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1、【解读】向三星学习如何开好会议（全集）2013-08-27 性感营销德鲁克在卓有成效的管理者里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。三星在90年度的崛起，李健熙首先发起公司的“会议文化”改良！三星的巨大成功离不开强有力的中控平台，就是高效的“会议文化”体系，以下是三星公司如何高效开会的，与大家分享：一、凡是会议，必有准备在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提
2、前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。二、凡是会议，必有主题在三星，开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。三、凡是会议，必有纪律在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。四、凡是会议，会前必有议程要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，
3、使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。五、凡是会议，必有结果开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在 1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。六、凡是开会，必有训练三星把
4、培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不
5、能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：开会+不落实=零布置工作+不检查=零抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。（成功，不在于你赢过多少人，而在于你与多少人分享利益，帮过多少人。你与之分享的人越多，帮过的人愈多，服务的地方愈广，那你成功的机会就愈大。传递正能量，也有您的功劳！）韩国三星集团巨
6、大成功，在很大程度上得益于其独特、高效的会议文化改革。俗话说：“他山之石，可以攻玉”。我们现在借鉴三星公司的做法，来谈一谈“会议”在一个公司中所产生的重要作用。为什么会议在一个公司中如此重要？而且书中也提到：如果想以最快速度了解一个公司，就请参加公司会议吧！为什么？因为 在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。因为，会议就是企业文化的主宰，是强有力的竞争武器。但是 不管是经营良好的公司还是经营不善的公司，其召开的会议都很多。会议文化的差异造就了经营良好的公司和经营不善的公司为什么会议文化如此重要？那么，让我们看一看韩国三星公司是怎么做的吧。1993年，三星总裁李健熙通过历时4个月的洛杉矶
7、-法兰克-尾崎-东京-伦敦的长征式的会议，将1800多名高级职员召集到海外，进行了500多个小时的漫长讨论，确立了名为“三星新经营”的战略转型。自那时起，三星的会议朝着一旦开始，就不是徒费时间，而是向目标指向性会议转变。为什么三星会有如此的转变？原来，三星是这样召开会议的 一、三星不开无准备的会议：按照5W1H的原则来准备会议即使是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。何谓5W1H原则？Why：寻求为什么必须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案。What：对议题
8、是否符合会议目的进行检查。Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。When：对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。Who：让适合议题的人出席会议。How：对如何得出符合议题的结论进行讨论。三、三星会议必须联系工作WWW原则WWW原则：将会议内容（Word）通过窗口（Window）迅速准确地传达给相关者并反映到实际工作（Work）中，这可以称为三星的3元会议文化。在召开会议时遵循3.3.7原则，会议中所讨论的内容则通过w.w.w（Word，Window，Work）反映到工作中。这一基本原则在三星的所有子公司中实施了将近20年。现在这些凝聚成了三星的会议文化。四、三星会议求同存异不
9、要失去会议方向，边整理边召开会议确定能够产生结论的主题使会议气氛活跃引导进行建设性争论；以对等立场召开会议；不要有含糊不清的表达；在会议中沉默就是怠工。五、三星会议因工作不同而多样化将效率提高2倍的站立式会议改变沉闷气氛、加强感性交流的蒸汽浴会议给大脑以刺激的康体会议旨在实现本地化的英语会议在有产品的地方召开会议早起型会议、早间会议连声音都记录的记录会议我们每天召开大大小小的会议，但是如果召开无效率的会议，则该公司是在交流上产生了问题，会不断丧失活力。如果以肯定的态度对待会议，将其作为相互理解的场所和做新决定的熔炉去解决问题，该公司就会拥有光明的未来。开会就要学三星 编者按： 最近，我们发现了
