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1、JTP-007,A0供方开发与采购管理程序 文件编号：JTP P- - 007文件名称：供方开发与选购管理程序文件版本：第 0 A0 版变更标记：N/A生效 日期：2018- - 08- - 01作成：审核：批准： 版本 更 改 内 容 变更页次 更改通知 变更签名 日期 A0 按 ISO9001:2015 标准要求首次发放 N/A N/A N/A 2018-08-01 供方开发与选购管理程序发行销售 1 物流 1 人事 1 IT 部 广告 财务 科创 1 1 目的为保证本公司选购的产品、办公用品，工具、设备设施和服务项目等满意符合规定的选购要求（含选购交付期、价格、数量、供货和付款方式及产品
2、的质量、性能、包装、运输等）而规范选购流程及相关验证及物流作业。2 2 范围适用于本公司全部按选购需求的产品如抢修抢险设备和其它设备设施、办公用品、外包服务过程等的供方开发、评价、选择和再评价、选购信息、报价、选购及跟单、不合格处理、供方定期考核等过程。 3 3 术语供方：为公司供应产品或服务的个人或组织。4 4 职 权职责4.1 综合部选购：综合选购员负责组织供方开发评比、管理、定期考核评审、不合格品的处理及整个选购和物流管理，发生不良时，依据售后服务部的判定和指示或上级的要求联络供方进行相关处理、按销售合同进行询价、下单选购、并按安排要求跟踪纳期，催缴货，物资入仓后对账，整理单据交至财务申
3、请付款。4.2 综合部仓管负责收货，报检，出入库管理，出货，账务相关处理及盘点，产品防护等； 4.3 售后服务部：负责销售产品选购及出货，库存的检查、判定，标识，来料入库及供方质量统计分析等，协作选购过程的顺当完成及分析重点不良缘由。4.4 财务 负责相关成本核算及选购款项向上级申报和付给供方，监督相关单据的正常运用，仓库盘点的监督复核。4.5 其它各部门负责各自所需物资需求的评估及申购，所申请非销售物资入库前的品质确认等，使选购过程顺当完成。5 5 程序内容1 5.1 工作流程图（见下页）5.2 工作内容（对应流程图）01/02 选购需求和选购申请：在本公司选购需求大致分以下 3 种：A：销
4、售产品的需求，由仓库依据备货确认单确认的库存缺失状况 、用选购申请单申请、售后服务部依据销售合同及修理保养等服务所需物资和仓库库存状况用选购申请单由部门主管确认，总经理及其代理批准后将需求转给选购员作选购安排和选购打算； B: 仓库盘点时发觉低于平安库存的或过期的物资需求，联络相关运用部门（公用的联络选购员）确认后由相关部门进行选购申请；C：非销售物资的需求和其它委外校正，检修，维护等需求，由各需求部门干脆以选购申请单的形式提出申请和选购登记并经部门主管确认，总经理及其代理批准后给选购员支配选购及委外加工；经总经理同意各部门也可先自行委外但要补办申购手续后凭票经选购报销。属于固定资产的设备等必
5、需有总经理的批准并按设备管理程序的要求进行申购和验收及管理。以上选购需求假如属于政府选购项目的按政府有关规定执行，并遵守本程序的相关流程。有条件时各部门作出月度物资申购安排，进行定期集中申请和选购以降低成本。选购在收到各种需求和申请后，将全部销售服务过程和非销售物资和设备的选购申请单输入电脑并进行统一跟单处理。03 批准：全部物资及设备的选购申请单须经部门主管确认，总经理及其代理以上批准后返回给选购员，联络至仓管，财务等作为实施选购及入库，报销时核对的依据。销售服务过程的计量仪器和设备部份分别参考设备管理程序进行。04 供方开发选择：必要时（当需成本降低，无现成合格供方，更换供方，外包过程如设
6、备安装维护等状况时），在选购前要进行供方的开发选择，评估。选购员在找到有符合本公司物资所需基本条件的厂商时，要求其按供方评审表供应相关资料，经选购员与仓管员，业务员，技术服务人员等作基本确认和评审通过(评审的结果分为：试用、备用、再审、不用)后，交综合部及管代审核，总经理批准。评审合格后的供应商资料记录在顾客及供方财产清单按相应管理程序（如文件、设备等程序）进行日常管理和维护 在新供方试用 3 个月且至少 5 次供货后，选购依据供方的准时交付率、交付周期、品质状况等级（见供方_月品质评价表）、投诉处理、加工实力、过程限制实力，售后服务、价格水平、交付数量、包装状况，信誉等级按供方评审表上的内容
