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1、-Excel在会计凭证中的应用3-第 8 页第部分 Excel的行业应用第4章 Excel在会计凭证中的应用学习要点与要求：1了解会计凭证有关基本概念；2掌握如何建立会计科目表；3掌握修改和删除会计科目；4掌握如何建立会计凭证表。教学重点与难点：Excel在会计处理流程中编制会计凭证环节的应用。教时安排：4学时。4.1.1 会计凭证的含义及作用会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据，填制和审核会计凭证，既是会计工作的开始，也是会计对经济业务进行监督的重要环节。会计凭证在会计核算中具有十分重要的意义，主要表现在： 填制和取得会计凭证，可以及时正确地反映各项经济业务的
2、完成情况。 审核会计凭证，可以更有力地发挥会计的监督作用，使会计记录合理合法。 填制和审核会计凭证，可以加强经济管理中的责任感。4.1.2 会计凭证的类型会计凭证按其填制的程序的及其在经济管理中的用途，分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是指在经济业务中发生时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成等情况，并作为原始凭证的会计凭证，原始凭证必须真实、完整、规范、及时和正确，并必须有经办人的签字，此外，原始凭证只有经过审核后，才能作为记账依据。审核原始凭证是保证会计记录的真实和正确、充分发挥会计监督的重要环节。记账凭证是指会计人员根据审核后的原始凭证而填制的，用来确定经济业务应借、应贷会计科目分录
3、，作为记账依据的会计凭证。记账凭证在记账前需经过审核。在利用Excel完成会计账务处理时，首先要建立会计科目表。建立会计科目表时，需要在Excel工作表中录入数据，数据的录入又两种：一种是直接在对应单元格中输入数据；一种是在“记录单”中录入数据。由于采用记录单的方式便于新建、删除及查找会计科目。本书将介绍采用记录单方式建立会计科目表。 建立会计科目表的步骤如下。 首先打开Excel并建立工作表，如图4-1所示。 单击A1单元格，输入公司名称“圣大有限公司会计科目表”，如图4-2所示。图4-1 打开的Excel图4-2 输入公司名称 选择A2和B2单元格，分别输入公司名称“科目编码”和“科目名称
4、”，如图4-3所示。 将光标移至列标A和B中间，当光标变成时，单击并拖动，将列A单元格调整成所需的宽度。 将光标移至列标B和C之间，当光标变成时，单击并拖动，将列B单元格调整成所需的宽度。 将光标移至A2，单击并拖动至B2,选定A2:B2的区域，如图4-4所示。图4-3 输入“科目编码”和“科目名称”图4-4 选定区域 选择“数据”|“记录单”命令，打开Sheet对话框，如图4-5所示。在“科目编号”和“科目名称”文本框中分别输入1000和“资产类”，然后单击“新建”按钮，如图4-6所示。图4-5 使用记录单图4-6 在记录单输入数据 完成记录添加后，单击“关闭”按钮完成会计科目的添加并关闭记
5、录单，形成会计科目表，如图4-7所示。图4-7 使用记录单输入数据后的会计科目表 将鼠标移至Sheet1的工作表标签处并右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，如图4-8所示。 将工作表1命名为“会计科目表”，如图4-9所示。 单击“常用”工具栏上的（保存）按钮，或选择“文件”|“保存”命令完成保存任务，命名后的工作表如图4-9所所示。企业会计科目的设置应保持相对稳定，但是并非一成不变，必须根据社会经济环境变化和本单位业务发展的需要，对已使用的会计科目进行相应的修改、补充或删除。1. 修改会计科目具体步骤如下。 打开4.2.1节建立的工作表。 单击需要修改的会计科目表中的任一单元格，如图4
6、-7所示。 选择“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。 单击“下一条”按钮或者“上一条”按钮找到需要修改的记录，在记录中修改相应的信息，如图4-10所示。完成会计科目修改后，单击“关闭”按钮更新显示的记录并关闭记录单。完成会计科目的修改操作。当会计科目表内的会计科目比较多时，找到某个会计科目就不容易了。可以利用记录单快速查找数据清单记录单的功能，找到某个会计科目并进行删除。具体步骤如下： 打开4.2.1节建立的工作表。 单击相应修改的会计科目表中的任一单元格，如图4-7所示。 单击“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。 单击“条件”按钮，在记录单中输入要查询的会计科目名称、
