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1、公司行政办公管理制度与流程 行政部-办公事务管理制度与流程(草稿) 目 录 行政办公事务管理组织机构图01 公文处理方法、流程、表格02-25 文档管理方法、流程、表格26-43 名片管理方法、流程、表格44-46 固定资产低值易耗品、办公用品管理方法、流程、表格46-54 珍贵物品管理方法55-56 商业隐私爱护方法56-63 印章运用与管理方法、流程、表格64-79 医院员工互派学习及公司外来人员学习管理规定、流程、表格80-86 关于人才引进嘉奖方法87-88 证照管理方法、流程、表格89-91 公司车辆与司机管理方法、流程、表格92-103 公司驾驶员管理方法104-108 员工宿舍管
2、理方法109-112 差旅费开支管理方法、流程、表格113-120 公司手机号及通讯费管理方法121-122 业务款待费运用管理方法123-127 法律事务工作管理方法128-130 合同管理方法131-134 员工福利（礼金、慰问金、孝工资）管理方法135-137 考勤制度、流程表格138-148 节假日值班制度149 会议管理制度150-154 物资选购制度155-163 先进办公室和优秀办公室工作人员评比制度164 公司报表管理制度165 行政办公管理组织架构图 总裁 副总裁 总裁办 唐山医院 天津医院 沈阳医院 徐州医院 内蒙古医院 黑龙江医院 北京医院 网络科技有限公司 河南医院 北
3、京医院 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 公文处理方法 第一章 总则 第一条 依据国家公文处理的有关规定，并结合XX管理有限公司（以下简称公司）的实际状况，制定本方法。 其次条 本方法所称公文是指公司及下属机构在经营管理活动中撰写和运用的或机关、团体、企事业单位传送给公司的各类公文。第三条 公司办公室负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是： (一)对公司公文处理工作进行指导和培训； (二)统一收发、拟办、传递系统内外单位发送给公司的全部公文； (三)负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送； (四)负责各类公文的立卷、归档、借阅、回收等管理
4、工作。(五)公司办公室设专人负责公司各类公文的处理工作；公司其他部门也应指定人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，根据行文要求和公文处理规定进行，做到刚好、精确、平安。其次章 公文种类 第五条 公司常用的公文种类有： (一)请示，用于向上级单位恳求指示和批复事项的文种。(二)申请，用于向上级管理单位或职能部门恳求批准事项或要求的文种。(三)报告，用于向上级单位汇报工作、反映状况、提出看法或建议，答复上级单位查询的文种。 (四)通知，用于发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、含隶属关系的管理单位的文件或主管领导的批示、批转下级单位的
5、公文的文种。 (五)批复，用于答复请示、申请事项的文种。(六)规定，用于对某一详细事项做出支配，要求有关部门、人员遵照执行的文种。(七)确定，用于对重要事项做出决策和支配的文种。(八)决议，用于经会议探讨通过的重要决策事项的文种。(九)看法，用于对重要问题提出见解和处理看法，阐明公司指导原则的文种。(十)通报，用于表彰先进、指责错误、传达重要精神或状况、介绍工作阅历的文种。(十一)会议纪要，适用于记载和传达会议确定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。主要有董事会会议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。各类会议纪要，需简明扼要、精练精确，由办公室整理印发的文种。 (十二)函，用于彼此
6、无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门向业务协作关系单位提出要求或答复的文种。 (十三)合同(协议)，公司或被授权的业务单位或部门按合同法等有关法规，与公民、法人或其他经济组织之间签署的应担当民事责任的法律公文。 第六条 文件划分，公司在经营管理过程中形成的各类文件作如下划分： (一)凡属下列事项可以公司名义行文，文头用“XX祥云医院管理有限公司文件”：属于重大的或涉及整个公司的事项，向上级各部门的请示、报告；与上级各部门的联合行文；编制、制定公司年度综合安排及中长期发展战略；发布公司有关重大事项的规定、确定、决议、看法等；涉及所属企业的管理体制、机构编制、人
