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1、-正大集团饲料厂采购管理制度(doc 87页)-第 51 页 一. 采购管理制度 1. 采购委员会制度 采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。 特别在原材料成本占据销售成本 75 85左右的行业，原材料采购成本和储 存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制 度可以让我们得以： (1). 奠定稳定的采购管理工作基础； (2). 提高采购管理水平； (3). 降低采购成本和储存费用，合理使用资金。 1.1. 采购工作基本原则 1.1.1. 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。 1.1.2. 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执
2、行者。 1.1.3. 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符， 予以充分的反映和监督。 1.1.4. 品管部门必须对购入原材料的质量予以全过程的监控。 1.1.5. 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，以最低之价格；最少之 损耗；最低之资金成本作为购入原材料之准则。 1.1.6. 采购委员会会议须定期与不定期的交叉召开。 例如，根据年、季、月的生产，销售目标应定期举行；根据原 材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。 1.1.7. 采购部门必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析，并及时提 交采购委员会。 采购部应对供货市场；供应商情况；需购原材料质量、价格、数 量、运
3、输、气象资料、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。 1.1.8. 原材料采购须遵循“钱货两讫”的原则，严格控制原料预付货款。 必要的原材料预付货款应遵循以下几点： (1). 必须是信用良好的固定供应商。对贸易公司性质的供应商不得 采用预付货款的结算形式。 (2). 信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力 的工作任务之一。 (3). 必须事先派专人，如派采购，品管人员一起去实地调查供应商 的实物供应，质量保证情况，和目前的经济状态等情况，并将 调查报告提交 采购委员会。 (4). 必须有完整的正式合同，并经国家认可的公证机关予以公证。 在合同中必须有明确的交货地点，交货期限
4、，质量标准，和在 需方所在地的 人民法院管辖范围内履约。 (5). 预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定。对每一项预付 款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要 保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。 (6). 原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时派出专人 负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天，或 周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。.9. 经批准购入的新品种原材料，须遵循试产，试销原则。 为降低产品成本，在征得集团配方部门的同意后，所购入的新 品种原料，在试产、试销过程中，应派专业技术人员进行技术追踪， 并将分析结果提交采购委员
5、会；采购部应进一步收集该原料的供货 渠道、供货量及供货趋势、品质情况、保管要求、价格变动趋势等 资料，提交采购委员会以供作出进一步的决策。 1.1.10. 采购部和财会部应于每月末，与供应商核对供货数量，应付货款 等往来资料。. 采购委员会应定期对采购人员进行业务考核，以提高采购人员的 业务能力和思想品德。 1.2. 采购委员会的基本组成 ( 详见图表 1-A ) 采购 委员会是由以下人员组成 : 1.2.1. 总经理； 1.2.2. 财务长； 1.2.3. 采购负责人； 1.2.4. 品管负责人； 1.2.5. 生产负责人； 1.2.6. 其他与采购业务有关人员 (列席人员) ； 1.2.7
6、. 采购委员会秘书 (兼任) 。 采购委员会秘书，由委员会指定专人兼任，无表决权。 1.3. 采购委员会组织的运行 ( 详见图表 1-B ) 1.3.1. 定期召开采购委员会会议 采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采 购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分 析资料，以供会议讨论和决策。 1.3.2. 不定期召开采购委员会会议 对采购管理过程中的特殊事项，或经采购委员会成员的提议， 应临时召开采购委员会会议。 1.3.3. 采购委员会的决议须由半数以上人员表决通过，方可执行。出席采 购委员会会议的列席人员和会议 秘书无表决权。 1.3.4. 采购委员会召开会
7、议时，采购委员会成员若无法参会，应授权代理 人员参会。 1.3.5. 采购委员会各成员须有独立的权责，其中财务长与采购部负责人不 得互相兼任。 1.3.6. 采购委员会秘书必须将有关部门所送的分析资料，以及会议文件资 料分类整理后存档。 . 采购委员会制度控制要点 1.4.1. 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。 1.4.2. 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。 1.4.3. 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。 1.4.4. 根据产销实际情况，确定每月原材料的最低和最高库存量。 1.4.5. 对有预付货款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。
