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1、-干部档案加工实施方案-第 13 页山东省大地保险干部档案加工实施方案档案是记录和反映经济社会重大发展变化的重要载体，是国家信息资源的核心组成篇，是重要的文化资源。进行馆藏纸质档案数字化加工工作，既是进一步改善档案利用方式、提高档案利用率、提升档案利用效果和加强档案保护力度的重要举措，也是促进档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动的基础性工作。档案管理工作是中心各项工作的基础。此次项目经与招标方讨论，主要有干部档案的整理、审核及数字化加工三方面工作。整理工作主要包括干部档案的鉴定与查缺、分类、排序与编号、编目、技术加工等工作；审核工作主要包括逐卷初审、交叉复审、情况
2、梳理、填表归档等工作；数字化工作包括档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录校对、电子图像格式转换与存储。为确保此次项目实施质量，现将此次项目实施方案列举如下，主要包含进度安排、技术标准、设备需求及报价方案四部分：一、 进度安排1、项目实施工作计划 1.1详细项目工作计划及部署 为保障项目整个项目的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成： 1)人员设备准备：严格执行合同文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。 2)项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作
3、等工作。 3)需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。 4)实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的
4、进程和质量。 如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。 5)实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。 并且在确认标准的基础上进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。 6)项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。 7)项目正式运行工作：包括此次项目要求的干部档案整理、审核及数
5、字化加工等所有工作。 8)项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。 9)项目验收工作：项目双方共同对项目进行总体验收及总结。 1.2 项目实施计划及人员安排、设备配置1.2.1项目前期实施计划工作内容情况说明所需天数项目调研对此次加工项目做前期调研，制定科学具体的加工计划3天场地勘察就加工场地现场勘察，制定出合理的岗位位置设置2天硬件入场就项目调研情况准备或采购合适的硬件设施及其他办公耗材5天人员入场根据加工计划及岗位设置合理安排人员进场工作（人员陆续上岗）10天流程试行就事先制定的加工流程进行试运行，发现问题及时修改（与人员入场时间同时进行）10天1.2.
6、2人员部署 此次项目预期时间6个月，实际有效工作日130.5天（按每月21.75天计算）。前期准备共需20天，实际项目加工110.5天。故档案整理预计需54天（约合2.5月），档案审核需22天（约合1月），数字化加工需22天（约合1月），后期收尾及验收12.5天（约合0.5月）。按此次项目需加工1500人干部档案计算，故人员部署如下：干部档案整理人员部署情况参考标准定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2鉴定653050分类、排序1233642编号3013050编目1044037.5技术加工462462.5装订2525030故此次干部档案整理，预计加工人员
7、20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。干部档案审核人员部署情况参考标准定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2逐卷初审8201609.375交叉复审1010*22007.5情况汇总30206002.5调查核实0000上会认定0000填表归档30206002.5故此次干部档案审核，预计加工人员20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。干部档案数字化加工人员部署情况参考标准定量（页/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2档案扫描250061500012图像处理400041600011.25图像质检500031500012目录校
8、对（卷）30412012.5格式转换13刻盘存储13故此次干部档案数字化，预计加工人员20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。我司人员的部署，遵循“客户至上，服务为先”的理念，以最大的人员部署做最细致的工作，在上述数字化加工及后期的收尾验收工作安排中，预留出部分时间，是为了防止意外情况的发生。二、 技术标准（一） 对技术标准的理解1、档案移交：招标方将即将归档整理的档案材料移交中标方，并登记移交清单。2、 档案整理：依据干部档案工作条例及干部档案整理工作细则，对招标方移交的材料通过鉴定、分类、排序、编目、技术加工、装订等环节进行整理加工，最终组卷成册。 3、档案审核：4、档案数字化：依据纸质