7、事任免、重要问题处理等重大事项；其他重要事项的行文； (二)凡属下列事项可以办公室名义行文：属于一般事项，向上级对应部门的请示、报告；公司范围内的一些详细工作；公司会议及详细事项的通知；其他须以办公室或业务部门名义行文的事项； (三)凡属下列事项也可以公司名义行文：根据公司职能规定，属于部门详细业务，须要指导下级单位或对口部门开展工作的；其他须以各部门名义行文的事项。 第三章 公文格式 第七条 行文格式。正规公文的格式一般由隐私等级、紧急程度、发文单位(文头)、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等组成。公司
8、发文分上行文：请示、报告；下行文分：通知、通报、确定、决议、批复。 (一)涉及公司隐私的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“隐私”，并标明份数、序号。(二)紧急公文应当依据紧急程度，分别标明“特急”、“紧急”。(三)发文单位应当运用全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。文头字一律套红印刷。文件文头与正文用红色反线隔开。红色反线上方留三分之一天头的为上行文头；留四分之一天头的为下行或平行文头。(四)发文字号，包括单位代字、年份、序号。年号一律要全称，不能写为后两位数字，并且用方括号，不能用圆括号()或尖括号。总公司发文统一格式为“祥云医字年份号”，号不以“0”作为虚号。(五)上报的
9、公文，应当在首页附：发文签。(六)公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并表明文种。标题中除法规、规章用书名号外，一般不用标点符号。(七)主送单位，一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号，主送单位的全称、特称、单称，均应运用统一的表达形式，不能随意排列。(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件依次和名称。 (九)成文时间一般以负责人签发日期为准。 (十)公文除会议纪要外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名一般省略不写。联合发文单位都应加盖公章。主办单位的印章应排列在前。(十一)公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先“
10、内容”后“形式”的依次排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。主题词的位置在成文日期之下，阅知范围之上。第八条 合同(协议)的格式根据公司合同管理方法执行。第九条 公司公文用纸幅面规格采纳国际标准A4型。 第四章 行文规则 第十条 公司及公司各部门的行文关系，应当严格根据各自的隶属关系和职权范围确定，统一按公司名义下发。 第十一条 向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。第十二条 各部门未经公司主管行政副总裁批阅、总裁签批同意，不得擅自向下行文。第十三条 请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导干脆交办的事
11、外，“请示”不得干脆送领导个人。第十四条 报告中可以提出看法或建议，但不得夹带请示事项。 第五章 收文办理 第十五条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、查办、存档等程序。收文编号分为单位X字年份号。 第十六条 签收、登记、拟办、分送由办公室负责。签收时应注明时间、份数、急缓程度；拟办时要附公文处理单，并签注拟办建议。 第十七条 对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过两天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。对需送几位领导传阅的公文，办公室应按领导排序由前向后递送。办理公文传阅、传批的办公室人员应随时驾驭公文去向并予以记录。除领导另有指示
12、外，不应将公文在领导之间自行传递。第十八条 审批公文时，对有详细请示事项的，主批人应明确签署看法、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。第十九条 对所属企业上报的须要办理的公文，各部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合公司规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种运用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。对符合规定的公文，公文办理者应刚好处理公文，对不属于本部门职权范围或者不相宜由本部门办理的，应当快速退回办公室并说明理由。其次十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。 其次十一条 依据办理公文件件