7、科目编码或者会计科目的编号范围，如图4-11所示。 单击“上一条”按钮或者“上一条”按钮进行查找，可以按顺序找到满足查找条件的记录。如图4-12所示 单击“删除”按钮，将弹出如图413所示的对话框。 在对话框中单击“确定”按钮，记录即被删除。 单击“记录单”对话框中的“关闭”按钮，完成会计科目的删除操作。 前面完成了会计科目表的基本操作，但是制作出的会计科目表略显粗糙。接下来对会计科目表表进行填充颜色、设置字体等操作。具体步骤如下。 打开4.2.1节建立的工作表。 选取整张工作表。 单击“常用”工具栏的“填充颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“淡蓝”，如图4-14所示。单击后。整张会计科目表都
8、填满了颜色。图4-14 选择科目颜色 选择A1单元格，单击“字体颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“褐色”，如图4-15所示。单击后，会计科目表标题颜色变成褐色。图4-15 选择字体颜色 选择A1单元格，单击“加粗”按钮，会计科目表标题字体变粗，如图4-16所示。图4-16 会计科目表标题加粗 选择A3:B3单元格，按住Ctrl键。 继续选取A5:B5单元格及A7”B7单元格。 释放Ctrl键，此时共有6各单元格被选定。 单击“填充颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“浅蓝”，单击后，表格中行与行之间颜色分明，显得格外清晰，如图4-17所示。图4-17 进行颜色设置的会计科目表 选择A3:B8单
9、元格，单击“格式刷”按钮。 按住鼠标拖动选取A9:B57单元格。释放鼠标，会计科目表内容不变，但一张行间色彩分明的会计科目表生成，如图4-18所示。图4-18 完成设置的会计科目表建立会计凭证科目表后，按照手工会计账务处理程序，应该将企业日常发生的经济业务填在记账凭证上，但大部分的会计信息系统都省略填写凭证这个环节，只是在接口操作上，看起来像是填写凭证，而事实上是利用表单功能建立数据库。建立会计科目表的步骤如下。 首先打开“第四章.xls”工作簿的“会计凭证”。 选择A1:J1单元格，单击“合并及居中”按钮 选择A1单元格，输入文本“圣大有限责任公司会计凭证表”，并单击“加粗”按钮。 将光标移
10、至“列标”A和B、B 和C、C和D、D和E中间，当光标变成时，单击并拖动，并将列A、B、C、D单元格调整成所需的宽度，如图4-19所示。图4-19 完成列宽调整的会计凭证表 分别选择A2至J2单元格，输入“年、月、日、序号、凭证号码、摘要、科目代号、科目名称，借方金额、贷方金额”，如图4-20所示。图4-20 输入表头 选取整行2，单击 按钮，执行“居中”命令，使单元格内容居中，如图4-21所示。图4-21 居中设置 选取I13:J100单元格并右击。在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图4-22所示。 在弹出的对话框中打开“数字”选项卡，选择“会计专用”选项，在“小数位数”文本框
11、输入“2”，如图4-23所示。 单击“确定”按钮，将“借方金额”和“贷方金额”设置为数值格式。会计凭证表的基本格式已经完成。会计人员在用会计凭证记录经济业务时，要对每笔经济业务进行编号，以便查找和以后的核对，用Excel进行会计凭证表编制时，可以利用CONCATENATE()函数，以“年+月+日+当日序号”自动生成会计凭证的编号。 打开“第四章.xls”工作簿的“会计凭证表”。 选取整列A:D并右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。在弹出的对话框中打开“数字”选项卡，选择“文本”选项。 单击“确定”按钮。 选取E3单元格。 单击“求和”按钮，执行“粘贴函数”命令。 在“函数分类”