9、档案数字化技术规范等文件，对招标方移交的干部档案通过扫描处理、图像处理、质检处理、目录校对等环节，实现纸质档案的电子转换。 5、入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置。 （二）各项工作主要技术标准1、 干部档案整理标准1.1干部档案的鉴定干部档案材料的鉴定工作，是对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料真伪，判定材料保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。是干部档案整理工作的第一步，需以干部档案工作条例和关于干部档案材料收集、归档的暂行规定等有关规定为依据，严格按照干部档案整理工作细则进行鉴定：判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的
10、内容；审查材料是否齐全、完整；审查材料是否手续完备；是否有未查清问题的材料及未办理完毕的材料；是否缺少有关材料。确保将要归档的干部档案材料真实、齐全完整。1.2、干部档案的分类与排序干部档案分类工作，需严格按照干部档案工作条例及干部档案整理工作细则十大类标准严格划分，不得将档案材料归类错误，对于内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。干部档案材料需要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。其主要分三种排序方式：1、第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料需按档案材料形成时间排序的；2、第五类、第六类、第八类材料按档案材料内容的主次关系进行排序的，其
11、中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；3、第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：、工资情况的材料；、任免材料；、出国、出境材料；、其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。1.3、干部档案的编号档案的编号：编写顺序号，即对每份材料编写一个顺序号，固定该份材料的位置，编号结构为“类号-件号”，类号是指十个大类的顺序号，
12、件号是指每类里面各份材料的排列号。对于大类下需分小类的，其编号结构为“类号-属类号-件号”，例如9-2-5是指第九类中任免材料的第五份文件。类号和件号用铅笔标注在每份文件的右上角。1.4、干部档案的编目每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。目录著录项主要包括：序号、材料名称、材料形成时间、页数及备注。具体要求如下：（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项的进行填写，做到目录清楚，填写准确；（2）每类目录应首先注明材料类号和类别名称；（3）“类号”下依次填写排列序号。材料类号用汉字“一”至“十”，二级属类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。
13、（4）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；（5）“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。复制的档案材料，采用原材料形成时间；（6）材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；（7）“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注
14、栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复印件等情况也应注明。（8）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。（9）目录采用电子文件著录方式，填写目录后，需检查核对，做到准确无误后打印纸质目录。1.5、干部档案的技术加工对于分类编目后的档案，需要进行技术加工，以方便干部档案的保管利用及延长其寿命。具体方法如下：（1）对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行裁剪；不能裁剪的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，
15、便于展开阅读； （2）对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。确保纸张质地状况较差的档案能够得到完善保护，并在后期扫描时图像清晰又不损伤档案原件。裱糊的主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蛀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；（4）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。（5）对于上述不规则档案，若已编号，在裁剪时需留心已编号码，不得切除。2、 干
16、部档案审核标准 2.1逐卷初审。按照“谁管理谁审核、谁认定谁负责”的原则，采取逐人逐卷审核登记的办法，对所管干部档案基本信息情况进行审核。审核时，按照审核的具体要求，对干部档案逐卷逐页逐项进行审查。2.1.1出生时间需要查阅的材料： 一类：1979、1988年版干部履历表； 四类：中学生学籍卡片、初（高）中毕业生登记表、选拔学生登记表、招考报名材料、较早的学历材料； 五类：报考、招工、入伍政审材料，更改出生时间的材料，“三龄一历”审核认定表； 六类:入团志愿书、入团申请书；入党志愿书；九类第一小类：转正定级材料； 九类第二小类：招工、入伍审批表、转干录干审批表；十类：报考、招工、入伍体检表。