8、 1.4.6. 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析挡案。 对一年以上的各类档案应交公司档案室保存。 2. 采购批准权限 2.1. 采购批准权限制定目的和实施条件 2.1.1. 有利于采购管理工作的顺利进行。 2.1.2. 明确采购权责关系。 2.1.3. 采购委员会的会议决议和经批准的采购计划，采购申请是行使采购 权的前提。 2.1.4. 采购批准权限由采购委员会按照集团规定的制定原则，由各公司董 事会制定，并报集团备案。 2.2. 采购批准权限制定原则 2.2.1. 采购批准额度权限 采购批准额度权限的制定，须分采购委员会批准额度、总经理 批准额度、采购负责人批准额度。 2
9、.2.2. 采购批准额度行使权受每一品种原材料最高库存量的限制。 即当某一品种原材料库存量已达最高库存，或原库存量加申请 购买量超过最高库存时，该品种原材料的采购批准额度权限随之失 效。若因客观实际情况需要购买，须提交采购委员会讨论决定。 2.2.3. 原材料仓库每一品种原材料的最高和最低库存量，由采购委员会每月 根据生产和销售的实际情况予以核定，对积压原材料应另行处理，不 包括在内。 2.3. 采购批准权限表 2.3.1. 采购批准权限的范围 (1). 大宗原料的采购批准权限； (2). 超级混合料的采购批准权限； (3). 包装物的采购批准权限； (4). 零星原材料的采购批准权限； (5
10、). 备品备件的采购批准权限。 2.3.2. 原材料采购批准权限表 采购批准权限表由采购委员会讨论编制后，提交公司董事会 决定。原材料采购批准权限表一式六联，第一联送集团主管部门； 第二联送总经理；第三联送财会部；第四联送采购部；第五联送 品管部；第六联作董事会文件存档。 ( 详见图表 1-C ) 3. 原材料市场分析与采购决策 3.1. 原材料市场分析制度 3.1.1. 原材料市场分析制度实施的意义 (1). 实施该制度，可以保证企业有长期的市场供应信息资料来源， 为分析市场供应变动状况提供充分的依据。 (2). 坚持长期实行供货市场分析制度，努力做好供货市场分析工 作，是现代采购管理工作的
11、基本要求。 (3). 实施该制度可以提高采购业务人员的工作水平，是降低采购 成本的根本途径。 3.1.2. 建立、取得原材料市场的分析资料 原材料供应市场的资料收集主要包括以下内容： (1). 有交易供应商的供货资料； (2). 无交易供应商的供货资料； (3). 国际市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (4). 国内异地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (5). 本地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (6). 原料质量结构对比资料； 由于同一品种原料因供货渠道不同，其原料的品质亦有所 不同，从而引起价格水平的不一。在保证到货原料质量的前提 下，应以成本最低为准则，
12、选购最合适的原料。 (7). 本公司与同行业的原材料存货资料； (8). 付款方式变动分析资料和资金需求量、资金需求时间变动分析资料。 (9). 供应商的信用分析资料； (10). 供应商及公司的运输损耗资料； (11). 历年来的气象资料，以及近期的气象预测资料，包括原材料采 购地点和运输路线地区，原材料库存地点的历史气象资料和气 象预测资料； (12). 与兄弟公司、同行业公司在采购管理水平、采购数量、质量、 价格、存货上的比较分析资料。 3.1.3. 原材料市场分析报告的完成与通过 (1). 原材料采购市场分析是以采购部为主，财会部、品管部为辅的， 对生产原料、超级混合料、燃料、包装物等
13、的目前供应状态，以及变 动趋势情况的分析和预测，它是公司领导人制定采购决策的主要 依据之一。 (2). 原材料市场分析报告的主要内容分为五个部分，第一部分是公 司原材料 ( 原料、超级混合料等 ) 的库存数量及金额；第二部分是 当前可供货情况和当前市场价格的资料搜集对比情况；第三部 分是市场价格、供货量、需求量的变动预测，主要依据于所搜 集的市场动态信息分析填制；第四部分是气象变化预测和运输 状况的预测，主要依据于历年的经验和所取得的气象分析资料、 运输单位实际运输变动状况而填制；第五部分为订购点的初步 确定，它根据以上分析结果填制，并供采购委员会会议分析和 讨论，以作最后的确定。 (3).
14、原材料市场分析报告一式五联，由采购部负责编制，交采购委 员会会议秘书；由采购委员会会议秘书编号后，分送以下人员： (a). 第一联地区副总裁； (b). 第二联总经理； (c). 第三联财务长 ； (d). 第四联品管部负责人； (e). 第五联采购部。 (4). 采购委员会成员收到原材料市场分析报告后，应对其内容进行 核实和作出分析意见，并在定期召开的采购委员会会议上发表 意见进行讨论，以确定原材料的订购点及各项采购决策，或者 视情况紧急而召开临时采购委员会会议，以及时作出供货过程 中的各项决策。 3.2. 采购决策 采购决策是采购委员会在定期和不定期召开的会议上，在统一认识了 目前的供货状
15、态、供货形势后，所制定的各项采购策略；及针对供货过程 所发生的各种问题所决定的将采取的各种措施。( 详见图表 1-D ) 3.2.1.实施采购委员会制度后采购决策的意义 (1). 通过集体决策，可以保持采购管理水平的稳定性。 (2). 采购决策的实际效应，体现在采购成本的合理性和保持在较低 水平上，以增加公司产品的竞争能力。 (3). 锻练和提高了公司中上层管理人员的素质和工作责任。 3.2.2. 采购决策的主要依据 (1). 原材料市场分析报告 (2). 原材料库存日报表 (3). 原材料安全库存分析表 (4). 原材料采购计划 (5). 原材料采购资金分析 (6). 其他各种采购资料 3.
