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1、內部審計部2000年3月培訓 主題:如何提高審計質素培訓目的 提高審計質素底稿編寫報告 統一標準 避免誤解 提升審計人員工作能力培訓議程 星期一(12/3) 審計前準備 審計初期工作 符合性測試 星期二(13/3) 實質性測試 審計主要循環培訓議程 星期三(14/3) 抽查樣本, 搜集審計證據, 編寫底稿 從管理者對內部審計部工作的感想 星期四(15/3) 編寫審計報告 審計發現的局限性 總結審計種類 外部, 內部 常規(定期), 不定期 事前, 事中, 事後 專項 清產核資 經營考核 離任審計 衡工量值式審計審計前準備 審計計劃 時間, 地點, 交通, 審計種類 人員配合 人數, 天數, 內
2、部, 外部, 專業知識 審計通知 審計前會議, 被審計單位關注問題 複雜性, 審計風險 是否需要另類知識審計前準備 以往審計底稿 期初, 期末餘額 經常發生的問題 週轉期, 被審單位情況變好變壞 財務分析, 找出可能有問題環節 審計主要業務循環, 每年轉換審計前準備 獲取財務報表 資產負債表, 損益表, 現金流量表 明細分析, 數據解釋 財務, 人事政策 永久檔案 (Permanent Files) 財務分析, 核對結存數, 報表與報表相符 主要由領隊負責審計前準備 了解流程 流程圖 業務流程說明 確認流程 取得文件樣式 簽名樣式練習一 參閱報表, 將你認為需要深入了解的問題記錄. (時間20
3、分鐘, 先別與他人討論) 現分成兩組(每組一位主任)討論練習二 現附上被審單位的流程說明, 按流程說明畫出流程圖, 並加上適當解釋.審計初期工作 與總經理/ 部門主管會面 解釋審計性質, 需要資料 接見人員, 具體時間 向財務主管取得帳冊, 報表, 明細分析 確認流程 (穿行測試 Walk Through Test), 審批權 領隊核對總帳, 明細帳與報表相符 領隊分派工作, 定期討論發現符合性測試, 實質性測試 何謂符合性測試(Compliance Test) 何謂實質性測試(Substantive Test) 二者之間區別? 作用? Transaction Test 又是甚麼? 二者兼備審
4、計中期工作-符合性測試 是否符合流程=沒有問題? 不是, 因可能現有流程存在漏洞 是否不符合流程=有問題? 絕大多數情況是, 除非流程不適用 但需建議更改書面流程及制度審計中期工作-符合性測試 哪個環節需作符合性測試 基本上主要的循環(Cycle)均需要 銷售, 採購, 庫存, 成本, 車間存貨管理, 工資, 支付款, 收款等 將主要循環編寫流程圖並作流程說明, 將流程作穿行測試,流程說明提及的文件要一併附上 符合性測試-銷售 主要考慮: 銷售價格是否按公司規定 銷售有否合適審批, 審批前有否檢查客戶信貸 折扣是否按公司規定 有否客戶訂單 發票計算是否準確 發貨單和發票是否預先編印並續號 記帳
5、是否準確符合性測試-銷售 注意事項 總帳與銷售日記帳相符(原因?) 發票編號連續 出倉單, 發貨單編號連續 從銷售日記帳中抽查樣本進行測試 退貨是否按公司規定, 倉庫和財務記錄是否準確符合性測試-採購 主要考慮 採購貨品是否有需要 有否請領單 有否適當審批 貨比三家(認可供應商制度) 採購合同, 折扣 價格較浮動的採購貨品符合性測試-採購 程序 總帳與採購日記帳相符 從訂貨單抽查 請領單(審批) 供應商發票, 驗收單 計算是否準確 記帳是否準確 相應的入庫記錄符合性測試-收款 審查內容(包括應收帳及其他收款) 現金或銀行 程序 現金, 銀行日記帳與總帳相符 將銀行月結單與總帳逐筆核對, 即借貸
6、相應(抽查一個月), 原因? 銀行調節表及獨立核對 為何現金不能像銀行般核對?符合性測試-收款 程序 從現金, 銀行中找出金額較大(或有疑問)的收款, 檢查憑証, 記帳方式 為何不從應收帳的貸記開始抽查? 原因: 不是所有收款均為貨款, 亦可能收款後不掛在應收帳中 財務監控程序, 如收款人不負責總帳記錄, 與客戶對帳, 未使用的正式收據保管等符合性測試-付款 審查內容(包括應付帳及其他費用) 現金或銀行 程序 從現金, 銀行貸記抽查有否憑証, 審批, 記帳方式 現金盤點 被審單位有否突擊盤點? 財務監控, 如:誰人保管蓋章, 未使用支票控制等符合性測試-倉庫管理 主要事項 所有出, 入貨是否業
