Excel进阶教学教程完美版.ppt

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1、Excel 培训教程,中文Excel进阶教程,第一章 公式与函数 1.1 公式 1.2 函数 1.3 财务函数 第二章 Excel数据管理与分析 1.记录单的使用 2.数据的排序 第三章 图表处理 1. 建立图表 2. 修改图表的设置 3.建立数据透视表和数据透视图 4.建立一张数据透视表 5.由数据透视表创建数据透视图,中文Excel进阶教程,总目录：,第四章 工具使用 1. 宏 2. VBA控件的使用 3.控件与宏使用范例 第五章 综合使用案例,第一章 公式与函数,1.1 公式 1.1.1 输入公式和编辑公式 1.1.2 单元格引用 1.1.3 公式计算和循环引用 1.1.4 合并计算 1

2、.2 函数 1.2.1 输入带函数的公式 1.2.2 函数和公式的深入使用 1.3 财务函数 财务函数 统计函数 数据库函数 函数应用案例,各章分目录,第一章 公式与函数,1.1 公式： 1.1.1 输入公式和编辑公式 Excel中公式的格式包括： 1.“=”符：表示用户输入的内容是公式而不是数据。 2. 操作符：如加、减、乘、除、乘方等 3.引用的单元：参加运算的单元格的名称，如A1、C3等 Tips:可以直接输入单元格的名称或用鼠标单击 要选用的单元格。 例如：,在F4中输入公式“=D40”即可自动计算F4的值。,Tips:公式的基本概念 公式和公式语法：公式是对单元格中数值进行计算的等式

3、。 Excel中的公式是按照特定顺序进行数值计算的，这一特定顺序即为语法。 Excel中的公式遵守一个特定的语法：最前面是等号（=），后面是参与计算的元素和运算符。 默认状态下，Excel是从等号开始，从左到右计算公式，可以通过修改公式语法来控制计算的顺序。如可以通过添加括号来改变语法。,第一章 公式与函数,1.1.2 单元格引用 公式的灵活性是通过单元格的引用实现的。单元格的引用是指将公式所使用的单元格与公式挂在一起，公式可以自动调用单元格的值进行运算。 单元格的引用分绝对引用和相对引用。 绝对引用是指公式所引用的单元格是固定不变的。即，无论将它剪切或复制到哪里，都将因用同一个单元格。绝对引

4、用使用$符号。 相对引用将公式剪切或复制到其他单元格，引用会根据当前行和列的内容自动改变。相对引用只需直接输入单元格的名称，Excel默认为相对引用。 例如：,B5单元格输入=$E$4*2，则其值为1672，将该公式复制到D5,其值也是1672。,如果在C5中输入=C$4,其值将为36，复制到D5,公式变为D$4,值也变为0。,Tips: 可以使用F4键实现相对引用和绝对引用的切换,第一章 公式与函数,1.1.3 公式计算和循环引用 公式的计算可设置为： 自动重算：当公式引用的单元格中数据改变时，公式自动重新计算。 除模拟运算表外，自动重算。 手工重算：当公式引用的单元格中数据改变时，公式不会

5、自动重新计算，只有用户双击含有该公式的单元格之后，才重新计算。 保存前自动重算：在手工重算方式下才有效，但保存工作表时，工作表中公式才自动重新计算。 设置方法：工具-选项， 进入选项对话框。选择 重新计算窗体。,第一章 公式与函数,循环引用：公式计算的另一个问题是循环引用。 自动重算方式下某个公式直接或间接引用了该公式的单元格时，就会产生公式调用自己单元格中数据的情况，这时共识会反复调用进行运算，这成为公式的循环引用。 出现循环引用时，Excel将在一定的循环计算次数之后，或在两次计算结果之间的差值小于某个误差值时，停止迭代。具体设置可在重新计算框中设置。,Tips: 可以引用同一工作簿不同工

6、作表的单元格、不同工作簿的单元格。如：在Book1的Sheet1中引用Sheet2中的A1单元格应表示为Sheet2!A1，若要引用Book2的Sheet2中的A1单元格，应表示为Book2Sheet2!A1,第一章 公式与函数,1.1.4 合并计算 在要对具有相似表结构的多个表进行类似数据的汇总计算时，可以使用Excel提供的“合并计算”功能。 简单实例：要对Sheet1(一月份)、 Sheet2(二月份)、 Sheet3(三月份)的对应单元格C4:C8的对应值进行求和，生成结果保存在Sheet4(一季度汇总)，用合并计算生成一季度的汇总任务。,第一章 公式与函数,步骤： 1.选择“一季度汇

