会议合同完整版.docx

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1、会议合同完整版会议承办代理合同甲方：乙方：经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_ _会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。一、甲方主办_ _会议全部交由乙方承办。会议地点是 会议时间_ _年 _月 日至_ _年 _月 日。主会场是 ；二、乙方提供如下会议服务（选项，在口内打为本次会议需提供服务）1. 礼仪及接待2. 会议交通3. 会场布置4. 会议饗饮安排5. 会议秩序维持6. 会议秘书服务7. 会议代表住宿安排8. 会务考察安排及夜间娱乐支持9. 返程票务服务及站场接送10. 财务协助各项服务分叙如下：l 礼仪及接待1、 乙方提供 名礼仪小组，汽车站、火车站、机场分别安排_ _名礼仪

2、，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 _名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为 _ 月 日 时至 _月 日 时，下榻酒店接待人员工作时间为 _月 日 时至 _月 日 时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通国内长途国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出-除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。2、 会议名录制作要求为：开本 ， 色印刷，内文纸张为 纸，封面为 ，制作

3、份，单价为 _，交货时间为 _月 日前。会议名录资料要求在 _月 日前以 格式上传给 网站。3、 会议发言材料制作：开本 ， 色印刷，内文纸张为 纸，封面为 ，制作 份，单价为 _，交货时间为 _月 日前。 4、 礼品准备：乙方提供礼品设计、制作，甲方应在_ _时，确定礼品数量_份，规格_，要求：_份，礼品种类_。l 会议交通1、 站场接送根据实际需要，乙方必须于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆 座空调巴士，面包车 辆，轿车 辆，至 机场（汽车站、火车站）。按照先到集合，统一运输方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预定车辆

4、空驶，甲方按照大巴 元、面包车 元、轿车 元结算。所有交通工具运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。型号行驶路线价格（元/趟）备注送站场费用同上约定。双方应在 月 日前，确认需要用送站场地名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。或者：甲方确认，所有与会人员送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员送站场费用均由个人承担。甲方确认：需要会议期间提前送离人员有 ，具体时间是 月 日 时，乘用车标准为 座 车。2、 会务交通乙方必须于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆 空调巴士，面包车 辆，轿

5、车 辆至 酒店，用于接送会务人员至会场。甲方（或者乙方）负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆 空调巴士，面包车 辆，轿车 辆至 酒店，用于接送会务人员至晚会/宴会现场（地点为： ）。用车行程为（往返/单程，选择）。费用按下表标准结算：型号行驶路线价格（元/趟）备注乙方于 _月 日 时至 _月 日 时提供 吨货车 辆，负责运输会议材料，行程为 至 。包括装卸，费用合计为 元。l 会场布置乙方应在 月 日前预订 会场，并于 月 日 点前按甲方要求完成布置：1、 主席台：要求鲜花_ _ 盆，_ 色地毯， 主持台，主席台设_ 席

6、位，背景为 材料，投影帘要求( x ) ，投影仪要求 流明，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）.有线/无线麦克风 个。主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为（甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为 元天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。2、 会场布置：乙方必须于 月 日 点前完成会场布置U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于 个，其中前排布置需要 ，各排间距不得小于 厘米；在会场安排固定摄影点 个，需要提供饮水机 台，提供小

7、型会晤室 个，会晤室摆设桌椅不得少于 套。会场悬挂横幅 条，内容为 。会场内/外提供资料/样品展示台 个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格 x x ，单价为 元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供（乙方可代办)。3、 氛围支持：乙方应在 月 日 点前完成 个气球条幅悬挂，条幅内容为（ ）规格是 x ，拱形气模 个，规格是 x ，会场内外摆放花篮 个。同时在 月 日 报纸预订 x x版面发布相关信息（内容甲方提供)。以上会场布置与氛围支持费用总计为： 元。4、 同声翻译系统：乙方必须于 月 日 前调试好同声翻译系统，提供 声道翻译（语种为 )， 月 日 前甲方应将发言大致领域及特点

8、告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供口译人员必须在_ _月 日 前熟悉所需翻译专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2%。同声翻译支持费用总计为：_ _元。l 餐饮安排1、 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为 酒店 餐厅及 餐厅。其中中餐就餐人数不少于 人次，西餐就餐人数不少于 人次，穆斯林就餐人数不少于 人次。早餐餐标为 元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为 元/人，宴会餐餐标为 元/人，早餐、正餐及宴会餐（包括西餐及穆斯林餐）食物见附件（菜谱)。会议提供餐饮不含酒水或者含酒水（见附件），时间是 月 日 餐至 月 日 餐止，其中 月 日 餐为宴会餐。会议人员凭 证件（或者