7、进行评审，并选购组织相关人员用供方定期考核表进行首次考核评估，并确定供方的类别，考核周期，判定是否为本公司的合格供方，部门主管及管代审核，总经理批准后给选购。评估的结果分为：合格、不合格、再评。供方类别分为类，类,两类且在适当时由选购进行调整. 类：供应特别大量金额或数量的及特别重要物资的供方, 类：不常用的一般供方或临时用且选购金额很少的（估记<500 元/次或<=1 次/月以下），供应的物资是市场随时可以购买的供方(如部分标准件，办公用品，一般工具辅料等)。本公司对供方类型的确定要基本限制类供方所供应产品的总金额占年度选购总金额的 90%，类为 10%以内。选购依据类别及品质状
8、况等级，供应产品或服务确定或调整对供方的考核周期（一般为一年），并对类必需进行定期考核，类一般在报价时或交易发生前单独进行评审，评估，特别状况可在供方评审表上通过各部门评审后注明考核周期。必要时（如长期合作或 I 类供方）选购与合格供方签订合作协议书及质量保证协议书，代理协议书等。 选购员在收到审批后的评估或考核表后要将结果进行登记和供方管理，并作成或更新合格供方名录，打印出来给综合部及管代审核，总经理批准后供员工正常询价或选购的依据。05 报价：选购员接到批准后的选购申请单及其附清单后，在合格供方名录中选择多家（≥2）合适的供方进行询价、议价。在此过程中，若发觉技术等内容不完善无法进行
9、选购或者货期不能满意物资需求日期，需刚好与业务，技术服务等申请人员进行联络，商议解决并要求供方运用本公司规范的供方报价单或价格表进行回复，并经部门主管确认，最终选择能符合产品性能、法规、平安等要求且质量信誉保证良好，价格合理，交货准时的供方。06 报价审批：选购员需将供方报价单或价格表与选购申请单一起交给综合部主管确认，总经理及其代理进行审批，得到批准后方能正式选购。必要时由财务进行单价稽核。未获得批准的要依据状况返回前面的相关步骤接着作业直至通过审批。只有批准后的供方报价单或价格表才可作为报销的凭证，否则必需有总经理在其它相关单据上的签字才可报销。对于在商场或市场可干脆选购的办公生活及易耗品
10、类等无报价的物资或用品，可在综合部主管的同意下先选购在报销时提交选购申请单及相关单据如发票等同时审批。07 选购过程：A供方报价单或价格表审批通过后，选购员可以正式签订选购订单/合同经审批后下单(PO)给供方。（实际操作时，选购员已依据询价状况选择一家供方并打算好了合同与选购申请单、供方报价单或价格表同时交给总经理及其代理审批；有部分物资因为价格供方固定，可由选购员在询到价格及货期后干脆下选购订单给供方；特别状况下，对于有些不须要下单干脆选购的物资如一般的市场商品，在选购后续的过程（如入库，报销等）中凭选购申请单，发票等代替选购订单进行确认。B选购信息处理：选购员将选购合同/选购订单复印，合同
11、原件分类存档，复印件回传至供方(并要求供方在送货单上注明订单编号)，然后在电脑上登记合同约定的安排交货期、单价、合同/订单编号、供方等选购信息。C跟催：下单后和交货前各选购员对物资按项目或产品分类及纳期、紧急度按选购进度管理表进行跟催，若发觉有不能按期交货的状况，需刚好反馈销售服务过程部门主管或需求部门作适当的应急处理，若仍无法解决则将具体状况报告给总经理及其代理处理。D如有影响产品质量的选购信息变更等，选购员要提前将变更信息转给供方确认和作对应处理。08 样品批准：对于销售服务过程中须要批量选购的新原料及重要零件，在首次选购运用时，要求供方提交样品及相关检查检测资料，环保平安资料等给选购员填
12、写样品确认记录表，经本公司售后服务部确认符合顾客要求及销售人员提交顾客批准样品后方可大量按批准的标准样品进行选购，必要时做成标准样品清单并统一管理。09 交付/收货：交付及收货主要有以下 3 种：1）快递过来的或干脆由选购员选购回来的物资由选购员将物资及供方送货单交至本公司仓管； 2)其次由供方干脆按选购订单送货至本公司仓管； 3)另外按合同要求由供方将货物干脆送到顾客指定的交付地点或仓库； 供方送货单上必需有本公司合同/选购订单号，且物资必需按选购要求作好标识，否则通知选购员处理。仓管员要核实供方送货单，供方物料与选购订单和选购申请单上的物资号码、名称、规格型号、数量、单号、批号等是否内容一