12、中选择“文本”类别函数。在“函数名”列表框选择CONCATENATE()函数。 单击“确定”按钮。 在CONCATENATE()函数中输入公式“=CONCATENATE(A3,B3,C3,D3)”,即在“函数参数”界面内输入“年、月、日、序号”。 单击“确定”按钮，得到所需要的格式。 E3单元格并右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。 E4:E30单元格并右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。这样，E4:E30套用E3的函数。4.3.3 自动显示会计科目进入经济业务记录的工作后，现登记完业务发生的时间，接下来就要用会计专门的语言“会计科目”来记录企业发生的经济活动了。上节设置好的会计科
13、目表要在这里派上用场了。在输入经济业务时，为了节约时间，可以利用VLOOKUP()函数，来自动显示会计科目。1.“范围名称”“范围名称”在Excel中有着举足轻重的地位，在许多地方都可以应用。由于需要用VLOOHUP()函数完成会计科目的目的自动显示，而VLOOKUP()函数中引用的位置使用“范围名称”，故应先了解如何定义“范围名称”。定义“范围名称”具体步骤如下。 首先打开“第四章.xls”工作簿的会计凭证表工作表。 选择“插入”|“名称”|“定义“命令。 打开的“范围名称”对话框中的“在当前工作簿的名称”一项内输入“会计科目”。 单击“引用位置”旁的折叠按钮 在会计科目表的工作表标签处单击
14、，切换到会计科目工作表。 选择A3:B61“定义名称对话框的“引用位置”会随着变动。 对话框的折叠按钮，“定义名称”的“引用位置”已确定。 单击“添加”按钮。 单击“确定”按钮，完成“范围名称”的设置。依照上述步骤，完成“范围名称”设置的操作后，开始进行自动显示会计科目的设置。步骤如下。 打开“第四章,xls”工作簿的“会计科目表”工作表。 选择H3单元格。 单击“求和”按钮，执行“粘贴函数”命令。 在“函数分类”中选择“逻辑”类别函数。在“”函数名中选择IF()函数。 单击“确定”按钮。 在IF()函数Logical_test自动变量位置输入“G3=”。 在IF()函数Value_if_tr
15、ue自变量位置输入“”。 将光标移至在IF()函数Value_if_false自变量位置空白处。 在VLOOKUP()函数Lookup_value 自变量位置输入“G3”。 将光标移至VLOOKUP()函数Table_array自变量空白处。 选择“插入”|“名称”|“粘贴”命令。 在弹出的对话框中选择“会计科目”选项。 单击“确定”按钮。 在VLOOKUP()函数Col_index_num自变量位置输入“2”。 在VLOOKUP()函数Rang_lookup自变量位置输入“1”。 单击“确定”按钮，完成函数设置。 选取H3单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。 选取H4单元格下来
16、至最后一行并右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。这样，整个“科目名称”下的单元格均自动套用公式。 任意在“科目代号”单元格的位置下输入一个会计科目编码，则在其后的“会计名称”中将自动出现相应的科目名称。4.3.4 数据筛选筛选，就是从数据中找出满足给定条件的数据，将符合添加的数据显示在工作表上，不符合添加的数据隐藏起来。在会计核算过程中，经常遇到数据筛选这种情况。进行筛选的具体步骤如下。 打开“第四章.xls”工作簿中的“会计凭证表”工作表。 单击“会计凭证表”工作表任一单元格。 选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。 “会计凭证表”每一个字段上会增加一个“筛选”按钮。 单击“科目名称”的“筛选”按钮，并选择“银行存款”。工作表仅列出“银行存款”的业务，而其他的业务隐藏起来了。4.4 本章小结本章讲解了如何利用Excel编制会计凭证。首先，介绍了会计凭证的有关概念，使读者对会计凭证有感性认识。接下来介绍了如何利用Excel记录单功能建立会计科目表，并加以引深，让读者掌握修改删除记录单及美化会计科目表。最后，利用Excel的CONCATENTE()函数、VLOOKUP()函数建立具有自动生成序号、自动生成会计科目等多项功能的会计凭证表。这些工作完成之后，就可以为进一步会计核算提供资料。