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1、-时间管理04566-第 15 页学会时间管理事半功倍一，时间的特性 供给毫无弹性。 无法储蓄。 无法取代。 无法失而复得。时间的发展历史 第一代着重利用便条与备忘录。 第二代强调长/中/短日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。 第三代注重优先顺序的概念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。 第四代在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活中的不同角色并且全盘规划日常生活。时间的杀手 1，没有时间做计划。 2，工作是程序话，规律化，根本没必要做计划。 3，计划常常被打断。 4，不喜欢被束缚。 5，船到桥头自然直。 6， 不好意思拒绝别人，反正有时间，不速
2、之客，会议病，文件满卓病，事必躬亲。 时间管理的障碍 1，我的时间安排的挺好，我是一个有序的人。 2，时间管理有什么用，计划赶不上变化。 3，时间掌握在别人的手中。 4，时间管理太麻烦了。 5，时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就是这样的，不好改。 时间管理的盲点 1，忙就好。 2，时间管理能有多大作用。 3，身不由己。 4，江山易改本性难移。时间管理的本质 1，把握时间。 2，减少匆忙。 3，消除困惑。二，时间管理的分析方法 分析时间的几种方法1， 清单去向分析法时间清单分析（计划性如何，有多少时段记不起来做什么？ 浪费或者超时多少？） 2，重要紧要分析 工作清单分析（紧急性，重要性） 3，
3、价值效益分析 时间价值分析，高效活动分析。三，时间管理的基本原则1，明确目标 正确目标的价值。（刺激我们奋勇向前，有目标才会有结果，目标引导我们发挥潜能） 拟定目标的原则。（符合自己的价值观，了解自己目前的状况，制定目标的SMART原则：specific 具体的可以实施的行动计划；measurable 可度量的（数量，质量； achievable 可达到的；relevant 与个人的价值观吻合；timing 有时间限制的） 目标的金字塔。（终极目标，长期目标，中期目标，短期目标。每台目标） 设置目标的步骤。（列出目标明确好处；主要困难与障碍；所需技能及知识；达到目的必须合作的对象；SMART行
4、动计划）2，轻重缓急 时间管理矩阵图。紧急不紧急重要M1:紧急状况、迫切问题，限期完成的会议与工作。（应该设法控制M1扩大，花费20%-25%的时间和精力） 急M2：准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立。真正的再创造能力、增进自己的能力。（应该多投入时间在M2上，花费65%-80%的时间和精力.结果：有远见，有理想，平衡，自制，纪律，少有危机） 重不重要M3：造成干扰的访问、电话、邮件、报告、某些会议；符合别人期望的事情；许多迫在眉睫的急事；（应该尽量减少M3事项，花费15%的时间和精力）轻M4：忙碌琐碎的事；处理文件等函件；电话；浪费性时间；逃避性活动（应该努力排除M4的事
5、项，花费时间和精力应该小于1%）缓 时间管理二八定律。 原则：20%的工作占整工作80%的价值，集中80%的精力要做20%的工作，投入20%精力做另外80%的工作。 运用：首先把你每天的工作全部列出； 通过对工作进行分类； 时间和精力进行分配； 对工作价值分类。 误区：面面俱到-都想做好； 完全主义-都想做完； 平均分配时间和精力。 第II象限工作法。 分类：根据工作的紧急程度的不同。 根据工作的重要程度的不同。 运用：合理的将自己的工作按照紧急和重要程度划分到不同象限中；先做或者将大部分时间和精力用于M2的工作；M1的工作，实际上也是由于没有按照M2工作法去做而产生的，注意纠正不要被M3中的
6、假象迷惑，你没有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去处理M2的工作了；根据M2中工作制订计划。80%的时间做M2的工作，20%的时间做其他象限的工作。3，制定计划制定计划的重要及好处好处：成功完成预期工作目标的可能性大大提高。指定计划会使工作目标更为明确，使下属更为了解目标。计划似的工作目标的设定更为符合实际情况。计划能够使工作更为有序以及有系统。好的计划能够减少不可预约到的障碍或者危机出现的可能性。能更为轻松地处理突发事件和问题。减少突发情况的发生，并使绩效表现和结果更加可控制和预测。工作更加有效率，因为每一个成员都能直接投入工作，不需要浪费时间。成员的工作努力能够比较好的与工作结果相互
