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1、第三章 常用事务文书写作【学习引导】文化是人类生活方式的整体，人们的日常生活和工作则是这个整体中的主体。当各种各样的日常事务进入到应用写作层面，必然会出现种类繁多的事务性文书。因为日常，所以常用，我们把计划、总结、调查报告、典型材料、改进工作方案、规章制度、公示、启事、海报、申请书、读书笔记等最常用的应用文归纳集中为“常用事务性文书”。这类文书直面我们的生活，以工作和生活中的实际需要为写作动机，以解决方方面面的日常问题为写作目的。这类文书看似容易，但各种文种均有自己相对独特的写作规范和技巧，大学生朋友千万不能掉以轻心，更应该以踏实、务实的心态对待这类与生存技能、自身发展和职场工作密切相关的应用
2、文体。可以这样说，只有掌握了常用事务性文书，大学生才能真正从校园进入社会、适应社会、融入社会。【知识目标】 重点掌握计划、总结、调查报告、启事、申请书的相关知识和写作要求。掌握事务文书的概念、特点和写作要领；区分事务文书和法定公文；事务文书的分类；读书笔记、海报的相关知识和写作要求。了解典型材料、改进工作方案、规章制度和公示的相关知识和写作要求。【能力目标】 能对具体的事务文书就观点、材料、结构、格式、语言等方面加以分析评鉴。 能修改常用事务文书的格式、语言、体例。 能熟练写出观点正确、内容充实、结构合理、层次分明、表达清晰、语言得体、标点正确的各类常用事务文书。第一节 常用事务文书概述【情景
3、导入】调查报告与政府决策【知识要点】一、事务文书的概念事务文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人为沟通信息、总结经验、探求问题、指导工作、处理日常事务而撰写的应用文体，又称“常规文书”或“业务文书”。传统的事务文书包括计划、总结、调查报告等，但随着日常事务的增多，典型材料、改进工作方案、申请书、读书笔记等也进入到了常用事务文书的范畴。 二、事务文书的特点（一）指导性事务文书虽然不具有行政公文的法定权威性，但仍然具有很强的现实指导价值。（二）规范性事务文书的格式虽然不像行政公文有主管部门的严格规定，但在长期使用的过程中已形成了比较固定的惯用格式。各种文体的构成要素以及体式、样式，通常都有一
4、定的规则，具有相对的稳定性，不能随意更改。（三）灵活性与行政公文相比，事务文书在遵循一定规范的前提下，有更大的灵活性。（四）时效性事务文书往往针对的是具体工作中出现的问题或情况，这些情况或问题可能没有法定公文那样紧迫，但同样也要在限定的时间内及时完成，否则很难发挥事务文书的作用。三、事务文书的作用（一）宣传教育作用通过文体的写作和传播，可以起到宣传教育群众，检查督促工作的作用，使人们明辨是非、提高认识、统一思想。（二）沟通联系作用各种事务文书是传递信息的有效工具，在工作中起到了桥梁和纽带的作用。（三）积累资料作用 事务文书中的多数文种，如计划、总结、调查报告等一旦实际运用之后就作为归档稿本存档
5、，成为历史资料保存。在开展有些工作时可以起到为人们提供资料的作用。（四）规约指导作用 事务文书虽不像法律、法令和法规文书那样具有很强的法规性和强制性，但由于它产生在管理过程之中，对发文单位来讲有一种很明显的自律性。四、事务文书的写作要领（一）写作目的要明确在具体工作中，写作者会根据具体事项选择相应的文种，因而事务文书具有很强的针对性。（二）运用材料要真实各类事务文书产生于具体的工作实践当中，是为解决问题、处理事务而撰写的，因而对材料的运用上，就一定要求真实具体，是符合生活真实的，没有虚假或做秀的成份，这样才有利于文书的处理和文书内容的落实。（三）写作态度要诚实诚实的态度是写好事务文书的重要条件
6、，对事务文书写作态度的反映，往往就是对工作态度的反映。【相关链接】刘锡庆主编事务文书写作，北京师范大学出版社，2008年岳海翔主编综合事务文书写作要领与范文，中国言实出版社，2008年【特别提示】事务文书与上一章的行政公文之间既有联系又相互区别，它是国家机关、社会团体和企事业单位以及个人处理日常事务的重要工具。因此，我们不仅要理解相关的理论知识，更要从实际出发，通过例文的赏析、模拟写作等方式掌握各种事务文书的写作要求，以保证和促进日常工作的顺利开展。第二节 计划【情景导入】哈佛的目标测试【知识要点】一、计划的概念国家机关、社会团体、企事业单位或个人，对预计在一定时间内要达到的目标或完成的任务，