7、总”中C4单元格位置，结果将保存在这里。选择主菜单数据中合并计算命令。 2.选择函数组合框中求和项，在选择引用位置的选取范围按钮，然后选择“一月份”表的C4:C8单元格，按返回按钮，选择添加按钮，将其添加到引用为之列表中，然后依次将要进行合并计算的“二月份”和“三月份”表的C4:C8单元格引用位置添加到引用列表中。,第一章 公式与函数,3.如果设定参加合并计算的引用位置有错误，可在引用位置列表中，先选择该项再点删除按钮，删除该引用项，最后选择确定按钮，完成合并计算。,注意： 合并计算不同于表间函数运算，当他引用的数据源中数据发生改变后，合并计算的结果并不会随之改变，如有这种情况发生就需要重新进

8、行合并计算。,Tips: 对比较复杂的统计汇总表进行汇总时，对于经常修改数据的表，推荐用多表间函数和公式运算来完成，他们会在数据源发生改变后自动更新数据，不再需要重新运算。,第一章 公式与函数,1.2 函数 函数是Excel实现它强大的计算功能的有力工具。 函数实际上就是一种公式，Excel将用户经常用到的公式和一些特殊的计算应用作为内置的公式来提供给用户。 Excel提供了超过200个的函数用于不同的场合，为用户的各种数据计算、处理和分析提供了强大的功能。,一个简单的例子： 比如，在计算“合计”值时，要在某单元格输入=C3+C4+C5+C6,当记录很多时，输入公式将成为一个很麻烦的事情。如果

9、使用函数，只需输入=SUM(C3:C6)即可。提高了工作效率。,第一章 公式与函数,1.2.1 输入带函数的公式 1.函数的格式： “=”符号：表示是公式、函数。 函数名称：表示进行什么操作，是英文单词的缩写。 括号()：包含函数的参数，及函数的输入值。 参数：要在函数中使用的值和单元格。 2.函数的输入： 键盘输入：对用户要求较高，必须知道函数的确切格式。 使用函数向导： 1.单击要输入函数的单元。 2.单击插入-函数弹出对话框 3.选择函数类别 4.在选择函数找到所需函数 5.确定，弹出另一对话框。,步骤：,第一章 公式与函数,这个对话框中，上面是参数文本框，可输入参数值或单元格。或单击文

10、本框右边的按钮，切入工作表，用鼠标选择单元格。,设定好函数参数后，单击确定按钮。,第一章 公式与函数,1.2.2 函数和公式的深入使用 1. 工作表间的函数和公式运算 在合并计算中，提到过可以利用函数来完成多表数据计算。仍然以此为例： 1.“在季度汇总表”中，选择C4单元格作为函数的添加位置。 2.选择插入-函数，选择SUM函数，弹出函数向导 3.点击 按钮，选择“一月份”表中C4单元格，点击 按钮返回,第一章 公式与函数,4.仿照前面步骤，分别指定Number2和Number3项单元格计算位置。 结果如右 图所示： 5.点确定 求和结果如 下图所示：,第一章 公式与函数,6.在C4单元格右下

11、角位置拖动鼠标的“拖动句柄”，拖至C8单元格处释放，复制公式如下图所示： 2.工作簿间的函数和公式运算 例如需要进行一季度工作簿和二季度工作簿的求和，以完成半年度的汇总。,第一章 公式与函数,1.打开一季度工作簿和二季度工作簿，新建半年度工作簿，选择窗口-重排窗口-垂直并排，结果如下图所示： 2.选择半年度汇总表C4单元格，使用前面介绍的方法启动函数向导，选择SUM函数，既可利用向导选择要计算的单元格引用的位置。,第一章 公式与函数,设置结果如下图所示： 3.最后可得半年度 销量汇总，结果 如右下图所示：,第一章 公式与函数,1.3 财务函数 财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额

12、、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。 1.财务函数中常见的参数： 未来值(fv):在所有付款发生后的投资或贷款的价值 期间数(nper):投资的总支付期间数 付款(pmt):对于一项投资或贷款的定期支付数额 现值(pv):在投资初期的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。 利率(rate):投资或贷款的利率或贴现率 类型(type):付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末,第一章 公式与函数,1.ACCRINT 用途：返回定期付息有价证券的应计利息。 语法：ACCRINT(issue，first_interest， settlement，rate，par，frequ