13、有着落、事事有交代的要求，建立三类催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节。 (一)凡送公司领导批示的公文、下属医院与网络公司送隶属管理机关的公文和总裁办公会、公司周例会等上交办的事项，由总裁办负责催办； (二)公司各部门承办的公文和申报的公文由各主办部门专人负责催办。第六章 发文办理 其次十二条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、翻译、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。其次十三条 草拟公文应当做到： (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合上级单位或领导的工作指示，并同现行有关公司规章制度相连接。如提出新的政策规定，应
14、加以说明。(二)状况的确，观点明确，条理清晰，层次分明，文字精练，书写工整，标点精确，篇幅力求简短。(三)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必需精确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写详细的年、月、日，日期运用阿拉伯数字。在运用简称时，应先用全称，再加以说明。(四)公文的正文层次可以为多层： 一级标题为“一”（运用黑体，不加粗）； 二级标题为“(一)”（运用楷体）； 三级标题为“1”（运用仿宋体）； 四级标题为“(1)”（运用仿宋体）； 五级标题为“”（运用仿宋体）。 (五)公文必需运用国家法定计量单位。 (六)公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具
15、有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字外，应一律运用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。(七)文稿送签时，若有须要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。其次十四条 公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关部门主动协商并会签；若有不同看法，应报请主管领导裁定。对于不同看法未协商一样、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。其次十五条 公文的签发事宜由办公室负责承办。在送领导签发之前，先由办公室进行审核。审核的重点是： 一、是否须要行文； 二、是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定； 三、是否与有关
16、部门进行协商、会签； 四、文种运用、行文格式等是否规范； 五、是否条理清晰，层次分明，文字精练，书写工整，标点精确。对不符合规定的上报公文，办公室应退回呈报单位，并告知要求改正的部分。其次十六条 公文拟稿后，按以下规定签发： (一)以董事会名义发文，由董事长签发。(二)以公司名义发文，由总裁签发。 (三)以下属分公司名义发文，由总经理签发。 依据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。其次十七条 签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。其次十八条 草拟、修改、审核、批阅、签发公文，用笔用墨必需符合存档要求，不得运用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯
17、蓝墨水笔。不得在文稿装订线外书写。 第七章 公文流转程序 其次十九条 公司各部门接收的各类公文（包括电子、纸质资料），必需在第一时间交办公室，由办公室登记接收并进入公文流转程序。 第三十条 公文运转要严格按程序办理。凡是送公司领导签批的文稿、文件，一律通过办公室登记，并附公文处理单，不要干脆呈送领导个人，由办公室核稿后，按领导分工报送或提请有关会议集体探讨确定，应克服“后门文件”和“公文逆运转”等混乱现象。公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿部门负责人审核有关部门会签(如有必要)办公室核稿领导签发办公室排版缮印办公室盖章发文归档。第三十一条 以公司名义对外签署的合同(协议)等公