7、務需要? 有否審批? 有否適當的支持文件(進倉單, 出倉單) 庫存明細帳是否準確? 內部控制:如永續盤存制度(Perpetual Accounting System) 符合性測試-倉庫管理 程序 總帳餘額與庫存明細帳相符 從明細帳中抽查出, 入貨作為測試起點 出貨:有否銷售記帳, 客戶簽收, 出貨審批 進貨:有否訂貨單, 採購記帳, 進貨審批, 品質檢查實質性測試-倉庫管理 到倉庫實地觀察 盤點-從實物到明細帳, 從明細帳到實物 是否每月盤點? 誰人負責? 有否盤點記錄? 盤盈/虧有否適當審批並記帳? 倉庫管理情況:誰人保管鑰匙?倉庫環境 貨品質量?需要撇帳? 帳面上 帳齡分析符合性測試-成本
8、 這是審計工作中比較複雜的環節, 主要程序: 成本明細帳與總帳相符 從成本帳抽查原材料投入部份, 是否有相對領料單(或是一筆過領料, 然後從車間存貨中使用原料), 如何計算原材料 要注意:按實際成本或是配方成本計算原材料的部份? 原材料運費符合性測試-成本 程序 直接工資計算, 有否工作時間記錄表(Time Sheet)? 在本集團中暫不適用 費用分攤:看是否合理, 年中有否轉變分攤方法, 打進制造費用的基準是否合理, 庫存餘額會否不斷增加 在本集團中暫不適用實質性測試-成本 程序 從財務資料中計算月損耗率 比對往年同期數據(及同年波幅) 查問損耗原因 按現時各廠所提供的資料, 基本較難找出損
9、耗大的原因 為甚麼?符合性測試-工資 主要程序 了解流程 穿行測試 抽查一定數目月份, 查看是否有按流程審批 審查流程中是否有較薄弱的環節(如是否有機會存在虛假員工)實質性測試-工資 主要審計程序 工資明細表與總帳相符 抽查工資變動是否有審批 加班費計算是否準確, 是否有獨立驗証 從工資明細表抽查員工姓名, 工資合同, 人事記錄, 出勤卡, 審批, 員工簽收等審查合同 要點 合同登記冊 檢查所有合同, 察看簽署者是否獲授權, 有否超權審批 合同的條件是否不合理, 或對公司不利, 是否會造成或然負債和損失 抽查部份收, 付款, 查看是否按合同執行信貸資料檔案 檢查所有賒帳客戶, 看是否有客戶資料
10、檔案 從資料檔案查看是否有相關的文件(要符合FP205要求) 從審計期內抽查三個不同月份的應收帳(附帳齡分析), 看是否有超信貸, 超數期 如有, 則看是否有超審批出貨情況資產負債表項目 符合性測試? 實質性測試? 實質性測試 在準備工作已查証帳帳相符, 故此可從資產負債表中查起 察看資產負債表中異常項目, 如待攤費用,遞延費用, 在途款, 在建工程等等 從週期計算是否有異常波動 從往年的資產負債項目察看是否有異常增加/減少資產負債表項目 固定資產 固定資產明細(附累計折舊)與總帳相符 檢查折舊計算的準確性 抽查當年(審計期內)的固定資產採購, 是否有文件支持, 是否有適當審批 實地觀察/盤點
11、固定資產 檢查產權証(房地產, 車輛) 如有報廢, 是否有審批及查核報廢過程 是否有其他收入?資產負債表項目 在建工程 總帳付款有否憑証? 審批? 是否按合同? 實地觀察? 有否將費用記在工程項目上?資產負債表項目 投資項目 有否可行性報告? 是否按原計劃進行? 投資項目的財務資料以決定是否需要撇帳 是否帶來經濟效益 是否需要實地觀察資產負債表項目 貨幣資金 了解內控制度(在前面支, 付款已談) 列出所有銀行戶口(號碼, 用途, 簽署人, 支票, 密碼保管人)及餘額, 核對資產負債表 附上銀行調節表, 檢查者 支票發出未過帳等項目最終是否體現 抽查較多交易的銀行戶, 找二個月的銀行對帳單核對銀
12、行日記帳, 原因? 挪後補前資產負債表項目 貨幣資金 抽查現金日記帳, 察看付款是否有審批, 是否有合適憑証 有否白單? 如是白單, 是否有些灰色費用? 在這方面有否制度? 收入是否從貨款扣除? 制度是否容許? 被審單位有否進行現金突擊盤點? 現金存放是否安全? 收到貨款後是否在當天存入銀行?資產負債表項目 現金 是否每天(下班前)進行獨立盤點? 是否有現金在途的可能性? (如業務員收客戶款未回公司), 在途款風險誰人負擔? 員工借款 原因? 審批? 有否按指定日期前還款/報銷? 如借款人為主管, 要特別留意. 原因? 財務審批資產負債表項目 應收帳 在審計前抽發函証 長帳齡客戶是否仍有回款,
