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1、建设集团公司协同工作平台实施管理方法为提高企业办公效率、提升企业管理水平，解决长期以 来由于施工工程分散造成的信息沟通不畅问题，逐步实现公 司无纸化办公的目标，公司决定实施由北京梦龙科技公司开 发的公司协同工作平台。为保证这一系统的顺利实施，特制 定本管理方法。一、平台组成1、授权管理：负责公司协同工作平台的基础数据维护和 权限控制，对平台上所有“插入”的软件进行统一的授权和 管理。授权系统的主要功能是维护企业组织结构，构成企业 人事管理信息基础；根据软件的不同使用权限，对使用者进 行授权；对软件中每个有权限要求的功能都可单独设置；分 派和管理角色成员，形成组织 管理与穿透式管理的有机结 合；
2、指定管理员权限等级，严格限制相关人员维护授权系统 的权限。2、即时通：作为公司协同工作平台的一个重要组成局部, 即时通是连接用户间的纽带，是协同工作的桥梁，对企业网 络化工作将起到极为积极的作用。用户从这里进入他们相互 协作的网络世界。用户的帐号来自于协同工作平台中的授权 管理软件内置的人事管理单元。员工之间通过即时通可以进 行信息发送、文件传递、消息广播、语音通讯、网络会议等 工作。3、信息发布：作为公司协同工作平台的一个有机组成部 分，信息发布系统能够解决企业信息发布和内部交流方面的 各种事务、问题，在凝聚企业员工共识，增强员工企业认同 感以及参与企业管理的意识、提高工作效率等方面都将发挥
3、 积极的作用。信息发布系统采用Internet/Intranet技术， 架建起企业内部网上的信息发布平台，利用标准的互连网浏 览器为用户提供各种信息服务。信息发布系统分为文件传阅、 通知公告、简报信息、计划与安排、资料下载、时政聚焦、 政策法规、公司制度、交流园地等几大版块。各类信息的发 布按照公司相关的规定由相应的部门进行管理，各信息产生 部门将信息发布到相应栏目后，经过对应管理部门的处理就 会在信息发布栏目中发布出来。4、文档管理：文档管理是构架在协同工作平台上的基于 流程控制的文档管理系统，为企业文档流转和文档管理提供 有效的管理。公司文档管理系统由三大功能模块组成：公文 处理、文档浏览
4、和借阅管理。本系统正式实施后，所有文件 全部使用协同工作平台进行处理，纸质文件仅作为文件归档 使用。5、工作管理：工作管理主要功能为对部门和个人进行工 作总结、日程安排、工作安排和任务备忘处理。与即时通讯系统、信息发布系统等系统模块有机的协调，实现工作任务 的实时分派、汇报和提醒。二、部门责任、系统信息员及其职责1、公司各部门责任与分管模块：综合管理部：基础设施 建设、办公自动化系统管理（即时通、信息发布、工作管理、 文档管理、系统授权、流程编制）、档案管理；人力资源部： 人力资源管理（人员的添加调整、工程岗位维护）；市场部： 工程创立、招投标、进度管理、竣工管理、合同管理；质量 平安部：质量
5、管理、平安管理、设备管理；审计部：本钱 管理；财务部：物资管理、电子商务、财务处理。2、公司部门负责人是公文处理的责任人，负责公司公文 处理系统所有相关工作。3、授权管理是各分公司、各工程公司信息员的权利，由 信息员授权相关人员行使各自职责。4、各部门、分公司、工程公司要选择一名业务素质好、 踏实肯干、能熟练操作计算机的人员担任公司协同工作平台 的信息员，其职责如下：负责本单位（部门）使用该系统 的指导工作；设置本单位（部门）文件库及查阅权限； 负责本单位（部门）“广播消息”和“通知公告”的发布； 负责本单位（部门）所管理的信息发布模块的维护和管理; 制作公文处理中的维护模板、文件流程、签名、
6、印章等； 对使用中发现的问题及时向技术信息中心反映。三、运行条件1、各部门、分公司和工程公司必须具备上网条件。各部门负责人负责搭建网络办公环境。及时登录协同工作平台处 理系统自动提示需要处理的工作事项。2、各分公司和工程公司可以通过拔号、ADSL、无线三种 方式进行接入，理论上一个单位只要有一台计算机接入互联 网，其余机器均可通过局域网接入，无须分别上网，以节省 开支。3、安装OFFICE 2000以上版本办公软件。4、计算机中除安装必要的工具软件外，不要装载游戏， 并防止浏览不平安网页。四、使用要求1、工作人员在工作时间必须登录公司协同工作平台，随 时处理自己的办公事项。2、临时性、时效性强
7、的通知，可通过“广播消息”进行 发布。3、非正式行文的通知公告，可通过“通知公告”进行发 布。4、日常的工作总结、日程安排、请示汇报等要通过公司 协同工作平台来进行。5、公司内部的所有文件，原那么上要通过公司协同工作平 台进行传递，除特殊情况外不再使用邮寄的方式；需要转发 的外来文件，可扫描处理后通过网络传递。6、网上文件一经发送即可认为送达，假设是紧急事项，在 发送文件后，可再用即时通或手机短信发一个催办通知。所 有操作公司服务器均有时间记载，由于没及时办理造成的工 作失误将由当事人承当责任。7、公司各部门、分公司、工程公司人员必须将自己的手 机号等一些个人资料输入系统，当处于离线状态时可通过手 机短信传达信息，以保证公司信息传递的及时与畅通。五、其他规定1、公司协同工作平台上的所有信息属于公司内部的保 密信息，严禁对外擅自披露。公司员工要妥善管理好自己的 账号，防止被盗。不允许冒用他人账号登录协同工作平台, 更不允许将账号交由公司外人员使用。2、对于不能按照本管理方法使用公司协同工作平台的 部门或单位，公司将给予处分，并追究部门或单位负责人责 任。