18、文须要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门打算好合同(协议)公司内部审核送律师审核按律师看法修改填写合同(协议)盖章审批单，并负责办理律师审核签字办公室阅核、签字(修改前后的合同或协议、律师签字审批单、律师修改看法等四份文件)财务负责人阅核、签字领导批示经办部门到办公室盖公司章送交有关单位。第三十二条 工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单办公室或部门负责人签字办公室编号、登记有关部门负责人提出拟办看法送领导批示有关部门办理归档。第三十三条 公司各部门需恳求公司职能部门或公司领导赐予有关支持的申请、请示，以审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部
19、门有权确定的，干脆答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办看法通过办公室报主管领导确定： (一)涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文干脆报送公司人力资源管理部； (二)涉及资金调拨、预算管理的公文干脆报送公司财务管理部： (三)涉及有关法律事务的公文干脆报送公司办公室(法律)； (四)涉及以公司名义作广告、购置信息技术设备等实物资产的公文干脆报送公司总裁办公室； (五)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示送办公室处理。 第八章 归档与销毁 第三十四条 公文办完后，应当依据章程和有关规定，刚好将公文审定签发后的终稿、印刷后的正本和有关材料整理立卷。电报伴同文件一起立卷。
20、第三十五条 公司领导责承有关部门办理的公文应刚好到办公室办理借阅手续，刚好归还，以免遗失。第三十六条 公文归档，应当依据其相互联系、特征和保存价值、期限整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作状况，以便于保管和利用，一年归档一次。第三十七条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。第三十八条 公文复制为正式文件运用时，视为正式文件妥当保管。第三十九条 案卷应当确定保管期限。个人不得保存应当归档的文件。第四十条 没有存档和存查价值的文件，经过鉴别和领导人批准，可以定期销毁；销毁隐私公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、漏销。第九章 附则 第四十一条 公文
21、用印根据公司印章运用与管理暂行方法执行。第四十二条 本方法由公司办公室负责说明。第四十三条 本方法自下发之日起执行。 公文处理方法流程图 下发公文办理流程图 办公室下发公文 盖章 缮印 报批 办公室核稿 存档 核对接收 办公室签收、登记（急件、特急件随到随办） 接收公文办理流程图 审 核 拟 办 传阅 分送 公司领导批示 办复 查办 催办 承办 来文机构 回复 存档 会签文件流转流程图 办公室、批转、拟办看法 办公室登记、分类 办公室签收公文 公司领导阅办会签 法务 分送 总裁批办 办公室督办 承办部门 承办部门 行政办公室公文处理方法格式（附件1-9） 附件：XX管理有限公司红头文件格式 X
22、X管理有限公司 文 件 字 号 XX管理有限公司 二一三年X月X日 主题词： 发： 印发 附件：XX管理有限公司便函格式 XX管理有限公司便函 祥云便函 号 XX管理有限公司 年 月 日 函 告 主题词： 发： XX管理有限公司总裁办公室 印发 附件：XX管理有限公司会议纪要格式 公司会议纪要（模板首页） 签 发： 审 核： 核 稿： 拟 稿： 会 议 纪 要 （第X期） 总裁办公室 XX年XX月XX日 内容： 公司XXXX年 第XX季度总经理 运营会议纪要 发送：公司各部门、下属各医院、网络天下 公司会议纪要（模板内页） 对内公开 公司通报 年 第 期 总裁办公室 年 月 日 内容： 附件：
23、XX管理有限公司各部门会议纪要格式 会 议 纪 要 会议名称： 会议时间： 会议主持： 公司参会： 记录整理： 主要内容： 年 月 日 附件：XX管理有限公司内部文书阅办格式 XX管理有限公司文书阅办笺 来文机关： 来文字号： 收到时间： 年 月 日 份数： 份 附件： 标题： 拟办看法： 月 日 行政副总裁批示： 总裁批示： 阅者签名： 附件：XX管理有限公司各部门发文签批格式 XX管理有限公司发文签 发文号 密 级 缓急程度 标题 主送 抄送 拟稿人： 年 月 日 部门审核： 年 月 日 公司领导审核签发： 年 月 日 主题词 校对 发文日期 印数 附件：XX管理有限公司便函发函签批格式