7、匹配。能够更为客观的评估结果。误区：说到工作计划就认为是指长期计划。 没有弹性。 没有充分考虑实际计划所必要的人员，资源和实际等条件，不符合实际。 没有包括一套处理各种情况的要素。 制定计划时过于注重时间性的安排，而忽略其他的因素。分类：高层 长期计划（1-3年） 中层 短期、中期计划（月，季度，年） 基层 短期计划（日，周，月，季，年） 5W2H：why（为什么）、what（什么内容）、when（什么时间）、where（什么条件）、who（什么人）。HOW（进展的怎么样了)、 HOW MUCH（结果如何） 制定计划的原则和步骤 原则： 必须事先做计划。 必须按照计划去执行、去实施。 必须留出
8、处理其他不可预见事情的时间。 必须书面表达，花10分钟。步骤： 列出工作任务。 估计工作所需时间。 预留机动时间为意外工作，掌握6/4原则。 决定优先顺序。 事后检查。 应克服和的倾向 流水账法；看似忙忙碌碌，时间上效率比较低。 备忘录法：对于怕忘记的事情花了很多时间，但最为重要的事情却没时间去处理。4，立刻行动 克服拖延 不把难事往后拖。 不要把不喜欢的事情往后拖。 不要把喜欢的事情做过了头。 没定期限就不叫工作（ 协商设定期限；交办事项、定下期限，按时追踪：指令要求书面化；承办事项，自定期限主动提出进度报告，力所不及时马上说出来，限期前提报）。 今日事，今日毕。告别完美 清楚你所从事的工作
9、对质量的要求。 80分标准。 不要为自己预留太充裕的时间。 养成立刻行动 只有行动才能靠近目标（1，使用更好的工具工作；2，提升您的工作熟练程度；3，运用既有的情报、经验。）四，时间管理的具体方法1，目标选择具体方法提供效率三问法（能不能取消或不做，为什么一定要做；能不能和其他工作合并做；能不能用简单的东西去代替这个功能，其他方法达到类似效果。）坚持目标ABC原则（A必须做的；B应该做的；C可以不做，比较确定优先顺序而且顺序是可以改变的，要更加不断变化的实际情况不断加以调整和修正）艾维李的效能发（列出每天，每周、每月6件事情，并排列先后顺序）关注控制圈（专注做好控制圈的事情，对影响圈的也会增强
10、影响圈会扩大，顾虑圈也会缩小，这次是理想状态）2，职业行为的具体方法会见管理控制方法。 会见分析要点（1，学会约定会见用时；2，尽可能时间确认会见目标，以便较为准确地预估用时；3，学会对付无敌拖延的办法） 会见管理的四个要点（1，约定时间；2，约定事项；3，事先界定目标；4，设定窗口时间） 排除干扰因素方法。 突发性干扰：不速之客、电话干扰、突然约见、经常救火。 拖延性干扰：缺乏自律、文件陈杂、工作拖延、不会说不、想干的事情太多、条理不请、计划不周、无效会议。 学会说NO：耐心倾听、如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长；显示慎重、表情应和颜悦色；态度坚定；指出拒绝的理由；如有可能为他提供其他可
11、行途径；切记通过第三者来拒绝；如何拒绝上司任务；合理控制公出。 分类：必须亲自出面（谈判、签订协议），可去可不去（协调拜访，各种行业座谈会），可顺便前往（致谢，看望），不必去可电话或者其他方式解决的（合作的设想，提出建议）。 分析：1，合理安排拜访线路；2，合理安排拜访时间；拜访后的时间最容易被浪费掉。3，剩余的时间回公司，养成良好的习惯，严谨的工作作风极大影响你的下属和部门。3，管理行为的效能技巧有效授权意识和技巧。 分析： 担心下属把事情办槽；这件事只有我最拿手；下属不会明白我想要什么；教下属如何做的时间里，自己早就做好了；担心失控；下属中没有合适的人选；下属会逃避责任；缺乏授权的环境。 四步骤：确定目标；选择人员；明确沟通；目标追踪。 防止逆向授权：授权要上下互动；一步小心员工会把球踢给主管；反授权是有意识/潜意识的产物；主管要巧妙第将球踢回。有效会议组织和主持。4，良好素养与习惯养成 业余时间的管理。 睡眠-学习-娱乐-提升精力-家庭生活 开展5S避免混乱。 整理-整顿-清扫-清洁-修养 养成良好习惯。 消除电话干扰； 消除不速之客； 消除无效会议； 有效计划； 克服条理不清； 克服经常救火； 有效授权； 克服想干的事太对； 克服拖延； 学会说NO； 克服工作搁置； 明确职责； 克服文件杂陈； 克服办公桌杂乱；克服个人混乱；自律；有效沟通。