7、提出具体要求，制定相应的措施和执行步骤，并写成系统化、条理化的书面材料，这就是计划。计划是对未来一定时期的工作或任务作出预想性安排的应用文书。计划是个广义的概念，因其涉及内容和期限的不同，计划还有设想、要点、打算、规划、安排等名称。其中初步的草案性计划是“设想”；列出工作主要目标的计划是“要点”；准备近期要做的事情，但对其中的细节考虑还不完全的计划是“打算”；对较长时期内工作和任务的总体性设想称为“规划”；对短期内工作进行具体布置的计划是“安排”。在撰写计划时，要根据具体情况，使用不同的名称。二、计划的种类根据不同的分类标准，可以把计划分成不同的种类：按性质划分，可分为专题性计划和综合性计划两
8、种。前者又称单项计划，是针对特定方面的工作或任务制定的；后者又称总体计划，是对单位、部门或个人一定时期内的所有工作或任务作出全面安排的计划。按内容划分，可分为工作计划、学习计划、销售计划、科研计划等；按范围划分，可分为个人计划、部门计划、单位计划、国家计划等；按时间划分，可分为周计划、月份计划、季度计划、年度计划等。三、计划的特点（一）科学的预见性古语云：“凡事预则立，不预则废。”预见性是计划最明显的特点之一。（二）明确的针对性计划不是千人一面，千篇一律的。同样是工作计划，有单位和个人之分，即使是同一单位内部，不同部门的工作计划也不一样。（三）切实的可行性有了准确的预见性和明确的针对性作为基础
9、，计划才有切实的可行性。（四）一定的约束性计划一经制定并公布，在计划所涉及的单位、人员等范围内，就具有一定的约束性。在执行中，局部必须服从全局，各部门必须按计划的方案行动，不得随意更改，更不能盯着不办。即使是个人的计划，也不能随意更改，应该遵照执行，并最终达到目标，完成任务。四、计划的结构和内容计划的常见写作格式有三种：一是条文式，二是表格式，三是条文与表格结合式。但不论采取哪种格式，计划都应具备标题、正文、落款三个部分。（一） 标题计划的标题一般有四种：一是制定单位+适用时期+内容+文种，如四川省教育厅2010年工作要点；二是适用时期+内容+文种，如2010年第一季度工作计划；三是适用内容+
10、文种，如值班安排；四是只有文种，如计划。（二） 正文正文是计划的主体部分，一般包括前言、主体和结尾三个方面。1. 前言。这部分主要回答“为什么”和“凭什么”的问题，即“为什么要制定这个计划”和“依据什么来制定了这个计划”。需要注意的是，这部分应该高度概括，简单明了。如果是个人的短期小型计划，这部分还可以省略。2. 主体。这部分是计划的核心，一般包括目标、措施和步骤三个内容。3.结尾。这部分与前言相互照应，使文章结构更加完整。一般用简洁的语言对整个计划进行展望。需要说明的是，这部分在格式上不是必须的，可以随着计划条文的终了而自然结束文章。（三） 落款单位的计划一般都要求有单位名称和成文日期。如果
11、是以文件形式下发的计划，还需要加盖公章。单位名称一定要写全，不能用简称；日期也要写全年、月、日，年份要写全四位数，公章要清晰醒目。如果是个人计划，则只用个人署名和成文日期。五、计划的写作要求为了保证计划的实行，在制定计划时要注意以下几点：（一）实事求是，切实可行制定计划不能靠主观愿望和臆想，必须通过深入地调查研究，从实际情况出发，准确地把握客观实际和事物发展的规律。（二）要求明确，措施具体为了使计划得到良好的实施，在整体设计上要注意目标明确，表述清晰，并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来。（三）留有余地，防患未然计划是根据客观情况制订的，客观情况在不断的变化，所以计划还要有灵活性，应留有一
12、定的余地，当某种未预见的因素发生时，计划能及时修正、补充和调整。【相关链接】想象五年后的你【特别提示】无论计划是单位的还是个人的、长期还是短期的，都首先要有目标。而对于大学生来说，制定个人的大学生涯规划甚至职业生涯规划也尤为重要。因此，一定要根据自己的特长、兴趣等结合专业特点进行自我剖析，早日确定职业目标，缩短迷茫期，使学习生活更有目标和效率。第三节 总结【情景导入】成功与总结【知识要点】一、总结的概念总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去一段时期内的工作或任务加以回顾、分析和研究，从中找出经验和教训，并把这些内容条理化、系统化，上升成规律性的理性认识，用以指导今后工作的一种文书。二