24、XX管理有限公司（函）发文签 祥云医 便函 号 秘级 缓急程度 标题 主送 抄送 拟稿人： 年 月 日 部门领导审核： 年 月 日 公司领导审核： 年 月 日 主题词： 校 对 发文日期 年 月 日 印 数 附件：XX管理有限公司接收外来上行文呈报处理格式 XX管理有限公司办文稿纸 收文时间 来文机关 文件号 文件标题 总裁办 拟办看法 领导批示 承办部门 办文状况 办结时间 附件：XX管理有限公司对下属单位发红头文件签批格式 XX管理有限公司红头文件发文稿纸 *文件标题： *拟稿单位： *撰稿人： *修改人： *送审日期： 审核人： 缓 急： *文件序号： 密级及其 保密期限： 定密依据：
25、*附件：无 *主题词： *印刷： 校对： *份数： *发文范围： 主报单位： 抄送单位： *公司领导签发看法： 年 月 日 附件：下属单位上行文格式 xxxx医院管理有限公司 文 件 X字 号 关于 的请示（汇报） 正文 附件：. 二0一一年三月十八日 附件： 档案文件管理方法 第一章 总则 第一条 为XX管理有限公司(以下简称公司)档案管理工作，有效地爱护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本方法。 其次条 公司及各部门、员工均有爱护档案的义务。第三条 档案工作实行办公室统一领导，各部门分级保管、分级查阅的原则。 其次章 归档范围 第四条 本方法所称的档案是指：公司的战略规划、年度安排、统计
26、资料、网络技术、品牌策划、市场营销、后勤管理、行政纪要、经营管理、医药护技的论著、发表期刊杂志、管理制度和流程、财务审计、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、确定、聘任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等文件材料。 第五条 档案详细包括公司从工商登记注册起,各级部门及员工从事策划、宣扬、经营、管理等活动中所干脆形成的对企业有留存价值的各种文字（下发的红头文件；向上级机关申请、汇报的上行文件；办院初期的全部申报材料及上级批复；医院在经营、医疗活动中制定的重要管理方法及发生的大事记；）、图表（装修、基建等图纸文件、中层以上人员信息表）、账册（财务预算及决算材料）、凭证、报表（业务周报表
27、、业务月报表、员工花名册）、技术资料、电子声像资料（各种集团级重要会议的文字、图像及录音资料）、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第六条 档案保存年限表 组织档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 组 织 类 有关公司章程类的档案 永久 由董事会秘书保管 公司档案室 股东会的档案 永久 由董事会秘书保管 公司档案室 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由董事会秘书保管 公司档案室 董事会档案 永久 由董事会秘书保管 公司档案室 行政档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 行 政 事 务 公司下发行政红头文件档案 永久 由总裁办保管 公
28、司档案室 公司行政文书档案 10年 由总裁办保管 公司档案室 公司接收上行文档案 10年 由总裁办保管 公司档案室 重要会议资料档案 （图片、文字纪要、视频光盘） 永久 由总裁办收集 公司档案室 公司制度/工作流程/汇编档案 永久 由总裁办收集 /修订 公司档案室 医院制度/工作流程/汇编档案 永久 由总裁办收集 /保管 公司档案室 总裁个人资料档案 永久 由总裁办收集 /保管 公司档案室 社会行为外事活动资料档案 （商会资料、政协资料、企业联盟等） 永久 由总裁办收集 /报管 公司档案室 投资战略资料档案 （调研报告、可行性探讨报告、筹备安排、实施方案、投资预算等） 永久 由总裁办收集 /保
29、管 公司档案室 下属单位周、月、季报表、 安排和总结 10年 总裁办收集/保管 公司档案室 部门安排、总结、预算 5年 总裁办收集/保管 公司档案室 经营档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 经 营 业 务 医院经营方案（各大病种治疗方案）档案 永久 由医疗中心收集 公司档案室 医院经营部绩效考核档案 10年 由医疗中心收集 公司档案室 医院经营部 月、季、年（报表、总结、安排） 档案 10年 由医疗中心收集 公司档案室 专家聘用合同档案 永久 由医疗中心收集 公司档案室 专家证件资料档案 永久 由医疗中心收集 公司档案室 专家保险年限（险种）资料档案 永久 由医疗