13、ency， basis) 参数：Issue 为有价证券的发行日，First_interest 是证券的起息日，Settlement 是证券的成交日(即发行日之后证券卖给购买者的日期)，Rate 为有价证券的年息票利率，Par 为有价证券的票面价值(如果省略par，函数ACCRINT 将par 看作$1000)，Frequency 为年付息次数(如果按年支付，frequency = 1；按半年期支付，frequency = 2；按季支付，frequency = 4)。 2.ACCRINTM 用途：返回到期一次性付息有价证券的应计利息。 语法：ACCRINTM(issue，maturity，rat

14、e， par，basis) 参数：Issue 为有价证券的发行日，Maturity 为有价证券的到期日，Rate 为有价证券的年息票利率，Par 为有价证券的票面价值，Basis 为日计数基准类型(0 或省略时为30/360，1为实际天数/实际天数，2 为实际天数/360，3 为实际天数/365，4 为欧洲30/360)。,第一章 公式与函数,3.AMORDEGRC 用途：返回每个会计期间的折旧值。 语法：AMORDEGRC(cost，date_purchased，first_period，salvage，period，rate，basis) 参数：Cost 为资产原值，Date_purcha

15、sed 为购入资产的日期，First_period 为第一个期间结束时的日期，Salvage为资产在使用寿命结束时的残值，Period 是期间，Rate 为折旧率，Basis 是所使用的年基准(0 或省略时为360 天，1 为实际天数，3 为一年365 天，4 为一年360 天)。 4.AMORLINC 用途：返回每个会计期间的折旧值，该函数为法国会计系统提供。如果某项资产是在会计期间内购入的，则按线性折旧法计算。 语法：AMORLINC(cost，date_purchased，first_period，salvage，period，rate，basis) 参数：Date_purchased

16、为购入资产的日期，First_period为第一个期间结束时的日期，Salvage 为资产在使用寿命结束时的残值，Period 为期间，Rate 为折旧率，Basis 为所使用的年基准(0 或省略时为360 天，1 为实际天数，3 为一年365天，4 为一年360 天)。,第一章 公式与函数,5.COUPDAYBS 用途：返回当前付息期内截止到成交日的天数。 语法：COUPDAYBS(settlement，maturity，frequency，basis) 参数：Settlement 是证券的成交日(即发行日之后证券卖给购买者的日期)，Maturity 为有价证券的到期日，Frequency为

17、年付息次数(如果按年支付，frequency=1；按半年期支付，frequency=2；按季支付，frequency=4)，Basis 为日计数基准类型(0 或省略为30/360，1 为实际天数/实际天数，2 为实际天数/360，3 为实际天数/365，4 为欧洲30/360)。,第一章 公式与函数,2.统计函数 统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和y轴截据，或构成直线的实际点数值。,1.AVEDEV 用途：返回一组数据与其平均值的绝对偏差的平均值，该函数可以评测数据(例如学生的某科考试成绩)的离散度。 语法：

18、AVEDEV(number1，number2，.) 参数：Number1、number2、.是用来计算绝对偏差平均值的一组参数，其个数可以在130 个之间。 实例：如果A1=79、A2=62、A3=45、A4=90、A5=25，则公式“=AVEDEV(A1：A5)”返回20.16。,第一章 公式与函数,2.AVERAGE 用途：计算所有参数的算术平均值。 语法：AVERAGE(number1，number2，.)。 参数：Number1、number2、.是要计算平均值的130个参数。 实例：如果A1：A5 区域命名为分数，其中的数值分别为100、70、92、47 和82，则公式“=AVERA

19、GE(分数)”返回78.2。 3.AVERAGEA 用途：计算参数清单中数值的平均值。它与AVERAGE 函数的区别在于不仅数字，而且文本和逻辑值(如TRUE 和FALSE)也参与计算。 语法：AVERAGEA(value1，value2，.) 参数：Value1、value2、.为需要计算平均值的1 至30个单元格、单元格区域或数值。 实例：如果A1=76、A2=85、A3=TRUE，则公式“=AVERAGEA(A1:A3)”返回54(即76+85+1/3=54)。,第一章 公式与函数,数据库函数 当要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息

