综合事务管理制度.docx

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1、综合事务管理制度第一章总则第一条 为加强集团公司党委、董事会、行政等日常 事务管理，理顺内部关系，使日常工作管理标准化、制度 化，提高办事效率，特制定本制度。第二条 本制度所指日常事务包括重要事项管理、会 务管理、办公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、 计算机管理、车辆管理、报刊及邮发管理等。第三条集团公司办公室负责本制度的贯彻执行。第二章重要事项管理第四条 重要事项由集团公司领导签署意见或授意， 由各归口职能部室负责办理。一般事项由办公室负责人通 知各职能部室办理。第三章会务管理第五条 集团公司各类会议由举办部门组织，具体会 务由办公室承办，第六条 会议举办部门填写会议申请单，逐项填写

2、 会议名称、时间、会期、餐饮、住宿、会场等需求，由办 公室统一安排；要求在其他宾馆等会场举行的会议，举办 部门逐一填写需安排内容，由集团公司领导签字后交行政 办公室统一安排。第八章刊物、网站管理第四十条 办公室负责集团公司内刊XX实业及集 团公司网站内容的收集、更新、修改和发布等日常运行管 理工作。第四十一条刊物、网站中涉及到各部室的工作内容， 由各部室按规定将有关数据、文字、图片等信息及时、定 期提供给办公室，由办公室负责及时更新内容。第四十二条对外发布信息或集团公司网站上载信息 应严格按照审批制度审批，坚持“谁上网谁负责”的原则。第九章办公区域安保管理第四十三条为加强集团公司本部办公区域安

3、保管理, 贯彻“预防为主，部门负责，突出重点，保障安全”的方 针，由本制度作出明确规定，具体由办公室负责实施。第四十四条各部门及工作人员必须自觉遵守集团公 司安全保卫的规定，做好所在本部门用本人安全、保卫事 项。上班时车辆必须停放于车库或按划定的停车区域有 序停放，并做到安全停车。自行车、电动车、摩托车等有 序停在公司车库或车棚内。下班时要关闭办公场所的电源 和门窗。办公室应不定期抽查，并建立检查台账。第四十五条 办公室负责做好办公大楼电灯、管道、 电梯等日常维修管理工，配有一套大楼各房间的钥匙，作 突发事件处理之用。第四十六条 集团公司财务部门票据、帐册及付款凭 证存放用房、综合档案室、人事

4、档案室、配电间、网络机 房、食堂橱房等为重点要害部位，投资发展部和办公室要 组织有关部门进行定期检查，发现治安、消防隐患须及时 排除。第四十七条 大楼通道除日常工作之用外，也为消防、 应急，严禁通道内堆放物品。大楼严禁存放易燃、易爆用 品，严禁乱扔烟蒂。一旦发生火灾，及时报警，及时疏散 大楼内人员，切断电梯电源，并及时组织人员施救。第四十八条 办公室负责按照XX集团物品服务采购 管理办法（试行）确定保安公司，由保安公司派出人员 做好XX集团办公区域的安全保卫工作，办公室对保安人 员负责监督管理。第四十九条在集团公司工作人员上班前和下班后， 保安人员负责大楼通道门的开启和关闭。集团公司下班后 大

5、门关闭前，保安人员巡视大楼各层楼面（包括电源、水 龙头、门、窗），及时关闭开启的灯光和门窗，晚上做好 集团公司本部办公区域安全巡视工作，确保安全。第十章卫生、膳食管理第五十条为搞好集团公司本部办公区域文明卫生和 员工膳食工作，本制度对此作出规定，由办公室负责实施 和监督管理。第五十一条集团公司本部员工应做到不随地吐痰， 不乱停放车辆，文明用厕，做文明职工。第五十二条集团公司各部门应做到以下几项：）各部门应每天搞好室内卫生，保持地面、窗户清洁。（二）室内各种物品摆放整齐、有序。（三）办公桌上除放置电脑、文具盒、电话机和日常 办公用品外，不准堆放报刊等其他杂物。每天下班前，对 桌面整理一次。报纸、

6、资料放入报夹或柜内。（四）各部门的烟灰缸应及时清倒，不得长时间堆放 烟蒂；及时清倒废纸箱、垃圾箱，严禁随意乱扔。（五）各部门使用的清洁用具、毛巾和抹布，不得乱 挂乱放。第五十三条为确保各部门内部及大楼公共区域（包 括墙面、走廊、楼梯）的整洁和美化，大楼公共区域的布 置和张贴由办公室统一安排，严禁部门及个人擅自张帖。第五十四条办公室按照XX集团物品服务采购管理 办法（试行）确定花木服务单位，做好集团公司办公场 所的花木、盆景摆放工作，美化办公环境。第五十五条办公室按照XX集团物品服务采购管理 办法（试行）确定物业保洁服务单位，签订服务协议。 由保洁公司派出相对稳定的保洁员做好办公区域公共场 所等