10、一则有趣的信息：三星集团成为世界一流企业的第一步，始于10年前李健熙总裁的“会议文化”改革。由此我们思考开会是个有讲究的事情。再有，三星案例启示我们，一个企业的变革转型，虽然千头万绪，但战略明确之后，就要抓突破口，由点及面。 这些思考促使我们对三星的“会议文化”改革发生了浓厚的兴趣，在此向大家推介，以求共识。 三星的会议观开会是重要的首先，三星认为企业召开必要的会议是重要的，会议是了解问题的手段之一，也是解决问题的工具之一。没有不开会的企业，不管是经营良好的公司还是经营不善的公司都在开会，但是会议文化的差异造就了公司的优劣。如果召开无效率的令人抵触的会议，则该企业不仅仅是在交流上产生了问题，更
11、反映出其整个体制和管理上存在问题，会不断丧失活力；如果以肯定的态度对待会议，将其作为相互理解和做出新决定的熔炉去解决问题，产生变化，进行变革，该企业就拥有了未来。如果想以最快的速度了解一个公司，最有效的方法就是参加这个公司的几次职员会议，因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司一切外显和内涵的东西。实际上，走向衰落的企业的特征之一，就是干脆不开会或是将开会作为每天的主要工作。所谓会议，就是许多部门的人聚集在一起，运用“时间”资源交流信息并做出决定的形式，因此它的根本要求是“高效率”：尽可能地节约时间资源，充分地交流信息，议而有决。在三星人眼里，降低工作效率的最大原因是冗长的、反复的、没有结
12、果的会议，这样的会议，越开越让人怀疑和泄气。会议如果不能真正反映到工作中，会议不仅失去了意义，更会阻碍公司的发展。会议与公司经营管理的关联是无可置疑的。所以，三星将变革之剑首先挥向会议，也就不足为奇了。会议存在的问题为了解决开会存在的问题，三星曾经在职员中进行了调查，大家指出会议存在的问题大致概括为三种：第一，习惯性会议过多地出现，过于依赖会议。对通过文字进行传递感到有些不妥，还是应当在聚在一起的地方面对面地交谈。所以，与重要的决定会议相比，信息传达或报告性会议大幅增加，延长了额外的会议时间。第二，不遵守开始时间和结束时间，时间“资源”观念淡薄。因认为“工作很忙，早早到场的人是闲人”等错误的会
13、议文化，会议时间推迟510分钟以上成为惯例；因对会议价值认识不足和会议运作经验不足，结束时间也常常比预计的要推迟。会议计划者、主持者、与会者都没有意识到时间就是资源和金钱，没有意识到许多重要的人聚集在一起开会，这一事实本身就是成本。第三，以自我设防为主的会议风气蔓延。一旦召开会议，有人误以为所有参加者要共同承担责任，多多少少会有些牵连，使会议沦为使人盲目参加的“以回避责任为主的会议”，“为会议而召开的会议。”在会议中得不出任何结论，即使得出结论会后不实施的情形很多。这样一些会议实际上就是一种分责会或推责会。许多人对会议怀疑态度正是基于这种原因。三星是这样开会的一3.3.7原则三星将召开会议时最
14、为基本的思想和行动整理成3.3.7原则，让所有公司职员熟记并付诸实施。3种思考。其一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议。所以，在召开会议之前我们首先思考一下会议的必要性：是一定要召开的会议吗？不能由自己决定吗？没有更好的方式吗？其二，如果一定要召开会议，则最大限度地减少会议。此时也同样要从多个角度进行检查：不能减少参加者吗？不能减少会议频率、时间和资料吗？不能进行更为妥帖的运作吗？其三，一旦决定召开会议，就试着摸索一下是否有能够与其他会议合并或委托的方法：不能与其他会议一起召开吗？不能通过权限委托来解决吗？加入其他会议中就不是好的内容吗？3个原则。第一个原则是确定不召开会议的工作日；第二
15、个原则是将会议时间定为1小时，最多不超过1个半小时；第三个原则是将会议录整理成一张纸。 7条规定。第一条规定，就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间。第二条规定，在会议材料中写明投入会议的经费。第三条规定，将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小。第四条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论。第五条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行讨论，以顺利召开会议。第六条规定，就召开会议而言，为了防止以某个特定的人为主进行，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。第七条规定，为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存；与其他记录方式相比，使用