20、的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于1000且小于2500的行或记录总数。某些数据库和数据清单管理工作表函数的名称以字母“D”开头。这些寒暑，也称为Dfunctions,它们都有三个参数：database、field和criteria。 参数database:为工具表上包含数据清单的区域。在给定该参数是必须包含区域中作为列标志的行。 参数field:为需要汇总的列的标志。 参数criteria:为工作表上包含制定条件的区域。,第一章 公式与函数,1.DAVERAGE 用途：返回数据库或数据清单中满足指定条件的列中数值的平均值。 语法：DAVERAGE(database，field，crit

21、eria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field指定函数所使用的数据列。Criteria 为一组包含给定条件的单元格区域。 2.DCOUNT 用途：返回数据库或数据清单的指定字段中，满足给定条件并且包含数字的单元格数目。 语法：DCOUNT(database，field，criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field指定函数所使用的数据列。Criteria 为一组包含给定条件的单元格区域。,第一章 公式与函数,3.DCOUNTA 用途：返回数据库或数据清单指定字段中满足给定条件的非空单元格数目。 语法：DCOUNTA(datab

22、ase，field，criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field指定函数所使用的数据列。Criteria 为一组包含给定条件的单元格区域。,第一章 公式与函数,函数应用案例,（一） 用RATE函数计算某项投资的实际赢利在经济生活中，经常要评估当前某项投资的运作情况，或某个新企业的现状。例如某承包人建议你贷给他30000元，用作公共工程建设资金，并同意每年付给你9000元，共付五年，以此作为这笔贷款的最低回报。那么你如何去决策这笔投资？如何知道这项投资的回报率呢？对于这种周期性偿付或是一次偿付完的投资，用RATE函数可以很快地计算出实际的赢利。其语法形式为

23、RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)。具体操作步骤如下：1、选取存放数据的单元格，并按上述相似的方法把此单元格指定为百分数的格式。2、插入函数RATE，打开粘贴函数对话框。 3、在粘贴函数对话框中，在Nper中输入偿还周期5(年),在Pmt中输入7000(每年的回报额)，在Pv中输入30000(投资金额)。即公式为=RATE(5,9000,-30000)4、确定后计算结果为15.24。这就是本项投资的每年实际赢利，你可以根据这个值判断这个赢利是否满意，或是决定投资其它项目，或是重新谈判每年的回报。,第一章 公式与函数,（二） 返回内部收益率的函数-IRRIRR函数返回

24、由数值代表的一组现金流的内部收益率。这些现金流不一定必须为均衡的，但作为年金，它们必须按固定的间隔发生，如按月或按年。内部收益率为投资的回收利率，其中包含定期支付（负值）和收入（正值）。其语法形式为IRR(values,guess) 其中values为数组或单元格的引用，包含用来计算内部收益率的数字，values必须包含至少一个正值和一个负值，以计算内部收益率，函数IRR根据数值的顺序来解释现金流的顺序，故应确定按需要的顺序输入了支付和收入的数值，如果数组或引用包含文本、逻辑值或空白单元格，这些数值将被忽略；guess为对函数IRR计算结果的估计值，excel使用迭代法计算函数IRR从gues

25、s开始，函数IRR不断修正收益率，直至结果的精度达到0.00001%，如果函数IRR经过20次迭代，仍未找到结果，则返回错误值#NUM！，在大多数情况下，并不需要为函数IRR的计算提供guess值，如果省略guess，假设它为0.1（10%）。如果函数IRR返回错误值#NUM！，或结果没有靠近期望值，可以给guess换一个值再试一下。例如，如果要开办一家服装商店，预计投资为 ￥110,000，并预期为今后五年的净收益为： ￥15,000、￥21,000、￥28,000、￥36,000 和￥45,000。分别求出投资两年、四年以及 五年后的内部收益率。,第一章 公式与函数,（三） 求区域中数据的

26、频率分布FREQUENCY 由于函数 FREQUENCY 返回一个数组，必须以数组公式的形式输入。 语法形式为FREQUENCY(data_array,bins_array) 其中Data_array为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果 data_array 中不包含任何数值，函数 FREQUENCY 返回零数组。Bins_array为一数组或对数组区域的引用，设定对 data_array 进行频率计算的分段点。如果 bins_array 中不包含任何数值，函数 FREQUENCY 返回 data_array 元素的数目。 看起来FREQUENCY的用法蛮复杂的，但其用处很大。比如可