30、中心收集 公司档案室 医院经营部管理制度汇编档案 永久 由医疗中心收集/修/保管 公司档案室 医院经营部工作流程汇编档案 永久 由医疗中心收集/保管 公司档案室 医院经营部培训会议资料 5年 由医疗中心收集/保管 公司档案室 医务部档案管理保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 医 务 部 医务部规章制度及职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 医保办公室管理制度 永久 由医务部收集存档 公司备份 病房管理规章制度 永久 由医务部收集存档 公司备份 病案管理规章制度 永久 由医务部收集存档 公司备份 针灸理疗科规章制度 永久 由医务部收集存档 公司备份 药剂科管理制度 永
31、久 由医务部收集存档 公司备份 检验科管理制度 永久 由医务部收集存档 公司备份 放射科规章制度及操作规程 永久 由医务部收集存档 公司备份 B超心电室规章制度及职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 疾病预防限制科规章制度及职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 信息科规章制度及职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 光疗、中药外洗科规章制度及职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 抢救制度及流程 永久 由医务部收集存档 公司备份 教学办规章制度与职责 永久 由医务部收集存档 公司备份 科研论文集 各部门院内或发行印发的医疗手册 永久 由医务部收集存档 公司备份 学术会议资料 10年 由医务
32、部收集存档 公司备份 卫生常规检查资料 10年 由医务部收集存档 公司备份 医务部医保办培训会议资料 10年 由医务部收集存档 公司备份 培训班资料 10年 由医务部收集存档 公司备份 护理档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 档案收集 存档单位 护 理 管 理 护理部制度档案 永久 护理管理中心 修订/收集 公司档案室 护理部工作流程档案 永久 护理管理中心 修订/收集 公司档案室 护理部工作手册档案 永久 护理管理中心 修订/收集 公司档案室 护理部活动（图片/视频）档案 永久 护理管理收集备份 公司档案室 护理活动策划案档案 永久 护理管理收集备份 公司档案室 护理重要会议资
33、料档案 5年 护理管理收集备份 公司档案室 护理培训资料档案 5年 护理管理收集备份 公司档案室 护理评比档案 10年 护理管理收集备份 公司档案室 护理人事任免档案 5年 护理管理收集备份 公司档案室 护理部工作总结档/报表/报告/档案 10年 护理管理收集备份 公司档案室 护理部考核/检查/资料档案 5年 护理管理收集备份 公司档案室 信息部保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 信 息 部 服务器等重要设备的文档说明 3年 信息部存档 公司备份 医院HIS信息系统电子文档 永久 信息部存档 公司备份 医院系统数据备份文件 5年 上交医院总经理 公司备份 医院内部帐号
34、密码系统配置书目 3年 信息部存档 公司备份 医院信息系统故障应急方案 永久 信息部和医务部 公司备份 医院机房管理制度 永久 信息部存档 公司备份 医院计算机操作规范 永久 信息部存档 公司备份 市场部保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 市 场 部 市场转诊医生信息 永久 市场管理收集备份 公司备份 异业活动合作联系人信息 永久 市场管理收集备份 公司备份 社区活动（社区负责人联系方式） 永久 市场管理收集备份 公司备份 每月市场报表分析 3年 市场管理收集备份 公司备份 义诊活动资料档案，活动安排 5年 市场管理收集备份 公司备份 市场工作制度档案 （公司/医院）
35、 永久 市场管理收集备份 公司备份 公益活动协议的收集（公司/医院） 10年 市场管理收集备份 公司备份 针对竞争对手的资料收集 2年 市场管理收集备份 公司备份 市场对外宣扬图片收集 永久 市场管理收集备份 公司备份 品牌档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 品 牌 部 图片视频/类电子版档案（公司/医院） 永久 品牌管理收集备份 公司档案室 广告设计图（矢量版）电子版档案 （公司/医院） 10年 品牌管理收集备份 公司档案室 策划方案电子版档案（公司/医院） 5年 品牌管理收集备份 公司档案室 活动总结电子版档案（公司/医院） 5年 品牌管理收集备份 公司档案室
