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1、PPT高效汇报及呈现,主讲人：陈银环,2015年3月,专业于事 专注于人！,PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色,2,课程目录,课程目录,制作PPT汇报文件的思路,5,第一步：明确中心思想,6,传达的中心思想应符合一定标准,7,统领的，而不是局部的,具有冲击力的，而不是平淡的,以事实和科学分析为基础的，而不是“拍脑袋”的,第二步：梳理结构，建立论证,8,画“豆腐块”是构思PPT的好工具,组织PPT汇报内容的结构,9,并列式,串行式,适用条件： 汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块 中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述,适用条件： 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个
2、观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）,选择合适的切入点,10,.,.,从解决方案入手,.,.,从成功案例/同行业其他成功经验入手,.,从理论入手,从问题入手,第三步：绘制PPT,11,LOGO,本页标题,内容素材（如图表、文本、标注）,说明：项目组分析,其他说明,课程目录,制作PPT的步骤,13,I.确定模板,II.拟好标题,III.选择并绘制素材,IV.修改润色,确定汇报文件的风格 背景 LOGO 页码 ,根据切割的“豆腐块”，撰写每页PPT的题目 正文 目录页 ,选择合适的素材，进行绘制和构图 图表 文本 动画 ,对PPT中的各个组成部分
3、，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果,母版和模板的使用技巧,14,通常，在每页PPT的母版中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。,对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。,如何修改母版,15,（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”,幻灯片母版视图,16,（2）修改母版的背景配色方案 在“幻灯片母版”菜单中选择“主题”选项,如何修改母版,17,（3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体字号等,如何修改母版,拟写标
4、题的主要技巧,18,目录页常用标题： 目录 主要议题 汇报内容,正文标题的要求： 阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体） 起承转合，连缀成文,示例,绘制PPT的主要素材,19,The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on.,图 表,文 字,组 合,1,2,3,图表的作用,20,成功的图表都具备以下几项关键要素,21,每张图表都传达一个明确的信
5、息,销售额正稳步上升,2000年销售额 百万美元,图表与标题相辅相成,清晰易读,格式简单明了并且前后连贯,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,少而精,如何设计成功的图表,22,数据类图表类型,23,制作以数据为基础的图表分三个步骤,数 据,24,确定要表达的信息,确定比较类型,选择图表类型,1、分析图表并确定要表达的信息,数据,25,信息,比较,图表类型,2005年-2010年销售额,2005年,4,244,2006年,4,368,2007年,6,291,2008年,6,989,2009年,8,412,2010年,9,213,信息 销售额在2005年至2010年间增长迅猛,数 据,
6、2、确定比较类型,数据,26,信息,比较,图表类型,数 据,五种基本比较类型,27,比较类型,成分,各个部分占整体百分比的大小,举例,5月份，甲产品占销售总量的最大份额,排序,不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）,5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品,时间序列,一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）,销量自1月份以来稳步上升,频率分布,在渐进数列中的数量分布,5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间,关联性,两种可变因素之间的关系,5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系,3、选择图表类型,数据,28,信息,比较,图表类型,饼
7、形图,条形图,线形图,柱形图,散点图,数据,数 据,通过不同的图表表达特定的比较,图 表 类 型,29,比较类型,成分,排序,时间序列,频率分布,关联性,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,制作图表可以遵循标准的格式,30,2008,6,10,9*,14,16,零售商 批发商,2009,2010,2011,2012,对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多,甲产品的市场需求,百万元,*2010年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 资料来源:甲公司； 调研公司,资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考,如何设计成功的图表,31,概念类图表类型,32,根据以下信息分别绘制
8、概念草图,影响企业发展的作用力包括 系统组合的不断老化 业务变化不断加速 技术上的机会层出不穷 这就需要管理层要以远景发展目标为推动力 高绩效的组织应该 以明确的目标作为推动力 从员工中不断获得动力 建立以业绩和客户为核心的组织架构 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 以开放的沟通作为支持 由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异 项目通常经历五个阶段：1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决方案 4) 提出建议 5) 实施改革,33,1,2,3,4, 影响企业发展的作用力,34,技术机会层出不穷,业务变化不断加速,系统组合不断老化,技术机会层出不穷,
9、系统组合不断老化,以目标为推力的管理,业务变化不断加速,公司, 高绩效组织（HPO）,35,团队,目的,人员,核心 流程,结构,沟通,HPO,明确的目的,富有活力的员工,以客户为中心的组织架构,以业绩为驱动的流程,团队,开放的沟通, 培训方案,行业经验,36,职能经验,强化培训,重要技能的介绍,简单介绍，温故知新,行业介绍, 项目的五个阶段,37,I.初次接触,II.项目启动,III.制定解决方案,IV.提出建议,V.实施改革,1. 初次接触,2. 项目启动,3.制定解决方案,4.提出建议,5.实施改革,I.初次接触,II.项目启动,III.制定解决方案,IV.提出建议,V.实施改革,PPT制
10、作原则 主题鲜明 文字简练 结构清晰 层次分明 和谐统一 平衡协调 生动活泼 引人入胜,小贴士：去除冗余文字 剔除无关图片 尽量不用标点 字体要尽量大 背景色要合适 不用三种以上色彩,PPT版面制作原则,38,示例,39,文本框,文字要少而精； 逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述,运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观,40,技巧4： 添加备注,41,技巧1：如何使对象发生旋转？,42,用途,在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定角度倾斜,操作方法,1选中要旋转的对象（箭头、文本框等） 2在绘图工具栏中，选中“旋转” 按钮，则进行旋转即可。,示例,绘图工具栏的
11、旋转按钮,技巧2：如何使几个对象对齐？,43,用途,把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐,操作方法,1选中要组合的多个元素 2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“对齐或分布”“左对齐”选项,姓名,学号,系别,年龄,技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？,44,用途,把零散的元素组合成一个整体（或称为“对象”），从而进行统一的操作，以便于移动、修改、删除等。在制作PPT动画效果时，也常常要把多个图素组合成一个对象来设置动画,操作方法,1选中要组合的多个元素 2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项,技巧4：如何添加备注？,45,用途,把PPT的内容要点或说明加在备注中，以便翻看、理解。 常常用于制作领导发言材料：在制作好PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备注页中，然后打印PPT与备注页，供领导翻看，可以取得很好的演讲效果,操作方法,1、选中要添加备注的PPT 2、拉动PPT显示区域的下边框，出现备注区域，单击后即可进行编辑。,下边框,备注区域,46,成功制作PPT的“秘诀”创意 技巧,创意的源泉多看、多思 技巧的根基多做 熟能生巧！ 熟能生巧！,