统功能树形结构图：收发公短内外通讨通工周月日请资调图区邮手计度咨万天便人档会个文文文信部网知论讯作工工程假产查书号编机算量询年气签事案议人管管监通邮邮公区录日作作查申管投管查查归器衡订历预档归档文可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载