13、、总结的类型总结根据不同的分类标准，可以分成不同的类型。按内容分，有工作总结、生产总结、学习总结、思想总结、销售总结等。按工作范围分，有部门总结、单位总结、个人总结等。按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结、每周小结、每日小结等。从不同的分类标准，可把总结分为不同的类型。但不管哪类总结，都可从容量和表现形式分为综合总结和专题总结。（一）综合总结又叫全面总结。它是单位、部门在一定时限内对各方面工作进行的综合性的分析、总结；是全方位、多角度、深层次的总结。它反映的是工作的全貌，内容包括基本情况、过程、成绩、经验、缺点、教训等诸多方面。（二）专题总结又叫经验总结。它是对某一方面的工作，如
14、生产、质量、思想、宣传等所进行的总结。这类总结内容集中单一，重点突出，针对性强，偏重于总结经验和成绩，从所取得的成绩中归纳、提炼出带有规律性的经验。三、总结的特点（一）回顾性与计划的预见性相对，总结针对的是过去的情况，它必须在学习、工作结束或告一段落后才可以进行，它所阐述的内容要建立在回顾过去已经做过的工作或任务的基础上。（二）概括性总结是对已经进行工作的反映和评价，这种反映和评价必须是总体的、概括的。（三）理论性写总结，要陈述事实。但事实只是基础，总结不仅仅是对已经完成工作的单纯描述和再现，它需要提高到理论的高度，即用正确的立场、观点、方法对事实进行分析，把感性认识上升到理性认识，从实践中总
15、结出带有规律性的认识。（四）指导性总结虽然是建立在回顾过去的基础上，但目的却是为了指导未来。有人把总结看成是“马后炮”，认为没有意义而不认真进行，其实总结是下阶段工作和任务的“马前炮”。四、总结的结构和内容总结常见的格式和计划相近，由标题、正文、落款三个部分组成。（一）标题常见的总结标题可以归纳为六种：一是内容+文种，如学习总结、军训总结等；二是时限+文种，如学期总结、学年总结等；三是单位+内容+文种，如大学引进高级专门人才总结、市创文明城市总结等；四是单位+时限+内容+文种，如公司关于年度的工作总结等；五是正题+副题，正题概括总结内容，揭示主旨。副题写明单位、时限、内容和文种。如拿来主义加快
16、了经济的发展市2009年经济发展的经验总结等；六是既无单位、时间，又无文种，以总结的内容和主题为标题，如股份制使企业走上成功之路等。（二）正文总结的正文由前言、主体和结尾三个部分组成。1. 前言，也叫导语。一般是概述基本情况或简要交代工作背景和开展工作的条件、形势等，写法比较灵活。常见的写法有两种：一是概述式，即概括工作的基本情况和成效；二是结论式，即对工作得出的经验和成果下个定论。但不论哪种形式，前言都要开门见山，简明扼要，紧扣中心，统领全文，有吸引力。2. 主体。主体部分主要包括做法、成绩、体会、存在的问题、今后的工作设想等。这部分要求全面、简要地说明某一时期所做的各项工作（综合总结）或某
17、项工作的各个方面（专题总结），可分项逐条阐述。（1）基本做法、成绩和经验。（2）存在的问题及原因。3.结尾。今后的设想和打算。这部分内容主要根据存在的问题，有针对性地提出今后工作的努力方向以及改进的意见。文字要简练，不作具体的阐述。也有的总结可以没有这部分，写作时应视具体情况而定。（三）落款落款是在正文完成后，在右下方签署总结单位的名称和时间。如果用于上报的总结，在单位名称处还应加盖单位公章。但无论是单位总结还是个人总结，如果在标题下已署名，则在落款处可以省略。五、总结的写作要求（一）尊重客观事实，实事求是总结的基本材料是那些能够说明工作效果和规律的数字和事实，因此，在动手写作前一定要通过不同
18、形式全面了解客观事实，要重实践、重事实、用事实说话。（二）善于突出重点，点面结合总结需要实事求是，但绝不是有事必录，而是应该突出重点，选择那些具有代表性的，能反映出主要工作、主要成绩和主要问题的材料来写。（三）体现理论价值，切忌肤浅虽然材料和事实是总结的基石，但总结切忌停留在对表面现象的描述上，泛泛而谈。【相关链接】如何成为职场红人【特别提示】总结是对过去实践活动的回顾和评估，又是为今后的工作积累具有指导意义的经验，因此，必须从实际出发，坚持实事求是。无论是总结成绩，找出经验，还是总结教训，找出问题，都应按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小；既不回避，也不掩饰；既不片面化、绝对化，也