17、另外，还要查阅记载身份证号的材料，如1999年版干部履历表、公务员（参照公务员）登记表、军人身份证号码登记表等。需要登记的材料： 对已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，只登记上述材料中出生时间不一致或涂改的材料份数。 对认定不准确或未认定出生时间的，需将上述材料中涉及填写出生时间不一致或涂改的地方，按照“X年X月X日形成的XX表中出生时间为X年X月X日”或“X年X月X日形成的XX表中出生时间由X年X月X日涂改为X年X月X日”的格式逐份详细登记出来。对材料严重涂改无法辨认的，应将档案中形成时间较早的入团志愿书、入党志愿书、中学生毕业登记表、报考材料、招工表、入伍登记表等材料按照上述的格式进行
18、登记。 2.1.2 参加工作时间需要查阅的材料： 五类：更改参加工作时间的材料、入伍时间批注、插队证明材料、“三龄”审核认定表等； 九类第一小类：转正定级材料； 九类第二小类:招工审批表、入伍审评表、选聘乡镇干部审批表、选调优秀大学毕业生到乡镇工作审批表、公开招考录用审批表、知青上山下乡登记表、军校学员参军登记表等。 十类:派遣证。需要登记的材料; 对已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，只登记上述材料中参加工作时间不一致或涂改的材料份数。 对认定不准确或未认定参加工作时间的，需将上述材料中设计填写参加工作时间不一致或涂改的地方，按照“X年X月X日形成的XX表中参加工作时间为X年X月X日”或
19、“X年X月X日形成的XX表中参加工作时间由X年X月X日涂改为X年X月X日”的格式逐份详细登记出来。 对短缺参加工作材料的，按照“短缺X年X月在XX参加工作的材料”的格式进行登记，这些材料主要包括：插队、民办教师、乡村医生、社来社去、亦工亦农、临时工的审批或录用材料、招工表、入伍登记表、转正定级表等材料。2.1.3 入党时间需要查阅的材料： 六类：入党志愿书，短缺入党志愿书的要看相关证明材料，加入民主党派的材料。 需要登记的材料： 对已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，只登记入党时间不一致或涂改的材料份数。 对认定不准确或未认定入党时间的: 于1969年4月1日1977年8月11日之间入党的
20、，按照“入党志愿书中X年X月X日由上级党委批准为党员”的格式进行登记；于1977年8月12日1982年9月5日之间入党的，按照“入党志愿书中X年X月X日由上级党委批准为预备党员”的格式进行登记；于1982年9月6日至今之间入党的，按照“入党志愿书中X年X月X日支部大会接收为预备党员”的格式进行登记。 对短缺入党志愿书的，应进行登记。 另外，对于干部“三龄”的审核，除上述情况的正常登记外，还要对有关材料记载的“三龄”进行逻辑推算，对存在以下问题的要进行登记： 根据记载推算上学、参加工作、入党年龄登是否合理。推算上学年龄不满五周岁、参加工作年龄不满16周岁、入团年龄不满14周岁、入党年龄不满18周
21、岁的。 根据家庭成员年龄推算其年龄是否合理，如根据弟弟、妹妹年龄推算比本人还大等情况。2.1.4 学历学位需要查阅的材料： 四类:选拔学生登记表；中专和高校招考报名材料、学生登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予材料、学历学位审核登记表。 需要登记的材料; 已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，不再登记。对认定不准确或未认定后续学历学位的，按照“大学”、“X年X月XX学校XX专业，X年X月XX学校授予XX学位”或“自考本科（中央函授本科等）”、“X年X月XX学校XX专业”的格式登记出来。 对短缺学历材料和基础学历的，按照“短缺X年X月XX材料”的格式进行登记。2.1.5 工作经历需要查阅的材
22、料； 九类第一小类：转正定级表； 九类第二小类：任免表、公务员（参照公务员）登记表。 需要登记的材料： 对于破格或越级提拔，首先看是否属于1995年2月9日以前提拔或者公开选拔（之前中央及有关部门对破格或越级提拔未做具体规定），属于1995年2月9日以前提拔的，不需要进行登记；属于公开选拔的，相应任免表中的“任免理由”应标明“公开选拔”，未标明的按照“X年X月任XX单位XX职务的任免表中未标明公开选拔”的格式进行登记；不属于1995年2月9日以前提拔或公开选拔的，按照“X年X月任XX单位XX职务（如任正科职务）时，任副科（副科任职时间为X年X月）年限不符合规定”的格式进行登记。2.1.6 干部
23、身份需要查阅的材料：四类：招生报考表；九类第一小类：转正定级表； 九类第二小类：公开招考录用审批表、军转干部审批表、转录干审批表、乡镇聘干审批表、民办教师转公办审批表、聘用制干部审批表。 十类：派遣证。（2）需要登记的材料：对已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，不再登记。对未认定干部身份且依据充分的，按照“X年X月X日经XX单位批准，以XX方式进入干部队伍”的格式进行登记。对短缺干部身份重要依据材料或依据材料手续不完备的，按照“短缺X年X月X日经XX单位批准为XX干部的审批文件”、“报考表无省高等学校招生委员会印章”的格式进行登记。2.1.7 奖惩情况、计划生育情况、家庭主要成员及重要社会