7、处的保洁工作，办公室按协议做好监督管理工作。第五十六条 集团公司建立工作午餐制度，按工作日 为在集团公司本部办公区域工作的人员，在中午提供工作 餐。由办公室按照XX集团物品服务采购管理办法（试 行）确定用餐服务单位，签订服务协议。办公室按协议做好监督管理工作。第七条在会议安排中，如需要其他安排活动的，应 经总经理或董事长同意，由办公室经办。第八条 会务费报销按集团公司费用开支报销管理 办法执行。第九条 外单位来联系工作，需介绍情况的，由各职 能部室负责介绍情况及活动安排，需安排膳宿的，由职能 部室负责向集团公司领导请示，并通知办公室安排。第四章 办公用品、设备（物资）采购供应管理第十条办公用品

8、为日常办公用品（指印刷品及纸、笔 等低值易耗品）和办公设备（指计算机及耗材、复印机、 空调、汽车等设备）以及各类物资，办公室为主管部室。第十一条 日常办公用品领用、申购、审批和采购按 嘉实集团招标招租采购等监督管理办法执行。第十二条 办公用品、设备的管理。1、办公用品、设备入库。到货后，由采购人员与办 公用品管理人员一起清点数目和检验质量，将实物与采 购清单核对。验收过程中发现残损、短缺等情况，办公 用品管理人员应不予验收入库，同时由采购人员尽快安排 退货或补货。2、办公设备如属于固定资产的，填写固定资产验 收表，由办公室统一编制设备编号，送交财务部。3、办公用品管理人员要建立办公用品、设备台

9、帐， 负责办公用品、设备的入帐、管理、领用等工作。4、办公室根据各类设备的特性和使用情况，制定年 度设备维护和保养计划。第十三条 办公设备转移、报废（报损）。1、对于闲置设备，由办公室提出申请，经总经理同 意、董事长审批，通过拍卖等方式进行处理，并受相关部 门监督。2、对于拟报废的设备，由设备使用部门提出申请（库 存报废设备由办公室提出申请），由办公室、财务部审核， 总经理同意，董事长审批，通过拍卖等方式处置，并受相 关部门监督。第五章公文管理第十四条 集团公司文件，是传达贯彻上级指示精神， 请示或答复问题，指导或商洽工作的重要载体。第十五条 以集团公司名义制作的文件，实行办公室 统一管理。在

10、相关业务部门及时拟稿的基础上，办公室进 行编号管理、文种和文字把关，努力提高办文质量和办文 效率，做到规范、准确、及时、安全。第十六条集团公司公文种类主要有：（一）请示。请上级指示和批准给予明确书面答复公文, 用“请示”，并在附注处注明联系人姓名和联系电话。（二）报告。向上级机关汇报工作，反映情况，不需上 级明确答复的公文，用“报告”。在报告中不得夹带 “请示”事项，否则会延误需请示事项。（三）通知。传达上级的指示、要求下级办理或者需要 知道的事项、批转下级的公文，或转发上级、同级和不相 隶属单位的公文，用“通知”。（四）批复。答复下级单位的请示事项，用“批复”。（五）指示。对下级单位布置工作

11、，阐明工作活动的指 导原则，用“指示”。（六）决定、决议。对某些问题或者重大行动作出安排， 用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项， 用“决议”。（七）通报。表扬好人好事，批评错误，传达重要情况 以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。（八）通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件, 用“通告”。（九）函。平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作, 向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。（十）会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求 有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第十七条以集团公司名义向上一级单位发文为上行 文，一般运用“请示”、“报告”；向下一级单位发文的

12、 为下行文，一般运用“通知”、“批复”、“指示”；向 同级发送的平行文，一般用“函”。集团公司部门应了解 公文种类，并予正确运用。第十八条文件分为保密文件和一般文件。保密文件按 嘉实集团保密管理制度办理。第十九条集团公司发文的程序为：拟稿、登记、审核、 审签、签发、打印、校对、用印、分发等。第二十条集团公司发文，由办公室统一编号。（一）以集团公司名义对外发文，一律用XX集义XXX）义号；（二）以工会名义发文的，用XXXXX）义号；（二）以工会名义发文的，用XX集工(X X X X)X号；（三）以集团公司董事会发文的，用XX集董XXX X ） X 号；（四）以集团公司监事会发文的，用XX集监XX

13、X X ） X 号；（五）以集团公司各部室发文的，用XX集加部室名称的第一个字，如人力资源部发文：XX集人（XXXX）X号。第二十一条 集团公司日常性工作范围内的文件（函 件），由各职能部室拟文、审核，办公室对文种和文字进 行把关审核，分管领导签发；重大事项上报需由分管领导 审签，总经理或董事长签发，上报市委、市政府的分别由 党委书记、董事长签发。第二十二条文件签发后，送办公室统一编排，校对 无误方能打印、盖章。第二十三条 文件统一由办公室负责发送。送件人应 将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚, 并向文件签发人报告报送结果。第二十四条属于保密的文件，核稿人应该注明密级, 并确定报