19、不凭空杜撰，弄虚作假。第四节 公示、启事、海报【情景导入】引人注目的告启文书【知识要点】公示、启事、海报都是企事业单位、机关团体、组织机构和个人在日常事务中经常使用的文书。往往是制作者就某一事项提请公众注意或者要求其协助时而使用的，通常以张贴、标牌等进行展示，也可以通过报刊、广播、电视、网络等媒体进行传播。一、公示（一）公示的概念公示是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告公众周知，用以征询意见、接受公众监督，从而改善工作的一种应用文书。（二）公示的特点公示具有以下几个特点：1. 公开性公示所包含的内容、承载的信息，都是要向周知对象公开，要让大家知道和了解的，具有较强透明度，不允许有任何隐藏
20、和暗箱操作。2真实性既然是要征询意见，接受公众监督，公示的内容和信息就必须真实，不允许有任何的隐瞒和虚假成分。3. 时效性公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的内容是初步的决定而非最终的决定，如果是最终的决定就必须在“公示”前言中加以说明。4. 民主性民主性是指公示的过程与结果，都是公开、公平、公正的，都是有群众参与和监督，并为他们所认可的。（三）公示的结构和内容公示有较为固定的格式，一般由标题、正文和落款三个部分组成。有时，也可有附录或附表、附图。1.标题一般有两种。一种只有文种“公示”，另一种就是事由+文种。2.正文正文一般包括几个内容：进行公示的原因；公示事物的基本情况；公示的起始及截
21、止日期（以工作日计）；意见反馈单位地址及联系方式等。3.落款发布公示的单位名称（一般要加盖公章）及发布时间。二、启事（一）启事的概念启事，是国家机关、企事业单位、团体或个人，因事需要向公众说明或提请公众注意，希望公众协助办理此事时使用的一种事务文书。一般通过张贴、标牌或广播、电视、报刊等形式向社会公开说明、宣传、介绍，使其周知。（二）启事的分类启事的种类很多，作用也不一样。根据启事事项的不同，可以分为：寻找、征招、周知、声明四大类：1.寻找类启事2.征招类启事3.周知类启事4.声明类启事（三）启事的结构和内容大体而言，启事的写作格式包括如下几方面：1.标题 标题的写法一般有以下几种：一是只有文
22、种或只有事由；二是由事由+文种；三是发文者+文种；四是发文者+事由+文种。还有一种比较特殊，如果启事重要和紧迫，为了引起公众注意和配合，可标明为“重要启事”或“紧急启事”。2.正文不同类型的启事正文内容有所不同，一般包括：启事的目的、意义、具体办理方法、要求、条件等。正文是启事的主要部分，主要说明启事的事项。正文要写具体、明白、准确，简练通俗，千万不可模糊、含混、模棱两可，以免产生歧义。3.落款在右下角写明启事单位名称或个人姓名。视具体情况，有的还要写上地址和启事时间。在标题和正文中已写明启事者，结尾中可省略，只写日期。报刊上刊登的启事也可以不写日期。三、海报（一）海报的概念海报是主办单位在一
23、定范围内向公众报道或介绍举行文化、娱乐、体育、展销等活动的一种招贴式事务文书。其目的在于传递信息、进行宣传，吸引或鼓动大众参与。（二）海报的分类海报种类繁多，按其表现形式来看，可分为文字海报、美术海报和电子音像海报三种。按内容来分，则有下列几种：1.电影、戏剧类海报。2.文体活动类海报。3.讲演、报告类海报。 4.展览会、招聘会海报。（三）海报的结构和内容海报写作的内容和结构基本包括：标题、正文、落款三部分。1.标题一种形式是直接采用“海报”做标题。另一种形式是根据活动内容拟定标题，适当使用修辞手法可以突出海报的效果。 2.正文 正文部分因海报的种类不同而不同。可以分为这样两项内容：（1）必备
24、内容明确活动名称种类（电影、报告、比赛等）；简要交代活动具体情况：如比赛双方是什么球队；演出的是什么剧种；报告会的内容和报告人；展览的主题和内容等等。（2）辅助内容交代举行活动的时间、地点、票价等。时间、地点要写得明白具体，准确清楚，切忌只写出大概范围。海报可以有结语，在正文之后另起一行，书写“欢迎参加”“机不可失”等，也可没有。3.落款正文结束后另起一行靠右下角写落款部分：举办单位名称；在名称下面一行，右下角书写海报的张贴日期。 【相关链接】球衣上的寻人启事【特别提示】由于需要告启的具体内容不同，公示、启事和海报在使用时有较大差别。这几类文种在日常生活中应用广泛，虽然有一定的格式，但并不十分严格，写起来比较灵活，特别是海报，在形式上创造性很强，因此更要注意语言上的规范。