24、关系要认真核实，确保信息准确。2.2 交叉复审 审核过程中，每本档案由两名审核人员进行交叉审核，以确保信息登记的齐全完整和准确无误。2.3 情况梳理 按照干部人事档案专项审核情况登记表审核登记的有关干部“三龄两历一身份”的情况，对干部档案审核中存在的问题分别进行梳理汇总。2.4 调查核实 干部出生时间、参加工作时间因涂改无法辨认或对学历学位、干部身份有疑义的，由组织（人事）部门到原籍公安、教育等单位作进一步调查取证，并提出审核认定的初步意见。2.5 上会认定 单位党委（党组）要严格按照中央组织部关于干部人事档案审核工作的问答，对所管理干部的“三龄两历一身份”进行研究确认，对无法认定或另有特殊情
25、况的，要报经上级组织（人事）部门审定。2.6填表归档 组织（人事）部门按照单位党委（党组）的认定意见，逐人逐项填写干部任免审批表，并分别由审核人、干部本人、单位党委（党组）签署审核意见，加盖公章后及时归入本人档案。3、 干部档案数字化加工标准3.1 档案扫描对于前期已整理好的干部档案，接下来若实施数字化加工，则首先需进行档案扫描工作。（若不进行数字化加工，则直接跳转至档案装订环节。）档案扫描主要是指采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.1.1扫描色彩模式。档案扫描一般采用有黑白二值、灰度、彩色等
26、模式。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案和黑白照片，可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。3.1.2 扫描方式。档案扫描均要保持原来档案的方向。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式。为保护档案原件，一律使用平板扫描仪，对于少数现代档案确实适用高速滚筒扫描的，须事先征得甲方同意，并做好记录。3.1.3 为更好的展现档案原貌，扫描分辨率定为300dpi
27、。对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况可适当调整其分辨率，但必须保证扫描获取图像清晰可读。一寸照片，必须选用600dpi，23寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。3.1.4 扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。3.1.5 采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。3.2 图像处理与检查应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况
28、，要进行如下图像处理：3.2.1 图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3.2.2 图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。3.2.3 图像旋转：对于扫描图像方向不对的，应进行旋转处理。3.2.4 图像拼接：扫描图像需要拼接的，拼接处信息要完整，不能缺少信息。3.3 目录校对 扫描出电子图像后，为确保档案机读目录数据与档案扫描图像数据能够一一对应，实现有效检索，需进行目录
29、校对工作。目录校对工作是一项综合性工作，需全面了解档案目录的编制规则及电子图像的质量要求，具体有如下要求：3.3.1 检验电子图像数据是否有质量问题；3.3.2 参照电子图像数据核对已编目录是否完整无误；3.3.3 检验目录数据与电子图像数据是否一一对应。3.4 档案装订每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：3.4.1 将目录与材料核对无误；3.4.2 理齐全卷材料。以装订线一边和下边两面对齐；3.4.3 在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格须符合干部档案工作条例附件一的规定；3.4.4 档案卷
30、皮一律使用条例附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的编号、姓名、籍贯。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。3.4.5 干部档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。 3.5 文件存储和备份扫描数据保存为两种格式，一种格式用于存储，一种格式用于浏览。移交时两种格式的数据都要移交。存储格式按照国家行业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T312005)的要求进行保存：采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为
31、准则。浏览格式保存为双层PDF格式。扫描的档案数据的文件名要以档号来命名，格式为：全宗号（4位）-目录号（2位）-案卷号(4位)- 件号（3位）；保存路径按照全宗号/目录号/全文文件的形式来组织。扫描数据保存为两套，一套按批次使用专用授权移动存储介质移交，另一套以光盘的形式移交。使用专用授权移动存储介质移交的数据及数据属性，要与刻录在光盘上的数据以及档案实体保持一致。三、设备需求设备清单用途设备数量服务器存储、处理数据1台计算机数据加工20台扫描仪档案扫描6台打孔机打孔装订1台裁纸刀裁切不规则纸张1台打印机打印案卷脊背1台衬纸裱糊若干A4纸打印文件少量档案盒装档案1600个办公用具日常办公若干电源线若干此次项目所需设备统一由加工方代为采购，费用计入加工费用中。四、报价方案费用名称单价总价（元）设备费用档案整理*元/卷档案审核*元/卷档案数字化*元/页合计