14、送范围。保密文件按规定，由专人印制、报送。第二十五条集团公司所有发文，应将文件原稿（经领 导签发件）正本存档。有领导指示的，还应附批示件。第二十六条 集团公司收文的处理程序为：签收、登 记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二十七条外来的文件由办公室负责签收，并分类 登记。由办公室负责人提出处理意见后，及时按处理意见 进行传递，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时传 递。第二十八条 各级领导对送来的文件要及时阅批，急 件当即批复；一般文件一个工作日内批复。第二十九条 各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完 后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具 体。第三十条 办公室对领导有指示的文件

15、，应及时组织 传达和落实。第六章印信使用管理第三十一条 集团公司印章，指集团公司党委（党支 部）章、行政公章，工会章、公司法人代表章、财务印章、 各部室印章等。公司介绍信指集团公司出具的行政介绍信。第三十二条 以“严格管理，规范使用”为管理目标， 维护印章、介绍信的严肃性和权威性，保证正常的工作秩 序。第三十三条印章的保管和使用（一）集团公司党委印章、行政公章由办公室指定专 人保管用印；工会印章由工会指定专人保管用印；集团公 司法定代表人印章、财务印章由财务部负责人和指定专人 分别保管用印；各部室章由部室指定专人保管用印。印章 保管人员名单报办公室备案。（二）印章应存放于有一定安全措施的橱柜内

16、，妥善 保管，不得随意放置。印章保管人员因故请假时，由部室 负责人指定临时保管人，不得出现无人专管和监督、或任 人使用的现象。印章保管人员离开岗位时，须办理印章交 接手续，并报办公室备案。（三）集团公司各类印章一般不得外携使用，特殊情 况需外携使用的，按用印规定办理批准手续。任何人不得 擅自携带公章外出办事，随意用印。（四）各类公章的新增、变更，由办公室按规定统一 制发，其他部门不得自行刻制。各类印章的印模、用材等 由办公室登记立卷归档，长期保存。废止的各类公章一律 交办公室封存，并办理相关手续备案。（五）印章使用实行审批登记制度。1、集团公司领导签发的文件和函件，可直接用印；2、以集团公司名

17、义发送的各类正式文电，对外签订 的各种合同、协议及其他承担经济责任，具有法律效力的 文本、材料，先由职能部室负责人审核签具意见并填写用 章申请单，报集团公司领导签字同意后用印；一般证明 材料等由办公室负责人审核后用印。3、报送各类业务、财务报表由其部室负责人审核同 意后用印。4、印章保管人员必须严格按规定办理，用印前应检 查是否符合用印要求，对有疑问的材料，应查清情况，消 除疑问，方可用印。凡不符合用印规定的，印章保管人员 有权拒绝用印。第三十四条介绍信的保管和使用（一）行政介绍信由办公室指定专人负责保管使用。（二）介绍信应存放于有一定安全措施的橱柜内，妥 善保管，不得随意放置。介绍信俣管人因

18、故请假时，由办 公室负责人保管使用介绍信，不得出现无人专管、监督或 任人使用的现象。介绍信管理人员离开本岗位，须办理交接手续。交接 的介绍信包括未使用的空白介绍信和已使用的介绍信存 根。交接时作好记录并作备案。（三）介绍信使用范围限于集团公司员工用于公务活 动，严禁外单位人员使用本公司介绍信。一般情况下，不 得开具空白介绍信，如遇特殊情况需开具空白介绍信的， 须申明理由，经办公室负责人同意，并在存根联注明有关 情况，使用人应在事后及时将介绍信使用情况反馈，并填 入存根联相应栏目；已开具但未用的空白介绍信限期归还, 注明“作废”字样，附入相应存根联备查。（四）介绍信实行随用随开随盖印，不得在空白

19、介绍 信上预先加盖印章后存放，以防遗失而影响公司利益。第三十五条办公室负责对集团公司各种印章及介绍 信的保管、使用情况进行监督检查。对检查中发现的问题 及时与各部室沟通，督促各部室及时整改。第七章改制企业公章管理第三十六条 为规范改制企业公章管理的使用行为， 分清签章责任，由本制度作出明确规定。第三十七条改制企业及公章的定义：（一）改制企业是指：经改制企业主体消亡，并且人 员分流安置完毕，资产处置基本结束（破产清算结案）的 原企事业单位。（二）企业公章是指：原改制企业行政公章、企业破 产偿债的清算组公章。第三十八条 改制企业在改制完成或清算结束后，公 章如尚未上交工商部门或法院的，原则交由公司办公室统 一管理。第三十九条改制企业公章使用管理。（一）改制企业剩余资产处理用章的，需由该企业改 制操作负责人或清算组长签字确认后，方可盖章。（二）有关劳动人事方面用章的，需由集团公司人事 部签字后，方可盖章。（三）涉及改制企业房地产出租事宜用章的，如改制 企业房地产委托集团公司物业部管理的，由公司物业部签 字后，方可盖章。（四）其他方面需加盖企业公章的，由集团公司分管 领导批准。