13、 是否需要作撇帳準備 抽查應收帳借記是否有相應銷售作貸記 抽查應收帳貸記是否有相應借記銀行收入?資產負債表項目 應收帳 注銷, 撇帳有否按制度FP205執行 壞帳注銷後, 是否有專人負責可回收性? 代銷商品數不應作應收帳函証處理 如有應收帳還款協議, 需特別留意 因有壞帳象資產負債表項目 應付帳 應付明細帳與總帳相符 應付帳是否經過驗証? 供應商對帳單是否與被審單位相符? 應付帳記錄人員是否獨立於付款職員 抽查應付帳貸記是否有相應的庫存進倉(借記) 抽查應付帳借記是否有相應的銀行付款(貸記), 退貨, 或折扣等資產負債表項目 計提費用 獲取明細 計提是否合理, 有否多計, 少計以影響盈利 抽查
14、是否最終需要付款損益表項目 銷售, 採購, 成本(在前面已介紹) 費用 抽查波幅較大費用, 特別留意差旅費, 應酬費, 贊助費等, 原因? 收款人多為少規模公司或客戶 按程序執行審批, 有否超權 自審自批, 無審批, 無支持文件 記帳, 財務審批(獨立性)審計風險 甚麼是審計風險 (Audit Risk) 審計師對被審計單位作出錯誤結論 要留意特別是應查到但沒有查到 構成審計風險主要部份 固有風險 (Inherent Risk) 控制風險 (Control Risk) 檢查風險 (Detection Risk)審計風險 審計風險=固有風險x控制風險x檢查風險 AR=IR x CR x DR 檢
15、查風險分為 抽樣風險 (Sampling Risk) 非抽樣風險 (Non-sampling Risk) 抽樣風險(少於100%抽查必然存在) 非抽樣風險(審計師錯誤使用資料來源)抽查樣本 AR=IR x CR x DR, 若先定 AR, IR 和 CR, 我們將可計算 DR, 即檢查風險 從檢查風險中我們可得出需要的樣本數目(但一般內審不會以此作為樣本需要數目的基準), 原因? 時間, 內審人員資歷, 管理層的要求 故此內審部門一般抽查30-100樣本(不適用於舞弊, 專項審計), 這被視為足夠抽查樣本方法 統計抽樣 (不適用於舞弊, 資料不全審計) 非統計抽樣(判斷抽樣) 內部審計部較常用
16、方法 因一般對被審計單位有認識 統計抽樣法假設錯誤機會平均抽查樣本方法 統計抽樣法種類 隨機抽樣表 計算機隨機數 系統選樣(每隔一定數目抽一個) 分層選樣(分成費用金額大小, 部門費用, 誰人報銷等等) 整組選樣(將整體分成若干部份, 抽查其中一整部份)抽查樣本方法 非統計抽樣法 數據分析 (波幅大, 費用增加, 毛利率偏低) 以往審計底稿 資產負債表及損益表不正常項目 從審計中其他發現獲得 是否所有測試工作均抽樣即可 多數情況是, 但專案審計(如舞弊)則或有需要全查審計証據 要求 真實, 相關, 充份 分類 內部, 外部 實物, 書面, 口頭 直接, 間接, 分析審計底稿 作用 作為審計工作
17、証據 編寫報告的基礎 保証工作質量 提供日後審計工作跟查, 參考 審計項目完成後, 日後如有問題, 作為解釋審計底稿內容 審計通知 被審計單位背景資料, 重要法律文件, 財務人事制度 審計期末的財務報表, 明細, 分析 上述所有審計工作, 測試內容, 記錄 審計總結(開會用), 會後結論, 審計報告 審計報告提及的問題需附上複印本(如有很多可選擇較嚴重, 金額大的部份)審計底稿基本要求 內容充分, 完整, 詳細 (特別是審計報告中提及的部份) 符合重要性原則 規范, 標準 簡潔, 易明 切忌: 將不需要資料放進底稿 編號準確, 交叉索引 時間足夠, 可用計算機, 否則可筆錄, 但要文字清晰審計
18、跟進 將審計發現問題, 被審計單位回應編進表內, 抽查審計後仍有否同樣問題 若有同樣問題, 看問題是變壞還是變好 審計跟進要比對審計報告底稿 因此審計底稿為非常重要 上次審計未查清, 或仍有需要確認的地方, 應作跟進 查看是否有新的制度實施審計報告 內容 被審計單位概況, 審計性質 (常規?) 主要內容, 簡單審計程序, 審計起止日期, 人員數目 被審計單位各方面評價(特別是有問題的地方) 審計主要結果, 確定性質, 數量, 金額 建議 若需要, 註明所運用的法律, 會計準則審計報告 如何才是好的報告 文字簡潔, 簡單易明 清楚說明問題嚴重性, 哪個環節有問題, 需要改善地方 (如有)需要負責任的人員 相關統計資料支持, 如有需要, 可附文件複印本 有效改善建議審計發現的局限性 共謀 虛假文件 被審計單位清楚審計程序 如何才界定為審計失職 未有進行各項合理審計程序因而未能發現問題總結 活學活用, 多想多聽 不要硬讀審計程序, 要了解明白 有問題, 找同事多談