27、以计算不同工资段的人员分布，公司员工的年龄分布，学生成绩的分布情况等。这里以具体示例说明其基本的用法。,第一章 公式与函数,以计算某公司的员工年龄分布情况为例说明。在工作表里列出了员工的年龄。这些年龄为 28、26、31、21、44、33、22 和 37，并分别输入到单元格 C4:C11。这一列年龄就是 data_array。Bins_array 是另一列用来对年龄分组的区间值。在本例中，bins_array 是指 C13:C16 单元格，分别含有值 25、30、35、和 40。以数组形式输入函数 FREQUENCY，就可以计算出年龄在 25岁以下、2630岁、3135岁、3640岁和40岁以

28、上各区间中的数目。本例中选择了5个垂直相邻的单元格后，即以数组公式输入下面的公式。返回的数组中的元素个数比 bins_array（数组）中的元素个数多 1。第五个数字1表示大于最高间隔 (40) 的数值（44）的个数。函数 FREQUENCY 忽略空白单元格和文本值。 =FREQUENCY(C4:C11,C13:C16)等于 2;2;2;1;1,第二章 Excel数据管理与分析,1.记录单的使用 2.数据的排序 2.1 简单排序 2.2 多条件排序 2.3 数据的筛选 2.4 分类汇总报表,各章分目录,第二章 Excel数据管理与分析,1.记录单的使用 使用Excel数据管理功能时，用户不需特

29、别命名即可直接把表看做数据库工作表，实现数据库功能。在工作表中每一列称为一个字段，它存放的是相同类型的数据，数据表的第一行为每一字段名字，它一般是文字值，表中每一行为一个记录。 选定数据清单中的任一单元格。 选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。 在该对话框顶端显示了数据清单所在的工作表名称；在对话框的左边，显示记录的字段名；在与字段名相对应右边框中显示当前记录单元格数据。 单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看记录。,第二章 Excel数据管理与分析,1、增加记录 单击“记录单”对话框中“新建”按钮，在对话框中出现一个空白记录，在对话框的右上方记录号位置显示“增加记录”

30、，在空白记录框中输入对应字段的数据，然后单击“关闭”按钮。 2、修改记录 在“记录单”对话框中单击“上一条”或“下一条”按钮，直接对每条记录进行修改。 3、删除记录 在“记录单”对话框中，找到需要删除的记录，单击“删除”按钮。 4、查找记录 在“记录单”对话框中单击“条件”按钮，输入条件表达式，按回车键或单击“下一条”按钮，单击“关闭”按钮。,第二章 Excel数据管理与分析,2.数据的排序 在数据清单中，对某些列的数据可以用“数据”菜单中的“排序”命令重新组织行的顺序。排序时，Excel应遵循以下的原则： 如果由某一列来排序，那么在该列上有完全相同项的排列将保持它们的原始次序。 在排序数据中

31、有空白单元格的行会被放置在排序数据清单的最后。 隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。 排序选项如选定的列、顺序和方向等，在最后一次排序后便会被保存下来，直到修改选定区域或列标记为止。,第二章 Excel数据管理与分析,2.1 简单排序操作方法如下： 单击需要进行排序的表格中某列中的任一数据单元格。 单击“常用”工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮，即可对工作表数据依据本列数据进行默认状态的升序或降序的排列。,第二章 Excel数据管理与分析,2.2 多条件排序 通过“排序”对话框，设定多级排序条件，可对数据库进行多条件排序。操作方法是： 选择排序范围，选择“数据”菜单中的“排序”命令

32、。 指定排序关键字。在“排序”对话框的“主关键字”框中，选定主要关键排序字段，在该框的右边，选定“递增”或“递减”的排序方式，同样在“次要关键字”及“第三关键字”框中，选定排序字段，在其右边，选定“递增”或“递减”的排序方式。 选择排序选项。 排序，单击“确定”按钮。,第二章 Excel数据管理与分析,2.3 数据的筛选 选择“数据”菜单中的“筛选”命令可以对清单中的指定数据进行查找和其他工作。 1、使用自动筛选 因为筛选时并不重新计算自动分类汇总，因此在插入自动分类汇总之前，应先排序。 在要筛选的数据的清单中选定单元格后，选择“数据”菜单中的“筛选”命令后弹出子菜单，选择其中的“自动筛选”命