13、样，并查看包装是否完整，与实物是否一样等，然后要求送货者将物资整齐有序地放置在指定的待检区。确认完后可签收并刚好联络售后服务部部进行检查。对于任何不满意要求的交付，仓管员有权拒收或要求选购员及供方改善后方可收货。第三种状况的上述确认由本公司业务员通知顾客方确认。10 检查：对于 1）2）种状况的销售产品，售后服务部接到联络后对销售产品按产品检查标准或选购及销售检验规范、产品规格书等技术要求进行抽样（参照 GB/T2828.1）、验证和判定等。检验员要对检查验证结果进行分析和判定，并按综合部主管或总经理及其代理（特采时必需经管代核准，总经理批准）批示结果返回至仓管员对合格品作入仓处理，不合格品由
14、选购员按检验员判定的退货/返工或特采等联络供方尽快进行处理(不合格出现时按不合格品限制程序处理)。仓管员员完成检查后要即刻对所检查的物资用通用的物料标签进行状态标识。仓管员员要对全部批次做成选购验证记录表对供方的品质状况作统计和评估。检查抽样方案及 AQL，检查，判定等要求参照选购及销售检验规范执行。对于 1）2）种状况非销售物资的检查，如办公或服务设备设施等参照设备管理程序进行验收和办理入库手续；其他的非销售物资如工具，办公用品，修理配件，易耗品等经由申请者或其部门主管确认合格即可在选购员填写的入库登记表注明和签字后交仓管员，仓管员核对入库登记表选购申请单等单据后办理入库手续。对于产品干脆从
15、供方送去顾客方现场的供方应将选购要求的出厂检验资料供应给本公司与顾客仓管员部门，由仓管员员要以选购验证记录表对这些产品的验证与顾客作确认，并记录验证方式，内容及结果等，保存供方与顾客相关的必要的验证资料或联络证据等。外购物资实施批号管理方法，即在来料检查时仓管员员同时在选购验证记录表及物料标签的批号处注明年月日如 090516 作为进料批号作为唯一性标识，以便追溯，在选购验证记录表上注明申购单或订单号，合同号等, 供方产品批号与之对应。出库依据批号及先进先出的原则进行。检查过程中发觉的不良品按不合格品限制程序进行隔离，标识，报告和分析，联络等处理，由综合部主管确认后以不合格品处理单进行处理指示
16、。如不合格重复发生 2 次以上，出现批不合格或单次损失超过 1000元时启动不合格与订正措施程序。11 入库及管理：（详细参考仓储管理程序作业）对销售产品，经检查合格后仓管员员要依据供方送货单和选购申请单等填写入库登记表后同选购验证记录表交仓管员，仓管员核对入库登记表与所交付的选购物资号码、名称、订单号、合格数量、生产批号、包装材料是否正确、包装防护方法是否恰当、是否有物料标签及合格标识、包装容器是否干净、是否有相关人员的签字等。否则既使仓管员员检查合格，仓管也有权拒收。确认后方可办理入仓手续，即记账，将物资放入相关的货架或区域上，相关资料要刚好输入仓库进销存总表中。入库登记表同相关单据（选购
17、订单、数据、送货单等）签名后给综合部主管确认审核后交财务或选购员进行报销用。对于非销售物资，设备设施类的要按设备管理程序要求在设备验收合格依据后才可入库（见 10 步）并作为总经理及其代理批准后作为财务付款的必要依据之一。仓管应对全部物资进行进、销、存负责，并依据仓库进销存总表每年进行一次大盘点、月度小盘点（最终 3 天），将盘点后的仓库进销存总表交财务复核并统计盘点差异率提交管理评审；并对仓库的包装防护、区域划分、平安库存、最大库存、过期产品处理、长期呆滞品处理、先入先出原则等负责，仓管员要按投标和服务限制程序的出库相关流程及仓储管理程序操作要求进行仓库运作管理如标识，搬运储存等产品防护。干
18、脆从供方送货到顾客的库存管理可简化，以供方及顾客相关单据（送货单，检验单，对账单）为基础做好入库登记表仓库进销存总表等 12 单据整理报销：A. 现金（现款现货）选购的物资：选购员填写借款单经审批后由财务支给，选购完成后将发票，供方送货单，选购申请单，入库登记表的财务联等一起整理粘贴交财务审核，总经理及其代理批准后才可以向财务报销。B.预付款选购的物资，凭批准的选购订单或合同,用付款申请单由总经理及其代理批准后交至财务履约付款。货收到后将发票，供方送货单连同入库登记表的财务联等一起整理粘贴交财务。C以支票/汇票形式支付月结款，在须要付款前 7 天将所对应物资的相关单据（包括供方送货单、入库登记