36、 活动设计文件（矢量）电子版档案 （公司/医院） 10年 品牌管理收集备份 公司档案室 广告、活动、样报（电视小样） （公司/医院） 5年 品牌管理收集备份 公司档案室 企划品牌制度档案（公司/医院） 永久 品牌管理收集备份 公司档案室 广告公关合同档案（公司/医院） 5年 品牌管理收集备份 公司档案室 合作商资料档案（医院） 医院品牌部保管 医院档案室 平面设计小样及矢量图（电子版） （公司/医院） 5年 品牌管理收集备份 公司档案室 公司及下属单位企业文化资料档案 10年 品牌管理收集修订 公司档案室 人力资源档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 人 力 资 源
37、 中 心 公司及分公司组织架构图 5年 人力资源中心收集 公司档案室 人力资源全员制度汇编 5年 人力资源中心 /修订/收集 公司档案室 公司及分公司人员全员花名册 5年 人力资源中心收集 公司档案室 公司及分公司员工手册 5年 人力资源中心 /修订/收集 公司档案室 公司及分公司所属部门（安排与总结） 5年 人力资源中心收集 公司档案室 公司及分公司全员岗位说明书 5年 人力资源中心 /修订/收集 公司档案室 劳动合同与返聘协议档案 10年 人力资源中心 /修订/收集 公司档案室 简历（科室负责人及以上的） 5年 人力资源中心收集 医院档案室 简历（科室负责人以下的） 5年 培训档案（安排、
38、实施、课件、结果、考核及参与人名单、流程、录像） 10年 人力资源中心收集 公司档案室 公司及分公司（奖惩）资料档案 10年 人力资源中心收集 公司档案室 人员调动档案（调岗、调薪等手续） 10年 人力资源中心收集 公司档案室 绩效考核（方案、评审、考核结果） 5年 人力资源中心收集 公司档案室 人力相关的商业合同档案（聘请网站合同、猎头公司共同、聘请会与培训公司合作合同等） 永久 人力资源中心收集 备份 医院档案室 工资及社保档案 永久 人力资源中心收集备份 医院档案室 物流中心档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 选购 中心 月、季度招标选购安排审批文件档案 5
39、年 选购中心收集存档 公司存档 备份 设备到货验收记录 5年 选购中心收集存档 设备、物资、药品申购安排 5年 选购中心收集存档 药品调拨审批单 5年 选购中心收集存档 药品验收入库记录 3年 选购中心收集存档 部门工作安排、培训、总结 3年 选购中心收集存档 设备、物资、药品等供应方资料 永久 选购中心收集存档 部门文件管理及合同类管理 永久 选购中心收集存档 部门章运用登记 3年 选购中心收集存档 供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件 10年 选购中心收集存档 招标及其他方式选购过程记录及文件 10年 选购中心收集存档 选购合同、协议及相关签订依据、谈判记录 永久 选购中心收集存档 公
40、司选购审计记录 10年 选购中心收集存档 供应商资质文件资料 永久 选购中心收集存档 选购安排、资金预算及执行资料 永久 选购中心收集存档 与供应商日常业务往来函件 永久 选购中心收集存档 询价、比价、议价、定价等单记录 永久 选购中心收集存档 主要产品市场价格波动表 永久 选购中心收集存档 后勤档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管期限 备注 存档单位 后勤工程 管理档案 医院装修改造设计施工工程材料：设计院及图纸资料、施工方（各分包商：水电、管网、消防、外装改造、）资料、施工合同资料、 永久 医院后勤部收集/存档 公司档案室电子存档 备份 装修改造竣工验收文件：项目竣工验收报告、工程设
41、计图纸、工程施工安排、工程监理部门的报告、项目质量评审文件、工程审计文件、材料、决算报告、环境爱护、劳动平安卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件 永久 医院后勤部收集/存档 公司档案室电子存档 备份 车辆管理档案 车辆：派车记录、行驶记录、年检记录、保养/修理记录、保险记录、燃油记录、行驶平安意识培训和检查资料 永久 医院后勤部收集/存档 公司档案室电子存档 备份 员工食宿档案 房屋租赁合同/物业对接材料 永久 医院后勤部收集/存档 公司档案室电子存档 备份 食堂平安生产管理材料 消防平安检查和培训资料 后勤管理文件 后勤部工作安排、总结 医院后勤部收集/存档 公司档案室电子存档 备份 后勤部培训安排、实施和总结 后勤部规章制度、流程管理文件 财务管理中心档案保存年限表 档案 分类 档案名称 保管 期限 备注 存档单位 财务中心 经营核算的效益考核方法 长期 财务部收集存档 财务中心 备份 费用报销暂行方法 长期 内部审计管理制度 长期 2013年度预