33、令，Excel便在数据清单中每个列标记的右边插入一个下拉式按钮。单击某个列相标记右边的下拉箭头，单击某项筛选条件，则满足条件的记录显示出来，其余的记录被隐藏。 在筛选结果中，满足条件的记录的行号和刚才使用过的下拉式按钮以蓝色显示。如果要显示全部记录，可单击刚才使用过的下拉式按钮，选择“全部”。 如果要显示所有被隐藏的行，并移去“自动筛选”下拉箭头，则选择“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中再次选择“自动筛选”命令。,第二章 Excel数据管理与分析,2. 高级筛选 在某些情况下，查询条件比较复杂或必须经过计算才能进行有条件的查询，要用高级筛选。其方法主要是定义三个单元可知区域：一是定义查询

34、的数据库区域，二是定义查询的条件区域，三是定义存放查找出满足条件和记录的区域。 选择“数据”菜单的“筛选”命令，在弹出的下一级子菜单中选择“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，在“数据区域”中输入单元格区域，在“条件区域”中输入存放条件的单元格区域，在“复制到”框中输入存放结果的单元格区域。（最多可设置三个条件）恢复数据库原状的方法是：打开数据菜单并选择筛选选项，在弹出的筛选子菜单中选择“全部显示”选项，数据库就恢复了。,第二章 Excel数据管理与分析,2.4 分类汇总报表 、先选定需汇总列，对数据清单进行排序。 在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 选择“数据”菜单中的“分类汇总

35、”命令，打开“分类汇总”对话框。 打开“分类字段”中的下拉列表框，从中单击需要用来分类汇总的数据列。 打开“汇总方式”中的下拉列表框，从中选择所需用于计算分类汇总的函数。 在“选定汇总项”列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值对应的复选框。 单击“确定”按钮。 当分类汇总使用完后，可再选“分类汇总”命令，在打开的对话框中选择“全部删除”按钮。则复原工作表。,第三章 图表处理,1. 建立图表 2. 修改图表的设置 修改数值轴的刻度 改变柱形图的宽度 改变图表的视角 3.建立数据透视表和数据透视图 4.建立一张数据透视表 5.由数据透视表创建数据透视图,各章分目录,第三章 图表处理,Excel 提

36、供了功能强大切实用灵活的图表功能，利用此功能可以在工作表中创建复杂的图表，使工作表中本来枯燥乏味的数据形象化。 1. 建立图表 对于建立图表，我们可以选择两种方式。一是，如果将图表用于补充工作数据并在工作表内显示，可以在工作表上建立内嵌图表；二是，若是要在工作簿的单独工作表上显示图表，则建立图表。内嵌图表和独立图表都被链接到建立它们的工作表数据上，当更新了工作表时，二者都被更新。当保存工作簿时，内嵌图表被保存在工作表中。内嵌图表是报告或其它文档的理想工具。而在报告或文档中，您想要在工作表数据上下文中显示图表。图表被自动插入到工作簿中，该工作簿位于图表所基于的工作表的左侧。图表适合于展示和训练目

37、的，如投影仪和讲稿胶片,或用于美化书面信息，如报纸文章和广告。,第三章 图表处理,图表用“图表向导”命令或“ ”按钮来建立。所谓“图表向导”是指一系列的对话框，它指导完成建立新图表或修改已存在图表设置所要求的所有步骤。通过使用“图表向导”，可以很快地完成许多任务，否则将会花费很长时间。 当使用“图表向导”建立图表时，可以指定工作表区域，选定图表类型和格式，以及指定绘制数据的方式。还可以增加图例、图表标题及每个坐标轴的标题。当修改一个已存在的图表时，可指定不同的工作区域并修改图表方向，即数据系列是在工作表上的行中还是列中。,第三章 图表处理,若要建立图表，使用“ ”按钮或者“插入”菜单中的“图表

38、”命令。 例如，针对一个销售统计表建立一个产品分类的三维饼图。 使用“图表向导”建立新图表的步骤如下： 1)执行“插入”菜单中的“图表”命令，弹出图表向导。,06年1月 销售实际表,第三章 图表处理,2)在图表类型中选择饼图，子图表类型中选择一种类型。 3)点击下一步。,第三章 图表处理,4) 单击数据区域编辑框，然后在工作表上用鼠标拖拽选定作图所需的数据和标志区。 5)返回完成图表源数据选择，点击下一步 6)可以对图表的一些 选项进行设置，完 成后点击下一步,第三章 图表处理,7)选择图表的存放位置，然后点击完成即可, 8)完成后效果,第三章 图表处理,2. 修改图表的设置 修改数值轴的刻度