16、电子黑板时，则复制电子黑板上的内容用做会议录。二三个要求要求一 、会议内容必须联系工作(3W流程)三星认为，一些公司还在召开每周会议、月度会议、例行会议等许多会议。但是，如果如此多的会议不能真正反映到工作中，会议也就失去了意义。三星将会议内容和议论整理成单词（Word），这些议论不是仅仅停留在会场中，而是穿过窗口(Window)传达给会场外的相关者，并努力反映在其工作（Work）上，使会议成为推动工作不可或缺的要素。才算获得了会议真正的效果。在召开会议时遵循3.3.7原则,会议中所讨论的内容则通过W.W.W（Word Window Work）反映到工作中。这一基本原则在三星的所有子公司中实施了
17、将近20年。现在这些凝聚成了三星的会议文化。从最初进入公司起，三星就对新职员进行工作所必需的基本知识与技能教育，而且不断进行充电提高。因而，三星的工作会议十分简洁，努力贴近问题的核心去寻找解决方案。由于事先对会议主题进行研究并准备材料以面对会议，所以进行的是有准备的对话，而且容易得出结论。要求二、不开无准备之会即使说会议的成功有80%在于准备也不为过，会议准备在三星就是如此重要。三星公司即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。会议组织者的准备(5W1H)Why: 寻求为什么必须
18、召开这个会议，是否有除会议之外的也能解决问题的其它途径。What: 对议题是否符合会议目的进行检查。Where: 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。When:会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。Who: 让适合议题的人出席会议。How: 对得出符合议题的结论如何进行推广。会议主持者十项确定一、 确定好会议的目的和类型了吗？二、 确定好会议的议题、日期、时间了吗？三、 确定好会议参加者了吗？四、 准备会场和各种备置用品了吗？ 五、 准备好要分发的资料了吗？六、 充分修饰会议前半部分了吗七、 会议顺利地进行了吗？八、 充分概括出结论了吗？九、 得出令人满意的结论了吗？十、 分发会议
19、录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？与会者六项会议准备一、 充分确认会议目的和议题。二、 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。三、 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。四、 试着寻求问题的解决对策。五、 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。六、 自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。要求三、必须得出结论如果长时间地召开会议，参加者就会产生“工作什么时候做呢”的想法。这是因为，虽然谁都知道会议是在将人们的意见收集在一起并做出决定上发挥重要作用，但是真正能在会议中决定的事项是极少的。 三星认为，如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样？结论是什么
20、呀？”那么，这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。也就是说，在快结束会议时也得不出结论，只好将议题推迟到下一次会议，这样的情况是很多的。这是因为，在会议里谈论主题之外的话题，再将会议时间不足作为无法得出结论的理由。不管是怎样热烈地交换意见，如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议，那么该会议就无异于失败。未能得出结论的原因是，以为能够得出结论就没有做准备。会议中重要的是结论。因此，对于会议的目的就是得出结论这一点，所有参加者都应当切实产生认同感。那么，应当怎样改变什么决定也做不了的心理呢？此时，除了对会议目的产生认同感之外别无其他法。切实认识以下方面是很重要的：“是因为什么目的而被召集
21、的？如果不对其做出决定，就没有理由召开会议。”召开会议时肯定有这样的人“大忙人”型。无视他人，在会议中始终专注于其它事情的人。“114接线员”型。在会议时间里始终专注于接电话，总是因手机铃声而打断重要讲话的人。“口含糍粑，难开腔”型。“我一开口就会伤害到许多人，别问我”。这种任何意见也不发表，只是倾听的人。“反对者”型。永远不提出自己的方案，只是一味反对的人。“蝙蝠”型。这样似乎也对，那样似乎也对好像都不错没有主见，摇摆不定的人。“时间杀手”型。谈论与会议无关的话题，一味浪费时间的人。“喧闹”型。不听别人发言，总是吵吵闹闹的人。“教授”型。根据XX理论谁谁谁说过固守理论的人。“一无所知”型。总是打瞌睡；不停地胡乱涂沬；呆呆地看远处。漫不经心地做其它事是这种人的一贯表现。“语言学习机”型。重复别人的话，再次陈述众所周知的观点，像鹦鹉一样不断重复说过的话。