16、2.3. 采购委员会会议内容和决议的执行 (1). 会议内容 (a). 当期采购决策。 (b). 上期采购委员会会议决议的 执行检查 上期会议决议的执行检查，主要是针对采购过程的组 织工作、费用控制、损耗控制情况的检查。 (c). 趋势分析和相应对策 主要是对下一阶段的原材料供应量、价格、供应商等变 化情况的预策分析及对策。 (2). 当期采购决策与会议决议的执行 (a). 对目前供货市场作进一步的讨论分析，以确定各品种原料的 需求量及储存量，并结合价格变动趋势预测供货变动情况。 (b). 分析因季节性变动所需变动的原料品种或数量，并测算因此 而产生产品成本结构变动所带来的影响。 (c). 根
17、据原材料库存和安全库存分析及产销实际情况，调整修改 采购计划。 (d). 对采购成本进行测算，并分析资金占用情况和计入资金占用利息. (e). 分析采购成本变动对销售价格的影响。 (f). 分析公司资金的流入、流出情况，确定资金实际需求量。 (g). 依据各供应商的情况，如价格、数量、品质、质量、运输、 信用、结算方式、交货地点等，分析并确定供应商选择范围 和作出选择方案。 (h). 对会议讨论、修改的采购计划和各项措施进行讨论通过。 (i). 根据会议决议授权采购部签定采购合同。 3.3. 原材料市场分析制度控制要点 3.3.1. 定期提供 撛牧鲜谐治霰鏀。 3.3.2. 每项采购业务须有财
18、会部的会签意见。 3.3.3. 原材料采购档案建立的完整性与应用水平的提高。 3.3.4. 定期评估采购工作。 4. 采购业务的管理与控制 ( 详见图表 1-E, 1-F, 1-G ) 4.1.采购业务的确定 采购业务首先依据与产销状况而予以确定，因此年度、季度、月度的 生产计划 ( 包括内部调拨量和库存量 ) ，销售计划，是编制年、季、月采 购计划的基础。 4.1.1. 原材料需用量计划和原材料需用款计划 (1). 原材料需用量报告。 (a). 品管部根据月度生产量计划，并与销售计划、内部调拨用 量计划、产成品库存量计划核对后，编制“原材料需用量 测算表”。 (b).“原材料需用量测算表”是
19、根据各品种产品的数量， 按配 方计算成各品种原料、超级混合料的报表，该表由品管部自用。 (c). 品管部根据“原材料需用量测算表”编制“原材料需用量 报告”，并在报告中提出有关采购原料的分析意见和建议， 该报告一式四联，第一联交总经理；第二联交财会部；第 三联交采购部；第四联由品管部留存。 (2). 原材料采购资金分析周报 (a). 财会部每周应编制“原材料采购资金分析周报”，并作为 采购委员会会议制定采购决策的分析依据。 (b).“原材料采购资金分析周报”也是财会部安排付款的依据 之一，它包括有已订购、在途、已人库原材料的付款状况。 (c).“原材料采购资金分析周报”，一式二联，第一联交总经
20、 理，第二联由财务长留存。 4.1.2. 年度、季度、月度采购计划 (1). 原材料采购年度计划 (a). 采购部依据年度目标生产量和原材料安全库存编制原材料 采购年度计划。 (b). 原材料采购年度计划一式三联，由采购部编制后，将第一 联交总经理，第二联交财务长，第三联由采购部留存。 (2). 原材料采购季度计划 (a). 采购部根据调整后的季度目标生产量，和原材料安全库存， 修改原材料采购年度计划中的本季度采购计划。 (b). 该表一式三联，第一联交总经理，第二联交财务长，第三联 由采购部留存。 (3). 月度原材料采购计划 (a). 采购部根据调整后的本月目标生产量，和品管部提供的“原
21、材料需用量报告”，确定本月计划采购量。 (b). 采购部根据当前原料市场实际价格测算出资金需用量。 (c). 原材料采购计划一式三联，第一联交总经理，第二联交财务 长，第三联留存采购部。 (d). 采购委员会会议上，根据会议决议修改原材料采购计划， 并作为采购业务发生的依据。 4.2. 采购申请 4.2.1. 采购申请依据 采购业务每次发生时，包括向供应商采购原料、包装物；向集 团内兄弟公司采购的超级混合料，都必须填写“原材料采购申请” 采购申请应依据采购委员会会议确定的供应商或供应商选择范围， 以及采购计划进行编制。 4.2.2. 采购申请的填制及采购部门领导核准 (1). 采购部根据供应商
22、提供的原材料样品品质情况和品管部的化验结 果填列在采购申请上。 (2). 采购申请根据本月批准的采购计划填列所需购买的原材料品种和 数量；在采购申请中分供应商情况和采购部申请意见两大部份， 应根据实际情况和具体分析填列。 (3). 采购部负责人根据采购申请的内容核对有关资料后，签字核准。 并将原材料样品化验资料存档备查。 4.2.3. 样品化验及品管部、财会部的会签 (1). 品管部将样品分析结果和分析建议意见会签在采购申请单上，供 采购部参考。对提货形式的原材料采购，品管部必须派专人前往 供应商仓库进行100%的实地抽样检查。 (2). 财务长检查采购申请是否符合采购委员会的决议，以及检查最高