39、 有时，数值轴的值较大，数据后有很多0，看起来不美观。 可以双击数值轴，或从快捷菜单中选择坐标轴格式-刻度 在显示单位中选择合适 的单位。,第三章 图表处理,改变柱形图的宽度 柱形图中的柱的宽度 是可以改变的，各柱 之间的间隔也是可以 修改的。双击数据点 或数据系列，选中 选项选项卡,第三章 图表处理,改变图表的视角 在多个数据系列的三维圆柱形图表中，经常会遇到这样的问题，前方的圆柱体挡住了后面的圆柱体。这时，可以改变图表的视角，以便于观察。 1.鼠标直接拖动 鼠标指向绘图区背景墙 或基底的外角，会出现 一个小提示符“角点” 鼠标指向控制，光标变 成十字光标。拖动光标， 图表变成了线框的图像。

40、,第三章 图表处理,2.对话框方法 单击绘图区、图表区 或背景墙，点击右键 在快捷菜单中选择 设置三维视图格式 鼠标单击旋转按钮或 直接输入仰角和转角， 调整到满意为止即可,第三章 图表处理,用类似的方法可以作出其他更加实用和美观的图表来。,第三章 图表处理,3. 建立数据透视表和数据透视图 数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）,第三章 图表处理,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。 何时应使用数据透视表

41、如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的数字清单并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。在上面所述报表中，用户可以很清楚地看到单元格 F3 中第三季度高尔夫销售额是如何通过其他运动或季度的销售额或总销售额计算出来的。由于数据透视表是交互式的，因此，您可以更改数据的视图以查看更多明细数据或计算不同的汇总额，如计数或平均。,第三章 图表处理,我的数据是如何组织的 在数据透视表中，源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。在上例中，“运动”列成为“运动”字段，高尔夫的每条记录在单个高尔夫项中进行汇总。 数据字段（如“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的单元格 F3

42、 包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“运动”列包含“高尔夫”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。,第三章 图表处理,建立一张数据透视表 右图是一张数据清单， 以此作为数据透视表的 数据源。 1.单击清单任一单元格 2.选择数据-数据透 视表和数据透视图,第三章 图表处理,3.选择建立数 据透视表的数 据区域 4.进入步骤3 数据透视表显 示位置项，如 果选新建工作 表，将显示在 新建的工作表上 ，如选择现有 工作表，则如 步骤3选择数据 透视表的显示区 域。,第三章 图表处理,5.单击布局，将右边的字段按钮拖到左边的图上 6.单击步骤之3图中选项按钮，可对数据透视表的格式和数据选项进行些

43、设置，以满足要求。,第三章 图表处理,7.单击完成，完成数据透视表的创建。 在数据透视表中，可以很清楚地看到例子中每个销售员在不同时间内各种书的销售情况，以及总的销售量。,第三章 图表处理,由数据透视表创建数据透视图 由数据透视表创建数据透视图是十分方便的。 选中数据透视表，从快捷菜单中选择数据透视图命令，或从数据透视表工具栏中单击图表向导，一幅数据透视图就做好了。,第四章 工具使用,1. 宏 1.1 记录宏 1.2 运行宏 1.3 指定宏 1.4 编辑宏 1.5 加载宏 2. VBA控件的使用 3.控件与宏使用范例,各章分目录,第四章 工具使用,1. 宏 宏是对重复性工作的一种简化 它通过将

44、记录的一系列操作过程保存在Visual Basic 模块中，从而形成一个宏，这样执行这些操作只需执行一下这个宏即可。 如果您对Visual Basic 语言熟悉的话，还可以通过Office内部提供的Visual Basic 编辑器来编辑宏。,Tips: 关于宏 如果经常在 Microsoft Excel 中重复某项任务，那么可以用宏自动执行该任务。宏是一系列命令和函数，存储于 Visual Basic 模块中，并且在需要执行该项任务时可随时运行。 例如，如果经常在单元格中输入长文本字符串，则可以创建一个宏来将单元格格式设置为文本可自动换行。,第四章 工具使用,1.1 记录宏 建立宏最简便的方法