9、餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐)，正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。商务考察旅程用餐另计。2、 宴会餐/商务酒会要求。时间： _月 日 时至 _月 日 时规模：内容：（1） 自助餐/围桌宴会。（2）演讲系统。（3） 娱乐节目（4）服务/交通餐饮费用总计为： 元。3、 其他服务安排。l 会议秩序维持为便于保密及会议正常举行，双方确认 _月 日至 _月 日 会议室设立 位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭 证件进入。此项服务费用 元/免费。l 会议秘书服务双方确认，会议期间乙方为甲方提供

10、如下服务：1、 速记员 名，工作时间为 。2、 翻译员 名，工作时间为 。其中英文 名，日文 名，德文 名。3、 会务勤杂人员 名，工作时间为 。4、 保健医生 名，工作时间为 。5、 摄影时 名，工作时间为 。录制媒介为 ，规格为 ，后期编辑由乙方/甲方完成。6、 旅行顾问 名，工作时间为 。7、 签约司仪（礼仪） 名，工作时间为 。8、 其他指示牌制作， 块，内容 。放置地点 。以上会议秘书服务费用共计 元。l 住宿安排 双方确认，甲方预订客房数共计 间，其中 饭店 级标准间 间（ 元/间），商务套间 间( 元/间)，行政套间 间( 元/间)； 饭店 级标准间 间( 元/间)，商务套间 间

11、( 元/间)，行政套间 间（ 元/间）。基于与会人数有一定机动性，双方约定乙方预留 间客房至 月 日 时，其中标间 间，套房 间。截至 月 日 时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过按实际结算（在预订总量10%范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。 月 日 时以后按实际用房计算。所有用房时间为 月 日至 月 日时。超过 月 日 时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量（但不保证）按协议价格结算。双方确认，乙方必须在 月 日 时前获得酒店预订房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。 l 会务考察安排及夜间娱乐安排1、 会务考

12、察。双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：线路1 第1天：第2天：第3天：人数： 人线路2 第1天：第2天：第3天：人数： 人总人数为： 人车辆要求：乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同。 费用： 元。2、 夜间娱乐安排。双方确认，会议期间甲方人员如举办各类酒会或者联谊会，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。具体方案见附件。l 返程票务服务及站场接送双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务（在签到会场酒店大堂提供咨询及预订处，时间为 月 日 时至 月 日 时）：1、机票：明折明扣，不收取服务费

13、，免费送票至下榻酒店。2、火车票：票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店。3、高速巴士：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。4、船票：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。乙方提供站场欢送服务：（时间 月 日 时至 月 日 时）l 财务协助（此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用）双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供 名财人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。其他协助：乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。三、 双方确认，以上预订及服务属

14、于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后 个工作日内支付人民币 元作为预订金。l 变更及核算原则1、 甲方确认，除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成预期损失。（l）战争或政治事件。(2) 甲方进入破产程序。(3) 甲方实体进入重组变更程序虑。(4) 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。2、甲方可以在预订期间内变更会议时间，但变更通知必须于预订期限前 天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在 个工作日内以（传真电邮公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方

15、就会议时间变更达成一致，双方间协议除会议日期外，其余不作变更。3、乙方服务变更。除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务。(1)乙方签约下游服务商出现法律规定破产、停业或者其他人力不可抗拒服务中止事件，同时乙方更换下游服务商不能满足甲方要求。(2)会议地点出现重大自然灾害（包括急性传染病)。(3)会议地点出现重大政治事件（包括政府征用会议场所）。如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择，乙方保证变更服务应当不低于原来协议水准。基于友好合作精神，所有变更事宜双

16、方同意协商解决。同时双方约定：(1）甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付成本外（在甲方预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预订收益索赔。(2)甲方变更或取消会议决定如果在会议前 日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益_ _%，并不退回预付金。（3)甲方变更或取消会议决定如果在会议前 日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益100%，并不退回预付金。(4）乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消，于会议举办前 日通知甲方，必须全额退还甲方预付款。(5) 乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消，于会议举办前 日通

17、知甲方，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额 %；如在 日前通知甲方，乙方必须全额赔付。4、双方约定，本协议规定服务及费用核算原则如下。(1)住宿、餐饮及车辆按协议标准结算，基于可以理解原因，允许实际费用总量下浮5%，即如果甲方需要服务低于预订95%，按95%结算；高于95%，按实际服务费用结算。(2)除协议规定服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量5%(指各单项服务）。甲方如果需要超过预订服务，在5%范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。(3)双方确认，所有服务费用在_月_日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方。如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金，标准为总量0.5%，按日计算。5、仲裁。双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。6、生效。本协议自双方共同签章且甲方提供规定预付金后生效。 甲方： 乙方：负责人签字： 负责人签字：合同有效期： 合同有效期：盖章： 盖章：日期： 日期：