19、表、与供方的对账单）整理粘贴，用付款申请单经财务复核，总经理及其代理批准后交至财务履约付款。其它财务有规定或要求的按要求执行,如财务审批制度等。13 财务处理： 财务审核相关数据或票据后在双方约定的结款日期或对审批的付款申请单或借款单负责支付,财务凭借款单,付款申请单做相关账务处理。否则返回相关部门人员再核实。14 供方定期考核 ：1）依据合格供方名录上的考核周期，选购要用供方定期考核表组织售后服务部，销售等相关部门及人员对全部 类及有特别要求类合格供方进行书面和现场审核，且类为重点考核对象，通过考核评分进行综合判定，并经管代审核，总经理批准。定期考核的结果分为：A 优（>=80 分）、
20、B 合格（>=60 且<80 分）、C 不合格<60 分。考核合格的接着给其供方地位；如评定不合格的供方，选购要依据不合格与订正措施程序及详细状况发行订正预防措施报告要求供方进行相关订正处理，并提交订正预防措施报告及相关证据给综合部或申请再审核,合格后可再次评定为合格供方，如再审核仍不能改善、达不到我队要求的供方应长期取消其供方资格。结果为 C 的供方在再审合格前选购员要限制此类供方的订单，必需经管代或总经理同意才能临时或特殊采纳，且售后服务部要严格检查及监控其来料品质。供方定期考核表及其结果应联络到选购员以便更新和发布合格供方名录。2）综合部及管代有权依据品质趋势或新项目特
21、殊要求提出对供方进行临时审核(此时须要选购员提前通知供方);供方出现重大调整或变革(如新关键设备，场地转移）时应当主动向综合部申请审核。3) 综合部在供方大会召开前或年度管理评审前，要组织对供方按选购金额，类别，物资重要性，价格，月度品质评价等级，准时交付率，考核结果，服务等方面进行综合评定和统计排名，对最优秀的供方进行激励和对最差的供方实行必要的订正或预防措施（如发行订正预防措施报告等），将结果作为管理评审的输入。15 记录保存：各相关部门对该部门原纸按记录限制程序进行管理并将相关记录信息转交至下一部。6 6 相关文件1质量手册 2 政府选购管理规定3 设备管理程序 4 记录限制程序 5 不
22、合格品限制程序 6 不合格与订正措施程序 7 仓储管理程序 8 财务审批制度 9投标和服务管理程序 10 选购及销售检验规范 11/ 12 GB/T2828.1计数抽样检查程序 7 7 记录表格 序号 表格编号 记录名称 保存期限 检索方法 原纸管理 备注 1 JTR-033 工作联系单 二年 按时间 发行部门2 JTR-013 选购申请单 三年 按单号 申购部门3 JTR-039 询价单 三年 按时间 综合部4 JTR-022 选购订单 三年 按单号 综合部5 JTR-043 选购验证记录表 三年 按时间 综合部6 JTR-051 物料标签 随物资 按物资 运用部门7 JTR-053 入库登
23、记表 三年 按时间 综合部8 JTR-041 付款申请单 三年 按时间 财务部9 JTR-047 借款单 同单据 按时间 财务部10 JTR-032 供方评审表 同供方档案 按编号 综合部11 JTR-030 合格供方名录 三年 按时间 综合部12 JTR-028 供方定期考核表 同供方档案 按编号 综合部13 JTR-042 样品确认记录表 五年 按编号 综合部14 JTR-036 订正预防措施报告 五年 按编号 综合部15 JTR-046 出库登记表 三年 按时间 综合部16 JTR-052 仓库进销存总表 三年 按时间 财务部17 JTR-069 顾客及供方财产清单 三年 按时间 运用部
24、门18 JTR-054 选购进度管理表 三年 按时间 综合部195.1 工作流程图( ( 见下页) )权责部门 作业流程 输出（相关文件/表单）各部门选购申请单 各部门 选购申请单 总经理 选购申请单 综合部选购 供方评审表合格供方名录 顾客及供方财产清单 综合部选购 供方报价单或价格表 总经理及其代理 供方报价单或价格表 综合部选购 选购订单或合同 选购申请单选购进度管理表 综合部 样品确认记录表综合部选购/仓库 供方送货单选购订单 选购申请单发票 财务部 仓管员 选购验证记录表 物料标签 不合格参考不合格品限制程序 财务部仓库 参考仓储管理程序 入库登记表仓库进销存总表送货单出库登记表等综合部选购 入库登记表、发票，合同 付款申请单 财务部 借款单付款申请单 OK 选购需求 选购申请 报价 样品承认 入库及管理 单据整理报销 账务处理 供应商定期考核NG OK NG NG 01 02 03 04 05 06 07 08 0910 11 12 13 14检查 OK 交付/收货 报价审批 选购过程 批准 OK 供方开发选择 NG 未要求样件时财务部仓管员 合格供方名录供方定期考核表订正预防措施报告 各部门 见记录限制程序