45、是使用记录的方法，方法如下： 1.将鼠标指向工具菜单中的宏命令,然后从子菜单中选择录制新宏命令屏幕弹出录制新宏对话框。 2.在宏名框中键入宏的名称。 首字符必须是字母，其他字符 可以是字母、数字或下划线字 符.宏名称中不需有空格，下划 线字符也可以作为分词符。,第四章 工具使用,3.如果使用快捷键来运行宏,可以在快捷键框中键入一个字母，以后就可以用Ctrl + 字母或Ctrl + Shift + 字母的方式来运行宏。(字母可以是键盘上任意键但在快捷键中使用的字母不能是数字或特殊字符) 4.在保存在列表框中值定存放宏的位置。如要使某个宏在使用Excel都有效，可将宏存放在XLStart文件夹的个

46、人宏工作簿中；如果要将宏保存到新的工作簿中，可单击新工作簿项；如果要将宏保存到当前工作簿中，可单击当前工作簿项。 5.如果要包含宏的说明可在说明框中键入相应的文字。,Tips: 当打开包含宏的工作表时，宏快捷键将使任何Excel默认快捷键无效。,第四章 工具使用,6.单击确定。此时出现停止录制工具栏，该栏含有两个按钮。 如果在录制宏时选中了某些单元格，则该宏在每次运行时都将选中这些单元格，因为宏记录的是对单元格的绝对引用。 如果要让宏在选择单元格时不考虑活动单元格的位置，则必须将宏设置为单元格的相对引用，可单击停止录制工具栏相对引用按钮，Excel将按相对引用格式继续记录宏，直到退出或再次单击

47、相对引用按钮为止。 7.执行要记录的操作。 8.单击停止录制工具栏停止录制按钮停止宏的录制。,第四章 工具使用,1.2 运行宏 在录制宏后，就可在Excel或Visual Basic编辑器中运行宏。 1.打开包含宏的工作薄 2.将鼠标指向工具菜单的宏命令,然后从子菜单选择宏 命令,弹出宏对话框如 图所示 3.在宏名框中键入要 运行的宏的名称。 4.点击执行按纽如果要 在宏运行完记录的全部 操作前终止宏的执行,可 按ESC。,第四章 工具使用,1.3 指定宏 可以为宏指定为快捷键,或者将宏指定为按钮或图形对象. 1.为宏指定快捷键 工具-宏-宏-选项中可设置快捷键 2.将宏指定为图形对象或按钮控

48、件 可将宏指定给工作表中的某个图形对象或按钮控件，当单击图形对象或按钮控件时，相应的宏将自动执行。 1.在工作表中右键单击图形对象或按钮 控件。 2.在快捷菜单中选择指定宏，将弹出 指定宏对话框。 3.选择要运行的宏，或录制新宏,第四章 工具使用,1.4 编辑宏 编辑宏主要使用Visual Basic编辑器 1.将鼠标指向工具菜单中的宏命令,然后从子菜单选择宏命令. 2.在宏对话框的宏名框中键入待编辑的宏的名称. 3. 单击编辑按钮,进入Visual Basic编辑器,可从编辑修改宏模块.如果要运行Visual Basic模块表中的宏, Visual Basic工具栏中的 运行按钮. 1.5

49、加载宏 加载宏是向EXCEL 2000添加可选择命令和功能的补充程序. 在使用之前必须将其安装到计算机并加载到EXCEL 2000.加载宏文件(.XLA缺省时安装到EXCEL 2000所在的Library文件夹中),第四章 工具使用,调入某个加载宏之后就可以在Excel中使用,并在相关菜单中添加相关的命令.如果要节省内存,可将不常用的加载宏卸载.加载宏卸载之后,与其相关的功能和命令将不能使用,但加载宏仍然保留在计算机中,可以再次加载.此外,还可以将自己的Visual Basic程序作为自定义加载宏使用. 在Excel中调入已经安装的加载宏, 可在工具菜单中选择加载宏命 令,屏幕弹出加载宏对话框，选 中待添加宏，或者去掉已加载宏 的选择，卸载这一加载宏。,第四章 工具使用,2. VBA控件的使用 VBA(Visual Basic for Application)是微软公司为用户在内部提供的一种程序设计语言，用以建立问题的通用应用程序 在使用控件选择视图菜单工具栏的子菜单，而后单击控件工具箱命令，即可打开控件工具栏 控件工具栏由控件控制按钮，标准控件按钮和其 他控件按钮三部分组成,第四章 工具使用,使用控件的方法分两种 .一种是添加控件后，利用属性按钮启动属性工具栏，然后添加相应